Самоменеджмент или организация личного труда руководитля

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ…………………………..…………………………………………….3

1 ТАЙММЕНЕДЖМЕНТ.………………..………………………………………4

1.1 Постановка  цели. …………………………………………………………….5

1.2 Планирование ………………………………………………………………...5

1.3 Основные правила планирования времени.……………………………...5

1.4 Принятие решений…………………………………………………………...6

1.5 Реализация и организация……………………………..…………………...8

1.6 Контроль………………………………………………………………………8

1.7 Информация и коммуникация…..………………………………………….8

2 ОСНОВЫ ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ………….9

2.1 Трудовая деятельность руководителя, ее особенность….……………..9

2.2 Факторы, влияющие на работу руководителя.....................................9

2.3 Целевое планирование труда руководителя......................................11

3 ОСНОВНЫЕ ПУТИ УЛУЧШЕНИЯ ТРУДА РУКОВОДИТЕЛЯ............12

3.1 Организация рабочего места………..................................................12

3.2 Работа с  документами и корреспонденцией…………………………….15

3.3 Проведение совещаний, конференций..............................................16

3.4 Составление графика работы............................................................17

3.5 Подготовка и проведение выступлений............................................18

3.6 Прием по личным вопросам.............................................................20

3.7 Посещение рабочих мест.................................................................21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ......................................................................................22

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ....................................23

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

          На протяжении всей жизни человеческого общества были те, кто руководит и те кем руководят. Но люди до начала 20 века мало придавали значения самому понятию управление. Руководители (приказчики, распорядители и другие) управляли опираясь на интуицию. В то время не задумывались над этим серьезно. С

начала 20 века управление начинает выделяться в самостоятельную науку и продолжает развиваться в настоящее время. На протяжении развития этой науки основное внимание уделялось тому, как управленец должен руководить, чтобы организация работала эффективно. Но к сожалению мало внимания уделялось тому,

как организовать работу самого руководителя.

Однако стоит помнить, что менеджер должен уметь управлять не только своими подчиненными, но и собой, своим временем. Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни, добиваться результатов и улучшать качество своей жизни.

Деловые люди часто сетуют на то, что в сутках всего 24 часа. Успеть за день все запланированное просто невозможно, даже если вести переговоры с помощью конференц-связи и делать макияж стоя в пробке. Обвинять в неудачах можно кого угодно. А можно научиться самоменеджменту, т. е. искусству управлять своим временем и ресурсами с максимальной эффективностью. Тогда окажется, что в сутках есть время не только на сон, но даже на спорт и отдых.

Современное развитие общества показывает, что если руководитель не спланирует и правильно не организует свою работу, то это приведет к потерям рабочего времени, лишнему перенапряжению и в конечном счете скажется на качестве управления.

Цель: рассмотреть организацию труда руководителей и наиболее эффективное  распределения ресурса времени, а так же по возможности рассмотреть все нюансы и пути повышения эффективности работы руководителя.  

Объект исследования: организация личного труда руководителя и  рабочего времени.             
Предмет исследования: методы управления трудовой деятельностью руководителя.

Задача: научиться выбирать наиболее результативные методы самоменеджмента.

1 ТАЙМЕНЕДЖМЕНТ

 

Время — это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Его важнейшей особенностью является безвозвратность — его нельзя накопить, передать, взять в кредит, потому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Не даром же говорят: время — деньги. Это не просто слова.

Действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок, фирме придется уплатить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономической величины, но и от того, как он распоряжается самым ценным приобретением — временем. Менеджер должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленной цели.

Самоменеджмент (или таймменеджмент) — техника правильного использования времени. Самоменеджмент помогает выполнять работу с меньшими расходами, лучше организовать труд (следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, как результат, уменьшить спешку и стрессы. Известный специалист в области менеджмента Ален Маккензи утверждал: «Нет ничего более легкого, чем быть занятым. И нет ничего более трудного, чем быть результативным».

Самоменеджмент — это последовательное и целенаправленное использование эффективных методов работы в повседневной практике, с оптимальным использованием своих ресурсов для достижения своих же целей. Самоменеджмент позволяет эффективно пройти все этапы успешного пути к цели, а именно:

1. решить, чего вы хотите достичь.
2. создать собственное видение успеха.
3. верить, что успех придет.
4. сосредоточиться на целях, ведущих к успеху.
5. не падать духом при неудачах.

 

 

1. Постановка цели.

