Особенности управления женским коллективом

Что такое - жизненный цикл документа? Любой документ вне зависимости  от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в  целом называются «жизненным циклом документа». Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут  повторяться, а некоторые имеют  место только один раз):

1) документы создаются;

2) они рецензируются и  исправляются:

3) формально или неформально  утверждаются;

4) распространяются или  публикуются для более широкой  аудитории;

5) они выполняют свою  основную функцию и попадают  в архив;

6) при необходимости извлекаются  из архива, а затем снова архивируются.

Но в учебниках по делопроизводству такого понятия нет. Есть понятие  «документооборот» - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Выделяют следующие этапы технологической  цепочки обработки документов:

прием и первичная обработка;

предварительное рассмотрение и распределение;

регистрация документов;

направление на исполнение и исполнение, документов;

оформление и удостоверение  документов; отправка.

Отдельно как задачи делопроизводства рассматриваются вопросы контроля исполнения и хранения документов. Получается, что делопроизводство описывает  только часть этапов жизненного цикла  документа: ту, в рамках которой с  ним работает делопроизводитель.

В системах электронного документооборота с документами работают все сотрудники, кому по роду деятельности это необходимо. Это руководители, которым нужно  прочитать письмо и решить, что  делать с ним дальше, исполнители, которые работают по выполнению резолюции, готовят ответные письма. В целом  это может быть любой сотрудник  организации, которому нужна информация по документам, по их содержанию, назначенным  исполнителям, срокам исполнения и  т.д.

Кроме того, дополнительные возможности систем электронного документооборота (сортировка документов на выполненные  и невыполненные, автоматическая рассылка системой уведомлений о приближении  срока выполнения документа) позволяют  поднять исполнительскую дисциплину среди сотрудников.

1.4 Согласование документов  в СЭД

Одним из этапов жизненного цикла документа является его  согласование, когда документ уходит от автора, и до вступления его в  законную силу с ним знакомятся, высказывают свое мнение и спорят заинтересованные стороны.

Если рассмотреть жизненный  цикл документа с учетом количества людей, работающих с ним на каждой стадии, получится следующий график.

Наибольшее количество людей  работают с документами на стадии согласования. Процесс согласования - одна из самых трудоемких стадий при  подготовке документа.

Как правило, в ней участвует  несколько служб, и работа с документом каждой из них занимает определенное время. А общее время на согласование документа может стать весьма продолжительным, учитывая, что циклов согласования иногда приходится выполнять  несколько.

Задержки при передаче документа от одной службы к другой еще более затягивают процесс. А  если о документе невзначай забывают в какой-нибудь службе, процесс просто встает, и требуется приложить  усилия, чтобы понять, где же документ находится.

Для решения этих проблем  системы электронного документооборота предлагают возможность совместной подготовки и согласования документов. Стоит отметить, что эти процессы похожи, но реализуются по-разному.

При согласовании документа, содержание его не изменяется. Участники  согласования высказывают свои замечания («Согласен», «Не согласен», «Особое  мнение») вне текста документа. Итогом является исходный текст документа, а также набор мнений и замечаний  согласовывающих сторон. Инициатор  согласования сам вносит все изменения  в текст документа и, при необходимости, может оправить документ на повторное  согласование.

Сложность согласования заключается  в разнообразии маршрутов прохождения  документов и ситуаций поведения  участников этого процесса. Например, согласование может идти как независимо от порядка участников, так и в  строгом с ним соответствии. Процесс  согласования может как доводиться до конца вне зависимости от мнений его участников, так и приостанавливаться в случае, если кто-то выскажет свое несогласие.

При разработке маршрутов  согласования документов в системе  электронного документооборота Company Media, используется специальный конструктор.

Так, с помощью конструктора пользователь системы может выбирать параметры согласования: параллельное, последовательное, комбинированное.

