Особенности управления женским коллективом

 

2. Практическая часть

2.1 Постановка цели

Целью практической части является переход  предприятия на систему электронного документооборота, для чего нужно  выполнить следующие задачи.

Во-первых, требуется модель организации. Структура  фирмы и все необходимые для  аналитической части данные будут  максимально приближены к реальным показателям крупного предприятия  Волгограда. Это необходимо для наглядности  результатов автоматизации документооборота, так как малый и средний  бизнес в нашем регионе недостаточно развит для перехода на СЭД.

Во-вторых, следует подробнее рассмотреть  одну из систем, указанных в теоретической  части работы. В качестве примера  будет взята СЭД PayDox. При низкой стоимости лицензии на продукт, она  зарекомендовала себя как система  с хорошей функциональностью. Потребуется  разобрать архитектуру данной СЭД  и произвести требуемые настройки, а также выявить ее преимущества и недостатки при внедрении в  организацию.

В-третьих, рассчитать эффективность от перехода предприятия на автоматизированный документооборот.

2.2 Моделирование организации

Базой для внедрения СЭД PayDox будет являться смоделированная коммерческая организация ОАО «Модель-Екатеринбург», которая предоставляет юридические и аудиторские услуги на городском и региональном уровне. Внутри предприятия выделяются 4 подразделения: бухгалтерия, секретариат, юридический и аудиторский отделы, которые в свою очередь взаимодействуют с рядом предприятий-клиентов, а также с головной компанией, которая находится в Москве. В этих отделах работают специалисты по отдельным вопросам, готовящие квалифицированные решения в соответствии со своей компетенцией, а утверждает их генеральный директор.

Согласно  своим функциям, каждый отдел разрабатывает  соответствующие документы, которые  передает в другие отделы, а также  внешним организациям и предприятиям и, соответственно, головной компании.

 

 

2.3 Внедрение СЭД PayDox

2.4 Расчет эффективности внедрения  СЭД

2.4.1 Вычисление расходов

Сначала подсчитаем все расходы на внедрение  системы. Введем некоторые предположения  и обозначения, выполним простейшие подсчеты.

1. Стоимость одной лицензии ПО. Обычно эта цифра находится в диапазоне от 2500 до 25 000 руб. на рабочее место и в существенной степени зависит от числа закупаемых лицензий, то есть - от количества рабочих мест в СЭД.
2. В нашем случае, количество рабочих мест равняется 60, а стоимость одной лицензии ПО PayDox 5000 руб. Таким образом, стоимость внедрения составит 5000*60 = 300 000 руб.

2) Стоимость дополнительной техники,  необходимой для внедрения СЭД  (компьютеры, принтеры, сканеры и  т. д.). Величина, в большинстве  случаев практически пропорциональная  количеству рабочих мест. Стоимость  техники на одного сотрудника = 35 000 руб. Данные указаны исходя  из современных цен на технику  (компьютеры, сканеры, принтеры и  т.д.). Коэффициент недооснащенности  может быть от 10 до 40%, по большинству  организаций эта цифра вряд  ли больше. Допустим, требуется дооснащение  техникой на 25%. Стоимость дополнительного  оборудования в этом случае  составит примерно:

Дооснащение = 0,25*35 000*60 = 525 000 руб.

3) Стоимость работ по внедрению  системы. Эта величина не пропорциональна  размеру организации, но, естественно,  находится в определенной зависимости  от него. Стоимость внедрения  в существенной степени зависит  от того, как будет организовано  внедрение, чьими силами оно  будет проводиться, во сколько  этапов.

Предположим, что у ОАО «Модель-Волгоград» есть собственный штат сотрудников, способных организовать внедрение  системы, и ей нужно только привлечь консультанта для решения наиболее сложных проблем. Типовой объем  работ по внедрению информационных систем такого класса обычно составляет порядка 5 человеко-месяцев. Из них примерно 2 человеко-месяца - работа консультанта, которая стоит дороже. Добавим  еще два человеко-месяца с учетом достаточно большого количества сотрудников  в организации. Средняя стоимость  собственного персонала типичного  ведомства - примерно 15 000 руб. в месяц. Стоимость консультанта в зависимости  от условий предоставления услуг - от 50 000 до 150 000 руб. в месяц. Для определенности положим, что она равна 100 000 долл. Итого получаем оценку стоимости работ по внедрению: 5*15 000 + 2*100 000 = 275 000 руб.

Таким образом, суммарные расходы по внедрению  такой системы при разумной организации  процесса могут составить:

300 000+525 000+275 000=1 100 000 руб. Стоимость сопровождения  составит еще порядка 200 000 руб.  Получаем расходы на сумму  1 300 000 руб.

Перейдем  теперь к "доходной части".

2.4.2 Оценка эффекта

Начнем  с оценки прямой экономии средств. Пусть  она включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении  такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это  постоянные расходы, поэтому посчитаем  расходы в месяц, чтобы затем  оценить сроки окупаемости.

Максимальную  стоимость расходуемой в месяц  бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать  и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня  один средний сотрудник в состоянии  прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный  объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного  документа, то есть 4-5 страниц, иначе  этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. Разброс получается большой, но такой грубой схемы (тем более что этот фактор явно не будет значимым в общем балансе доходов и расходов) положим, что на одного сотрудника средней организации приходится 25 страниц в день.

