Предложения по совершенствованию работы начальника и организации труда общего отдела на ОАО

Начальник бюро оформления и выдачи проектов организует проведение работ по оформлению проектной документации, ее размножению и отправке заказчику. Начальник отдела информационных технологий организует контроль за ходом выполнения работ, анализ функционирования автоматизированных систем, учет объемов и качества, затрат машинного времени на обработку информации, обучение и оказание методической помощи оперативному персоналу автоматизированных систем при подготовке исходных данных, расшифровке информации, полученной из ЭВМ, по полной реализации всех возможностей средств вычислительной техники. В подчинении заместителя директора по технической части находятся начальники: технологического отдела, архитектурно-строительного отдела, монтажного отдела, сантехнического отдела, отдела контрольно-измерительных приборов, электротехнического отдела и хозяйственного отдела.

Схема организационной  структуры ОАО " Контакт " представлена в приложении №1.

2.2 Анализ организации  труда начальника общего отдела  на ОАО «Контакт»

Анализ затрат рабочего времени  начальника общего отдела на ОАО «Контакт»

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и  в целях обеспечения организации  повседневной деятельности работников ОАО «Контакт» установлен следующий распорядок работы начальника общего отдела:

- начало рабочего дня  - 9.00;

- конец рабочего дня  - 17.00;

- перерыв на обед - с  12.00 до 13.00;

- выходные дни - суббота,  воскресенье;

- предпраздничные дни  - продолжительность рабочего дня,  непосредственно предшествующего  нерабочему праздничному дню,  уменьшается на 1 час.[1]

Необходимо заметить, что  продолжительность рабочего дня, перерыв  на обед, выходные дни устанавливаются  Правилами внутреннего трудового  распорядка.[14]

Для проведения анализа затрат рабочего времени начальника общего отдела ОАО «Контакт» необходимо составить фотографию рабочего дня начальника отдела.

Фотография рабочего дня - это метод изучения использования  рабочего времени для выявления  величины и причин его потерь, разработки нормативов и т. д. Фиксируются все  затраты рабочего времени отдельных  сотрудников, бригад в течение рабочего дня (смены). [17,с.105]

Фотографию рабочего дня  в данном случае будем использовать для следующих целей:

- Определение структуры  рабочего дня начальника общего  отдела. Выявление наиболее затратных  операций и видов работ, определение  тех приоритетов, которые руководитель  ставит в работе.

- Установление норм. Анализ  данных позволит получить исходную  информацию для разработки норм  труда на предприятии.

- Выявление потерь рабочего  времени начальника общего отдела. С помощью фотографии рабочего  дня можно определить, на каких  этапах управленческого процесса  происходят потери рабочего времени,  и чем они вызваны.

- Совершенствование процесса  организации труда. Фотография  рабочего дня позволяет описать  существующие на предприятии  бизнес-процессы и оценить, насколько  они оптимальны.

- Оценка эффективности  труда начальника общего отдела. Наблюдения за работой руководителя  и оценка его временных затрат  на различные рабочие операции  позволит оценить уровень его  профессионализма и мотивации.

Из таблицы 3 мы видим, что самые большие затраты рабочего времени начальника общего отдела ОАО «Контакт» отводятся на рассмотрение и принятие мер по устранению текущих производственных проблем. Данные затраты составляют по продолжительности 85 минут или 20.1% от совокупных затрат рабочего времени в течение дня.

Большие потери рабочего времени  уходят на подготовку отчета о выполненной  работе. В нашем случае на это  расходуется 8.5% рабочего времени.

Проведя анализ фотографий рабочих дней за 5 дней рабочей недели, мы собрали полученные данные (см. таблицу 4. Анализ затрат рабочего времени начальника общего отдела ОАО «Контакт» за 5 рабочих дней).

