Коммуникации в системе управления (на примере ООО «Издательство «ЮжУралПечать»)

4. Выполнение макета - 25 минут;

Итого: 44 минуты

Оценка затраченного времени при  автоматизированной базе данных клиентов:

1. Поиск информации о клиенте в базе данных – 1 минута;

2. Общение с клиентом – 10 минут;

3. Выполнение макета – 25 минут;

Итого: 36 минут.

Приведем формулу выработки:

                                                       Вч=ОП/мес/Тчас;

где ОП/мес – объем продукции за месяц; Тчас – количество человеко-часов отработанных за месяц.

Рабочий день в организации составляет 8 часов, в среднем в месяце 23 рабочих дня, соответственно в месяц сотрудник вырабатывает 184 часа или 11040 минут. Следовательно, при неавтоматизированной клиентской базе дизайнер выполнит приблизительно 251 макет в месяц, а при автоматизированной 307 макетов в месяц. Подставив в формулу, получаем:

Вч (н/а) = 251: 184 = 1, 36

Вч (а) = 307: 184 = 1, 67

Из вышеизложенного видно, что  переход к автоматизированной информационной технологии увеличит производительность труда в рекламном отделе.

Изменение построения автоматизированной информационной технологии типографии определяет свои требования к аппаратной части информационного комплекса. Так, организация автоматизированного  банка данных клиентов и объемы информационных потоков в условиях автоматизированной обработки и создания документов потребуют применения производительных серверов и мощных баз данных. При  этом следует учесть, что увеличение времени реакции системы, основанной на регулярных обращениях к файл-серверу, до 3 секунд заметно повышает утомляемость пользователя. Поэтому за типовой  компьютер должен приниматься ПК на базе микропроцессора не ниже Intel Pentium 100, так как микропроцессоры  меньшей производительности существенно  увеличивают инерционность всей системы. Применение таких ПК для  оснащения автоматизированных рабочих  мест работников позволит применять  для текущей работы пользователей  современные усовершенствованные версии программ, обладающих более эргономичным интерфейсом и имеющих дополнительный набор функций и возможностей, позволяющие легко организовать эффективную коллективную и индивидуальную работу пользователей в локальной вычислительной сети. Но не достаточно хорошо оснастить предприятие оборудованием, не достаточно закупить средства контроля и регулирования - необходимо добиться того, чтобы всё это работало, способствовало созданию высококачественной полиграфической продукции.

Коммуникации играют важную роль в  формировании внутрифирменной управленческой информационной системы. Они отражают целостность управляемой системы  и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы  с другими объектами. Именно поэтому  стоит уделять внимание совершенствованию  коммуникационных процессов не меньше, чем модернизации автоматизированной информационной системы. А для этого  необходим постоянный контакт с  исполнителями, что не всегда осуществляется в данной организации. Постоянный контакт менеджеров организации с компетентными представителями заказчика чрезвычайно полезен. Если все возможные претензии встречать заранее заготовленным отказом, можно просто потерять заказчика. Здесь необходимо помнить о реализации мероприятий, направленных на ликвидацию допущенных ошибок и повышение качества. Внутри организации необходимо добиваться создания атмосферы благожелательной требовательности. Именно на основании разбора дефектов и достоинств конкретных выполненных заказов можно постоянно повышать ответственность работающих, а с ростом ответственности исполнителей растет и техническая культура предприятия. На основе проведенного анализа ООО «Издательство «ЮжУралПечать» для улучшения внутрифирменной управленческой информационной системы можно предложить следующие рекомендации:

             - расширять ассортимент продукции, вовремя реагируя на требования покупателей;

- не терять известность на рынке и осуществлять продвижение услуг путем размещения рекламы;

- повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

- добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

- согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

- за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т.д.

  -повышение общего уровня эффективности работы и конкурентоспособности компании за счет тесного взаимодействия через информацию между подразделениями по горизонтали и по вертикали;

- усиление контроля за деятельностью компании со стороны руководства;

- улучшить коммуникации между руководителем и рабочей группой, так как это повышает эффективность рабочих групп и способствует лучшему информационному обмену.

 Следует на совещании рассматривать не только задачи и проблемы, но и предложения и идеи сотрудников. На рабочем месте посвящать 1-2 часа на развитие своих проектов сотрудников.Необходимо спрашивать сотрудников, в чем они нуждаются для работы с полной отдачей. Убрать ярлык низкого приоритета работы по налаживанию взаимоотношения.

Добавить «черный ящик», где  каждый сотрудник мог бы оставить замечания. А чтобы обеспечить обратную связь, желательно организовать «черный  ящик» в виде форума (Вопрос-Ответ).

На совещаниях назначить человека, который бы направлял бы этот процесс, не позволяя совещанию переходить в  болтовню.

Нужно организовать потоки информации по вертикалям и горизонталям организации, интегрировав их с внешними каналами коммуникаций (например, от клиентов, поставщиков, конкурентов).

Перед совещаниями рассылать повестки дня. Если повестки дня нет, рассылать  сообщение об отмене совещания.

Расширять рамки для деловых  и личных коммуникаций, сокращать  объемы коммуникаций в виде бюрократизма, внедрять правила бесед, встреч на производстве по благоприятному отношению к труду. Все это стимулирует коммуникацию. Уменьшив инструкции в общении, коммуникации статут более открытыми.

Все эти мероприятия создали  бы благоприятный имидж организации, что привело бы к стремлению руководителей  предприятий-заказчиков сотрудничать именно с ООО «Издательство «ЮжУралПечать».

