Руководитель в системе управления предприятием торговли

Во всем офисе  компании, как и в кабинете руководителя, цветовая гамма помещений формирует благоприятный психологический настрой. Стены выдержаны в приятных светлых тонах, их украшают различные плакаты и дипломы, свидетельствующие о достижениях компании, живые цветы. Все это оказывает благоприятное влияние на сотрудников компании и ее посетителей.

При анализе  использования рабочего времени  руководителя при помощи фотографии рабочего дня, выяснилось количество времени, которое он тратит на отдельные виды работ:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 5 –  Структура затрат рабочего времени руководителя ООО «Петербуржец»

Наименование  затрат рабочего времени	Затраты времени (мин)
	Фактические	Подлежат сокращению/увеличению		Оптимальные
1. Выполнение  представительских функций:
- участие и  проведение совещаний;	100	75		25
- работа с  партнёрами по бизнесу;	40	10		30
- служебные  разъезды	20	40		60
- прочие деловые  встречи;	50	30		20
- посещение  рабочих мест;	80	-		80
- беседы с  подчиненными;	30	10		20
- приём посетителей;	30	10		20
- служебные  телефонные разговоры.	20	10		10
2. Планирование  и организация работы фирмы:
- аналитическая  работа;	30	20		10
- рассмотрение  проектов планов и их утверждение;	20	5		15
- организация  торгово – технологического процесса;	-	15		15
- контрольные  функции;	15	-		15
- проведение  организационно – технических  мероприятий;	10	-		10
- подготовка  решений и документации;	20	-		20
- согласование  и подписание документации;	-	5		5
3. Сбор и обработка  информации:
- обработка  поступающей и возникающей информации;	10	10		-
- изучение текущих  (нормативных и директивных документов);	-	-		-
- поиск и  работа с экономической информацией;	-	-		-
- работа с  информацией о поставщиках и  покупателях;	10	-		10
- работа с  корреспонденцией;	10	10		-
- разбор заявлений,  жалоб.	10	-		10
4. Самоконтроль:
- проверка правильности  выполненных работ;	-	10		10
- исправление  ошибок.	10	-		15
5. Повышение  своей квалификации:
- самообучение (чтение специальной литературы);	15	15		-
- повышение  квалификации на курсах, участие  в конференциях, семинарах;	-	-		-
- прочее.	-	-		-
6. Выполнение  общественных функций.	-	-		-
7. Обслуживание  рабочего места.	-	-		-
8. Поиск или  ожидание:
- документации;
- партнёров  по бизнесу;
- подчиненного;	3		3	0
- время в  пути.	40		10	30
9. Время перерывов:
- посторонние  разговоры;	-		-	-
- отдых и  личные надобности;	20		10	30
- позднее начало  и раннее окончание работы;
- уход с рабочего  места по личным надобностям;
- принятие пищи;	20		10	30
- разговоры  и встречи по личным вопросам;
- прочие потери.
Итого	613минут или  10,22часа		120 мин или 2 часа	485 мин или 8,08 часа

 

На основании  приведенных данных можно сделать  следующие выводы: фактический рабочий  день Сергея Ивановича составляет, в среднем, 10 часов 22 минуты, что по трудовому законодательству не соответствует норме о рабочем времени. График работы директора – 5 рабочих дней и 2 выходных (суббота, воскресение). При таком графике работы, количество рабочих часов в неделю не должно превышать 40 часов. Это является нарушением трудового законодательства и является минусом в организации работы руководителя.

Приведенные данные незначительно меняются в зависимости  от дней недели и непредвиденных обстоятельств.

Исправить сложившуюся  ситуацию и сократить затраты  времени руководителя на осуществление  своих функций можно путем  более полного внедрения делегирования отдельных полномочий подчиненным и нормирования затрат времени на отдельные виды работ.   Так, например, целесообразно делегировать такие виды работ, как работа с отдельными партнерами по бизнесу, подготовку документации, работу с корреспонденцией, разбор жалоб и некоторые другие.     

