Руководитель в системе управления организацией

   В ходе хозяйственной деятельности требуется корректировка и исключение необязательной информации для быстрого принятия управленческого решения. На предприятии она осуществляется с помощью   хорошо налаженного делопроизводства и правильно организованной документации. В процессе оформления входящих и выходящих документов осуществляется их регистрация в бухгалтерии предприятия.

   Бухгалтерский учет на ОАО «1-я Минская птицефабрика» полностью сосредоточен в центральной бухгалтерии, а в подразделениях предприятия осуществляется лишь первичный учет. Заполненные документы поступают в централизованную бухгалтерию в соответствии с имеющимся графиком документооборота для последующей проверки, обработки, сверки. Документооборот в хозяйстве налажен таким способом, чтобы лица, ответственные за правильность и своевременность оформления оправдательных первичных учетных документов по факту совершения финансово-хозяйственной операции, в установленные сроки представляли их в бухгалтерскую службу для обработки, зачем на предприятии установлен строгий контроль. График разрабатывается главным бухгалтером и утверждается директором, после чего каждому работнику бухгалтерской службы предоставляются выписки из графика с указанием документов, относящихся к сфере его деятельности, и сроков их представления.

  Бухгалтера обеспечивают ведение производственного и финансового учёта, товарного учёта и реализации, учёта затрат и материалов, основных  средств; малоценных и быстроизнашивающихся предметов, расчёта с подотчётными  лицами  и зарплаты, выдачу типовых форм и т.д. Им приходится решать проблемы, которые возникают, например, из-за неверного оформления документов на продажу товаров. Кроме того, они контролируют ведение складского учёта и его соответствия принятой на предприятии системе учёта.

  Выполнение экономических расчетов, связанных с анализом хозяйственной деятельности, определение соответствующих норм и расценок возложено на работников экономического отдела. Экономисты ведут список заказчиков предприятия и поддерживают в актуальном состоянии всю информацию  о производственных показателях, финансовых и торговых операциях, определяют их категории, назначают скидки разным группам покупателей, обеспечивают подготовку заказов и контроль поставок, ведут учёт и следят за движением товаров, формируют отчёты по итогам деятельности, фиксируют вновь полученную информацию производственного и финансового характера.

  Главный экономист хозяйства анализирует состояние дел на предприятии и принимает решения  по стратегическому и краткосрочному планированию  его деятельности, которые оформляются соответствующими документами (бизнес-план). Для анализа состояния дел на ОАО «1-я Минская птицефабрика» главный экономист использует два основных документа финансовой отчётности – баланс на начало и конец отчётного периода и отчёт о прибылях и убытках.  Для работы ему необходима полная информация о деятельности ОАО «1-я Минская птицефабрика». Часть этой информации хранится в хозяйственном архиве  в явном виде и всегда доступна (например, о балансе с партнёрами, платежах и отгрузке комплектующих, производственные отчёты по растениеводству и животноводству). Для получения остальной информации необходимо предварительно произвести вычисления и формирование отчётов.  К таким вычисляемым отчётам можно отнести информацию о разных производственных показателях, о различных аспектах продаж готовой продукции, которая обычно представляется разного рода оборотными ведомостями (отчёты о совокупных объёмах продаж определённых товаров за некоторый период, об объёмах продаж по различным каналам сбыта, о продукции, которая принесла наибольшую прибыль, о доходах и издержках в целом по хозяйству и отдельно по отраслям, о результатах работы отдельных производственных подразделений). Данные ведомости и отчёты для упрощения работы  необходимо отсортировать и сгруппировать.

  Таким образом, сотрудники аппарата управления хозяйства выполняют информационную деятельность, связанную с подготовкой, оформлением, принятием и реализацией решений различного уровня.

   На предприятии ОАО «1-я Минская птицефабрика» бухгалтерский учет ведется автоматизировано с применением пакета прикладной программы «1С: Предприятие». В штате предприятия имеется заместитель главного бухгалтера по автоматизации учета и 2 программиста, разрабатывающие программное обеспечение для автоматизации учета по конкретным участкам. Автоматизацией охвачены все участки бухгалтерской работы, начиная от выписки первичных документов и заканчивая формированием баланса и различных форм отчетности. Благодаря созданию локальной сети между всеми руководящими службами  и бухгалтерией наблюдается оперативное получение информации, значительная экономии средств и времени, и как следствие эффективная работа предприятия. Предприятие в соответствии с имеющейся потребностью обеспечено бланками бухгалтерских документов и регистров, хотя зачастую использует бланки устаревших форм.

