Предложения по совершенствованию работы начальника и организации труда общего отдела на ОАО

К средствам труда руководителя относят: - мебель и оборудование (рабочий стол, стол для компьютера, книжный шкаф, кресло руководителя, кресла для посетителей и пр.); - технические средства (персональный компьютер, коммутатор внутренней связи, телефонный аппарат (факс), канцелярские принадлежности и пр.).

Условия труда руководителя определяются главным образом: - площадью помещения; - санитарными условиями; - нормой освещенности; температурой помещения; - уровнем влажности; - уровнем шума; - дизайном и цветовой гаммой помещения.[24, с.18] При рассмотрении вопроса организация  рабочего места руководителя необходимо учитывать следующие моменты:[27, с.59]

1. Внутренний объем и  форма кабинета. Приемлемая площадь  для руководителей от 20 до 40 м2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, совещаний, приема посетителей. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2;

2. Мебель. Здесь необходимо  учитывать следующие моменты:

2.1. Антропометрические показатели (имеется ввиду рост, длина корпуса, длина рук и др.);

2.2. Обеспечение удобного  положения тела человека, что  создает условия для меньшей  утомляемости, хорошего зрительного  восприятия, свободы движения и  другого;

2.3. Рациональная планировка  и компоновка мебели;

2.4. Мебель должна выглядеть  эстетично.

3. Оборудование. Для нормальной  работы менеджера необходимо  иметь:

3.1. Канцелярские принадлежности.

3.2. Два телефона. Один  телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для  связи внутри организации), а другой  для выхода за пределы организации.

3.3. Компьютер. В настоящее  время без компьютера нельзя  представить нормальной работы  менеджера. Во-первых, компьютер  позволяет сделать работу практически  безбумажной, во-вторых, с помощью  компьютера можно быстро получать  информацию о положении дел  на рынке, в-третьих, он позволяет  быть в курсе дел на предприятии  и многое другое. Но здесь необходимо  учитывать, что полностью воспользоваться  возможностью компьютера можно  только при наличии: хорошего  программного обеспечения, выхода  на компьютерные сети и что  самое главное наличие компьютерной  сети внутри организации.

3.4. Ежедневник. Необходимая  вещь, позволяющая руководителю  не забывать назначенные встречи  или другую полезную информацию.

4. Цветовое оформление  кабинета. Цветовые тона должны  быть не резкими, мягкими. Цвета  лучше выбирать из светлых  тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют  снижению утомляемости, но и увеличивают  объем кабинета. Важно также, чтобы  все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны  для здоровья.

5. Санитарно-гигиенические  условия работы. Основные нормативы  приведены в таблице 2.[11]

Весь кабинет делится (условно) на две зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место  руководителя. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров.

Учитывая то, что рабочее  место руководителя должно быть обязательно  оснащено персональным компьютером (ПК), рассмотрим требования к организации  рабочих мест персонала, работающего  с ПК.[11]

Общегосударственные нормативы  санитарно-гигиенических условий  работы служащих

Микроклимат (СН 245 - 71)

1. Температура (оС)

1.1. Теплый период года: 22 - 25

1.2. Холодный период года: 20 - 22

2. Относительная влажность воздуха (%): 60 - 90

3. Скорость движения воздуха (м/с): до 0,3

Уровень освещенности (СНиП 11А.9 - 71)

Общий - 300 люкс

Всеми источниками света - 750 люкс

Уровень шума (звука) (СН 245 - 71)

Нижний - 60 дБ

Верхний - 75 дБ

Помещения с ПК должны оборудоваться  системами отопления, кондиционирования  воздуха или эффективной приточно-вытяжной вентиляцией. Для повышения влажности  воздуха следует применять увлажнители воздуха, заправляемые ежедневно дистиллированной или прокипяченной питьевой водой.

Помещения с ПК должны быть оснащены аптечкой первой помощи и  углекислотными огнетушителями.

В помещениях с компьютерами должна ежедневно проводится влажная уборка. Поверхность пола выполняется ровной, без выбоин, нескользкой, удобной для очистки и влажной уборки, должна обладать антистатическими свойствами.

Средства связи следует  располагать в пределах зоны досягаемости.

Экран видеомонитора должен находиться от глаз работника на оптимальном  расстоянии 600-700 мм, но не ближе 500 мм.

Клавиатуру следует располагать  на поверхности стола на расстоянии не менее чем 300 мм от края, обращенного  к пользователю или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы.

Каждый предмет на рабочем  месте должен иметь свое постоянное место и фиксированную зону перемещения.

Продолжительность работы на ПК не должна превышать 6 часов в  день.

Для обеспечения оптимальной  работоспособности на протяжении рабочей  смены устанавливается регламентированные перерывы. При 8-ми часовой рабочей  смене при работе на компьютере регламентированные перерывы следует устанавливать  через 2 часа от начала рабочей смены  и через 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый.

Помещения с ПК должны иметь  естественное и искусственное освещение. Искусственное освещение в помещениях эксплуатации ПК осуществляется системой общего равномерного освещения. Естественное освещение должно осуществляться через  светопроемы, ориентированные преимущественно на север и северо-восток и обеспечивать коэффициент естественной освещенности не ниже 1,5%. В производственных и административных помещениях в случаях преимущественной работы с документами применяют системы комбинированного освещения (к общему освещению дополнительно устанавливаются светильники местного освещения, предназначенные для освещения зоны расположения документов).

