Предложения по совершенствованию работы начальника и организации труда общего отдела на ОАО

В своей практической деятельности руководитель службы ДОУ руководствуется: должностной инструкцией, инструкцией  по документационному обеспечению  управления предприятием, положением о службе ДОУ, правилами внутреннего  трудового распорядка, правилами  охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии  и противопожарной защиты.[6]

Первый и самый основной документ, которым руководствуется  в своей деятельности руководитель службы ДОУ это его должностная  инструкция.

Должностная инструкция - это  письменный организационно-нормативный  документ, регламентирующий вопросы  управления, взаимодействия, обеспечения  и регулирования деятельности конкретного  должностного лица (или категории  должностных лиц (работников): руководящего состава, специалистов, технических  исполнителей и т.п.) компании.

Таким образом, основное функциональное назначение должностной инструкции руководителя службы ДОУ заключается  в осуществлении организационно-нормативной  регламентации повседневной деятельности начальника службы ДОУ, но в то же время не ограничивается этим.

Общие требования к содержанию должностной инструкции сформулированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 8 ноября 2005 г. N 536). [10]

Оптимальный вариант структуры  должностной инструкции включает следующие  основные разделы:

- общие положения;

- полномочия (обязанности  и права) работника;

- взаимоотношения (связи  по должности) работника;

- ответственность (порядок привлечения к ответственности, оценки деятельности) работника;

- заключительные положения.

Данный документ в необходимых  случаях может быть снабжен приложениями. В качестве примера приложения к  должностной инструкции можно упомянуть  нормы (правила, принципы) поведения, установленные  для работников предприятия. При  разработке подобного документа  целесообразно принять во внимание содержание ст. 21 Трудового кодекса  РФ, а также аналогичных документов, изданных в пределах своей компетенции  соответствующими органами управления (власти).[28]

Вторым немаловажным документом, которым руководствуется в своей  деятельности начальник службы ДОУ  это инструкция по документационному  обеспечению управления предприятием.

Инструкция по делопроизводству - правовой акт, устанавливающий технологию создания или получения документов, их обработки, хранения и использования  в текущей деятельности учреждения.

Назначением Инструкции по делопроизводству является установление общих правил и единого порядка  документирования и организации  работы с документами в учреждении. Цель инструкции - совершенствование  работы с документами, сокращение количества и повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота и оптимизация управленческого  труда.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается на основе положений  Государственной системы документационного  обеспечения управления, [6] государственных  стандартов на документы, Основных правил работы ведомственных архивов.[9] Федеральные  органы исполнительной власти при разработке инструкции по делопроизводству используют Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.[10]

Основными разделами инструкции могут быть следующие:

1. Общие положения;

2. Подготовка служебных  документов;

2.1. Общие требования;

2.2. Фирменные бланки;

2.3. Требования к оформлению  реквизитов;

3. Оформление отдельных  видов документов;

3.1.Приказ;

3.2. Распоряжение;

3.3. Протокол заседания;

3.3 Служебное письмо;

3.4 Акт и др. документы  (в зависимости от специфики  деятельности учреждения);

4. Порядок согласования  документов;

5. Порядок удостоверения  документов;

6. Изготовление документов  с помощью компьютерной техники;

7. Организация документооборота;

7.1. Прием, обработка и  прохождение поступающих документов;

7.2. Регистрация и учет  документов, построение справочного  аппарата;

7.3. Организация работы  с отправляемыми документами;

8. Контроль исполнения  документов;

9. Работа исполнителя  с документами;

10. Организация хранения  документов;

10.1. Порядок хранения документов;

10.2. Составление и ведение  номенклатуры дел;

10.3. Формирование дел;

10.4. Оформление дел;

10.5. Оперативное хранение  дел;

10.6. Передача дел на  архивное хранение;

11. Ксерокопирование и  тиражирование документов;

11. Хранение, учет и использование  бланков, печатей, штампов;

12. Использование факсимильной  связи.

Отдельные положения Инструкции по делопроизводству могут дополняться  и конкретизироваться в других инструкциях, правилах и методических документах, посвященных отдельным направлениям и участкам работы с документами, например, специальной инструкцией регламентируется порядок работы с документами ограниченного доступа.[28]

И еще один важный документ, которым руководствуется в своей  деятельности начальник службы ДОУ  это положение о службе ДОУ.

Положение о службе ДОУ - правовой акт, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре  учреждения, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения  с другими подразделениями и  учреждениями.

Организация ДОУ в учреждении возложена на службу ДОУ (управление делами, канцелярию, общий отдел, секретарит), находящуюся в непосредственном подчинении руководителя.

