Коммуникация как основа выживания предприятия в рыночных условиях

 

содержание

Введение                                                                                                                      3

1. Коммуникация как основа выживания предприятия в рыночных условиях    5

2. Коммуникации в организациях                                                                            13

2.1. Коммуникационный  процесс и его элементы                                                 13

2.2. Межличностные  коммуникации и их особенности                                        15

2.3. Организационные  коммуникации и их совершенствование                          18

3. Развитие эффективной коммуникации                                                                26

Заключение                                                                                                                 33

Список использованных источников

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать  как информацию, а сам процесс  коммуникации представить как процесс  обмена информацией. Именно потому, что  без обмена информацией сегодня  не обходится ни одна организация, коммуникации можно назвать связующим процессом. А одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера  является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая  эту информацию, а также получая  обратные сигналы, он организует, руководит  и мотивирует подчиненных. Поэтому  многое зависит от его способности  передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Процессы коммуникации, в  которых участвуют работники  аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между  руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней  средой. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных  доступных источников – вышестоящих  руководителей, подчиненных, руководителей  того же уровня, заказчиков, поставщиков  и так далее. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и  зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникаций позволяют руководителям  эффективно выполнять свою работу и  принимать решения о выборе оптимальной  стратегии для достижения поставленных целей, что определяет актуальность и значимость данной темы.

Цель курсовой работы: исследование коммуникации в организации.

 

Задачи курсовой работы:

- рассмотрение коммуникации  как основы выживания предприятия  в рыночных условиях;

- исследование коммуникаций  в организации;

- рассмотреть развитие  эффективной коммуникации на  примере ОАО «ТНК-ВР».

Объект курсовой работы –  коммуникации ОАО «ТНК-ВР».

Предмет курсовой работы –  коммуникации в организации.

 

 

1. КОММУНИКАЦИЯ  КАК ОСНОВА ВЫЖИВАНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ  В РЫНОЧНЫХ УСЛОВИЯХ

 

Для управления совместной координированной деятельностью большое значение имеет все, связанное с приемом, переработкой и передачей информации. Здесь необходимы синхронизация, правильное и точное понимание передаваемого, чтобы последующие действия были также целенаправленны и эффективны.

Термин «коммуникация» происходит от лат. communis — общее: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию [4].

Цель коммуникации заключается в достижении от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

Коммуникации в широком смысле слова рассматриваются как процессы социального взаимодействия, взятые в их знаковом контексте.

Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Коммуникации в социальном контексте — это процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в группе людей [10].

Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией. Поэтому  коммуникации и называют связующими процессами. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой  понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как это  передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Коммуникация в современных  условиях является основой жизнеобеспечения каждой фирмы, организации, предприятия. Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, так и за его пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важным в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.

Важнейшей задачей руководства  компании является создание условий по обмену идеями, мыслями, информацией между людьми, подразделениями, между организацией и ее окружением. Принятые в лучших компаниях системы коммуникаций основаны на эффективных технологиях информационного обмена, на культивировании неформального общения, на поддержке общения материальными средствами. Один из управляющих фирмы «Хьюлетт-Паккард» признается: «...Мы начинаем любое дело с весьма высокой степени неформального общения, и это — главное. И мы считаем себя обязанными сохранить это любой ценой». В этой же фирме придается большое значение обращению персонала друг к другу по имени. Для этого каждый, в том числе президент, носит именную табличку, на которой указано только имя. На фирмах «Катерпиллер», «Макдональдс», «Интел», «Делта-эйрлайнз», «Юнайтед эйрлайнз» много внимания уделяют формированию технологий поддержания связей для обеспечения пребывания персонала в постоянном информационном контакте. Интенсивность информационного обмена в таких компаниях велика, и обычно она начинается с требования неформальности [12].

Принятые в лучших компаниях  системы коммуникаций способствуют развитию новаторства, инициативы и предприимчивости.

Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказаться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, а  также от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

«Коммуникация» и «Информация» хотя и различные, но взаимосвязанные  понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как передается. Для того, чтобы акт коммуникации состоялся, необходимо как минимум наличие двух людей. Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников этого акта. Так, каждый из участников должен обладать способностью видеть, слышать, ощущать и т.д. Эффективная коммуникации требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также определенной степени взаимного понимания.

Существует достаточно много видов  коммуникаций:

1) Коммуникации между организацией  и ее средой.

На деятельность любой организации  оказывают влияние факторы внешней  среды. От них зависят коммуникационные потребности организации. Если бы нужно  было проанализировать, о чем говорят, пишут, читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями  информационного взаимодействия с  внешним окружением которое влияет или будет влиять на организацию.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями  они сообщаются с помощью рекламы  и других программ продвижения товаров  и услуг на рынок. В сфере связей с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного  образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном или международном  уровне. Организациям приходится подчиняться  государственному регулированию и  заполнять в этой связи пространные  письменные отчеты. В своих ежегодных  отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем  размещении, возможностях карьеры, льготах  и т.п. Организация пытается влиять на содержание будущих законов и  постановлений, используя лоббистов  и делая взносы в пользу разных политических групп и различных  комитетов. Организация, где есть профсоюз, должно поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы такой профсоюз не появился вовсе. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Можно также выделить, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

2) Коммуникации между уровнями  и подразделениями.

Межуровневые коммуникации в организациях. Информация перемещается внутри организации  с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь управляющих заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Например, служащие доводят до своего непосредственного начальника информацию о возникшей проблеме, этот начальник, в свою очередь, должен проинформировать управляющего, а тот - вице-президента и т.д.

Коммуникации по восходящей, т.е. снизу  вверх, также выполняют функцию  оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел или предупреждения возникающих проблем. Последняя из управленческих инноваций в коммуникациях по восходящей - создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на один час в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обсуждении потребителей и их потребностей. Эти группы получили название кружков качества. Обмен информацией обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

3) Коммуникации между различными  отделами (подразделениями).

В дополнение к обмену информацией  по нисходящей или восходящей, организации  нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества  подразделений, поэтому обмен информацией  между ними нужен для координации  задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных  элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию  в нужном направлении. В обмене информацией  по горизонтали часто участвуют  комитеты или специальные группы. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в  формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения  являются важной составляющей удовлетворенности  работников организации.

4) Коммуникации руководитель –  подчиненный.

Наиболее очевидным компонентом  коммуникаций в организации являются отношения между руководителем  и подчиненным. Хотя они служат примером обмена информацией по вертикали, нужно  рассмотреть этот вид обмена информацией  отдельно, поскольку он составляет основную часть коммуникативной  деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется  между управляющими и управляемыми.

Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем  и подчиненным связаны с прояснением  задач, обозначением приоритетов, описанием  ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач  отдела; с обсуждением проблем  эффективности работы; достижением  признания и вознаграждения с  целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

5) Коммуникации между руководителем  и рабочей группой.

В дополнение к обмену информацией  между руководителем и подчиненным  имеет место обмен между руководителем  и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий этой группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможностях рационализаторского характера действий. Кроме того иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.