Таблица 3. Фотография рабочего дня начальника общего отдела ОАО  «Контакт»

 

 

Наименование затрат рабочего времени	Текущее время, час - мин. Время начала/окончания		Продолжительность затрат, мин	Удельный вес затрат, %
Участие в оперативном собрании организации	9.30	10.00	30	8.5
Проведение рабочей планерки для сотрудников отдела	10.00	10.30	30	8.5
Просмотр и распределение  входящей документации	10.40	11.30	50	10.3
Назначение распоряжений	11.30	11.45	15	4.2
Телефонные переговоры с  начальниками отделов	11.45	12.00	15	4.2
Перерыв на обед	12.00	12.35	35	8.6
Работа с документами, составление рабочего плана	12.35	13.30	55	10.4
Рассмотрение и принятие мер по устранению текущих производственных проблем	13.30	14.55	85	20.1
Проверка выполняемых  работ	15.00	15.20	20	4.5
Подготовка отчета о выполненной  работе	15.30	16.00	30	8.5
Прием по личным вопросам	16.10	17.00	50	10.3
Всего затрат			415	98.1

 

К потерям рабочего времени  из-за нарушения режима работ можно  отнести служебные перемещения (переход  в другой отдел для распечатки документов или их копирования), связанные  с недостаточным оснащением рабочего места начальника общего отдела необходимой  оргтехникой.

Существуют некоторые  моменты, мешающие эффективной организации  работы начальника отдела. Причинами  этого служат:

- получение срочных заданий  от вышестоящего руководства;

- нерациональное техническое  оснащение рабочих мест, что приводит  к необходимости перехода в  те отделы, где есть в наличии  необходимая оргтехника;

- большое количество служебных  разговоров по телефону

Со стороны личностных и психологических характеристик  руководителя могут проявляться  следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:

• медлительность в действиях;
• отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;
• повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;
• распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.

Также на недостаточную эффективность  управленческой деятельности начальника отдела влияет работа в условиях кризиса, например, время, потраченное на ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторная подготовка и пересмотр решений.

К основным причинам данного  явления относятся:

- неверная оценка времени,  отводимого на выполнение отдельных  работ;

- сбои в работе из-за  несогласованности в планах работ  с коллегами и подчиненными;

- недостаточное количество  необходимой оргтехники на данном  рабочем месте, что приводит  к необходимости служебных перемещений  вследствие нехватки оргтехники.

Важным решением данной проблемы является ориентация на имеющиеся возможности; разделение полномочий; анализ потребностей в оборудовании; закупка дополнительных единиц оргтехники.

В организации работы начальника общего отдела можно выделить положительные  моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работу и ухода с  работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции.

Анализ организации рабочего места начальника общего отдела на ОАО «Контакт»

Анализ состояния рабочего места начальника общего отдела:

Кабинет оборудован системой отопления и приточно-вытяжной вентиляцией, что является необходимостью в помещениях с работой на компьютерах. Однако, также в помещениях с ПК должны находиться аптечка первой помощи и углекислотный огнетушитель, чего в данном кабинете нет. [11]

Высота помещения от пола до потолка равна 3,5 м, это соответствует  нормам, так как по ним высота помещений (от пола до потолка) должна быть не менее 3,0 м. [11] Площадь кабинета составляет 15 м2, это соответствует нормальной организации рабочего места работника, т.к. площадь на одно рабочее место с ПК для взрослых пользователей должна составлять не менее 6,0 м2, однако не соответствует требованиям к рабочему месту руководителя, т.к. в его кабинете проводятся совещания, планерки и прием по личным вопросам, что требует более просторного помещения под офис.[27, с.54]

Поверхность пола ровная, покрытая линолеумом. Это оптимальное покрытие для таких помещений. Так как  линолеум нескользкий и обладает антистатическими свойствами.

Помещение имеет естественное и искусственное освещение. Естественное - за счет большого широкого окна, а искусственное - за счет люминесцентных ламп.

Срок эксплуатации некоторых  ламп подходит к концу, поэтому они  светятся оранжевый цветом. Однако такие лампы на предприятии не меняют до полного их перегорания. Это  снижает уровень освещенности кабинета до 250 лк, что дает дополнительную нагрузку на зрение сотрудника. Так как нормальным освещением рабочего помещения с ПК является 300-500 лк, то это отрицательно влияет на работу и здоровье сотрудника.[11]

В помещении стоят специальные  шкафы для хранения документов и  шкаф для верхней одежды.