Положение о службе ДОУ  разрабатывается руководством подразделения  с привлечением квалифицированных  специалистов, хорошо знающих как  работу подразделения, так и учреждения в целом и утверждается руководителем  учреждения.

Текст положения о службе ДОУ состоит из следующих разделов:

• общие положения;
• цели и задачи службы ДОУ;
• функции службы ДОУ;
• права и ответственность службы ДОУ;
• взаимоотношения службы ДОУ.[19]

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ эффективности  работы начальника общего отдела на ОАО «Контакт»

2.1 Общие сведения  и организационно - управленческая структура ОАО «Контакт»

В качестве объекта исследования было выбрано Открытое Акционерное Общество "Контакт". Сокращенное наименование ОАО "Контакт"

Юридический адрес организации: 115184, город Москва, ул. Руновский пер. д. 16;

Почтовый адрес:115184, город Москва ул. Руновский пер. д. 16;

ОГРН: 1027739019208 от 17.08.2006г;

ИНН: 7706092528, ОКПО 17526887;

Дата первичной государственной регистрации: 20.09.2006г., Регистрирующий орган Инспекция МНС РФ по г. Москва;

Телефон: (495) 737-73-55, факс: (495) 737-73-55

Электронная почта: Kontakt@mail.ru

Руководит ОАО «Контакт» Генеральный директор Семенов Игорь Александрович, ныне ОАО «Контакт», был образован в 2006 году как филиал Московского проектного института «Горпроект».

К 2010 году, когда институт стал акционерным обществом, был накоплен ценный опыт проектирования, установлены связи с отечественными проектными, конструкторскими, научными организациями и ведущими проектными зарубежными фирмами. На счету института - проекты крупных производств и объектов социально-бытового назначения в городах России и странах СНГ. Такие, как керосинопровод Ангарск-Иркутск, газопроводы в Якутии, комплекс установок этилена и пропилена ЭП-300, полиэтилена высокого давления, объекты нефтепереработки, завод ВТУЗ в городе Ангарске, технологический корпус в Узбекистане. Сегодня институт, применяя современную компьютерную и множительную технику и сохранив высококвалифицированных специалистов, разрабатывает обоснования инвестиций и ТЭО, осуществляет комплексное проектирование, авторский надзор и другие работы на качественно новом уровне.

Область деятельности: - комплексное  проектирование химических, нефтехимических, нефте- и газоперерабатывающих производств; - проектирование объектов газоснабжения и газообеспечения промышленных объектов, городов и населённых пунктов; - проектирование автозаправочных станций; - проектирование других объектов для производственных предприятий ТЭК и нефтегазоснабжения.

ОАО «Контакт»- многопрофильная организация, осуществляющая проектирование технологических установок по переработке углеводородного сырья, производства аммиака, карбамида, моющих средств, объектов энергоснабжения, трубопроводного транспорта жидких и газообразных продуктов, производства катализаторов, товарно-сырьевого производства.

Перечень наиболее значимых проектов, выполненных в последние  годы:

- Разработка материалов  для обоснования и инвестиций  ОАО «АНХК» и ОАО «АЗП» на  период до 2010 года.

- Модернизация реакторного  блока установки каталитического  крекинга -ОАО «АНХК».

- Реконструкция и модернизация  склада сжиженных углеводородов  - ОАО «АЗП»

- Воздухоразделительные  установки АК-1,5 - ОАО «АНХК».

- Налив нефти в железнодорожные  цистерны - ОАО «АНХК».

- Градирни 7, 8, 11, 13 - ОАО «АНХК».

- Резервуарный парк вместимостью 35 тыс.м в кубе для дизельного топлива - ОАО «АНХК».

- Комплекс сооружений  по фасовке масел в канистры - ОАО «АНХК».

- Установка автомобильных  весов на НПЗ, химзавода и  ПСК - ОАО «АНХК».

- Газоснабжение кирпичных  заводов: Братского, Иркутского, Красноярского.

- Котельная на водороде - ОАО «Саянскхимпласт».

- Газоснабжение локомотивного  депо ст. «Военный городок» - Восточно-Сибирская  железная дорога.

- Магистральные и межпоселковые  газопроводы - республика Якутия.

- Опытный блок обессоливания  нефти - Витим.

- Модульная автозаправочная  станция - ООО «ОМНИ».

- Реконструкция тепломагистрали №2 ТЭЦ-1 - ОАО «Иркутскэнерго».

- Компрессорная станция  ТЭЦ-10 - «Иркутскэнерго».

- Бункерная база нефтяной  компании Верхнее-Ленского речного  пароходства - г.Усть-Кут Иркутской области.

- Реконструкция Хабаровской  нефтебазы: пожаротушение причала  - ОАО «Хабаровскнефтепродукт».

