Менеджмент, как наука, искусство и практика управленческой деятельности

     Специалисты ООО «Феррум-плюс» имеют высокую квалификацию и опыт работы в сфере торговли металлопрокатом. Их знания позволяют выполнять заявки любой сложности.

     В обеспечении эффективности функционирования организации имеет значение структура  кадров предприятия.

     Персонал  предприятия (кадры, трудовой коллектив) – это совокупность работников, входящих в его списочный состав.

     Труд – это вклад в процесс производства, осуществляемый людьми в форме непосредственного расходования умственных и физических усилий. Совокупность умственных и физических способностей человека, его способность к труду называется рабочей силой. ООО «Феррум-плюс»  как предприятие с небольшой численностью работников не имеет кадровую службу. Трудовые ресурсы в организации играют значительную роль, так как оказывают влияние на процесс функционирования организации. Их количественные и качественные характеристики, такие как: численность, уровень квалификации, опыт работы, во многом определяют конечные результаты деятельности. Квалификация определяет уровень знаний и трудовых навыков работника по специальности. Известно, что квалифицированный специалист имеет более выгодные позиции, как для себя, так и для организации в целом.

       Организационная система управления  предприятия - это совокупность  производственных и управленческих  подразделений и связей между  ними.

     Наилучшая организационная структура управления предприятием - это та структура, которая позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно направлять и распределять усилия работников, удовлетворять потребности своих клиентов, а также достигать своих целей с высокой эффективностью и рентабельностью. В ООО «Феррум-плюс» действует линейная структура управления (Рис. 1)

Рисунок 1. Организационная структура ООО  «Феррум-плюс»

       

     

       

     Исходя  из структуры управления изображенной на Рисунке 1, видно, что непосредственно  директору подчинены:

    ­ Главный бухгалтер;

    - Бухгалтер;

    ­ Менеджер по продажам;

    ­ Менеджер по связям с общественностью;

     В целом организационная структура  предприятия построена рационально, т.е. каждый работник знает, кому он подчиняется. Руководитель в единственном числе принимает решения по большинству вопросов. Функции каждого участника распределены в соответствии с установленными задачами.

           Управленческая структура  в компании имеет ряд характеристик, позволяющих судить о ней как  о линейной:

     1. оперативность – управленческие решения неизменны от момента их принятия до их реализации;

     2. надежность – достоверность передачи информации, без искажений, бесперебойность связи;

     3. экономичность – нужный эффект при наименьших затратах;

     4. устойчивость – неизменность ее основных свойств при внешнем воздействии, целостность функционирования.

     Организационная структура организации официально находит своё отражение в штатном  расписании, фактически она обеспечивает согласованность отдельных видов  деятельности предприятия и усилий специалистов по выполнению основных задач и целей.

     Согласно  приведенной структуре рассмотрим функции каждой группы сотрудников:

     Руководитель  организации человек, который является лидером, эффективно управляющим своими подчинёнными. Его цель - влиять на других таким образом, чтобы они выполняли порученную работу. Являясь единственным управленцем на предприятии, руководитель в своем лице обладает всеми формами власти.

     К компетенции руководителя ООО «Феррум-плюс» относится:

     • представительствует от имени организации;

     • представляет интересы компании во всех российских и иностранных учреждениях, предприятиях и организациях;

     • заключает сделки от имени ООО «Феррум-плюс»;

     • заключает трудовые договоры (контракты) с работниками компании;

     • выдает доверенности;

     • издает приказы и распоряжения, обязательные для исполнения всеми работниками

           Главный бухгалтер выполняет  работу по формированию полной  и достоверной информации о  порядке формирования данных  о величине доходов и расходов  организации, определяющих размер налоговой базы отчетного налогового периода начисляет заработную плату работникам организации, подготавливает данные по соответствующему участку бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

     Бухгалтер осуществляет прием и контроль первичной  документации на данном участке бухгалтерского учета, осуществляет обработку всех бухгалтерских документов, работает с банком, осуществляют регистрацию прихода товара. Отслеживает дебиторскую задолженность по контрагентам.

     Менеджер  по связям с общественностью осуществляет руководство одним из направлений  деятельности организации в области  связей с общественностью. Участвует  в формировании информационно-рекламной стратегии. Организует сбор информации. Ведет исходящую и входящую корреспонденцию. Способствует развитию и рекламе компании в глобальной сети Интернет (регистрация в различных рейтингах, каталогах). Занимается поддержкой сайта компании. Ведет коммерческие переговоры с клиентами в интересах фирмы. Также занимается входящей и исходящей корреспонденцией.

     Менеджер  по продажам занимается организацией и ведением продаж продукции фирмы, поиском потенциальных клиентов, работа с впервые обратившимися клиентами, оперативное реагирование на информацию, поступающую от клиентов, и доведение ее до сведения до руководителя, выяснение потребностей клиентов в продукции, реализуемой фирмой, и согласование заказа с клиентом в соответствие с его потребностями и наличием ассортимента на складском комплексе фирмы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.2.  Определение эффективности управления ООО «Феррум-плюс»

     Определим эффективность системы управления ООО «Феррум-плюс» по основным показателям.

1) Продуктивность – так как основной целью деятельности предприятия, согласно устава, является получение прибыли, можно считать, что эта цель достигнута. Кроме того, к целям деятельности организации можно отнести поставки качественного товара в короткие сроки. Данная цель, по мере совершенствования производственного процесса, достигается все в более короткие сроки. Также к одной из основных целей организации можно отнести борьбу с конкурентами путем увеличения конкурентных преимуществ. Таких как ценовая политика, система скидок и.т.д.  Конечно, нельзя сказать, что ООО «Феррум-плюс» абсолютный лидер на рынке торговли металлопрокатом, но компания стремится к этому. По параметру «продуктивность» фирма находится на высоком уровне.

