Самоменеджмент или организация личного труда руководитля

Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило участников конференций, планерок (5-7 человек)+2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортными или неудобными. Оптимально обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и отдыха. Рабочий кабинет можно также дополнить стендом где будут располагаться производимая продукция. Также необходимы большие настенные часы, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это положительно воздействует на психологическое состояние человека, а значит помогает в работе.

 

3.2 Работа с документами и корреспонденцией.

Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится на: входящие и исходящие:

1. Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации.

Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Менеджера составляет документы (т. е. те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить не большие исправления.

2. Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимости от размера

предприятия растет количество корреспонденции и самому руководителю просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит:

1. Регистрация поступающей  корреспонденции.

2. Сортировка в зависимости  от предназначения.

3. Отбор документов, которые  адресованы руководителю или  находятся в его прямой компетенции.

4. Сортировка корреспонденции  по степени важности. Наиболее  рационально сортировать документы сразу оценивая степень их важности. Для этого можно например раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у руководителя должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет   класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.

Задача хранить документы входит в обязанности секретаря или специального отдела занимающегося ведением архива. Эти документы классифицируются по определенным признакам, так чтобы было легче их найти. Задачу хранения документов рациональнее переложить на компьютеры. Такой подход сэкономит время на их поиск.

 

3.3  Проведение совещаний, конференций.

Каждый день, утром руководитель проводит планерки, конференции. Они, как правило, носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них рассматривается проделанная работа за предыдущий день и решается что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.

Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и не носят столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно оно проводятся зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшит потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовке к совещанию необходимо:

1.Четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;

2.Можно ли за одно совещание решить несколько вопросов;

3.Тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;

4. Заранее познакомить  участников с теми фактами, которые  могут обсуждаться в ходе дискуссии;

5. Как можно раньше  послать приглашение участникам;

6. Выбрать помещение для  заседаний (кабинет руководителя  или конференс зал) с хорошей вентиляцией, освещением и нормальной температурой;

7. Участники совещания должны заранее выработать возможные решения по предлагаемым вопросам.

Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа. Последовательность вопросов, рассматриваемых на совещании, необходимо спланировать. Учитывая, что в ходе совещания, в зависимости от его продолжительности, снижается работоспособность участников. Так пик

работоспособности наблюдается через 15 - 20 мин. после начала совещания. Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью исчезает.

Для эффективности деловой беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно нужен при обсуждение вопросов. При проведении совещаний необходимо учитывать, что слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание необходимо заканчивать протоколом совещания, где отражается: участники совещания, выдвинутые и принятые решения, исполнители, их действия и другая информация.

 

3.4 Составление графика работы.

Руководитель располагает определенным фондом рабочего времени в течение дня. Продолжительность рабочего дня руководителя, как уже отмечалось ранее, строго не лимитирована, но все же ограничена и необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14 -15 часов.

Прежде всего необходимо отметить, что производительность руководителя в течении рабочего дня различна. Так пик производительности приходится   на период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности.

Руководитель должен тщательным образом планировать свой рабочий день. Для этого лучше всего подходят графики работы. По принципу 10/90 – менеджеру не следует жалеть времени на составление графика, т. к. 10% времени затраченные на планирование до начала выполнения задачи, сэкономят 90% времени при ее решении. В таких графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение совещаний в 9 00 продолжительностью 15 минут, прием посетителей с 13-00 до 14-00 и т.д. Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время. Руководитель должен постоянно контролировать, как выполнены запланированные задачи, а также

делать анализ использования рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате руководитель лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.

 

3.5 Подготовка и проведение выступлений.

Руководитель должен владеть деловым красноречием. Основная цель выступления - воздействовать на мысли слушателей, склонить их к своей точке зрения. Хорошо выступить - это не просто выложить все имеющиеся данные, а максимально увлечь внимание слушателей и склонить их в свою сторону. Для того, чтобы выступление прошло эффективно к нему надо основательно подготовиться. Перечислим основные рекомендации призванные помочь оратору.

