Перспективы развития управления проектами

    Вместе  с тем у каждого проекта должен быть менеджер. Данную функцию может выполнять владелец проекта или другой человек, не обязательно являющийся сотрудником организации-спонсора проекта. При отсутствии формально назначенного менеджера проекта эта роль автоматически переходит к тому менеджеру организации-спонсора, который управляет различными участниками проекта, вне зависимости от того, осознает он это или нет.

    Обязанности владельца проекта отличаются от обязанностей менеджера проекта. Во время планирования и исполнения основного проекта владелец выполняет следующие обязанности по управлению:

    1. Обеспечение стратегического руководства  - принятие решений на высшем  уровне, контроль и общее руководство  проектом:

    - обоснование необходимости результатов проекта;

    - участие в разработке и гарантирование  исполнения как корпоративных  долгосрочных стратегических планов, так и проектных, с целью  обеспечить должный уровень производительности, соблюдение бюджета и выполнение  календарного плана;

    - утверждение технических, стоимостных  и временных целей проекта,  обычно собранных в укрупненном  плане проекта, а также основных  изменений плана;

    - выработка и использование соответствующих  методов и процедур для обеспечения  эффективного управления проектом;

    - привлечение современных технологий, знаний и навыков при управлении  проектом;

    - определение стратегии исполнения  проекта: выбор организаций-участников, которые будут играть основную  роль в планировании и исполнении  проекта, обеспечение четкого понимания и разграничения их обязанностей;

    - обеспечение адекватной информационной  поддержки для облегчения управления  проектом;

    - контроль исполнения плана проекта  всеми сторонами, участвующими  в нем, и достижение должного  уровня контроля за ходом исполнения всего проекта;

    - обеспечение своевременного принятия  решений и утверждения документов  во избежание срывов запланированных  сроков.

    2. Снабжение необходимыми ресурсами:

    - обеспечение проекта в течение  всего жизненного цикла денежными,  человеческими и другими ресурсами, необходимыми для выполнения работы в соответствии с утвержденным планом;

    - осуществление непрерывного контроля  за использованием ресурсов и,  если необходимо, их перепланирование  и перераспределение для завершения  проекта в запланированные сроки, причем в рамках бюджета.

    3. Гарантирование соответствия законодательству:

    - обеспечение своевременного выполнения  всех требований законов, законодательных  актов и нормативных документов, включая вопросы лицензирования  и обеспечения качества.

    Эти основные обязанности владельца  проекта присутствуют в любом  типе крупного проекта развития.

    Организация, несущая ответственность за проект, и, разумеется, сотрудник, играющий в  данной организации роль менеджера  проекта, принимают на себя обязанности, которые предполагают:

    1. Достижение целей проекта:

    - планирование, организацию, формирование  штата проекта, руководство и  контроль за ходом его исполнения  для гарантированного достижения  технических, стоимостных и временных  целей проекта.

    2. Определение и распределение ответственности:

    - четкое определение ответственности  и полномочий всех участников  проекта, включая менеджеров, подрядчиков,  поставщиков и консультантов;

    - назначение ответственным за  план по обеспечению качества  менеджера высшего звена, независимого от менеджера, отвечающего за достижение технических, стоимостных и качественных целей проекта (в том случае, когда требуется соблюдение формальных процедур обеспечения качества).

    3. Планирование и контроль за  ходом исполнения проекта:

    - планирование, составление календарного графика и контроль взаимодействия всех участников проекта в соответствии с принятой системой планирования и контроля исполнения проектов;

    - внедрение и использование адекватной  системы и процедуры контроля  бюджета, а также стоимостей работ и материалов в проекте;

    - авторизацию работ проекта и  контроль за их исполнением,  обеспечение снабжения проекта  основным оборудованием и материалами;

    - внедрение и последующее применение  информационной системы управления  проектами, которая обеспечивает необходимую информацию для ведения проекта;

    - утверждение (и, если требуется,  принятие на более высоком  уровне) основных решений и изменений  стратегии, содержания, сроков и  стоимости проекта.

    4. Исполнение проекта в соответствии  с условиями необходимого лицензирования, процедурами контроля и обеспечения качества:

    - разработку программы действий  и процедур для получения необходимых  лицензий и достижения качества  в соответствии с требованиями  органов государственного регулирования;

    - гарантирование выполнения программы обеспечения качества, которая должна осуществляться независимой организацией. Обеспечение документального подтверждения того факта, что требуемое качество продукции достигнуто.