Если  Р - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят 21*25* P*N. Положим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,5 руб. Тогда:

Расходы на бумагу = 21*25*0,5*60 = 15 750 руб. в месяц.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить  сложнее. В первую очередь она  складывается из следующих факторов:

Экономия  усилий за счет повторного использования  существующих документов.

Экономия  времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств  поиска информации.

Ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской  дисциплины.

Попытаемся  перевести эти факторы в конкретные оценки.

Так как любая организация постоянно  занимается решением достаточно похожих  друг на друга задач, то очевидно, что  возможность повторного использования  существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое  повторное использование - устоявшаяся  практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных  проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве  случаев равен нулю.

Экономия  времени на поиск документа. В  рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени  сотрудника.

Ускорение бизнес-процессов - наиболее очевидная  выгода от внедрения СЭД. При бумажном документообороте почта сотрудникам  обычно разносится канцелярией два  раза в день. Таким образом, в зависимости  от списка согласования документ может  проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а  комплексный контроль исполнительской  дисциплины отдельного сотрудника осложняется  непрозрачностью его деятельности. При внедрении СЭД документы  передаются в следующую инстанцию  сразу же после исполнения. При  любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими  работами, и соответственно можно  принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее  трех дней, может быть исполнен в  один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через  многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько  раз. Другими словами, это еще 10-30% экономии рабочего времени.

Таким образом, наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат составила  величину около 20%. Исходя из средних  месячных расходов на одного сотрудника в типовом ведомстве в 15 000 руб. можно считать, что внедрение  СЭД позволяет сэкономить:

Экономия = 15 000*60*0,20 = 180 000 руб. в месяц.

Получаем, общую экономию за месяц равной около 195 000 руб. При расходах в 1 300 000 руб. срок окупаемости внедрения СЭД составит менее года.

В приведенном выше подсчете можно  легко выявить недосатки. Во-первых, стоимость внедрения СЭД может  оказаться выше в несколько раз - в зависимости от того, какая  форма внедрения будет выбрана, и насколько требования организации  отличаются от возможностей, уже заложенных в систему. Во-вторых, эффективность  от внедрения может быть не столь  очевидной, хотя, по моему мнению, 20% экономии усилий - вполне достижимая величина для организации, постоянно работающей с документами. Надо учитывать, что  если объем работы с документами  в организации недостаточен для  того, чтобы можно было говорить о столь существенной экономии ресурсов, то и требования к системе будут  существенно более простыми, а  значит, стоимость внедрения, модернизации техники и т. д. может оказаться  гораздо ниже.

2.5 Анализ результатов

2.5.1 Проблемы внедрения СЭД

Одной из типичных ошибок, совершаемых при  переходе к электронному документообороту, является их недостаточная проработка, что в свою очередь приводит к  неэффективной работе системы. Очень  часто руководство компании считает  вопросы организации документооборота несущественными, не заслуживающими особого  внимания, но в конечном итоге именно эти «мелочи» становятся решающими  в деле повышения эффективности  бизнес-процессов компании. Недостаточная  заинтересованность руководства в  проекте может привести к тому, что внедрение может затянуться на очень длительное время.

Другим  распространенным препятствием является способ построения СЭД. По мнению экспертов, самостоятельная разработка СЭД  корпоративного масштаба силами ИТ-подразделения  заранее обрекает организацию на длительный процесс доработок и  ставит, кроме того, весь проект в  зависимость от разработчиков системы.

Еще несколько трудностей возможны на следующих  этапах внедрения СЭД. Среди них  недостаточная проработанность  внутрикорпоративных документов, регламентирующих процессы документооборота в организации  и слабое внимание со стороны руководства  к вопросам обучения конечных пользователей.

2.5.2 Эффективность автоматизации документооборота

Эффект  от внедрения автоматизированной системы  электронного документооборота складывается из двух основных частей:

К первой группе эффектов относятся:

Экономия  средств (благодаря использованию  более дешевой технологии обработки  документов в электронной форме): на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и др.), на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места).

Экономия  рабочего времени сотрудников:

на  ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование  и пр.); на прохождение документов; на поиск нужных документов; на повторное  использование документов.

Ко  второй группе эффектов (неисчисляемых) относятся:

Ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со своевременностью и оперативностью принятия решений  в случаях, когда ситуация зависит  от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения и т.п.);

Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение  контроля за всеми информационными  потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют  централизованно отслеживать ход  всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской  дисциплины, систематизировать и  анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования  системы управления;

Повышение качества работы с информацией, возможность  выполнения новых типов или способов выполнения работ. С внедрением системы  электронного документооборота пользователям  становится доступной более широкая  область применения информации документов, возрастает востребованность данных, влияющих на принятие решений, что, в  свою очередь, приводит к улучшению  работы организации;

Формирование  единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Современная система документооборота должна решить проблему географической удаленности людей (например, сотрудников  филиалов или дочерних организаций) и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры;

Развитие  корпоративной культуры, стимулируемое  применением современных технологий для коллективной работы сотрудников  и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей.

Заключение

Организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и  тогда, когда внутри организации  будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.

За  время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных  продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации  рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень  трудно представить современный  офис не только без компьютера, но и  без специальных программ, позволяющих  автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний  день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует  основным требованиям российского  делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного  программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности  функционирования и настройки того или иного программного обеспечения.