Организация работы персонала экскурсионного бюро

Работники, которым поручено составление экскурсионно – финансового  плана, изучают показатели выполнения плана по ассортименту (тематика экскурсий, география путешествий), выясняют, какие  экскурсионные темы пользуются наибольшим спросом у населения и приезжающих  в город туристов, подсчитывают фактическую  стоимость обслуживания одного участника  экскурсии, сравнивают с ее плановой стоимостью. В случае невыполнения этого показателя выясняют причины, которые вызвали это.

При планировании услуг на предстоящий год необходимо учитывать  складывающееся в данном бюро соотношение  между спросом населения и  предложением того или иного вида экскурсионной продукции со стороны  бюро. Существуют три варианта такого соотношения: спрос меньше предложения, спрос равен предложению, спрос  больше предложения. Многое в формировании спроса населения зависит от того, насколько высокую оценку получает оказываемая услуга, например, городская  экскурсия у самого потребителя, т. е. Каково качество экскурсионного обслуживания. Это наиболее действенная реклама, которая, неоднократно повторяясь, прежде всего в отзывах участников экскурсий, вызывает растущий спрос на данный вид услуг.

Подготавливая проект экскурсионно – финансового плана, работники  бюро должны изучить состав экскурсантов по категориям, выделив прежде всего  две основных: местное население  и туристы. Необходимо изучить содержание ранее составленных договоров на экскурсионное обслуживание с туристскими  базами, гостиницами, с предприятиями, учреждениями, организациями, предоставляющими туристам и экскурсантам такие услуги, как проживание, питание, культурное обслуживание.

Следует на основе анализа  данных о фактическом обслуживании групп экскурсантов за прошедший  период определить показатели экскурсионно – финансового плана на следующий  год, имея в виду, что он должен предусматривать  дальнейшее увеличение объема предоставляемых  услуг, повышение качества обслуживания туристов и экскурсантов, наиболее эффективное использование автомобильного и других видов транспорта, используемого  для проведения экскурсий, пропускной способности музеев, выставок, экскурсионных  объектов истории и культуры.

При составлении экскурсионно – финансового плана следует  иметь в виду, что он должен состоять из двух разделов:

·  обслуживание экскурсиями туристов по путевкам местных маршрутов, а также при приеме туристов по договорам, т. е. плановый контингент экскурсантов;

·  обслуживание другого контингента экскурсантов: местное население – городское и сельское.

Следует иметь в виду, что  себестоимость обслуживания экскурсантов и заполняемость автобуса взаимосвязанные  показатели. Чем ниже коэффициент  заполняемости автобуса, тем выше себестоимость обслуживания экскурсанта, она растет за счет стоимости транспорта и заработной платы экскурсовода и организатора экскурсий (при реализации групповой путевки) в расчете  на одного экскурсанта.

При определении рентабельности по каждому виду экскурсии необходимо исходить из того, что рентабельность представляет собой отношение прибыли  к полной себестоимости экскурсии.

Полную себестоимость  экскурсии по следующим калькуляционным  статьям: основная и дополнительная заработная плата экскурсоводов  и организаторов экскурсий, отчисление на социальное страхование, административно  – управленческие расходы бюро, отчисления на содержание советов по туризму и экскурсиям, стоимость  экскурсионного транспорта, стоимость  дополнительных услуг и обслуживания, плата музеям. В экскурсионно –  финансовом плане может найти  отражение дифференцированный подход к установлению цен на экскурсии. Такой подход находит свое выражение  в том, что в те месяцы, когда  наблюдается повышенный спрос на экскурсии, цены на них могут быть увеличены на 10 – 20 процентов, с обязательным снижением цен на экскурсии в период меньшего спроса на 10 - 20 процентов. Делается это, чтобы в среднем сохранялась расчетная цена экскурсий. Такой порядок позволит сохранить запланированные доходы от экскурсионного обслуживания. Цены на экскурсии могут быть также дифференцированы по дням недели: в субботние и воскресные дни цены повышаются, в будние дни – снижаются. Если в цену экскурсии включается входная плата в музей, выставку и проезд экскурсантов на городском транспорте, то прибыль на их стоимость не начисляется.

В экскурсионно – финансовом плане называется продолжительность  городских обзорных и тематических экскурсий.