Кроме того, для привлечения внимания специалистов к продукции фирмы, необходимо проводить больше выставок и семинаров. На таких мероприятиях осуществляется большая коммерческая и рекламно-пропагандистская работа. Установлено, что большинство контрактов заключается или непосредственно  на выставке, или через несколько  дней после ее окончания.

Не следует забывать об Интернете. Ключевые изменения, которые принесли IT-индустрия, электронная почта и  поисковые машины, состоит в том, что коммуникации сильно подешевели. Появилась возможность для прямого, никем не опосредованного обмена из уст в уста, а так же для  открытого обмена в коллективе, когда  частное высказывание не передается по цепочке, а доступно сразу всем членам. Поскольку прямой обмен информацией  набрал обороты, это создает предпосылки  для принципиально иного подхода  к обратной связи, рекламе и продвижению. Не следует сбрасывать со счетов и  социальные сети. Они втянули в себя бездну человеческого внимания. По опыту медиаотраслей, это не малая коммерческая ценность.

Особое внимание ООО «Издательство  «ЮжУралПечать» следует обратить на внутренние оперативные коммуникации, так как проведение эффективных  внутренних коммуникаций позволяет  совершенствовать организацию работы с клиентами фирмы, изучать клиентов и создавать благоприятный образ  фирмы. Для достижения этих целей  фирме необходимо:

-воспитывать у сотрудников любезность  и отзывчивость;

-выяснять у уже имеющихся клиентов имена потенциальных покупателей. Лучший источник новых клиентов - это клиент уже имеющийся. Из психологии давно известно, что люди любят убеждать других в правильности своего решения;

-разработка единой корпоративной легенды и постоянное информирование сотрудников о деятельности фирмы (проведение семинаров).

Позитивное восприятие своих предприятий  и профессии можно достичь  посредством проведения конкурсов  профессионального мастерства, спартакиад, корпоративных праздников, социально  значимых мероприятий (совместное профессиональное обучение, и участие в турнирах по спорту между разными компаниями и праздники).

В современном обществе люди постоянно  контактируют с разными людьми по разным поводам и без него. И  то, как это они делают, по каким  направлениях, определяет качество их жизни. Правильно построенная коммуникация облегчает доступ к знаниям, рассеянным в обществе. В связи с этим появилось  новое определение - коллабаративная  фильтрация. Коллабаративная фильтрация - универсальный метод, оптимизирующий общение за счет качества связей групп  к которые человек потенциально вхож. Особенно это приемлемо для IT-сотрудников, позволяющее реализоваться  в кругу единомышленников, локализовать эффекты которые могут негативно  восприниматься за пределами группы, являясь наиболее либеральным способом сбалансировать интересы общества и  индивида.

                                                       Заключение

 

Каждый руководитель компании хотел бы иметь дружный и работоспособный  коллектив, способный вместе с ним  достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию  условий для формирования такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Среди этих условий  важнейшее – организация внутренних и внешних связей (коммуникаций).

Коммуникация – это  общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование  никакой организованной группы людей. Коммуникация – это средство, с  помощью которого в единое целое  объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать  как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает  эффективность, реализуются цели. Без  коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны  опирается на существующие и сложившиеся  формы коммуникации, с другой –  формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление. Хотя коммуникация имеет широкое  применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления  функции руководства и лидерства.

Согласно исследованиям  руководитель большую часть своего времени тратит на коммуникации. Это  кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать  свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации  и контроля. Именно потому, что обмен  информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно  назвать коммуникации связующим процессом. Для успеха индивида и организаций необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации – одна из сфер возникновения проблем менеджера. Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

В организации ООО «Издательство «ЮжУралПечать» можно в целом дать положительную оценку коммуникаций. Конечно, существуют преграды и нерешенные проблемы, такие как «характер руководителя», но это можно компенсировать возможностью обсудить все вопросы на совещаниях, неформальном общении. В случае улучшения финансового состояния организации ООО «Издательство «ЮжУралПечать» можно будет использовать более действенные и дорогостоящие формы коммуникации и каналы распространения информации, однако она может быть усовершенствована за счет изменения отдельных ее составляющих.

К примеру, в ООО «Издательство  «ЮжУралПечать» нет автоматизированного банка данных клиентов в рекламном отделе, в то время как это смогло бы значительно сократить расход времени на поиск нужной информации, за счет чего увеличилась бы выработка (основной показатель производительности труда).

В виду того, что в ООО “Издательство “ЮжУралПечать”отсутствует отдел маркетинга, а профессиональные маркетинговые исследования требуют затрат значительных денежных средств, то возможность изучения рынка сводится к обработке поступающей информации руководством фирмы, ее отсеву (т.е выполнению необходимой и важной информации в общем информационном потоке), оценке информации и личному прогнозированию для принятия решений. При этом не в лучшую сторону сказывается несвоевременность и разрозненность поступления информации, недостаточная оперативность ее обработки и нехватки маркетингового опыта и знаний. Это негативно влияет на эффективность принимаемых решений.

На основе проведенного анализа ООО «Издательство «ЮжУралПечать» для улучшения внутрифирменной управленческой информационной системы можно предложить следующие рекомендации:

             - расширять ассортимент продукции, вовремя реагируя на требования покупателей;

- не терять известность на рынке и осуществлять продвижение услуг путем размещения рекламы;

- повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

- добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

- согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

- за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т.д.

  -повышение общего уровня эффективности работы и конкурентоспособности компании за счет тесного взаимодействия через информацию между подразделениями по горизонтали и по вертикали;

- усиление контроля за деятельностью компании со стороны руководства;

- улучшить коммуникации между руководителем и рабочей группой, так как это повышает эффективность рабочих групп и способствует лучшему информационному обмену.

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

                                              Основная литература: