Коммуникация как основа выживания предприятия в рыночных условиях

О широких возможностях новых информационных технологий можно судить по перечню  функций, которые обеспечиваются в  результате их внедрения.

Функции новых информационных технологий следующие:

- поддержка, способов общения, не покидая привычной обстановки рабочего места;

- электронная почта;

- персональная обработка данных;

- обмен информацией между базами данных;

- ведение персональных, баз данных;

- управление ресурсами;

- контроль исполнения;

- контроль автоматической корреспонденции; 

- поддержка технического и профессионального инструктажа служащих;

- передача данных;

- обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;

- моделирование решение и имитация их принятия, информационная поддержка принятия решений;

- автоматизированное бучение;

- служба консультаций;

- обмен локальной и персонализированной информацией;

- служба видеотекста;

- телефонные и телевизионные совещания [15].

Информационная технология – это  система методов и способов сбора  передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования  информации [13].

Каждая из перечисленных в определении  информационной технологий фаз преобразования и использования информации реализуется  в ОАО «ТНК-ВР Холдинг» с помощью  специфической технологии. В этом смысле мы можем говорить об информационной технологии как совокупности технологий - технологии сбора информации, технологии передачи информации.

Информационные технологии реализуются  в автоматизированном и традиционном (бумажном), видах. Обьем автоматизации, тип и характер использования  технических средств зависят  от характера конкретной технологии.

Новая информационная технология (компьютерная информационная  технология) - информационная технология с «дружественным» интерфейсом  работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства. Инструментарием новой  информационной технологии является один или несколько взаимосвязанных  программных продуктов для определенного  типа компьютера, технология работы в  котором позволяет постичь поставленную пользователем цель.

Таким oбpaзoм, автоматизиpoваннaя информационная технология состоит из технических устройств, чаще всего компьютеров, коммуникационной техники, средств организационной техники, программного обеспечения, организационно-методических материалов, персонала, объединённых- в технологическую цепочку. Эта цепочка обеспечивает сбор, передачу, накопление, хранение, обработку, использование и распространение информации.

Если paссматривать весь жизненный цикл информационной системы, то под автоматизированными информационными технологиями понимают совокупность методологий и технологий проектирования информационных систем, базовых программных, аппаратных и коммуникационных платформ, oбeспeчивaющиx весь жизненный цикл информационных систем и их отдельных компонентов - от проектирования до утилизации.

Цель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При  этом существуют ограничения на стоимость  обработки данных, трудоемкость процессов  использования информационного  ресурса, надёжность и оперативность  процесса обработки информации, качество получаемой информации.

Появление больших производственных ЭВМ позволило сместить акцент в  информационной технологии на обработку  не формы, а содержания информации. Это было началом формирования «электронной»  или «компьютерной» технологии. известно, информационная технология управления должна содержать как минимум  три важнейших компонента обработки  информации: учёт, анализ и понятие  решений. Эти компоненты реализуются  в «вязкой» среде - бумажном «море» документов, которое становится с  каждым годом всё более необъятным.

Изменения в организации и технике  управления в ОАО «ТНК-ВР Холдинг» под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям.

Во-первых, в корне меняются организация  и техника информационного обеспечения  руководителя. Особое значение приобретает  массовое внедрение мини- и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных  частей информационных систем, связанных  с сетью банков данных. При этом работа по сбору, обработке и распространению  информации осуществляются удобными интерфейсами «человек – ЭВМ», не требующими специальной  подготовки (диалоги на естественном языке, Речевой ввод-вывод информации и т.п.). Существенно меняется также  техника хранения и обработки  информации. Автоматизируются системы  принятия упорядочения, хранения и передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов и не допускается неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления, и т.д.

Во-вторых, осуществляется автоматизация  отдельных функций руководителя. Выросло количество эффективно функционирующих  автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную деятельность, организационно-технологические процессы. Вce большая часть работ при составлении планов в ОАО «ТНК-ВР Холдинг» передается компьютеру. При этом существенно повышается качество планов, разработанных с использованием микрокомпьютеров, на более низком уровне управления.

В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не считая обмена сообщениями через сеть микропроцессоров. Особое значение приобретает система  телекоммуникаций, которая дает возможность  проведения заочных совещаний, конференций (участники которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях), оперативной передачи информации. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчинёнными и вышестоящими органами.

Творческий подход к решению  управленческих задач, развитие стратегического  мышления руководителей предполагают использование новых информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.

Появление микрокомпьютера привело  к дальнейшему изменению технического оснащения аппарата управления и  рождению его нового типа – «электронногоофиса». Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную  форму интеллекта.

Отличительной чертой перехода к «электронному  офису»  является получение возможности  использовать технику для обработки  содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копировальная машина, диктофон и факсимильный аппарат позволяют  только менять форму или расположение информации. Они переводят ее из устной формы в письменную, в электрическую  и передают её от отправителя к  получателю со скоростью света. Но они  не меняют содержания информации (если и не вкрадется ошибка или не помешает шум). Тем самым они дополняют  функции аппарата управления, которые  по своему характеру являются механическими [15].

В «электронном офисе» техника используется в деятельности специалистов и руководителей  ОАО «ТНК-ВР Холдинг», а также  секретаря. Однако успех микрокомпьютера  в офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникаций и, самое главное, программами, которые  ими управляют при выполнении функций аппарата управления.

К основным способам совершенствования  информационного обмена в организации ТНК-ВР относятся: регулирование информационных потоков, управленческие действия, внедрение  систем обратной связи, внедрение систем сбора предложений, использование  современных информационных технологий. 

Регулирование информационных потоков предполагает рациональное распределение информации между различными подразделениями. 

Управленческие  действия предполагают, что менеджер может практиковать встречи с  одним или несколькими подчиненными для обсуждения изменений в организации, штатных перестановок, распределения  работы и  руководитель может  также по своему усмотрению назначать  совещания или заседания с  участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, реализация и контроль этих вопросов формируют  дополнительные возможности управленческого  действия в направлении совершенствования  информационного обмена.

Системы обратной связи являются частью системы контрольно-управленческой информационной системы организации. Один из основных вариантов системы  обратной связи – посещение руководителем  рабочих мест в организации с  целью определенных вопросов. Проведение опроса работников – ещё один важный вариант системы обратной связи.

Результативность горизонтальных связей в компании достигает - 92 %, вертикальных - 45% (такое количество исходящей  от руководителей информации доходит  до работников и правильно понимается ими).

 Системы сбора предложений разработаны  с целью облегчения поступления  информации по иерархии управления. 

Организация развернула внутриорганизационную  телефонную сеть, через которую работники  получают возможность анонимно звонить  и задавать свои вопросы о назначениях  и продвижениях в должности. Ответы направляются либо непосредственно  работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене  организации.

Корпоративное обучение сотрудников - одно из активно развивающихся  направлений работы с персоналом в ТНК-ВР. Для повышения профессионализма и совершенствования навыков специалистов компания организовывает различные обучающие мероприятия: семинары, тренинги, деловые игры и многое другое. Обучающие мероприятия направлены на улучшение социально-психологического климата в коллективе, повышение эффективного взаимодействия сотрудников компании и совершенствование их коммуникативных навыков.

Также в компании ежегодно проводится серия тренингов для начинающих сотрудников, окончивших учебное заведение в текущем году, или имеющих стаж работы менее одного года.

Подобные семинары имеют большое значение не только для поддержания корпоративного духа, но для профессионального роста сотрудников. Участие в тренингах работников компании помогает сформировать общие ценности и донести сотрудникам стратегические цели, важные для ТНК-ВР. В рамках обучения все присутствующие имеют возможность обменяться опытом, получить новые знания и навыки. Это позволяет минимизировать конфликты в коллективе, улучшить взаимодействие между сотрудниками и, как следствие, добиться качественного выполнения работ.

Заключение

 

Коммуникации в организациях представляют собой сложные, динамичные и воспроизводящиеся явления, которые могут рассматриваться как действие, взаимодействие и процесс.

Коммуникационный процесс состоит  из ряда стадий и этапов, знание роли и содержания которых позволяет  эффективно управлять процессом  коммуникации.

Коммуникативный поток может двигаться  в горизонтальном или вертикальном направлении, которое, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

С точки зрения масштабов организационные  коммуникации делятся на две большие  группы: между организацией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями.

Межличностные коммуникации предполагают прямой межличностный обмен информацией.

Инструменты построения и повышения  эффективности системы внутренних коммуникаций подразделяются на четыре основных вида: информационные, аналитические, коммуникативные и организационные.

Важно отметить, что большинство  компаний используют не больше двух групп  инструментов одновременно, в то время  как для построения эффективной  системы рекомендуется использование  инструментов каждой группы.

Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов  обработки информации, но и организацию  информационно - коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений  в организации, то она прекратит  своё существование. Коммуникация предоставляет  средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации.

Коммуникации, как разветвленная  сеть, пронизывают все элементы и структуры организации. Главная их цель – обеспечить взаимопонимание сотрудников, которые участвуют в информационном обмене. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей

В ТНК-ВР налажена эффективная  система коммуникаций, позволяющая  открыто и оперативно информировать  внешние аудитории и сотрудников  компании о важных аспектах ее деятельности. Информацию о компании можно найти  в годовых и других отчетах, собственном  журнале и газете и в других тематических публикациях.