Планирование экскурсионного обслуживания производится по видам  экскурсий: городские, загородные, производственные, музейные. По каждому виду в плане  указывается итог. Общая продолжительность  экскурсии на конкретную тему в астрономических  часах определяется в соответствии с утвержденной методической разработкой. При этом выделяется продолжительность  непосредственного ведения экскурсии  экскурсоводом в академических  часах.

Расходы на оплату экскурсионного транспорта планируется исходя из продолжительности  экскурсий и утвержденных тарифов  на пользование автотранспортом  в данном регионе.

В отдельных случаях стоимость  перевозки экскурсионной группы автомобильным транспортом взимается  с заказчика за время, потраченное  на экскурсию, а также за время, затраченное  на пробег автобуса к месту начала экскурсии и обратно, в тех  случаях когда экскурсионная  группа доставляется к первоначальному  месту посадки. Такой порядок  в целях экономии горючего не следует  превращать в обязательное правило  обслуживания экскурсантов. Если бюро проводят экскурсии, используя транспорт  заказчика, то необходимо планировать  определенное количество экскурсий, в  продажную стоимость которых  не включается плата за экскурсионный  транспорт.

Количество экскурсантов в группе планируется от 15 до 45 участников в зависимости от вида экскурсий  и от условий ее проведения, например, требований техники безопасности при  посещении работающих цехов на производстве, на горных экскурсионных маршрутах, а на экскурсиях с использованием транспорта – исходя из вместимости  автобуса, привлекаемого для передвижения экскурсионной группы на маршруте.

При планировании музейных экскурсий  количественный состав группы определяется пропускной способностью музея, в соответствии с условиями, согласованными с каждым конкретным музеем. Обычно в такую  группу включаются 20 – 25 человек. Количество участников производственной экскурсии 10 – 30 человек.

Большое значение при планировании экскурсионного обслуживания имеет  определение продолжительности  экскурсии. Общая продолжительность  экскурсии определяется в астрономических  часах (60 минут), ее непосредственное ведение  на маршруте или в музее в академических  часах (45 минут). Необходимо при этом учитывать ограничения продолжительности  городских экскурсий, установленные  Центральным советом по туризму  и экскурсиям: продолжительность  одной автобусной экскурсии по городу для групп туристов и экскурсантов, не должна превышать четырех академических  часов, а пешеходная экскурсия –  трех академических часов.

В загородной экскурсии, независимо от ее протяженности в километрах и продолжительности по времени (до одних суток) непосредственное ведение  экскурсий экскурсоводом бюро, направляющим группу на маршрут, не должно превышать  шести часов.

Во время транспортного  путешествия, в том числе и  в путешествии по местному маршруту выходного дня, ведение экскурсий  не должно превышать шести часов. Составляя проект плана, работники  бюро учитывают то обстоятельство, что при оплате работы экскурсовода во время загородной экскурсии или  транспортного путешествия каждый час непосредственного ведения  экскурсии (с учетом отдыха, необходимого для экскурсовода) засчитывается  как астрономический час.

1.9 Рост объемов туристско –  экскурсионного обслуживания

Необходимость постоянного  увеличения объемов работы бюро путешествий  и экскурсий вызывается прежде всего  возрастающим спросом населения  на туристско – экскурсионные  услуги.

При расширении объемов обслуживания транспортными путешествиями используются два основных резерва: база для размещения и транспортные средства (железнодорожные  поезда, самолеты, речные и морские  суда, автобусы. Все более важное место в работе бюро занимает арендованная база – гостиницы, общежития, частный  сектор, а также места на туристских базах.

Разработка качественного, отвечающего всем требованиям времени  хозяйственно – финансового плана  требует от экскурсионных работников широкого использования самых различных  резервов.

Постоянно действующим резервом в работе бюро является разработка новых маршрутов туристских транспортных путешествий, а также расширение тематики экскурсий. Расширение географии  маршрутов предусматривает комплексное  использование ряда других резервов. Среди них – освоение новых  экскурсионных объектов, привлечение  дополнительных кадров, использование  всех видов транспорта, охват обслуживанием  новых контингентов туристов и экскурсантов, в том числе за счет дифференцированного  подхода к обслуживанию, применение новых форм туристско – экскурсионной  работы, расширение и совершенствование  договорных отношений с заказчиками