Это временный процесс, поскольку в течение деятельности предприятия может выясниться, что какие-либо параметры изменились, а это приводит к необходимости пересмотра цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда работник хочет попасть, а куда не хочет (но куда его хотят привести другие). Одно из правил эффективного менеджмента гласит: что запланированные успехи лучше случайных, так как они происходят чаще и управляются. Для достижения долгосрочной глобальной цели, стоит устанавливать промежуточные (краткосрочные) цели.

 

2. Планирование.

Призвано обеспечить рациональное использование самого ценного ресурса — времени. Чем лучше спланировано время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование, как составная часть заданий и правил самоменеджмента, осуществляет подготовку к реализации цели.

 

3. Основные правила планирования времени.
• Соотношение (60:40).

 Опыт показывает, что  лучше всего составлять план  лишь на определенную часть рабочего времени (на 60 %). Приблизительно половину рабочего дня руководитель проводит не на рабочем месте, потому что работа требует взаимодействия с людьми, обмена информацией. Всегда нужно оставлять определенный процент времени как резерв для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, экстренных случаев или в результате недооценки длительности каких-то дел. (подробнее см. гл.3 п.3.4)

• Регулярность — системность — последовательность.

Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело.

• Реалистичное планирование.

 Планировать нужно только такой объем задач, с которым человек реально может справиться.

• Заполнение потерь времени.

Заполнять потерю времени лучше по возможности сразу. Например, лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня наверстывать потерянное накануне.

• Фиксация результатов вместо действий.

Фиксировать в планах нужно результаты или цель, а не просто какие-либо действия, чтобы усилия были исходно направлены непосредственно на достижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности.

• Срок выполнения.

Во избежание промедления и откладывания дел, нужно устанавливать точные сроки для выполнения всех видов деятельности.

• Согласование различных планов во времени.

Чтобы более успешно внедрять свои планы в жизнь, менеджеру необходимо согласовывать их с планами других людей (начальника, подчиненных, коллег).

 

4. Принятие решений.

 Принятие решений допускает  выбор первоочередных заданий  и дел. Принять решение — значит  установить приоритетность. Основная  проблема руководителей заключается  в том, что они пытаются сразу  выполнить слишком большой объем  работы и распыляют свои силы  на отдельные, часто несущественные, но кажущихся необходимыми дела.

Очередность выполнения заданий можно определять, пользуясь установлением приоритетов с помощью анализа АБВ. Техника этого анализа основывается на том, что доли в процентах более важных и менее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью буквы «А», «Б» и «В» все работы подразделяются на три группы в соответствии с их значимостью (важнейшие, важные и несущественные, менее важные или маловажные). Чтобы применить анализ АБВ, необходимо следовать следующим правилам: составить список всех будущих заданий;

1. систематизировать их по степени важности и установить очередность;
2. оценить задачи в соответствии с категориями А, Б, В;
3. Не приступать к выполнению задач категории  Б пока не выполнены задачи категории А и т.д.

Ускоренный анализ по принципу Дуайта Эйзенхауэра (президент США в 1953 — 1961 гг.). Этот принцип является простым вспомогательным средством в тех случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать преимущество. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

Все дела подразделяются на 4 группы:

1. срочные (важные дела) — их необходимо выполнять самому руководителю;
2. срочные (менее важные дела) — их нужно делегировать;
3. менее срочные (важные задачи) — их необязательно выполнять сразу, но выполнять их нужно самому;
4. менее срочные (менее важные задачи) — от их выполнения можно воздержаться.

Делегирование является ключевой деятельностью менеджера. Под делегированием в общем значении понимается передача заданий своему подчиненному из сферы деятельности самого руководителя, но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которое не может быть делегировано. Передача задачи или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Отказ от делегирования приводит к перегрузке руководителя, сокращает время, необходимое для выполнения своих непосредственных обязанностей. Делегирование помогает управленцу освободить время для более важной задачи и снизить загруженность, а также способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников, положительно влияет на мотивацию труда сотрудников. Для того чтобы успешно осуществлять делегирование, необходимо подобрать нужных сотрудников, четко распределить сферу ответственности, координировать выполнение порученной задачи и осуществлять контроль рабочего процесса и результатов. Не менее важно стимулировать и консультировать подчиненных, давать им оценку. Делегировать следует рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу. Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу, как определение цели, руководство сотрудниками, задача высокой степени риска.

 

5. Реализация и организация.

Составляется распорядок дня и организация трудового процесса с целью достижения поставленной цели. Организация рабочего дня должна отвечать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».

.

6. Контроль.

Контроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае — оптимизации трудового процесса. Все перечисленные выше функции самоменеджмента будут не настолько эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль за результатами труда должен в любом случае производиться после выполнения задания. Тот, кто хочет себя по-настоящему разгрузить, не может отказаться от самоконтроля.