Особенности управления женским коллективом

Таким образом, спрос на такие программы  быстро увеличивается, и благодаря  этому производители создают  все более и более совершенные, многофункциональные системы, позволяющие  решить любые промышленные вопросы. Как итог этого можно увидеть, что практически все организации, даже большие приверженцы бумажного  документооборота в офисе, перешли  на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный  документооборот. С каждым годом  он принимает все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще активно  используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий бумажного  и электронного офиса.

Период  смешения технологий заведомо конечен, и повсеместное внедрение полноценного электронного документооборота исторически  неизбежно. Однако очень многие компании-производители  стремятся обеспечить эффективность  деятельности своих клиентов и на этом непродолжительном отрезке  пути к новой эпохе.

Целью данной дипломной работы являлось выявление  эффективности внедрения СЭД  на предприятии. Проведенные исследования и работы позволяют нам сделать  ряд выводов и предложений:

Актуальность  проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого  документационного пространства с  учетом рационального использования  человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

Исследование  проблем в области бумажного  делопроизводства позволяет выявить  наиболее существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего  их решения:

- неизбежная потеря документов, следовательно  и информации;

- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему  лицу;

- накопление множества документов, назначение и источник появления  которых неясны;

- большие затраты времени на  подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость  обработки и информации, а значит - медленная реакция на новые  воздействия;

- избыточность документооборота, большая  потеря времени на обработку  входящей и исходящей корреспонденции,  внутренних документов и на  ознакомление с документами;

- бесконтрольность исполнителей, невозможность  доведения в короткие сроки  поручений, вытекающих из резолюций  до конкретных исполнителей;

- невозможность установления истории  работы с документами;

- избыточные затраты на бумагу  и копирование для создания  нескольких копий одного документа.

Изучение  понятия «системы электронного управления документами» помогло разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного документирования», «системы электронного документооборота», «корпоративные системы электронного управления документами».

Проведенный в работе анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной  автоматизированной системы, которая  бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.

Рассчитана  эффективность внедрения СЭД  на смоделированном предприятии. Таким  образом, сроки окупаемости системы, даже при пессимистических прогнозах, не будут превышать двух лет.

Безусловно, вопрос автоматизации документооборота решается для каждой фирмы индивидуально. Существует не мало отрицательных моментов, связанных с интеграцией новых  технологий, обучением персонала, дооснащением оборудования, мотивацией руководства  на использование систем электронного документооборота, что говорит о  многосторонней проблеме автоматизации  и возможности дальнейших исследований данной тематики.

Список  использованной литературы

1. Аладин, Н. Электронный документооборот  для всех и для всего / Н.  Аладин // Банковские технологии. - 2008. - №7. - С.57-59

2. Белая, Т. Р. Автоматизированная  система документационного обеспечения  управления: организация создания  АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. - 2007. - №3. - С.40-47

3. БОСС-Референт [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.boss-referent.ru/about/

4. Дело [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим  доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/

8. Кузнецов, С. Л. Международные  требования к системам автоматизации  делопроизводства / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2006. - №3. - С.63-69

9. О системе LanDocs [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.landocs.ru/system/index.php

10. Подолина, О. Автоматизация подготовки  организационно-распорядительного  документа: работа с его шаблоном / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - №10. - С.20-21

13. Подолина, О. Роль системы электронного  документооборота в автоматизации  бизнес-процессов компании / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - №8. - С.87-91