На окнах весят жалюзи, которые спасают от ярких солнечных  лучей летом.

На стенах наклеены обои спокойного светлого цвета, которые  не отвлекают от работы. В кабинете растут живые цветы в горшках. Это положительно влияет на моральное  состояние руководителя. [27, с.59]

Температура воздуха в  теплый период времени составляет 21-26оС, относительная влажность - около 40%. В связи с тем, что в помещениях нет кондиционеров и увлажнителей воздуха, то в некоторые дни бывает очень душно и сухо. Что неблагоприятно отражается на работе руководителя. В  холодный период времени температура  воздуха составляет 14-18оС, так как  в оконной раме имеются небольшие  щели. Поэтому в это время начальник  отдела вынужден пользоваться обогревателем, что приводит к дополнительным расходам электроэнергии. Рекомендуемой температурой для нормальных условий труда является 18-22 оС, а относительной влажностью - 60-80%. Из данных видно, что летом температура превышает норму, а зимой, наоборот, ниже нормы, а также относительная влажность ниже нормального уровня. Все это неблагоприятно сказывается на работе и самочувствии начальника отдела.

Влажная уборка помещения  проводится 2 раза в неделю, хотя по нормам должна проводиться ежедневно. Это отрицательно сказывается на влажности воздуха и чистоте  помещения, что напрямую связано  с самочувствием сотрудника.

Рабочее место начальника общего отдела состоит из письменного  стола, стула, оргтехники и средств связи.

Высота стола составляет 730 мм, ширина - 1200 мм, глубина - 700 мм, что  является нормой.[11]

Стул со спинкой, жесткий, нерегулируемый, что не очень удобно при длительной сидячей позе. На таком стуле сотрудник быстрее  устает и тем самым снижается  его работоспособность. Чтобы этого  избежать необходимо использовать стулья с обязательными элементами в виде спинок, подлокотников с регулируемой высотой сиденья.

Рядом со столом начальника общего отдела стоит стол для совещаний, что не совсем удобно при проведении планерок и приема по личным вопросам - собеседники чувствуют себя некомфортно  не в своей зоне, что отрицательно сказывается на их дальнейшей работе и на работе отдела в целом.[27, с.94]

На столе руководителя стоит два телефона: один для разговоров внутри предприятия и звонков  на мобильные телефоны; другой - станция  для городских и междугородних  звонков, а также для быстрой  связи со служащими внутри общего отдела. К сожалению, станции старые и не имеют тонального набора, что  значительно замедляет процесс  набора междугороднего номера.

На письменном столе находится  ПК. Компьютер оснащен электронно-лучевым  монитором, который имеет частоту  мерцания экрана 65 МГц, однако этого  совсем не достаточно для нормальной работы, так как при непрерывной  работе за ПК свыше 10 минут устают глаза. Минимальной частотой мерцания монитора для нормальной работы за ПК является 85 МГц, при этом необходимо делать перерывы в работе через каждые 1,5-2 часа по 15-20 минут. Исходя из норм следует, что установленные мониторы с более низкой частотой не рекомендуется использовать.[11]

В связи с тем, что стол небольшой и не совсем предназначен для работы на компьютере, а монитор  занимает много места, то расстояние от экрана видеомонитора до глаз сотрудника примерно 400 мм, а должно быть не менее 500 мм. Это отрицательно влияет на здоровье и работу руководителя.

Письменный стол не имеет  специальной рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы, для  клавиатуры и системного блока. Поэтому  системный блок стоит на столе, впритык  к монитору, а клавиатура располагается  перед видеомонитором на расстоянии 100-150 мм от края стола. Такая планировка не удобна для пользователя ПК и  приводит к быстрой утомляемости начальника отдела. По нормам клавиатуру следует располагать на поверхности  стола на расстоянии не менее чем 300 мм от края, обращенного к пользователю или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы. А системный  блок должен стоять от монитора не ближе  чем на расстоянии 100-150 мм.