В качестве источников света  при искусственном освещении  должны применяться преимущественно  люминесцентные лампы. Люминесцентное освещение позволяет увеличить  освещенность в 2-2,5 раза по сравнению  с лампами накаливания при  одинаковом расходе электроэнергии. При устройстве отраженного освещения  в производственных и административно-общественных помещениях допускается применение металлогалогенных ламп мощностью до 250 Вт. Допускается применение ламп накаливания в светильниках местного освещения.

При устройстве местного освещения  лучше применять поворачивающиеся, передвижные лампы на гибком шланге или на специальных шарнирах; мягкий, не слепящий свет должен падать на рабочее  место слева; мощность ламп рекомендуется  не менее 50-70 Вт.

Свет не должен слепить  глаза и не вызывать направленных на работника бликов. Крепление светильника  должно предусматривать возможность  его перемещения в соответствии с индивидуальными особенностями  работника (например, для левшей).

Освещенность на поверхности  стола в зоне размещения рабочего документа должна быть 300-500 лк. Местное освещение не должно создавать бликов на поверхность экрана и увеличивать освещенность экрана более 300 лк.

Освещенность рабочих  помещений с дисплеями рекомендуется  в пределах 300-500 лк. В поле зрения работающего с дисплеем не должны находиться окна и осветительные приборы. Светильники должны быть с рассеивателями, отражение на экране от источника света снимается установкой защитных экранов. Яркость свечения не должна быть меньше освещенности рабочей поверхности с документами, поскольку скачки яркости при смене полей зрения (с документа на экран и наоборот) должно быть минимальными.

Оконные проемы в помещениях с ПК должны быть оборудованы регулируемыми  светозащитными устройствами типа: жалюзи, занавеси, внешние козырьки и др.

Для обеспечения нормируемых  значений освещенности в помещениях с ПК необходимо проводить чистку стекол оконных рам и светильников по необходимости, но не реже двух раз  в год и своевременную замену перегоревших ламп.

Важным элементом рабочего места является рабочая мебель. Рациональная ее конструкция способствует экономии движений, уменьшению напряжения организма, и, следовательно, снижению утомляемости и повышению работоспособности  человека. Она должна учитывать положение  исполнителя на рабочем месте, то есть рабочую позу, и нагрузки, которые  работник испытывает в процессе труда. [38, с. 232-233]

Высота рабочей поверхности  стола для взрослых пользователей  должна регулироваться в пределах 680-800 мм, при отсутствии такой возможности  высота рабочей поверхности стола  должна составлять 725 мм.

Рабочий стол должен иметь  пространство для ног высотой  не менее 600 мм, шириной - не менее 500 мм, глубиной на уровне колен - не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм.

Рабочий стул (кресло) должен быть подъемно-поворотным и регулируемым по высоте и углам наклона сиденья  и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья, при этом регулировка каждого параметра  должна быть независимой, легко осуществляемой и иметь надежную фиксацию.

При длительной работе в  положении сидя должны использоваться стулья и кресла с обязательными  элементами в виде спинок, подлокотников, при необходимости - подголовники.

Высота сиденья в оптимальном  варианте должна быть регулируемой в  пределах 350-500 мм от пола в зависимости  от роста работника и высоты рабочей  поверхности. Рекомендуемая ширина сидений рабочей мебели 330-400 мм, глубина 380-420 мм. Конструкция стула должна предусматривать упор для ног (подножку).[36, с.185]

1.3 Функции, права  и обязанности руководителя службы  ДОУ

На каждом предприятии  есть служба документационного обеспечения  управления или хотя бы сотрудник, отвечающий за документационное обеспечение управления. В небольших компаниях весь документооборот  ложится на плечи одного человека, который иногда совмещает эту  работу с другими административными  функциями. В более крупных компаниях  в структуру ДОУ входят секретарь-делопроизводитель, архивист, менеджер и руководитель.

Обычно на плечи руководителя ДОУ ложатся функции общего контроля делопроизводства и документооборота, работы архива, а также деятельности сотрудников отдела. Приведем основные функции, права и обязанности  руководителя службы ДОУ.[6]

Основные функции руководителя службы ДОУ:

- Планирование и распределение  работы в службе ДОУ.

- Подбор и расстановка  кадров, координация деятельности  подразделения в целом, его  структурных звеньев и отдельных  сотрудников.

- Контроль за выполнением работы службы, своевременное и качественное выполнение ею задач по предназначению. - Обеспечение исполнительской и трудовой дисциплины сотрудников службы ДОУ. - Обеспечение сохранности документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну. - Обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях службы.

Права руководителя службы ДОУ: - Принятие решений в целях  обеспечения повседневной деятельности службы - по всем вопросам, относящимся  к его компетенции. - Представление  вышестоящему руководству своих предложений по поощрению (привлечению к ответственности) работников службы - в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно. - Подготовка и представление вышестоящему руководству своих предложений по совершенствованию работы службы (ее дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).

Основные обязанности  руководителя службы ДОУ: - Управление работой службы ДОУ и эффективное  руководство ею. - Обеспечение своевременного и качественного выполнения службой  возлагаемых на нее повседневных задач.

- Руководство разработкой  и ведением служебной документации. - Обеспечение рационального использования  материальных, технических и иных  средств службы в интересах выполнения задач по предназначению. - Обеспечение надежной защиты документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну. - Руководство обучением подчиненных, создание условий для повышения их квалификации. - Осуществление контроля за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности. - Использование по отношению к подчиненным предоставленных прав по их поощрению (привлечению к ответственности). - Начальник службы ДОУ должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию. - Регламент рабочего времени начальника службы ДОУ соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется "Правилами внутреннего трудового распорядка" предприятия. В случае служебной необходимости начальник службы ДОУ может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.