 

Список использованных источников

 

1. Бахарев, А.Р. Коммуникации внутри компании: как добиться их эффективности / А.Р. Бахарев // Рекламодатель: теория и практика. – 2008. - № 10. – С. 33 – 36.
2. Виханский О.С. Менеджмент: Учебник / Виханский О.С., Наумов А.И. – М.: Экономистъ, 2006. – 387 с.
3. Володина, Л.В. Деловое общение и основы теории коммуникации: учебное пособие  / Л.В. Володина, О.К. Карпухина. – М.: Инфра-М, 2008. – 457с.
4. Галькович Р.С., Набоков В.И. Основы менеджмента. – М.: 2008.- 189с.
5. Гапоненко А.Л. Теория управления: учебник/под ред. Гапоненко А.Л.- М.: изд. «РАГС», 2004- 558с.
6. Гибсон Дж.Л. и др. Организации: поведение, структура, процессы: Пер.с англ. 8-е изд. – М., 2000- 280с.
7. Глухов В.В. Менеджмент: учебник – 2-е изд., испр. и доп. / под. ред. Глухов В.В.- СПб.: изд. Лань, 2002. – 528с.
8. Добротворский И.Л. Менеджмент. Эффективные технологии: Ученое пособие. – М.,2002- 401с.
9. Дорофеев В.Д. Менеджмент: Учеб. Пособие / Дорофеев В.Д., Шмелева А.Н., Шестопал Н.Ю. – М.: ИНФРА-М, 2008.
10. Жигалов В.Г. основы менеджмента и управленческой деятельности. Учебное пособие для кооперативных учебных заведений в 2-х частях.- М.: 2003.- 397с.
11. Завьялов П.С. Маркетинг в схемах, рисунках, таблицах. Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 32 с.
12. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие/ под. ред. Кабушкин Н.И.- 5-е издание, стереотип. Мн.: Новое знание, 2002- 336с
13. Кондратьев Э.В., Абрамов Р.Н. Связи с общественностью: учебное пособие для высшей школы. – М.: Академический проспект, 2004. – 402 с.
14. Коргова М.А. Менеджмент: Учебное пособие/ под. ред. Коргова М.А.- Ростов – на- Дону: Феникс, 2008. – 378с.
15. Крошелев А.Н. Основы менеджмента: учебник/ под. ред. Крошелев А.Н., Шванников Н.Н. – М.: Экзамен, 2007 – 365с.
16. Крышева Е.Н. Менеджмент: Учебное пособие/ под. ред. Крышова Е.Н.-М.: ФОРУМ:ИНФРА-М, 2005 – 258с. 
17. Латфуллина Р.Г. Организационное поведение: Учебник для вузов. 2-е изд., доп. И перераб./ Под ред. Г.Р.Латфуллина, О.Н.Громовой. – СПб.: Питер, 2008 – 464с.:ил.
18. Литвинов Ф.И. Моделирование управленческих структур предприятия/под. ред. Литвинов Ф.И.//Менеджмент в России и зарубежом.-2008.-№2-с.91-96.
19. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М.: Дело, 2007. – 427 с.
20. Ньюстром Дж.В., Дэвис К. Организационное поведение: Пер.с англ./ под ред. Ю.Н.Каптуревского. – СПб.,2000.
21. Огарков А.А.  Управление организацией: Учебник. – М.: Эксмо, 2006.
22. Основы менеджмента / В.Р. Веснин. -  М.: Проспект, 2009. – 418 с.
23. Основы теории коммуникации: учебное пособие / сост. Ж.В. Николаева. – Улан-Удэ: ВСГТУ, 2004. – 274 с.
24. Поршнев А.Г. Управление организацией: Учебник / Поршнев А.Г., Румянцева З.П., Саломатин Н.А. – М.: ИНФРА-М, 2008.
25. Почепцов Г.Г. теория коммуникации. М.; Киев, 2001.- 198с.
26. Роль коммуникаций в организациях, или парадоксы общения // Управление компанией. – 2008. - № 8. – С. 64 – 68.
27. Соколов, А.В. Общая теория социальной коммуникации: учебное пособие / А.В. Соколов. - СПб: Изд-во Михайлова В.А., 2002.  – 405с.
28. Тебекин А.В. Менеджмент организации: Учебник / Тебекин А.В., Касаев Б.С.  – М.: КНОРУС, 2007.
29. Шепель В.М. коммуникационный менеджмент: учебное пособие/ под ред. Шепеля В.М. – М., изд. «Гардарики», 2004. – 352с.
30. Ширяев, В. Тенденция маркетинговых коммуникаций в России // В. Ширяев, А. Базанов // Рекламодатель: теория и практика. – 2007. - № 1. – С. 6 – 11.
31. Шпаковская, С.В. Основы теории коммуникации: учебное пособие / С.В. Шпаковская, В.О. Шпаковский. - Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2006. - 83 с.
32. О компании // [Электронный ресурс] :  www.tnk-bp.ru.