Как «работает» параллельное согласование? При работе в СЭД, реального  движения документа не происходит. Он «лежит» в базе данных на сервере, поэтому эксперты, включенные в лист согласования, одновременно получают доступ к документу и могут  независимо друг от друга работать с ним. Сигналом к началу работы является получение участником согласования уведомления, которое поступает  по электронной почте. Оно содержит стандартный текст, информирующий  получателя о том, что он назначен участником процесса согласований. Открыв уведомление, пользователь по ссылке может  «перейти» на сам документ.

При последовательном согласовании, доступ к документу по очереди  получают эксперты, включенные в список согласующих Последовательное согласование при необходимости можно настроить  сложным образом: указать длительность каждого этапа согласования (и  сделать их разными), «прописать», что  именно делать в случае, когда срок согласования прошел, а виза не получена.

«Конструктор» предлагает такие  варианты действий:

ничего не делать;

продолжить процесс;

однократно уведомить  инициатора о просроченном согласовании и продолжить процесс;

приостановить согласование и наладить процесс периодического уведомления визирующего и инициатора.

Если один из согласующих  не согласен, «конструктор» предлагает такие варианты реакции:

уведомить инициатора и продолжить процесс;

продолжить процесс без  уведомлений;

уведомить инициатора и остановить процесс.

Когда лист согласования готов, инициатор нажимает кнопку

Экономия времени при  согласовании документа в системе  достигается за счет увеличения скорости его перемещения от одного участника  к другому. От инициатора согласования требуется гораздо меньше усилий и времени, чтобы контролировать данный процесс. Кроме того, эксплуатация системы позволит соблюсти жесткие  сроки подготовки документов.

1.5 Работа с шаблоном  документа

Для экономии времени в  СЭД реализован такой сервис, как  создание документа по шаблону. Шаблон - это заготовка определенного  вида документа, в которую можно  включить все повторяющиеся элементы.

Шаблоны могут быть двух видов:

* «заготовка» в виде  файла, подготовленного в одном  из офисных приложений. Шаблон  открывается в «родном» приложении  и дальнейшая работа происходит  в нем;

* текст, который можно  просмотреть прямо в регистрационно-контрольной  карточке документа.

Первый вариант шаблонов удобнее применять, когда организация  использует смешанный тип электронного документооборота: часть операций по обработке документов выполняется в СЭД, часть - «вживую» с использованием бумажных экземпляров документов.

Второй вариант удобнее, когда работа с документами переходит  полностью в ведение СЭД. Например, шаблон приказа по личному составу  удобнее делать в виде файла WORD, так  как его нужно будет распечатать  для длительного хранения (согласно законодательству - 75 лет). Второй тип  шаблонов вполне можно использовать и для внутренних распоряжений и  указаний.

В шаблон помимо бланка и  схемы расположения реквизитов может  быть включена «рыба» текста приказа. Если документ должен содержать обязательные данные, их можно включить в документ как текст, выделенный цветом.

Шаблоны документов могут  быть личные и корпоративные.

Каждый сотрудник, имеющий  рабочее место в СЭД, может  сделать заготовки документов, с  которыми он часто работает. Такая  возможность СЭД позволяет организовать личную работу в соответствии с одним  из правил тайм-менеджмента. Так, специалисты  по тайм-менеджменту советуют делать заготовку документа типа анкеты, где перечислены все вопросы, на которые должен дать ответ подготавливаемый документ.

Экономить время всех сотрудников, создающих проекты организационно-распорядительных документов, позволяют корпоративные  шаблоны. Корпоративный шаблон документа - это тоже заготовка документа, но выполненная в соответствии с  правилами, принятыми в организации. Например, шаблоны документов могут  быть утверждены Инструкцией по делопроизводству (документационному обеспечению  управления).

1.6 Организация создания  АС ДОУ

Выбор технологий работы с  электронными документами обусловлен спецификой деятельности каждой конкретной организации. Тем не менее организация  работы с документами, независимо от их носителя, должна базироваться на едином подходе - в любом случае от бумажного  документа нам никуда не деться. Сверхсовременные электронные технологии создания, регистрации, редактирования, организации, передачи и хранения документов, по сути, не отступают от традиционной, веками сложившейся отечественной  системы работы с документами. Традиционная форма документа, обусловленная  рядом объективных причин, также  остается неизменной

Основным принципом создания АС ДОУ должно стать стремление к  созданию единого документооборота, не делимого на традиционный и электронный, то есть принцип единого взаимопроникающего и взаимно обуславливающего сосуществования традиционной и электронной систем ДОУ.

