Организация материально-технического обеспечения предприятия

Кроме того, функцией службы МТО является стратегическое управление материально-технического обеспечения, основу которого составляет планирование.

Планирование материального обеспечения предприятия является основанием для принятия решения о закупке материально-технических ресурсов. Главной целью планирования материально-технического обеспечения – является обеспечение гарантии поставок при низких затратах. Планирование МТО предприятия – важный инструмент, позволяющий предвидеть риск, возникающий в данной сфере.

Поэтому актуальным вопросом является организация планирования МТО на предприятии.

 

 

 

 

 

1.2. Организационная структура материально-технического обеспечения

Материально-техническое  обеспечение производства является одной из важнейших функций на предприятии, которое осуществляется через органы материально-технического обеспечения. Главной задачей органов материально-технического обеспечения предприятия является своевременное и оптимальное обеспечение производства необходимыми материальными ресурсами соответствующей комплектности и качества.

В основу определения организационной структуры организации материально-техническим обеспечением (МТО) должны быть положены принципы, которые обеспечивают весь спектр функций управления совокупностью подразделений. Это, прежде всего: малоизвестнность в менеджменте, гибкость, эффективная система связи, принцип единоначалия и четкое разграничение функций.

Существуют три формы организации менеджмента материально-техническим обеспечением: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная система управления предусматривает сосредоточение функций в пределах единой службы МТО, которая обусловлена следующими факторами: территориальной целостностью предприятия, производственным единством предприятия и относительно узкой номенклатурой потребляемых материалов. 
Децентрализованная система менеджмента предусматривает рассредоточение функций, что обусловлено территориальной разобщенностью предприятия, производственной самостоятельностью подразделений и относительно широкой номенклатурой материалов. Смешанная система материально-технического обеспечения объединяет обе приведенные выше структуры. На промышленных предприятиях существуют различные схемы организационного построения службы МТО. Систематизация этих структур позволяет выделить наиболее типичные: функциональная, по товарному принципу и комбинированная (см рис. 1).

 

 

 

 

Рис. 1 Структура службы Материально-технического обеспечения предприятия [2]

 

Функциональная структура менеджмента МТО предусматривает специализацию отдельных подразделений на выполнение конкретных функций. Такая структура приемлема в основном для предприятий с единичным и мелкосерийным типом производства, относительно узкой номенклатурой и небольшими объемами потребляемых материалов и выпускаемой продукции. Структура по товарному принципу предусматривает специализацию отдельных подразделений службы МТО на выполнение всего комплекса работ по обеспечению предприятия определенными видами материальных ресурсов. Товарная специализация отдельных подразделений службы МТО предусматривает выполнение всего комплекса функций по обеспечению предприятия определенными видами материальных ресурсов. Товарная специализация характерна для предприятий с крупносерийным и массовым типом производства, относительно широкой номенклатурой и большими объемами потребляемых материалов и выпускаемых объемов продукции. Последнее, это комбинированная структура организации  МТО. Она предусматривает определенные подразделения предприятия, в которых весь спектр функций осуществляют закрепленные за ними группы специалистов по материальным ресурсам, а также осуществляются все функции внешнего ресурсообеспечения.

Другие структурные подразделения, такие, как отдел главного механика, отдел главного энергетика осуществляют все функции внутрипроизводственного перемещения в части закрепленных за ними материалов в силу специализации этих подразделений. 
Складское хозяйство, как правило, специализировано по видам материалов и пребывает под централизованным или децентрализованным менеджментом в общей системе функциональных связей с другими подразделениями промышленного предприятия.

 

3. Планирование службы обеспечения

Внутрифирменное планирование является необходимым фундаментом, без которого невозможно поступательное развитие и высокая результативность деятельности предприятия. Система планирования предприятия включает планирование материально-технического обеспечения. Руководство многих предприятий давно осознало, что планирование связей с рынком поставок имеет такое же важное значение для успешного функционирования, как и планирование рынка сбыта.

В условиях насыщенности рынка закупки, проводимые предприятием, могут оказать значительное воздействие на рост его прибыли наряду с продажей продукции. Практически новое отношение к функции снабжения реализуется через разработку плана или основных положений стратегии закупок. Политика обеспечение вырабатывается на основании анализа трех аспектов:

— Важности предполагаемой закупки (с точки зрения ее потенциального воздействия на характеристики производимой продукции, сокращение производственных издержек, прибыли);

— Особенностей рынка поставок - ограниченности рыночных возможностей, наличие барьера на пути проникновения на рынок, монопольного или олигопольного характера рынка,

—  Особенностей планирования складского хозяйства.