Влияние на деятельность руководителя таких факторов как  эстетика рабочего места, влияние внешней  среды, степень моральной удовлетворенности  и многих других факторов внешней  и внутренней среды учитывается  в организации труда руководителя на данном предприятии. Об этом свидетельствует то, что несмотря на продолжительный рабочий день и высокую ответственность, Сергей Иванович всегда удовлетворен собственной работой и работой своих подчиненных, у него всегда хорошее настроение и бодрый вид. Хотя продолжительность рабочего дня Сергея Ивановича необходимо сокращать, в частности из-за того, что вследствие такого темпа работы могут возникать перегрузки, ведущие к плохому самочувствию, потере иммунитета, вялости и усталости.

Окружающая среда данного предприятия достаточно быстро меняется, усиливается влияние на руководителя внешних и внутренних факторов, поэтому необходимо постоянно анализировать организацию труда руководителя и пытаться ее улучшать. Это позволит добиться более высоких результатов в бизнесе и занять новое место на рынке.

 

 Глава 3. Разработка предложений по совершенствованию процесса руководства в ООО «Петербуржец»

На основании  анализа существующего стиля  руководства и существующей организации  труда руководителя в ООО «Петербуржец», проведенного во второй главе данной работы, можно разработать некоторые предложения по совершенствованию процесса руководства.

Известно, что  в целом, управленческая деятельность подразумевает эффективное использование  и координацию ресурсов организации для достижения заданных целей с максимальной эффективностью. Однако управление торговыми процессами - это изучение форм и методов воздействия на трудовые коллективы, выявление принципов и закономерностей управления.

В торговле целью  управления можно обозначить повышение эффективности трудовой деятельности коллективов людей. Организационные, технические, технологические отношения опосредованы развитием межличностных отношений. С укрупнением торговых организаций и ростом трудовых коллективов роль управления постоянно повышается. При этом управленческий труд руководителя предприятием торговли конвертируется в особую профессиональную деятельность, отличную от непосредственного производства.

Современные реалии XXI столетия предъявляют более жесткие требования к руководителю предприятия торговли любого уровня. Руководитель должен быть, прежде всего, профессиональным управляющим, высококвалифицированным специалистом, человеком, психологически подготовленным к работе. Многоаспектные взаимоотношения между торговой организацией и заказчиками требуют нового рыночного мышления, овладения инструментарием маркетинга, систематизации и обобщения зарубежного и отечественного опыта управления. Квалифицированная управленческая деятельность  обусловлена развитием интеллектуального и профессионального потенциала руководителей, самоменеджмента.

Руководитель  нового типа должен опираться на общечеловеческие этические ценности, владеть теорией, техникой и искусством воздействия  на окружающих людей, быть открытым к  инновациям, ко всему новому. Особенности управленческого труда состоят в организации совместной деятельности людей, постановке целей, разработке способов и приемов их достижения. Руководитель предприятия ООО «Петербуржец» в своей деятельности использует именно эти принципы управления, что способствует слаженной работе всего коллектива предприятия в целом.

Вопросы повышения  эффективности труда руководителя предприятием торговли во многом предопределяются их способностью работать с людьми и управлять самими собой. Для того, чтобы работать с людьми, различающимися по статусу и интересам, руководители должны иметь специфические личностные качества, которые усиливают доверие и уважение со стороны тех, с кем они вступают в коммуникационные  взаимодействия. Это прежде всего:

1. глубокая преданность  делу и высокое чувство долга;
2. честность и порядочность в отношениях с людьми;
3. уважительное и заботливое отношение к людям вне зависимости от их положения в организационной иерархии;
4. самообладание и самокритика.

До недавнего  времени считалось, что перечисленными личностными чертами людьми либо награждаются от природы, либо  приобретают их в процессе многолетней работы методом проб и ошибок. Однако последние достижения науки позволяют изучать природу человеческих взаимоотношений и искусство управления людьми на серьезной научной основе.

Специфика деятельности торговли предопределяется прежде всего  акцентом на человеческий фактор, особенностями  социального поведения. Таким образом, эффективность работы торговой организации  во многом зависит прежде всего от результативности труда руководителей, их умения организовывать деятельность коллективов.

К основным  направлениям повышения эффективности  труда руководителей в системе  управления предприятием торговли можно  отнести:

1. Создание действенной системы мотивов и стимулов. В компании ООО «Петербуржец» разработана система поощрения руководителя и сотрудников, напрямую связанная с уровнем дохода и издержек компании.