Рост по объему предоставляемых  услуг в бюро не должен целиком  обеспечиваться за счет возрастания  стоимости транспортных путешествий  и экскурсий. В отдельных случаях  такой рост возможен, например, за счет повышения цены на бензин или входную  плату в музеи, а также часовой  оплаты за арендованные автобусы. Неправильно, когда при отсутствии каких-либо объективных причин бюро увеличивает  протяженность городской экскурсии  по времени – вместо двухчасовой  экскурсии проводит трех-четырехчасовую на ту же тему, с показам тех же объектов. Рост количества участников экскурсии не должен происходит за счет механического деления одной, например, городской трехчасовой  экскурсии на две и даже три  самостоятельные экскурсии без  включения в маршруты новых объектов показа и дополнительного материала.

Не следует без надобности увеличивать время пребывания на транспортных маршрутах и в путешествиях по местным маршрутам выходного  дня, особенно когда речь идет о пребывании в городах и других населенных пунктах, где мало достопримечательностей, а широкая экскурсионная программа  не вызывает интереса отдыхающих.

Рекомендуется активнее использовать такой резерв, как предоставление дополнительных услуг, ранее на маршруте не предоставлявшихся. В их число  могут, например, войти вручение участникам мероприятий буклетов, наборов открыток. Неплохо, когда, приобретая путевку  или экскурсионный билет, турист получает печатное издание, связанное с содержанием предстоящего мероприятия. Его стоимость включается в оплаченную путевку (билет).

Рекомендуется более активно  организовать работу по обеспечению  сувенирами и печатными изданиями  туристов и экскурсантов за счет личных средств. При этом нужно использовать принцип материальной заинтересованности работников бюро.

Большим резервом для роста  объемов является предоставление экскурсантам питания на экскурсии. Расходы на питание бюро закладывает в калькуляцию  стоимости экскурсии. Обычно делается два варианта экскурсий – без  питания и с питанием. Право  заказчика выбрать ту экскурсию, которая ему больше подходит.

Постоянно действующий резерв – расширение экскурсионной тематики, разработка новых тем экскурсий, где используются новые экскурсионные  объекты – памятники истории  и культуры, новые для данного  бюро достопримечательности и исторические места. Речь идет о более полном использовании  памятников, включенных в списки. Эту  работу следует начинать с учета  всех памятников и памятных мест, которые  могут быть использованы в экскурсионном  показе. Для удобства пользования  следует завести карточку на каждый объект. К заполнению карточек можно  привлечь экскурсовода.

Учет памятников истории  и культуры, достоверные, подробные  сведения о них позволяют работникам бюро постоянно разрабатывать новые  темы экскурсий. Правильно составленная тематика служит основой для комплексного подхода к воспитанию, для обеспечения  всестороннего гармоничного развития людей.

В числе резервов важное место  занимает использование различных  видов транспорта. Необходимо лучше  использовать свой автобусный парк, обратив  внимание на такой показатель работы, как размер ежегодного дохода от эксплуатации автобусов. При организации экскурсий  нужно добиваться сокращения простоев автобусов. Обслуживание туристских поездов  и теплоходов позволяет использовать один автобус для передвижения нескольких экскурсионных групп по маршруту. Делается это путем поочередной  доставки по челночному методу групп  к объектам для их показа.

Задача бюро – обеспечить более гибкие отношения с городскими автохозяйствами, добиваться четкого  соблюдения обязательств, установленных  двусторонними договорами между  экскурсионным учреждением и  автохозяйством, строить всю работу на взаимовыгодных началах, лучше использовать арендованный транспорт.

Рост объемов услуг  бюро путешествий и экскурсий  способствует более равномерному использованию  автобусов, собственных и арендованных, их хорошо организованной и равномерной  работе в течение всей недели. Неправильно  видеть в деле использования автотранспорта лишь один резерв – получение в  туристском и городском автобусных хозяйствах возможно большего количества автобусов для проведения экскурсий  в субботние, воскресные и праздничные  дни.

В экскурсионной практике существуют два понятия "место  начала экскурсии" и "место посадки  экскурсионной группы". Место  начала экскурсии – тот объект, где согласно методической разработке начинается экскурсионный маршрут, раскрытие темы экскурсии. Место  посадки группы, как говорит само название, место сбора группы и  ее посадки в автобус. В ряде случаев  по взаимной договоренности между заказчиком и бюро по окончании экскурсии группа доставляется к месту посадки.