Организация проектирования АС ДОУ включает:

1. Принятие решения об  автоматизации системы ДОУ в  организации.

Оформляется приказом руководителя организации, в котором указывается  структурное подразделение (должностное  лицо), ответственное за автоматизацию  системы ДОУ, сроки проведения работ, определяются даты промежуточного контроля и пр.

2. Проведение открытого  конкурса среди разработчиков  АС ДОУ (или проведение исследования  рынка разработчиков АС ДОУ)  с целью определения организации  - разработчика системы.

3. Разработка технического  задания на проектирование АС  ДОУ (осуществляется организацией-разработчиком  при участии организации - заказчика  АС ДОУ). При проведении открытого  конкурса проекты технических  заданий представляются организациями-конкурсантами  при заявлении на участие в  конкурсе.

4. Согласование технического  задания на проектирование АС  ДОУ. При необходимости - согласование  технического задания с органами  государственного надзора и другими  заинтересованными организациями.  Срок согласования технического  задания в каждой организации  не должен превышать 15 дней. [2]

5. Заключение договора  между заказчиком и разработчиком  на проектирование АС ДОУ.

6. Проектирование АС ДОУ.

7. Экспериментальное внедрение  АС ДОУ в организации.

8. Усовершенствование АС  ДОУ при наличии замечаний  и пожеланий со стороны заказчика  (осуществляется разработчиком).

9. Прием АС ДОУ в  эксплуатацию.

10. Ввод АС ДОУ в действие.

11. Проведение мероприятий  по обучению сотрудников организации  работе с вводимой АС ДОУ.  Списки сотрудников, которым необходимо  пройти обучение, представляются  руководителями структурных подразделений  (в соответствии с должностными инструкциями) и утверждаются руководителем организации.

Документация на АС - комплекс взаимоувязанных документов, полностью  определяющих технические требования к АС, проектные и организационные  решения по созданию и функционированию АС.

Рабочая документация на АС - комплект проектных документов на АС, разрабатываемый на стадии "Рабочая  документация», содержащий взаимосвязанные решения по системе в целом, ее функциям, всем видам обеспечения АС, достаточные для комплектации, монтажа, наладки и функционирования АС, ее проверки и обеспечения работоспособности.

Технорабочий проект АС - комплекс проектных документов АС, утвержденный в установленном порядке  и содержащий решения в объеме технического проекта и рабочей  документации на АС.

Эксплуатационная документация на АС - часть рабочей документации на АС, предназначенная для использования  при эксплуатации системы, определяющая правила действия персонала и  пользователей системы при ее функционировании, проверке и обеспечении  ее работоспособности.

Техническое задание на АС (ТЗ на АС) - документ, оформленный в  установленном порядке и определяющий цели создания АС, требования к АС и  основные исходные данные, необходимые  для ее разработки, а также план-график создания АС.

Техническое задание на проектирование АС ДОУ является основным документом, определяющим требования и порядок  создания (развития или модернизации - далее создания) автоматизированной системы, в соответствии с которым  проводится разработка АС ДОУ и ее приемка при вводе в действие. [2]

1.7 Международные требования  к системам автоматизации делопроизводства

В нашей стране отсутствуют единые, стандартизированные требования к системам автоматизации, на которые можно было бы опереться при выборе системы и составлении технического задания. В то же время за рубежом уже несколько лет существуют соответствующие стандарты, описывающие требования к подобным системам. Это стандарт MoReq в странах ЕЭС; DoD 5015.2-STD (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications) - в США; проект VERS (Victorian Electronic Records Strategy) -в Австралии и др. В данной статье мы рассмотрим европейский стандарт MoReq (Model requirements for the management of electronic records), как наиболее близкий нашей стране. Именно этот стандарт можно рекомендовать для использования при подготовке технического задания, выборе системы автоматизации ДОУ.