2. Развитие и  укрепление организационной культуры. Для более эффективного управления коллективом на предприятии постоянно совершенствуется организационная культура, связанная с более четкой организацией и специализацией функций отделов.

3. Формирование  трудовых коллективов с использованием  социометрической методики,  интервьюирования, тестирования. Подбор сотрудников в различные отделы производится на основании проведения тестирования и личного интервью.

4. Использование  ситуационного подхода в работе. В зависимости от сложившейся  ситуации, руководитель принимает  то или иное решение, которое наиболее благоприятно для компании.

5. Активное применение форм делегирования полномочий. Сергей Иванович строит свою работу на основе передачи отдельных полномочий на нижестоящий уровень, например, проведение переговоров с отдельными контрагентами передано менеджерам по продажам, а функции планирования объемов продаж и закупок – директору по развитию.

6. Развитие горизонтальных  коммуникационных связей. Для более  сильного взаимодействия с компаниями, тесно связанными общими интересами  с ООО «Петербуржец», один раз в месяц проводится совет директоров.

7. Создание гибкой системы планирования на всех уровнях управления. Еженедельно директор проводит совещания, на которых оперативно вносятся изменения в долгосрочные планы компании и планируются срочные дела.

8. Ориентирование  графиков работы на потребителя  (заказчика), использование инструментария  современного маркетинга. Для более  полного удовлетворения запросов  покупателей в компании организована  ночная развозка товаров и  проводится регулярное анкетирование потребителей с целью выявления уровня удовлетворенности клиентов работой компании.

9. Создание действенной  системы контроля  качества выполняемых  работ. Сергей Иванович создал систему контроля качества на всех этапах движения товара от поставщика до потребителя.

10. Осуществление  управленческой деятельности в  соответствии с  теорией и  практикой современного менеджмента.  Руководитель ООО «Петербуржец»  в своей деятельности использует  современные подходы к управлению, постоянно внедряет новые способы мотивации, постановки целей и повышения результативности работ.

Для повышения  эффективности труда руководителя на предприятии ООО «Петербуржец» целесообразно провести некоторые мероприятия.

Таблица 6  - Мероприятия по повышению эффективности труда руководителя ООО «Петербуржец»

Мероприятия	Затраты на их осуществление, руб.
1. Создание фонда  на увеличение стимулирующих  выплат и премий	50 000
2. Проведение  профессионального тестирования  и интервью при наборе сотрудников.	30 000
3. Проведение  анкетирования потребителей с целью выявления уровня удовлетворения работой компании	10 000
4. Создание эффективной  системы контроля на всех этапах  движения товара	10 000
5. Проведение  семинаров и тренингов, повышающих профессиональный уровень работников	100 000
6. Зарубежные командировки, предусматривающие обмен опытом и обучение сотрудников	80 000
Итого сумма  затрат на проведение мероприятий	280 000

 

Из данных Таблицы 6 видно, что общая сумма затрат на проведение мероприятий по повышению  эффективности труда руководителя для ООО «Петербуржец» составит 280 000 рублей. Несмотря на то, что эта сумма достаточно велика, предприятие может выделить необходимые средства из чистой прибыли, т.к. это приведет к улучшению работы всего предприятия, повышению его конкурентоспособности и места на рынке. Так же, при планировании прибыли предприятия на следующий год, целесообразно внести данную сумму в состав прочих расходов компании и индексировать ее соразмерно темпам инфляции и росту цен на товары и услуги.

Работа Сергея Ивановича - это результат его личной одаренности в сочетании с опытом, накопленным в ситуациях, которые повлияли на формирование его представлений о том, как надо руководить. На основании этого опыта и возможностей собственного характера он решает проблему управления подразделениями, согласовывая основные принципы с потребностями подчиненных им людей. Сергей Иванович понимает, что руководитель сам должен учиться у своих подчиненных, и учить их, если нужно, поэтому для сотрудников компании часто проводятся различные тренинги и семинары, некоторых сотрудников за счет средств компании отправляют на курсы повышения квалификации или дополнительного образования.