Коммуникации в системе управления (на примере ООО «Издательство «ЮжУралПечать»)

Источник: прайс-лист ООО  «Издателство «ЮжУралПечать».

Рассмотрим среднегодовой  объём выпускаемой продукции  за 2011 год для того что бы сравнить и сделать выводы.

Таблица 2

                Среднегодовой объёма выпускаемой продукции за 2011год                                                                                                          

№	Месяц		Наименование товара			Единица измерения		Количество	Цена	Сумма
1	Февраль		Газета “Кому Что..?”			Штук		8600	3-10	26600
2	Март		Газета “Кому Что..?”			Штук		11300	3-10	35030
3	Апрель		Газета “Кому Что..?”			Штук		13100	3-10	40610
4	Май		Газета “Кому Что..?”			Штук		10500	3-10	32550
5	Июнь		Газета “Кому Что..?”			Штук		13300	3-10	41230
6	Июль		Газета “Кому Что..?”			Штук		10400	3-10	32240
7	Август		Газета “Кому Что..?”			Штук		10900	3-10	33790
8	Сентябрь		Газета “Кому Что..?”			Штук		13200	3-10	40920
9	Октябрь		Газета “Кому Что..?”			Штук		10400	3-10	32240
10	Ноябрь		Газета “Кому Что..?”			Штук		10400	3-10	32240
11	Декабрь		Газета “Кому Что..?”			Штук		12400	3-10	38440
Итого		124500			385890

                Источник: прайс-лист ООО «Издателство «ЮжУралПечать».

  

Исходя из данных таблицы можно  сделать вывод о том, что в 2010 году среднегодовой объем выпускаемой продукции ООО «Издательство «ЮжУралПечать» увеличился т.к. изменились факторы, влияющие на ее величину. Предприятие проделало большой объем работы, но в конечном итоге достигло поставленной цели – объем выручка увеличился.

 Получение прибыли является  основной целью деятельности  любого предприятия. Она является  основным фактором, влияющим на  положение дел в фирме. С  увеличением прибыли предприятие  получает возможность расширить  производство, найти новые рынки  сбыта продукции, покупать более  дорогие и качественные виды  сырья и материалов и т.д.  Поэтому очень важно знать  различные методы максимизации  прибыли и уметь применять  их на практике. Ведь в условиях  рыночной экономики выживают  только сильные и экономически  стабильные предприятия.

Видовая структура вырабатываемой продукции (номенклатура и  ассортимент).

        Ассортимент  - две газеты.

        Номенклатура. Основные доли в газете “реклама  в Кому Что..?”: реклама, объявления, программа телевидения, сканворд, гороскоп, анекдоты, полезные советы, краткие новости Сибая, Башкорстотана,  России и мира.

        Основные  доли в газете “Кому Что..?”объявления  частного и коммерческого характера,  реклама, сканворд, анекдоты, программа  телевидения.

На сегодняшний день  в типографии 12 штатных единиц из них:

 -Руководитель – 1 шт.ед.

-Служащие –11 шт.ед.

На данном предприятии  применяется повременная оплата труда. Фонд заработной платы за 2011 год составил 1895284 рубля. Из них сумма заработной платы административно-управленческого персонала - 608167 рублей, а производственного персонала - 1287117 рублей.

Миссия ООО «Издательство «ЮжУралПечать». Для создания четкой базы отчета и оценки хода работы определяются конкретные цели.

Главная цель: обеспечение  лидирующего положения на рынке  за счет увеличения доходности организации  и завоевания новых рынков. На цели организации влияет как внутренняя, так и внешняя среда.

Факторы внешней среды, влияющие на ООО «Издательство «ЮжУралПечать»:

Экономические факторы включают:

-темп инфляции;

-скачка курса валют;

-изменение законодательной  базы для внешнеэкономической  деятельности и работы на внутреннем  рынке.

Политические факторы предполагают, что руководство постоянно следит за:

-изменениями в законодательстве России.

-курсами валют, устанавливаемыми НБУ и обменными пунктами.

-тенденциями изменений налогового законодательства.

Рыночные факторы включают:

-уровень конкуренции;

-позиция на рынке;

-тенденции развития рынка;

-демографические изменения.

Фактором конкуренции относят:

-изучение сильных и  слабых сторон конкурентов;

-оценка стратегии конкурентов;

-анализ будущих целей  конкурентов;

Внутреннюю среду ООО «Издательство «ЮжУралПечать» характеризуют следующие основные факторы:

1. Производственные мощности.
2. Управленческая структура.
3. Персонал.
4. Задачи.

Основным рынком, который  стремится завоевать ООО «Издательство  «ЮжУралПечать» и занять на нем более  устойчивую позицию, является рынок  производства готовой полиграфической  продукции в крупных объемах  заказов.

На данный момент организация  занимает не ведущую, а скорее среднюю  позицию с потенциалом на дальнейшее развитие и завоевания ведущего положения.

 

2.2. Анализ систем коммуникации в ООО «Издательство «ЮжУралПечать»

 

В этой главе проанализируем систему коммуникаций в ООО «Издательство «ЮжУралПечать».

Чтобы понять, как происходят коммуникации  в ООО «Издательство «ЮжУралПечать»,  рассмотрим  структуру управления этой организации. И так, ООО «ЮжУралПечать» имеет  двухуровневую  структуру управления. Высшим органом управления является директор. Руководство текущей  деятельностью осуществляет  директор.

Теперь рассмотрим  одну из сторон коммуникации, вертикальную.