1. Прежде всего важно  ответить на вопросы, какая общественная потребность лежит в основе предстоящего выступления и каким образом оратор может удовлетворить эту потребность;   

2. В соответствии с  этим определите цель своей  речи: чего вы хотите достичь  своим высказыванием ? ;

3. Спросите себя, что вы  уже знаете о предмете изложения. Изложите на бумаге в форме  тезисов сведения о предмете, которыми располагаете. Убедитесь, что уже на этом этапе у вас есть материал для выступления и вам есть что сказать;

4. Четко определите, на  какие вопросы вы должны дать  ответы слушателям;

5 . Соберите недостающие  материалы для выступления, выберите  самое важное, пользуйтесь при  этом специальной литературой  по теме выступления, справочными  словарями, журналами и другими источниками справочного характера;

6. Продумайте сложнейшие  моменты аргументации;

7. Попытайтесь разбить  приготовленный для выступления  материал на части;

8. Составьте тезисы речи  с включением в них ключевой  информации, цитат, определений.

9. Если нет опыта публичных  выступлений необходимо потренироваться;

10. Концентрация внимания  на основных вопросах содержания  речи.

Замечено, что на современную публику особенно благоприятно действует импровизированная речь. Чтение “по бумажке” не эффективно. При подготовке к выступлению нужно выяснить, какой круг слушателей (половозрастный состав, интересы), а также какой тип выступления предстоит (научный доклад, лекция, выступление на собрании и т.д.). Для эффективности выступления необходимо составить план   выступления, который должен включать:

1. Вступлений: цитаты; пословицы  и поговорки; интересные примеры; случаи и примеры, взятые из  личного опыта; ссылка на исторические  примеры и факты; определения. То  есть в начале необходимо заинтересовать  слушателя;

2. Основная часть: анализ  проблемы, о которой хотим сказать; ясность построения, идейное содержание; логически четкое изложение основных  и второстепенных вопросов; непротиворечивость   речи; эмоциональный накал и др.

3. Заключение: изложение  основной мысли выступления в  виде тезисов; заключительные выводы  из своих высказываний; указание  на нерешенные проблемы и пути  их решения; апеллирование к слушателям (призыв к действиям, предостережение  и др.) Выступление должно быть  ни слишком коротким, ни слишком длинным. Основная функция выступления - привлечь внимание слушателей   к предмету изложения и наладить контакт с аудиторией.

В заключение необходимо отметить, что успех речи зависит во многом и от того как говорить. Монотонно выложенные факты не произведут должного эффекта. В противоположность этому эмоциональная с расстановкой речь (перед и после ключевой фразы необходимо делать 1-2 секундную паузу) будет более убедительна.

 

3.6  Прием по личным вопросам.

Для проведения приема лучше выделить определенное время в течении рабочего дня. Оптимальным представляется время между 14 00 и 16 00 . Если это возможно, то необходимо пользоваться предварительной записью у секретаря. Посетитель, по возможности, должен   заранее изложить тему предстоящей беседы. Это позволит во-первых сократить время на изложение темы разговора, во-вторых позволит руководителю подготовиться к предстоящей беседе и в-третьих, если это возможно, направить посетителя к другим исполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамки разговора. 

Все приемы посетителей можно разделить на: официальные и не официальные.

Официальные приемы можно проводить:

1. за столом для конференций, совещаний. Это поставит руководителя и посетителя в одинаковые условия, то есть психологически собеседнику будет легче. К такому способу лучше всего прибегать, когда прием посетителя официальный, но руководитель хочет лучше наладить   межличностный контакт;

2. за рабочим столом. За  рабочим столом лучше всего  вообще не принимать посетителей, т.к. на нем могут находиться  важные документы, которые может  увидеть посетитель и по ряду  другим причин. За ним лучше  принимать провинившихся работников. Когда руководитель сидит за  рабочим столом, а работник находиться  спереди, то психологически работнику  намного сложнее и подчас одного  этого хватает, чтобы не критикуя  работник понял свою вину.

Не официальные приемы лучше проводить в “зоне отдыха”. Удобно расположившись на диване или в кресле руководителю и собеседнику будет легче раскрепоститься и хорошо наладить межличностный контакт. Посетитель, пришедший с личной и интимной беседой к руководителю, будет чувствовать себя гораздо более уверенно в такой обстановке, чем в официальной.

Для того, чтобы ограничить время затрачиваемое на беседу (а значит сэкономить время руководителя), необходимо, как уже отмечалось ранее, сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло. Необходимо отметить, что для оптимального ведения беседы руководитель должен:

1. уметь активно слушать. То есть в процессе рассказа  собеседника не просто слушать  молча, а показывать, что вы следите  заходом мысли. Это, например, можно  сделать путем высказываний типа: да-да, конечно, безусловно и других;

2. уметь понять собеседника. Причем “понять не значит принять”. Если руководитель может правильно  понять собеседника, то это поможет  ему принять правильное решение;