    5. Оценка хода исполнения проекта  и управление им:

    - определение отклонений на соответствующем уровне детализации путем частого и периодического сравнения фактического состояния проекта с планами, расписанием и бюджетом;

    - принятие необходимых корректирующих  мер для гарантированного достижения  намеченных целей или, в случае неудачи, изменение целей.

    Все эти обязанности и методы их выполнения будут предметом дальнейшего  обсуждения в данном курсе.

    Эффективное управление проектами - залог управляемого стратегического развития

    Подводя итог, можно сказать, что для того, чтобы выжить и существовать в течение продолжительного времени, организации должны развиваться в различных направлениях. Развитие может быть плавным или скачкообразным, пошаговым. Шаги любой величины - это проекты. Проекты, имеющие сходные характеристики, часто объединяются в программы. Владельцы проектов имеют четко определенные обязанности по управлению проектами, и эти функции отличаются от обязанностей менеджеров проектов. Адекватное стратегическое управление развитием организации требует выбора нужных проектов развития, выполнения своих обязанностей владельцами проектов и управления проектами с использованием проверенных на практике методов.

3. Возможности совершенствования управления проектами

 

    Возможности совершенствования управления проектами  можно изыскать в сфере человеческих ресурсов, систем и процедур. Вероятные причины плохого исполнения проекта заключаются в следующем:

    - процессы, лежащие в основе проекта  (например, разработка продукта и  запуск его в производство) не  продуманы или не документированы как одно целое;

    - одновременно реализуется слишком  большое число проектов, несоразмерное  имеющимся ресурсам. Таким образом,  организация берет на себя  больше обязательств, чем может  выполнить;

    - не удается уложиться в первоначально  установленные сроки или бюджет;

    - никто не несет персональной  ответственности за выполнение  проекта в целом;

    - отсутствует полное понимание  функций менеджера проекта;

    - менеджер проекта подотчетен  не тому лицу в организации,  которому надлежит;

    - на должность менеджера проекта назначен некомпетентный человек;

    - между менеджером проекта и  функциональными менеджерами имеются  серьезные разногласия;

    - не существует системы комплексного  планирования и контроля;

    - планы и календарные графики  нереалистичны;

    - отсутствует возможность расчета стоимости проекта;

    - приоритеты проекта часто меняются  и противоречат друг другу;

    - контроль над изменениями, затребованными  заказчиком, несовершенен;

    - контроль изменений в проектировании  недостаточен, отсутствует управление  конфигурацией проекта;

    - штат проектного офиса неправильно  организован и укомплектован.

    Чтобы достичь значительных улучшений  в такой сложной области, как  управление проектами, необходимо, как  правило, внести изменения во все  сферы: персонал, организацию, процессы, системы и процедуры, причем сделать это нужно хорошо скоординированным образом.

    Некоторые типичные методы совершенствования  в каждой из сфер деятельности перечислены  ниже (для разрешения специфических  ситуаций могут быть продуманы дополнительные мероприятия):

    1. Обучение и подготовка управленческого персонала:

    а) разработать программы обучения и подготовки персонала в целях:

    - улучшения понимания и использования  концепций и методик управления  проектами на всех уровнях;

    - развития навыков, необходимых  для менеджеров проектов и специалистов по сопровождению проектов;

    - осознания новых политик, систем  и методов управления проектом;

    - улучшения понимания и практики  работы в команде;

    б) разработать политику и процедуры, касающиеся:

    - критериев отбора менеджеров  проектов в зависимости от типа и размера проекта;

    - профессионального и карьерного  роста лиц, работающих в сфере  управления проектами;

    - оценки эффективности работы  менеджеров проекта и других  участников проектов.

    2. Распределение обязанностей и ответственности:

    а) сформировать централизованный офис планирования и управления проектной деятельностью для обеспечения общего управления и разрешения множества мелких проблем, существующих в каждом проекте;

    б) выработать и утвердить четкие описания ролей спонсора проекта и менеджера проекта;

    в) разработать матрицу ответственности  для формирования ясных и четких взаимоотношений всех менеджеров, вовлеченных  в проект;

    г) разработать должностные инструкции, применимые в проектах разных объемов  и типов, для следующих должностей:

    - менеджера проекта;

    - планировщика и контролера проекта;

    - администратора проекта по контрактам;

    - инженера проекта;

    - координатора проекта по вопросам  производства;

    - менеджера проекта по испытаниям;

    - иных аналогичных должностей, определяемых  требованиями организации;

    д) создать проектно-функциональную матрицу  организации ответственности и  предпринять необходимые действия по обеспечению ее функционирования.