Вертикальная коммуникация характеризуется следующим:

Коммуникации  проходят  сверху вниз. Т. е. аппарат управления издает поручения или иную форму  сообщения  и спускает её ниже на отделения. Сверху  вниз  от  директора  до служащих более низкого звена.

Горизонтальная коммуникация.

  Коммуникации в данном случае происходят и в аппарате  управления  и на уровнях находящихся ниже, под  аппаратом  управления.  Обычно  межличностные отношения  на  более  низких   уровнях   проводятся   в   независимости   от директора.

Основные виды коммуникации

Если брать вертикальную форму коммуникаций, то  это  в  первую  очередь относится к  нормативным документам, приказам, устной  форме.  Помимо  этого информация от аппарата управления рассылается, как  и  в  письменной  форме, так и по электронной почте, на телефонные узлы. В  письменной  форме  обычно рассылаются утверждающие формы, нормативы  и  документы.

В горизонтальной форме,  все  намного  проще.  Нет  никаких  преград  и подразделений, собирающих информацию. Коммуникации здесь происходят по  давно уже известным схемам.  То есть  это телефон,  по  которому  сотрудники  могут общаться друг с другом, не отходя  от  своего  рабочего  места,  причем  если рассматривать аппарат управления, то  здесь  у каждого сотрудника есть свой телефон. Это в таких отделах как отдел приема объявлений, отдел туризма, отдел верстки, отдел рекламы.

Далее идет электронная почта (e-mail), что уже в наше время не  является нововведением,  так  как  является  тоже  одним  из  самых  удобных  средств коммуникации.  Причем  электронной  почтой  пользуются,  как и в   аппарате управления, так и на телефонных узлах, общаясь между собой.

    Дальше  идут  личные  встречи.  Ведь  иногда  для  передачи  информации требуется личное присутствие человека, чтобы показать серьезность  сообщения или какого то  указания.

Еще одним средством передачи/получения  информации  является  факс,  по нему  пересылаются документы, необходимые для ведения дел, баланса, учета  и т. д.

Из  неофициальных  способов  коммуникации   стоит   отнести   локальную компьютерную сеть, в которой существует «чат».  Сотрудники  в  свободное  от работы время, да и во  время  работы  общаются  посредством  чата.  Это  вид коммуникации  тоже  можно  отнести  к  плюсу  т.  к.  он  исключает   походы например, к своему другу, который находится в другом крыле здания.

Коммуникационные стили

То, как ты выглядишь, общаешься,  ведешь  себя  на  работе,   от  этого зависит твоя успеваемость и понимание со стороны сотрудников  и начальства  и должнейшее продвижение по службе. Далее рассмотрим виды  организационных обязанностей для каждого сотрудника:

1) Официальный. Сюда входит  обязательное  ношение  строгой   одежды, правильное поведение и  общение.

2) Деловой. Во многом  похож на официальный, но более раскрепощенный в поведении, манере общения. Не имеется ввиду  мат,  оскорбление, громкая речь и т. д.

3) Свободный.  Больше подходит  для  свободной  удобной   одежды.  Не имеется ввиду грязная, рваная одежда, джинсы, или то  в чем вы привыкли ходить дома.

             Трудности в развитии коммуникационных отношений.

Как и в любой  другой  организации  в ООО «Издательство «ЮжУралПечать»  тоже  существуют  различные препятствия и возникают различные затруднения.  К  этим  затруднениям  можно отнести, например,  несвоевременное донесение  информации  к сотрудникам и аппарату управления, что может повлечь  за  собой  материальные  убытки  или какие -то несогласованности. Еще одним из недостатков  присущий  всем  другим крупным  компаниям  является  психологический  настрой.   Это   может   быть следствием, например, плохого настроения  или отношения к сотрудникам  по отдельности, или боязни общаться с директорами и начальниками. 

 

2.3.Рекомендации  по совершенствования системы  коммуникации ООО «Издательство  «ЮжУралПечать».

 

Проведенные исследования показывают, что в организации ООО «Издательство «ЮжУралПечать» можно в целом дать положительную оценку коммуникаций. Конечно, существуют преграды и нерешенные проблемы, такие как «характер руководителя», но это можно компенсировать возможностью обсудить все вопросы на совещаниях, неформальном общении. Конечно, по сравнению с зарубежными компаниями эта оценка неадекватна, но главное - это то, что в организации уделяется внимание данному вопросу и со временем коммуникации в  ООО «Издательство «ЮжУралПечать» будут на высоком уровне.

Среди положительных черт коммуникационных процессов в организациях можно  отметить так же возможность своевременно получать необходимую для выполнения функций информацию, принимать более  взвешенные решения путем всестороннего  обсуждения проблем.

В случае улучшения финансового  состояния организации ООО «Издательство  «ЮжУралПечать» можно будет использовать более действенные и дорогостоящие  формы коммуникации и каналы распространения информации, однако она может быть усовершенствована за счет изменения отдельных ее составляющих.

К примеру, в ООО «Издательство  «ЮжУралПечать» нет автоматизированного банка данных клиентов в рекламном отделе, в то время как это смогло бы значительно сократить расход времени на поиск нужной информации, за счет чего увеличилась бы выработка (основной показатель производительности труда).

К примеру, на подготовку 1 макета, при  неавтоматизированной базе клиентов, уходит времени (средний показатель):

1.Заполнение бланка с контактной информацией о клиенте – 5 минут;

2.Ручной поиск графической информации клиента в неавтоматизированной базе – 4 минуты;

3.Общение с клиентом – 10 минут;