Для эффективного функционирования службы материально-технического обеспечения необходимо знать, какие именно материалы необходимы для производства продукции, составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:

— Анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых материалов;

— Определение метода закупок;

— Согласованность цели и заключение договора;

— Установление наблюдения за количеством, качеством и сроками поставок;

— Организация размещения ресурсов на складе.

Качественное планирование и информационное обслуживание деятельности службы МТО решает задачу уравновешивания противоречия между необходимостью бесперебойного снабжения производства и минимизации складских запасов.

В процессе планирования закупок необходимо определить:

— Какие материалы требуются;

— Количество материалов, которые понадобятся для производства продукции;

— Время, когда они понадобятся;

— Возможности поставщиков, у которых могут быть необходимые материальные ресурсы;

— Требуемые площади складских помещений;

— Издержки на закупки;

— Возможности организации производства некоторых деталей на предприятии.

Существует множество методик определения потребности в материальных ресурсах. Наибольшее распространение получили:

— метод прямого счета (подетальный) по аналогии типовых представителей;

— метод динамических коэффициентов;

— метод прогнозирования потребности;

— метод экстраполяции систематических данных.

Методы определения количества, времени и периодичности закупок имеют свои достоинства и недостатки с точки зрения точности, затрат времени, стоимости услуг или определении потребностей в материалах. Выбор метода зависит от:

— Профиля предприятия;

— Возможностей заказчика;

— Типа изделий;

— Наличие и вида складов;

— Системы контроля за состоянием запасов.

Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, от состава комплектующих изделий и материалов.

Основными методами закупок являются:

— Оптовые заказы;

— Регулярные заказы мелкими партиями;

—Закупки по мере необходимости и различные номинации перечисленных методов.

У каждого метода есть свои недостатки и преимущества, которые необходимо учитывать при планировании МТО, чтобы сберечь время и сократить издержки.

1. Закупка ресурсов одной  партии предполагает поставку  материально-технических ресурсов  большой партией за один раз (оптовые закупки). Преимущество  данного метода: простота оформления  документов, гарантия поставки всей  партией, повышенные торговые скидки.  

Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

2. Регулярные закупки  мелкими партиями.

В этом случае покупатель заказывает необходимое количество ресурсов, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода. 

Преимущества таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку.

Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям.

Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые материалы.

Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:

— полный перечень материалов;

— количество ресурсов, имеющихся на складе;

— требуемое количество материально-технических ресурсов.

Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование; своевременность поставок.

4. Получение материалов  по мере необходимости.

Этот метод похож на регулярную поставку, но характеризуется следующими особенностями:

— Количество не устанавливается, а определяется приблизительно;

— Поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

— Оплачивается только поставленное количество ресурсов;

— По истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать материалы, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

5.Закупка ресурсов немедленной  сдачей.

Сфера применения этого метода – покупка нечасто используемых материалов, когда невозможно получить их по мере необходимости.

Ресурсы заказываются тогда, когда они требуются, и вывозятся со склада поставщиков.

Недостаток этого метода – в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченностью заказов и множеством поставщиков.

Выбор потенциального поставщика – важный элемент планирования МТС. Можно выделить два основных критерия выбора поставщика: стоимость приобретения продукции или услуг и качество обслуживания.

Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость, к которой можно отнести, например, изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности фирмы, перспективы роста и развития производства.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков доставки и т. п. Надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя. В отдельных случаях качество обслуживания, а также отдельные условия поставки не отражаются на цене приобретения.

Кроме основных критериев выбора поставщика, существуют и прочие критерии, количество которых может быть достаточно велико, например, более 60[2]. К ним относятся:

— Удаленность поставщика от потребителя;

— Сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

— Наличие у поставщика резервных мощностей;

— Организация управления качеством продукции у поставщика;

— Психологический климат в трудовом коллективе поставщика;

— Риск забастовок у поставщика;

— Способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования;

— Кредитоспособность и финансовое положение поставщика и прочее.