  Таким образом, ОАО «1-я Минская птицефабрика» является крупным предприятием агропромышленного комплекса, прибыльно функционирующим в рыночных условиях. Организация учетного процесса построена в соответствии с современными требованиями и представлениями о бухгалтерском учете: своевременное представление полной информации о хозяйственной деятельности предприятия (не только бухгалтерской).

  Важнейшей составляющей управленческой информации является экономическая информация. Она отражает социально-экономические процессы как в производственных, так и в непроизводственных сферах, во всех органах и на всех уровнях управления.

  Руководство ОАО «1-я Минская птицефабрика» получает информацию из многих источников, включая письма, заметки, периодику и ежегодные отчёты, а также из компьютерных систем. Другими источниками информации являются встречи, телефонные звонки и прочее. Таким образом, информация, полученная из компьютерных источников, не имеет, для руководителя решающего значения. Цель компьютеризированной информационной системы – обеспечить руководителю хозяйства немедленный и быстрый доступ и сортировку информации по ключевым факторам.

  На ОАО «1-я Минская птицефабрика» применяется распределенная обработка данных, которая обеспечивает автоматизацию документирования хозяйственных операций на базе ПЭВМ, а именно: проведение автоматизированного сбора, регистрации и предварительной обработки данных непосредственно на рабочих местах специалистов (бухгалтеров, товароведов, кладовщиков и др.). Данные вводятся с клавиатуры, что  позволяет повысить достоверность вводимой информации за счет визуального контроля на экране.

  Все сотрудники  на  ОАО «1-я Минская птицефабрика» имеют доступ к единой информационной базе предприятия. При этом для достижения большей результативности и производительности труда каждый из них должен работать только с той информацией, которая ему необходима и она должна быть представлена в привычной для него форме независимо от степени автоматизации его деятельности. Так, когда экономист выписывает счёт на товар, то он не задумывается о том, что он порождает документ (финансовое требование), которое вместе с другими подобными документами поступает на рабочее место главного бухгалтера и бухгалтера по финансовому учёту.  Это позволяет последним фиксировать факты ухода и прихода денег на финансовый счёт предприятия и заниматься совместно с главным экономистом анализом состояния финансового счёта предприятия и его прогнозированием на некоторый период (месяц, квартал, год).

  Автоматизированная система  обработки экономической информации на ОАО «1-я Минская птицефабрика» функционирует в звездообразном типе локальной сети. Поскольку бухгалтерскому аппарату предприятия свойственна иерархическая организация структуры управления. При такой организации одна из ЭВМ образует центр звезды (компьютер-сервер), которая связана с ПЭВМ, подключенными к ней.

  Наличие на ОАО «1-я Минская птицефабрика» сети персональных компьютеров открывает возможность хранить и использовать централизованные базы данных, размещаемые на сервере, в многопользовательском режиме. Каждый пользователь со своего персонального компьютера получает доступ к общей для всех пользователей централизованной базе. Системы обработки данных соответствуют уровню оперативного контроля и являются основой всех управленческих информационных систем. Они выполняют огромное количество текущих рутинных операций по платежам, заработной плате, сбыту, хозяйственному учёту и т.п. Системы обработки информации соответствуют уровню тактического контроля  (маркетинг, производство), реализация продукции, бухучёт, формирование нестандартных отчётов по запросам для руководства.

2.2 Субъекты, объекты, функции и методы управления персоналом

   Вся деятельность по управлению персоналом осуществляется его субъектами - должностными лицами и организациями, непосредственно занятыми этого рода деятельностью.

   Субъектами управления персоналом являются: руководители всех уровней, службы персонала (отделы кадров), трудовые коллективы и прежде всего их органы: советы трудовых коллективов, производственные советы, общие собрания членов трудовых коллективов: действующие на предприятии отделы качества, профсоюзные и женские организации, объединения рационализаторов, ветеранов и т.п.

   Функции управления персоналом представляют собой направления этого рода деятельности, ориентированные на удовлетворение определенных потребностей предприятия.

   Существует несколько методов определения функций управления персоналом, их значимости и удельного веса в управлении.

