Особенности управления женским коллективом

Программное обеспечение  для автоматизации делопроизводства может представлять собой специализированный пакет, несколько интегрированных  пакетов, заказную разработку или комбинацию вышеназванного; во всех случаях решение  должно быть дополнено организационными мероприятиями и политиками управления. Характер программы будет варьироваться  от организации к организации. В  стандарте не приводится исчерпывающего списка требований к характеру конкретной системы. Предполагается, что пользователи должны сами определить, каким образом  следует реализовать функциональные требования, чтобы отвечать их потребностям.

Стандарт может использоваться:

потенциальными пользователями: как основа для подготовки конкурсных требований (технического задания);

учебными  заведениями: как справочный документ для подготовки учебных курсов по электронному делопроизводству и как  учебный материал;

поставщиками  и разработчиками АС ДОУ: как руководство  по разработке продукта и улучшению  его функциональных характеристик. [8]

В целом стандарт является важнейшим  ориентиром для составления технического задания и выбора системы автоматизации  делопроизводства. На сегодня, при наличии  на рынке систем автоматизации ДОУ, существенно различающихся по функциональности, но схожих по описанию, затруднен выбор  подходящей системы, что приводит к  разочарованию в самой идее автоматизации  в случае выбора неподходящего программного продукта. Использование MoReq позволяет  работникам службы ДОУ и IT-службы составить  свой список требований к системе  автоматизации, представить, что система  должна делать, каким отвечать критериям, и выбрать систему, оптимальным  образом соответствующую потребностям организации.

 

1.8 Обзор СЭД на российском рынке

В настоящее время на отечественном  рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных  для автоматизации документационного  обеспечения управления.

На  сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих  компаний-разработчиков:

«Optima Workflow», Оптима;

«БОСС-Референт», АйТи;

«Дело», Электронные Офисные Системы;

«Евфрат-Документооборот», Cognitive Technologies.

7. «PayDox», PayBot LLC.

1.8.1Краткие характеристики системы «Optima-Workflow»

Самое главное в Optima-Workflow - ориентированность  на процессы, а не на документы. Владелец может настраивать работу системы  так, как ему нужно не ограничивая  себя рамками ее начальной конфигурации Optima-Workflow' хоть и не является самоорганизующейся системой, способна полностью адаптироваться к специфике предприятия и  происходящим изменениям в его деловых  процессах.

С помощью системы Optima-Workflow можно создавать  маршруты движения документов и отслеживать  их обработку на всех этапах. Контроль за исполнением документов обеспечивается соответствующими встроенными механизмами  путем сопоставления заданных и  фактических характеристик процесса. Для создания выходных форм и отчетов  сотрудники могут использовать предоставляемые Optima-Workflow средства проектирования макетов  различных документов о результатах  проведенной работы.

Достоинства системы:

1) Простота и гибкость. Система  содержит все необходимое для  быстрого внедрения документооборота (включая конфиденциальные документы), легко адаптируется к специфике  любой организации, государственным  и корпоративным стандартам.

2) Масштабируемость и управляемость.  Система может обслуживать как  всю сферу управления документами,  так и внедряться поэтапно, начиная  с критических участков делопроизводства. Optima-Workflow автоматически собирает статистику о движении документов, анализ которой позволяет рационализировать документооборот. При изменении организационной структуры фирмы перенастройка системы производится без остановки работы.

3) Открытость. Optima-Workflow основана на  принципах открытой архитектуры,  что обеспечивает ее взаимодействие  с любыми другими средствами  обработки данных, например системами  бухгалтерского учета и финансового  анализа, службами электронной  почты и др. [15]

1.8.4 Краткие характеристики системы  «БОСС-Референт»

Система «БОСС-Референт» разработана компанией  «АйТи» на базе продукта Lotus Notes компании IBM, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой  работы и может рассматриваться  в качестве стандарта в этой области.

Данная  разработка ориентирована на средние  коммерческие предприятия.

Система обеспечивает поддержку следующих  процессов:

подготовка  и согласование документов;

подготовка, и исполнение и контроль поручений;

обработка входящей и исходящей корреспонденции;

управление  прохождением внутренних документов: распорядительных, организационных  и информационно-справочных;

хранение  и динамическое обновление данных о  структуре и работниках предприятия, поддержка механизма делегирования  полномочий. Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;

поддержка технологического документооборота по трем направлениям работы: а) ведение  реестра и обслуживание материальных объектов, б) подготовка договоров и  обработка событий по ним, в) взаимоотношения  с клиентами, поставщиками и партнерами;

поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между  центральным офисом организации  и ее подчиненными структурами, а  также напрямую между подчиненными структурами.

Преимущества  системы БОСС-Референт

Средства  создания единого информационно-управленческого  пространства для организаций любой  сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.

Поддержка сложных маршрутов согласования документов.

Быстрая автоматизация бизнес-процессов  благодаря наличию встроенных процессов  обработки документов, настраиваемых  и модифицируемых с учетом специфики  заказчика.

Надежная  работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.

Наличие средств защиты информации. Возможность  построения на базе БОСС-Референта  системы юридически значимого электронного документооборота.

Простота  освоения пользователями.

Успешное  использование системы ведущими компаниями и организациями России. [3]

1.8.5 Краткие характеристики системы  «Дело»

Система «ДЕЛО», разработанная компанией  «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов  делопроизводства, а также ведение  полностью электронного документооборота организации.

