Разработка системы менеджмента организации кофейня

Должностные обязанности сотрудников организации представлены в таблице 7.

 

 

 

 

 

 

Таблица 7 - Должностные обязанности сотрудников организации

Должность	Должностные обязанности
Директор	Координация деятельности предприятия Контроль над всеми департаментами организации Несет ответственность за предприятие Обеспечивает выполнение всех обязательств предприятия
Главный бухгалтер	Контролирует поступление денежных средств и уровень продаж Контролирует выплату заработной платы персоналу Контролирует расходы предприятия
Администратор	Осуществляет прием и увольнение персонала на работу Проводит инструктажи Организует проведение тренингов с персоналом Организует переаттестацию персонала Составляет графики работы по сменам и отпусков Поддерживает дисциплину сотрудников Проводит собрания Накладывает административные и материальные взыскания
Технолог	Осуществляет оперативное руководство: Производством Обслуживанием Техническим обслуживанием Санитарным состоянием Качеством продукции
Повар-кондитер	Осуществляет приготовление продукции Составляет меню
Барист-кассир	Осуществляет приготовление кофе Осуществляет платежные операции
Официанты	Принимают заказы клиентов
Уборщица	Осуществляет уборку помещения
Водитель	Осуществляет доставку продуктов

 

4 КООРДИНАЦИЯ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Координация представляет собой процесс распределения деятельности во времени, обеспечения взаимодействия различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач. Координация обеспечивает целостность, устойчивость организаций. Чем выше степень разделения труда и теснее взаимозависимость подразделений, тем больше необходимость в координации. Если работу выполняют два человека в одном подразделении, то координации практически не требуется. В малых организациях, где все работники знают друг друга, обеспечить координацию их работы не представляет сложности. В крупных организациях с высокой степенью специализации и распределения обязанностей достижение необходимого уровня координации требует от высшего руководства определенных усилий. Очевидно, что если деятельность предприятия распределена между десятками подразделений с тысячами сотрудников, то потребность в координации неизмеримо возрастает.

Различают следующие виды взаимозависимости подразделений предприятия:

1) номинальная взаимозависимость. Подразделения, объединяемые этой  взаимозависимостью, вносят вклад  в общее дело, но непосредственно  между собой не связаны;

2) последовательная взаимозависимость. При таком типе связи работа  подразделений, занятых на последующих  этапах работы, зависит от работы  на предыдущих этапах;

3) обоюдная взаимозависимость. При таком отношении вводимые  факторы производства одного подразделения становятся в результате работы другого, и наоборот. При осуществлении номинальной взаимозависимости предприятия используют стандартную координацию, не затрагивающую людей непосредственно.

По своему характеру координационная деятельность бывает: превентивная, т. е. направленная на предвидение проблем и трудностей; устраняющая, т. е. предназначенная для устранения перебоев, возникающих в системе; регулирующая, т. е. направленная на сохранение существующей схемы работы; стимулирующая, т. е. направленная на улучшение деятельности системы или существующей организации даже при отсутствии конкретных проблем.

Наряду с согласованием деятельности подразделений предприятия координация так же повышает надежность взаимодействия с внешней средой. Проблемы обеспечения эффективной координации деятельности всех подразделений организации имеют непосредственное отношение к уровню развития связи, необходимости поддержания постоянного информационного обмена. Когда руководитель производств передает указания или иную информацию через средства связи, он должен быть уверен, что его сообщение будет правильно понято и своевременно получено. [10]

Коммуникации (лат. communicatio - сообщение, передача) — информационный обмен, процесс передачи и восприятия информации как в межличностном, так и в массовом общении. Это общение людей, отношения между ними в процессе их совместной деятельности, обмен идеями, мыслями, чувствами, информацией по разным каналам при помощи различных вербальных и невербальных коммуникативных средств. Существует два аспекта коммуникаций – информационный и личностный. Первый характеризует процессы движения информации, второй – взаимодействия личностей. Эти аспекта теснейшим образом связаны друг с другом. Взаимодействие личностей в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам не сводятся, потому что коммуникации строятся не только по факту передачи и получения информации, но и по личностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям. Понятие «Коммуникация» соединяет в себе три аспекта совместной деятельности людей: движение информации, процесс управления и отношение индивидуума к цели управления и управленческим решениям. Для того чтобы достигнуть целей, поставленных руководством организации, необходим эффективный обмен информацией. Предприятие не сможет функционировать, если его работники не будут обмениваться информацией. Коммуникация – это связующий процесс, необходимый для реализации управленческих функций. Своевременность их реализации зависит от способности руководителя осуществить сбор, анализ, интерпретацию и передачу информации в подходящий момент; решить, какая информация ему нужна и когда. Кроме этого, хороший руководитель должен еще уметь прогнозировать потребность в информации, уметь правильно определять те ее виды, которые помогут в решении проблемы, степень ее надежности, достоверности и потенциальную ценность различных видов информации. Ценность информации определяется теми действиями, которые предпринимаются менеджментом в результате использования этой информации. Поэтому необходимо знать задачи и функции менеджмента, чтобы отбирать именно нужную и полезную информацию.