  Более точный, но в тоже время и более дорогостоящий метод определения функций и задач в области управления персоналом - фиксация их перечня и затрачиваемого времени посредством наблюдения за работой менеджеров. Этот метод предполагает наличие специально подготовленных профессионалов-наблюдателей, изучение деятельности многих менеджеров и требует больших финансовых и временных затрат.    Выделяют следующие функции управления персоналом:

   1. Планирование персонала (включая стратегическое планирование), определение потребности в количестве и качестве сотрудников, а также времени их использования.

   2. Определение способов рекрутирования, привлечения персонала. Реализация данной функции предполагает ответы на вопросы: где найти нужных работников, как привлечь их на данное предприятие, сколько человек взять извне и сколько изнутри?

    3. Маркетинг персонала. Он направлен на обеспечение спроса на рабочие места на данном предприятии со стороны лучшим образом подготовленных людей, в первую очередь высококвалифицированных специалистов и менеджеров.

   4. Подбор, оценка, отбор и принятие на работу сотрудников. Важность этой функции определяется растущей стоимостью рабочей силы и повышением требований к работнику.

   5. Адаптация, обучение и повышение квалификации работников, их развитие. Сегодня на передовых фирмах профессиональное развитие превратилось по существу в непрерывный процесс, сопровождающий человека в течении всей его трудовой жизни.

   6. Планирование карьеры, обеспечение профессионально-должностного роста работника.

   7. Мотивация персонала. Мотивация достигается прежде всего через обеспечение совпадения организационных и личных целей.

   8. Руководство персоналом. Данная функция призвана объединять, координировать, взаимосвязывать и интегрировать все прочие функции в единое целое. Руководство персоналом - чрезвычайно сложная и содержательная деятельность, в той или иной мере включающая многие из других функций.

   9. Управление расходами на персонал. Это предполагает подсчет того, сколько стоит привлечение, обучение, оформление, оценка, оплата персонала, социальные расходы и т.п., все пребывание работника в организации, а также соотнесение расходов с прибылью, которую приносит труд сотрудника.

   10. Организация рабочего места. Эта функция учитывает различные факторы, влияющие на экономическую и социальную эффективность работника: его квалификацию и индивидуальные качества, технику и технологию, служебное помещение, всю рабочую ситуацию.

   11. Обеспечение оптимального распорядка работы. Четкое выполнение это функции позволяет поддерживать оптимальный трудовой ритм организации, экономить значительные средства, повышать удовлетворенность пребыванием в организации.

   12. Кадровое делопроизводство. Это техническая функция необходима для эффективного использования персонала.

  13. Управление информацией о сотрудниках. Задача этой функции - получать в оптимальном объеме, распространять нужную и гасить ненужную и даже вредную информацию.

 14. Оценка результатов деятельности и трудового потенциала персонала. На этой функции базируется стимулирование, развитие и использование кадров, а также контроль за ними.

  15. Контроль за персоналом, обеспечение дисциплины и организационного порядка.

  16.Управление конфликтами. Оно предполагает создание в организации климата, исключающего возникновение деструктивных конфликтов, а также конструктивное, относительно безболезненное разрешение конфликтов.

  17. Правовое регулирование отношений.

   18. Налаживание партнерских отношений и сотрудничества с профсоюзами, советами трудовых коллективов и другими организациями, влияющими на персонал.

  19. Обеспечение безопасности, охраны труда и здоровья сотрудников.

  20. Социальное обеспечение сотрудников.

  21. Планирование и развитие организационной культуры, обеспечивающей усвоение сотрудниками эстетических норма, целей и ценностей предприятия, уважение его традиций, развитие между работниками отношений взаимного уважения, сотрудничества и поддержки.

  22. Обеспечение репутации фирмы, ее позитивного восприятия клиентами, общественностью, институтами власти.

    23. Консультирование линейных руководителей в вопросах персонала. Эту функцию выполняют сотрудники службы персонала.

  24. Участие в разработке стратегии компании и, в частности, в стратегическом планировании. В передовых компаниях персонал рассматривают как главное богатство, важнейший ресурс предприятия. Поэтому представляющие управление персоналом руководители непосредственно участвуют в определении наиболее важных, перспективных целей и задач компании [10, с.36].

   Перечисленные функции  не исчерпывают всего их перечня.  Однако их перечисление дает  представление о содержании управления  персоналом как специфического  вида управленческой деятельности  и о предмете науки управления  персоналом.