Система делопроизводства эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных  структурах.

Функциональные  возможности:

*отслеживание  всех этапов делопроизводственных  операций и результатов выполнения  работ по основным функциональным  процессам организаций и учреждений;

*регистрация  проектов как отдельной группы  документов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа  с возможностью копирования (переноса) данных;

*ввод  текстов резолюций, включая повторные  и назначение исполнителей по  ним;

*направление  резолюций и документов на  рабочие места пользователей-исполнителей  с помощью механизма электронной  почты;

*пересылку  отчетов исполнителей по документу  ответственным исполнителям и/или  авторам резолюций;

*осуществление  контроля за своевременным исполнением  поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний  руководства; проверка правильности  и своевременности исполнения  документов;

*объединение  и группирование документов, зарегистрированных  в системе делопроизводства, по  различным признакам;

*выполнение  поиска по совокупности реквизитов  регистрационных карточек, а так  же резолюций, с целью осуществления  функций контроля исполнения  документов, и резолюций и ведения  справочно-аналитической работы;

*ввод  сведений об отправке исходящих  документов адресатам с созданием  реестров рассылки документов;

*получение  согласно действующим правилам  и инструкциям информационных  материалов, сводок, отчетов для  предоставления руководству;

*предоставление  любому должностному лицу своего  личного электронного кабинета;

1.8.6 Краткие характеристики системы  «Евфрат-Документооборот»

Данная  система была разработана компанией Cognitive Technologies. Новая версия системы  «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 позволяет  построить полноценную систему  управления бизнес-процессами и документами  организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для  успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.

Основными функциями системы являются:

регистрация документов в системе (заполнение электронной  регистрационной карточки), присоединение  к карточке любого количества файлов произвольного формата;

постановка  документов на контроль;

возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

возможность проектирования типовых маршрутов  движения документов;

слежение  за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;

поиск документов по любому из полей регистрационной  карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;

разграничение прав доступа к документам, в том  числе с использованием ролей, что  удобно при временном или постоянном замещении должностей;

протоколирование  действий пользователей, криптографическое  шифрование и применение ЭЦП;

Особенностью  системы АС «ЕВФРАТ-Документооборот» является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования. [5]

1.8.7 Краткие характеристики системы  «PayDox»

Система электронного документооборота PayDox предназначена  для управления корпоративными документами  и групповой работой сотрудников. Система включает все возможности  для организации единого электронного документооборота предприятия в  соответствии с отечественными нормами  делопроизводства, поддерживает коллективную работу сотрудников с документами, включая ведение версий документов, осуществляет электронное согласование и утверждение документов, рассылку и ознакомление сотрудников с  документами с регистрацией факта  ознакомления сотрудника с документом, а также ориентирована на работу с платежными документами - ведение  и учет платежных документов, управление договорами, создание отчетов о платежных  балансах по договорам, создание отчетов  о платежных балансах по предприятию, контроль исполнения платежей и отчеты о задолженностях, контроль затрат и отчеты по статьям затрат, формирование и исполнение бюджетов.

Использование функциональности конфигураций позволяет  сформировать необходимый функционал для различных задач или различных  групп пользователей. Конфигурации позволяют сделать интерфейс  системы или очень простым, содержащим всего несколько кнопок и пунктов  меню, или более сложным, позволяющим  использовать все многообразие функций PayDox. [19]

Электронный документооборот позволяет держать  под контролем все потоки документов, сократить затраты времени на рутинные действия и высвободить  так необходимое время - со значительным повышением качества работы.

Откуда  берутся резервы времени?

1) Первый резерв времени. Передача  документов между стадиями обработки  происходит практически мгновенно.  Например, документ окажется у  своего адресата сразу после  его регистрации в канцелярии, а не будет долго ждать, пока  его положат в нужную папку,  потом за ним придет секретарь,  рассортирует по сотрудникам  и, наконец, сотрудник заглянет  за своей почтой.

2) Второй резерв времени. Много  времени теряется на выяснение  вопросов: «А был ли документ?»,  «А кому его отправили?», «А  где он сейчас?», «А что с  ним происходило? »

3) Третий резерв времени. Часто  работа с документами идет  неравномерно - некоторые исполняются  очень быстро, а некоторые забываются  и задерживаются. Система электронного  документооборота берет на себя  контроль сроков прохождения  документов.

4) Четвертый резерв времени. Если  по входящему документу есть  резолюция или поручение, его  исполнение нужно контролировать. Если это делать в ручном  режиме, на каждый документ заводится  регистрационная карточка, указывается  срок исполнения, в эту же карточку  вносится отметки об исполнении. Чтобы проконтролировать исполнение, секретарь сортирует карточку - по  сроку исполнения, выполнены резолюции  или нет, в срок или с нарушением  срока. Все это достаточно трудоемко.  При использовании систем электронного  документооборота информацию об  исполнении документа вносит  сам исполнитель. 

Почему  время так важно? В современных  условиях все более ужесточающейся конкуренции часто выигрывает не тот, который делает лучший продукт, а тот, кто может работать быстрее  и успевает захватить рынок.

В среднем, сотрудник, который работает с документами, тратит около часа на поиск необходимой информации. Таким образом, за месяц получается примерно 2,5 дня. Если учесть все расходы  на одного рабочего, то использование  автоматизированной системы документооборота даст отличный резерв для экономии денежных средств организации.