2) Экономичность – это такой параметр, который показывает, на сколько рационально организация расходует имеющиеся у неё ресурсы. К основным ресурсам, которыми располагает предприятие, можно отнести: трудовые ресурсы (кадры), технические ресурсы (оборудование) и информационные. Трудовые ресурсы – по параметру экономичности данного ресурса, можно отметить, что численность работников офиса не соответствует объёму выполняемых работ. Здесь бы я выявила некоторые недоработки: на мой взгляд, некоторые сотрудники перегружены обязанностями. Например, менеджер по связям с общественностью. Также отдел менеджеров по продажам подчиняется непосредственно руководителю предприятия, что накладывает на него определенные трудности. Еще на мой взгляд бухгалтеру следует подчинятся главному бухгалтеру. Еще одной серьезной недоработкой может служить проблема отсутствия отчетности, характеризующую остатки на складе. Складской учет не всегда своевременен, и достоверен. В связи с этими проблемами замедляется быстрота принятия решений и ухудшается качество выполнения заявок. В целом же система по данному параметру достаточно экономична. Технические ресурсы – так как ООО «Феррум-плюс» работает недостаточно долго на рынке, то технология и нормативы еще не отработаны. Поэтому в данной сфере выявлены следующие проблемы: недостаточность технического оснащения, такого как Мини АТС и единой локальной связи между компьютерами сотрудников.

     Такие проблемы требуют незамедлительного  решения. Информационные ресурсы –  если рассматривать информационную связь между ООО «Феррум-плюс» покупателями и поставщиками, то можно заметить, что различная документация такая как прайс-листы, коммерческие предложения и различная документация передается в большинстве случаев посредством Интернет технологий. ООО «Феррум-плюс» активно использует в своей работе технологии такие как: Интернет почта, система ICQ, выделенный Интернет канал, использование Интернет сетей. По критерию «Экономичность» организация имеет некоторые недоработки, которые можно решить при помощи внесения изменений в организационную структуру, и в доработке технического оснащения организации. В целом показатель находится в удовлетворительном состоянии.

3) Качество – все товары, поставляемые ООО «Феррум-плюс» соответствуют существующим нормативным актам, ГОСТам и ТУ, принятым в этой сфере деятельности.

     Кроме того, на весь металлопрокат имеются сертификаты соответствия качества продукции, предоставленные организации непосредственно заводом производителем.

     Контроль  качества отслеживает руководитель. Исходя из выше сказанного, можно сказать, что по данному критерию система работает в полной мере.

4) Прибыльность – данный показатель проверяется посредством анализа бухгалтерской отчётности. Проведя анализ необходимых документов, приведём следующие данные: за 2008 год доход организации составил 125 350 000 рублей, за вычетом всех издержек и отчислений, чистая прибыль составила 17 520 000  рублей. Таким образом, фирма считается рентабельной.

5) Производительность – на данном этапе развития организации объёмы продукции растут, затраты возрастают, но более низкими темпами. Однако следует отметить, что с развитием сферы обслуживания населения, будут наблюдаться тенденции к снижению издержек.

6) Качество трудовой жизни – в организации в полной мере представлен данный параметр. Сотрудники организации имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск, а также на оплачиваемый учебный отпуск и оплачиваемый больничный. Кроме того, полностью оплачиваются расходы на сотовую связь, бензин, тем, у кого есть машины.

Единственной  проблемой в компании  я могу считать отсутствие корпоративной  культуры и мотивации персонала.

7)  Общая продуктивность – выявляется при анализе выше перечисленных показателей. То есть, в данном случае, система считается недостаточно продуктивной, так как продуктивна не каждая из её составных частей. 
 
 

3.3. Совершенствование системы управления

     Для молодой организации важно, на сколько  компетентным будет руководитель и  на сколько принимаемые решения  будут соответствовать поставленным целям и задачам.

           В соответствии с  проведенными исследованиями руководителю ООО «Феррум-плюс» в процессе своей управленческой деятельности необходимо обратить внимание на следующие моменты:

     1) Чтобы система по критерию  «Экономичность» стала эффективнее  предлагаю внести изменения в  организационную структуру организации.  Для того чтобы снять с менеджера по связям с общественностью некоторые обязанности следует принять на должность секретаря, который отвечал бы за звонки и корреспонденцию. А для того чтобы деятельность компании продвигалась и компания становилась все более известнее, следует образовать отдел по рекламе. Вот тогда у менеджера по связям с общественностью появится больше времени для продвижения компании, а в дальнейшем повышение до должности директора по рекламе, и последующим набором сотрудников в отдел. А для того чтобы снять с руководителя контроль над менеджерами по продажам следует принять на должность начальника продаж, все это будет способствовать повышению продаж в компании и наращиванию контингента. Также для снятия с руководителя контроля за бухгалтером следует создать отдел бухгалтерии. Для решения проблем со складом необходимо принять в должность кладовщика, который непосредственно бы отвечал за металл, находящиеся на складе. Это бы могло стать следствием более подробного контроля за движением металлопроката и качеством продукции, а так же анализа движения материалов в любом периоде времени. И как следствие развитие логистики.

     В связи с вышеизложенным предлагаю  новую схему управления на предприятии  ООО «Феррум-плюс» (Рис. 2). Предложенная система управления близко напоминает линейно-функциональную с присущими для неё достоинствами. Она нацелена на выполнение постоянно повторяющихся рутинных задач, не требующих оперативного принятия решений. Все службы имеют в своём составе специалистов высокой квалификации, выполняющих в зависимости от возложенных на них задач конкретные виды деятельности.

     Рисунок 2 - Организационная структура ООО «Феррум-плюс» после внесения изменений.