Функции менеджмента следующие: планирование, принятие решения, организация и координирование, управление, мотивирование и контроль. Функции, интересующие разных менеджеров – разные, в зависимости от уровня, который менеджер занимает в организации. Поэтому и информация для каждого уровня различна.

Коммуникации на предприятии это:

• Коммуникации между организацией и ее средой.

• Внутриорганизационные коммуникации:

• коммуникации между уровнями и подразделениями:

• нисходящий уровень вертикальных коммуникаций;

• восходящий уровень вертикальных коммуникаций;

• коммуникации между подразделениями (коммуникации по горизонтали);

• коммуникации между руководителем и подчиненным;

• коммуникации между работниками (формальные и неформальные) или межличностные коммуникации.

Коммуникации между организацией и ее средой позволяют удовлетворять собственные информационные потребности, обеспечивать связи с партнерами, формировать и поддерживать имидж организации, решать определенные маркетинговые задачи. Внутриорганизационные коммуникации – это коммуникационные процессы, которые должны удовлетворять потребности разных уровней менеджмента в информации. Внешние коммуникации – это коммуникации между организацией и внешней средой. Задача внешних коммуникаций — удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, клиентами. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании. Коммуникации одинаково важны и для организаций, и для отдельных людей. [9]

Система коммуникаций организации представлена на рисунке 5.

Рисунок 5 - Система коммуникаций организации

В современных условиях никто не в состоянии единолично руководить организацией и решать все возникающие проблемы, даже те, которые непосредственно входят в круг служебных обязанностей. Поэтому, сохраняя за собой выработку стратегии, контроль и общее управление, руководитель делегирует решение других проблем, а также необходимые для этого права и ответственность подчиненным, обладающим знаниями, опытом, заинтересованностью в управлении. Таким образом, происходит расщепление и рациональное перераспределение прав, обязанностей и ответственности между субъектами управления и наделения их соответствующими полномочиями.

Полномочия — это совокупность официально представленных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения и отдавать распоряжения в интересах предприятия. В структуре управления полномочия подразделяются на линейные и штабные.

Линейные полномочия передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным. Именно линейные полномочия представляют руководителю узаконенную власть и право принимать определенные решения без согласования с другими руководителями. Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации.

Штабные полномочия делегируются аппаратно-штабной деятельности, которая нацелена на обслуживание (разгрузку) руководителей и помощь в выполнении ими функций.

Каждый элемент управленческой структуры является носителем управленческих полномочий, которые бывают следующих видов: распорядительные, рекомендательные, координационные, согласительные, контрольно-отчетные. [6]

В ИП «WAKEUP» имеют место определенные виды полномочий, представленные в таблице 8.

 

 

 

 

Таблица 8 – Виды должностей и полномочия сотрудников организации

Должность	Полномочия
Руководитель организации	Распорядительные, координационные Осуществляет координацию деятельности предприятия, издает приказов и распоряжений, обязательных для исполнения, контролирует деятельность всех работников, совершает сделки
Главный бухгалтер	Согласительные Обладает правом на сдачу всей финансовой отчетности предприятия
Администратор	Распорядительные, координационные Принимает решения, касающиеся сбыта продукции, осуществляет непосредственное руководство над сотрудниками, принимает решения относительно маркетинга, несет ответственность за подготовку персонала
Технолог	Согласительные, распорядительные Принимает решения и несет ответственность за изготовление продукции

 

 

5 ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ  КОНТРОЛЬ

Контроль представляет собой одну из важных функций в менеджменте. Как неотъемлемая часть деятельности организации контроль является непрерывным процессом, который строится на трех основных этапах:

• выработки стандартов деятельности организации, подлежащих контролю;

• измерения и анализа ее результатов, полученных в результате контроля;

• корректировки хозяйственных, технологических, организационных и других процессов деятельности организации в соответствии со сделанными выводами контроля

Контроль делается не ради выявления проблем, а для успешного решения и достижения конкретных результатов, выявления отклонений от научно обоснованных стандартов. Если контроль не дает «пищу» для размышления, то он запланирован напрасно. [9]

Главная цель контроля — не исправление, а предотвращение ошибок, что обходится гораздо дешевле. Поэтому контроль представляет собой неотъемлемую часть стратегического планирования.

Эффективный контроль увязывается не только с процессом планирования, но и со всеми изменениями, происходящими в структуре и системе управления, т.е. контроль должен быть гибким.