Предложения по совершенствованию работы начальника и организации труда общего отдела на ОАО

Дневник состоит из специальной  папки - скоросшивателя, в которую  по желанию пользователя могут вставляться  специальные карточки, графики, таблицы  и финансовые отчеты. На карточках  имеются ежегодные планы (разграфленная  сетка, на которую понедельно заносятся долгосрочные планы) и планы на день, в которых все дела распределяются с точностью до получаса. Таким образом, можно соотнести каждый пункт дневной программы с более широкими временными задачами. Сначала потребуется решимость и дисциплина, чтобы заполнять соответствующие графы и составлять перечень необходимых дел. Однако составление этого перечня, ранжирование стоящих задач и видов деятельности помогают улучшить организацию труда и рационально использовать время.

Дневник времени имеет следующую структуру.

1. Календарная часть:

- Сюда можно “зашить”  различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов  с промежуточными регистрами.

- Особое значение придается  плану на день. Основной принцип: один лист на день.

- Листки для заметок  по соответствующим месяцам и  декадам, которые облегчат перенос  сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.

- Отдельные дневные листки  можно после сброшюровать в  соответствующем порядке, и по прошествии времени получить архив времени и успехов жизни - надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.

- Новые “входящие” дневные  листки должны быть снабжены  всеми сроками и заданиями  из декадных и месячных листков.

2. Раздел служебных и частных дат:

на соответствующих листках  и формулярах можно записывать и  постоянно иметь при себе наиболее важную информацию.

3. Раздел адресов и  телефонов:

запись наиболее часто  употребляемых и особо важных телефонных номеров, адресов.

1. Общая часть:

различные отделения, как  в бумажнике позволяют разместить здесь фотографии, кредитные и  чековые карточки, служебный пропуск, денежные купюры и т.п.

Используя дневник времени, можно успешно планировать каждый день, организовывать свою работу. Благодаря  его применению повышается качество работы, ежедневно экономится около  часа рабочего времени.

Разновидностью дневника времени является ежедневник с системой таймирования, который состоит из буклетов, включающих ежедневник на год, месяц, неделю. Кроме того, каждый день расписан с интервалом в полчаса. Такая система позволяет руководителю:

- продумать и систематизировать  жизненные планы и планы работы  на значительный период (год) и  спланировать их поэтапное выполнение (по месяцам, неделям, дням);

- четко следовать принятым  планам, не отвлекаясь на другие  дела.[17, с.119]

Чтобы правильно выполнять  свои функции и достигать своих  целей, чтобы перепоручать менее  важные дела, уменьшать их число  или отодвигать на более поздние  сроки, начальник общего отдела должен ясно представлять свой временной бюджет и совокупность задач. Планирование представляет собой проект процессов  труда на предстоящий временной  период. 

Чтобы успешнее претворять свои планы в жизнь, начальнику общего отдела необходимо согласовывать их с планами других людей (вышестоящего руководства, подчиненных, коллег).

Основная проблема начальника общего отдела заключаются в том, что он пытается сразу выполнить  слишком большой объем работ  и распыляет свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся  необходимыми дела.

Руководители должны стремиться к тому, чтобы, успевая решать во время рабочего дня множество  разных текущих вопросов, в течение  определенного времени заниматься только одной-единственной задачей, всегда завершать за один раз только одно дело, но последовательно и целеустремленно. Предпосылками для такой работы служат принятие однозначного решения  о первоочередности важных дел, составление  списка приоритетов на основе этого  решения и соблюдение его. Сознательное установление однозначных приоритетов, последовательное и системное выполнение задач, включенных в план, в соответствии с их очередностью поможет:

• работать только над действительно важными и необходимыми задачами
• решать вопросы в соответствии с их неотложностью
• концентрироваться на выполнении только одной задачи
• укладываться в установленные сроки
• исключить дела, которые могут быть выполнены другими
• не оставлять невыполненными задачи, которые вам действительно по силам
• получить больше удовлетворения от рабочего дня и результатов работы
• избежать стрессовых перегрузок.

Очередность выполнения задач  можно определять, пользуясь следующими критериями и методами:

1. Принцип Парето.

В. Парето открыл эффект концентрированного напряжения. В данном случае имеется  в виду, что концентрация на жизненно важной деятельности больше всего влияет на достижение желаемых результатов. Отсюда вытекает правило 20/80: концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах  может привести к получению 80% результатов. Остальные 80% времени обеспечивают лишь 20% результатов. Это означает, что  не следует сразу браться за самые  легкие, интересные или требующие  минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и  важностью.

2. Ускоренный анализ по  принципу Эйзенхауера

Определение важности осуществляемой деятельности имеет решающее значение для эффективности работы руководителя. Для определения значимости задач очень важен принцип Эйзенхауэра. Эйзенхауэр подразделял задачи по их важности и срочности на задачи А, В и С.

А - задачи: очень важные и  срочные - выполнять немедленно.

В - задачи: важные, несрочные - определить, в какие сроки их следует выполнять.

С - задачи: менее важные, но срочные - делегировать.

Дела, которые не являются ни важными, ни срочными не должны отвлекать  внимание руководителя.

Наибольшая опасность  для руководителя заключается в  увеличении срочностью (С - задачами), в  то время как В - задачи (или даже А - задачи) остаются невыполненными.