Организационно - управленческая структура ОАО «Контакт»

Организационная структура  направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, распределения  между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные  требования к совершенствованию  систем управления, находящие выражения  в тех или иных принципах управления.

Высшим органом управления ОАО «Контакт» является общее собрание акционеров. К его исключительной компетенции относятся следующие вопросы: внесение изменений и дополнений в устав общества, реорганизация общества, ликвидация общества, утверждение годовых отчетов, бухгалтерских балансов и убытков общества, распределение его прибылей и убытков, иные вопросы предусмотренные законом «об акционерных обществах».

Совет директоров осуществляет общее руководство деятельностью  общества, вырабатывает стратегические задачи. Члены Совета директоров в  количестве семи человек избираются годовым общим собранием акционеров сроком на один год.

Руководство текущей деятельностью  осуществляется Генеральным директором. Генеральный директор: руководит  всеми видами деятельности предприятия, организует работу и эффективное взаимодействие структурных подразделений предприятия, направляет их деятельность на достижение высоких темпов развития и совершенствования производства, всемерное повышение производительности труда, эффективности производства и качества продукции. Обеспечивает выполнение обязательств перед бюджетами всех уровней, поставщиками, заказчиками и кредиторами. Организует производственно-хозяйственную деятельность. Принимает меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, созданию безопасных и благоприятных условий для их труда, обеспечивает разработку, принятие и соблюдение коллективного договора. Решает все вопросы в рамках предоставленных ему полномочий и поручает выполнение отдельных функций другим должностным лицам; заместителям генерального директора, руководителям производственных и функциональных подразделений. Подчиняется совету директоров и общему собранию акционеров.

В подчинении генерального директора находятся: заместитель  директора по производственной части, заместитель директора по технической  части, заместитель директора по финансам и экономике.

Заместитель директора по производственной части обеспечивает организацию работ, ритмичность  и повышение эффективности производства. Организует производственно-хозяйственную  деятельность управления и выполнение всех обязательств перед заказчиками, поставщиками, кредиторами и бюджетами  всех уровней. Организует работу всех структурных подразделений, направляет их деятельность на развитие и совершенствование  производства. Принимает меры по совершенствованию  организации производства, труда  и управления на научной основе. Подчиняется генеральному директору. Заместитель директора по технической  части вырабатывает техническую  политику предприятия, перспективы  развития и пути реализации комплексных  программ по всем направлениям действующего производства. Обеспечивает повышение  уровня технической подготовки производства, его эффективности и сокращения материальных, финансовых и трудовых затрат на производство продукции, работ (услуг), высокий уровень их качества. Соответствие продукции стандартам, техническим условиям и требованиям. Осуществляет контроль за проектной, конструкторской и технологической дисциплиной. Обеспечивает своевременную подготовку проектной документации. Руководит деятельностью технических служб предприятия, контролирует результаты их работы. Является главным инженером предприятия. Подчиняется генеральному директору. Заместитель директора по экономике и финансам вырабатывает экономическую политику предприятия, перспективы развития и основные экономические цели. Осуществляет контроль за составлением сметной документации, предоставлением финансовой отчетности органам государственного надзора, предоставлением руководству данных об экономическом состоянии фирмы. Координирует и осуществляет руководство экономическими службами предприятия и бухгалтерией. Подчиняется генеральному директору. В подчинении зам директора по экономике и финансам находятся: главный бухгалтер, начальник плановой службы. Функции главный бухгалтера: организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности организации и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Организация учета поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, учет издержек производства и обращения, выполнение работ, а также финансовых, расчетных и кредитных операций. Начальник плановой службы проводит работу по совершенствованию планирования экономических показателей деятельности предприятия, достижению высокого уровня их обоснованности, по созданию и улучшению нормативной базы планирования. В подчинении заместителя директора по производственной части находятся: начальник отдела кадров, начальник общего отдела, начальник технического отдела, начальник бюро оформления и выдачи проектов, начальник отдела службы качества, начальник отдела информационных технологий. Начальник отдела кадров осуществляет: руководство работой службы, разработку необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций и т.п., создание условий для роста и повышения квалификации персонала, контроль за своевременным составлением отчетности. Начальник общего отдела осуществляет руководство работой службы, руководит разработкой и ведением служебной документации, способствует совершенствованию процессов документационного обеспечения, следит за рациональным использованием материальных, технических и иных средств службы в интересах выполнения задач по предназначению. Начальник технического отдела организует проведение работ по приему проектной документации, следит за процедурой оформления данной документации и сдачей ее на хранение в архив предприятия. Начальник отдела службы качества организует проведение работ по контролю качества готовых проектов, выполнение работ в соответствии с требованиями стандартов и технических условий, технической документацией, условий договоров и т.д.