Рекомендуется пользоваться следующей схемой:

- поставить перед собой  задачи. На этой основе составить  перечень дел (на длительный период);

- изучить перечень дел.  Крупные задачи разбить на мелкие (морфологический анализ);

- установить конкретную  дату исполнения каждой задачи и подзадачи;

- на первое место в  календаре поставить дела с  фиксированным сроком выполнения (например, подготовка к совещанию,  которое должно состояться в  этот день).

Наивысшим приоритетом должны пользоваться также задачи, требующие  больших усилий (например, выработка  новой стратегии, вопрос о реконструкции  и т.д.).

Специалисты рекомендуют  включать в эту группу и “неприятные” задачи, выполнение которых может  явиться причиной плохого настроения (например, неприятный разговор с подчиненным).

К делам второй степени  важности можно отнести различного рода среднесрочную работу, а также  работу, связанную с выполнением  обычных функций.

На третье место следует  поставить второстепенную работу, невыполнение которой не будет иметь сколько-нибудь значительных отрицательных последствий (малозначащие телефонные звонки и  т.д.):

- внести в календарь  срочные дела, которые возникли  накануне;

- попытаться сократить  список работ.[22]

При планировании рабочего дня рекомендуется:

- не планировать более  трех важных и более десяти дел в целом на один день;

- планировать выполнение  наиболее важных, сложных и наименее  приятных дел на наиболее благоприятное  для конкретного руководителя  время суток; оставлять легкие  и приятные дела на конец рабочего дня;

- не приступать к выполнению  новой задачи до завершения  предыдущей; если выполнение дела  было прервано, то следует вернуться  к незавершенному делу. [34]

Так же для экономии времени  в рабочий кабинет начальника общего отдела целесообразно будет  приобрести многофункциональное устройство, объединяющее в себе функции принтера, сканера и копира, что позволит понести меньшие финансовые затраты, чем при покупке этой техники  по отдельности, а также сэкономит  рабочее пространство. Всё это  позволит более рационально использовать рабочее время руководителя и  не тратить его на переход в  другие отделы.

Во избежание дальнейших затрат времени на телефонные разговоры  начальнику общего отдела, и другим начальникам отделов, целесообразно  заранее определить тему и цель разговора. Телефонные разговоры должны быть как  можно менее длительными и  максимально продуктивными, и они  не должны совершаться одновременно с выполнением важной задачи, во избежание принятия неверного решения  или предоставления неверной информации.

Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное  количество времени, нужно его тщательно  спланировать, предварительно составить  короткую наметку и подобрать  необходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые нужно выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.

Недостающую зрительную связь  люди обычно стремятся восполнить излишним многословием или привлечением к  разговору посторонних, что удлиняет беседу.

Средняя продолжительность  телефонной беседы составляет 6-7 минут, хотя основное время (до 2/3) уходит на паузы  между словами и фразами, повторы  и просто ненужные слова. Поэтому  экономия времени в разговорах по телефону - это проблема краткости  изложения вообще, и специалисты  считают, что большинство телефонных бесед можно уложить в 3 минуты, если соблюдать рациональность как  в композиции беседы из четырех этапов, так и в расходе времени  на каждый из них.

На взаимные представления  следует расходовать 20-25 секунд, причем рекомендуется отойти от неинформативного «алло» или «слушают» и совместить отзыв с представлением.

Введение собеседника  в курс дела должно занимать не более 40-45 секунд и быть исключительно  чётким и логичным, так как от этого этапа на 80 % зависит успех  беседы.

Главный и наиболее длительный этап - обсуждение ситуаций (примерно 1,5 мин.), и здесь лаконизм, может  быть, достигнут за счет четкой продуманности  вопросов, которые бы требовали коротких и конкретных ответов.

Заключение не должно превышать 25 секунд.

Поскольку телефонные звонки относятся к числу либо не важных и не срочных факторов, либо срочных, но не важных то не лишним было бы установить определенные часы, когда никто не должен беспокоить руководителя по телефону (его можно даже отключить). Точно  так же, если всё же кто-то "прорвался" по телефонной связи во время важного  совещания, серьезного разговора или  работы над серьезными документами, то предпочтительнее попросить собеседника  перезвонить через определенное время или пообещать ему самому сделать это (но, естественно, не забыть).[26]

Не стоит также забывать и о естественном ритме человека, так как известно, что работоспособность  человека в течение дня неодинакова. Работоспособность можно представить  в виде кривой, которая возрастает на первом часу работы, ее пик длится в течении двух-трех часов, после чего работоспособность вновь снижается. Этот цикл повторяется дважды в течение дня: до обеденного перерыва и после. Это также необходимо учитывать при распределении своего рабочего времени, и, наиболее сложные дела, требующие высокой концентрации внимания, планировать на периоды активного роста работоспособности.[17, с.53]

Предложения по совершенствованию  организации рабочего места начальника общего отдела на ОАО «Контакт»

Для улучшения условий  труда и повышения работоспособности  начальника общего отдела необходимо следующее:

1. оборудовать помещение  системами кондиционирования и  увлажнения воздуха для создания  благоприятных климатических условий труда;

2. установить в кабинете огнетушитель и аптечку;

3. заменять лампы, горящие  оранжевым цветом, на новые. Это позволит снизить нагрузку на зрение и повысить уровень освещенности помещения;

4. установить на рабочем  столе руководителя светильник  с возможностью его перемещения  в соответствии с индивидуальными  особенностями работника. Это  позволит облегчить работу с документами;

5. проводить в помещениях ежедневную влажную уборку;

6. заделать щели в оконной  раме для сохранения тепла  в кабинете и сокращения расхода электроэнергии;