Самоменеджмент или организация личного труда руководитля

 

7. Информация и коммуникация.

Это важнейшая фаза, потому что все другие фазы нуждается в ней. На руководителя ежедневно обрушивается поток информации, с которым ему приходится разбираться. В реальной жизни менеджер обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо для эффективной работы. Для того чтобы экономить свое время, руководителю необходимо разработать рациональный подход к получению, обработке и использованию информации. (подробнее см. гл.3 п.3.2)

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ОСНОВЫ ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ.

 

2.1. Трудовая деятельность руководителя, ее особенность.

Цель работы руководителя – постановка цели правильная организация работы для ее достижения. Руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Когда менеджер не может правильно организовать работу, усилия остальных членов коллектива становятся напрасными.

Можно выделить следующие особенности руководителя:    

1. Управленец непосредственно не связаны с созданием материальных ценностей, хотя активно участвуют в организации производства.

2. Работа этого вида  работников в основном умственная.

3. Повышенные нервно-психические усилия руководителя связанны с управлением людьми и принятием ответственных решений.

4. Необходимость принятия большого количества решений за короткий период.

5. Если рабочий в течении своей рабочей смены выполняет, в основном, несколько операций, то менеджер в течение своего рабочего дня выполняет множество всевозможных операций.

Все перечисленные выше особенности необходимо учитывать при организации труда руководителя и рассматривать их все вместе и взаимосвязанно друг с другом. 

 

2.2. Факторы, влияющие на работу руководителя.

Руководитель это человек и так как он действует в реальных условиях, то на него оказывают влияния многие факторы. Не следует забывать также, что на него действуют и некоторые ограничения. В целом факторы оказывающие влияние на работу руководителя следующие:

1. Психологические - нематериальные  факторы помогающие руководителю  работать более эффективно в  соответствии со своей личностью  и потребностями. К таким факторам  можно отнести:

• Эстетика рабочего места;
• Удовлетворенность работой;
• Социальный статус;
• Другие.

2. Физиологические - факторы  связанные с возможностями человека  и влиянием окружающей среды. К ним относятся:

1. Объем воспринимаемой информации. 

Человек не может усвоить больше определенного количества. Согласно исследованиям за 1 секунду человек способен усвоить около 5-7 алфавитно-цифровых знаков. Данное требование нужно учитывать при принятие решений. Руководителю необходимо работать только с релевантной (относящейся к делу) информацией, в противном случае будет потрачено лишнее время. Задачу первичной обработки информации или сбор нужной можно поручить аналитическому отделу.

2. Окружающая среда.

Человек, как живой организм, подвержен влиянию факторов внешней среды. К таким факторам относятся:

• Температура окружающего воздуха;
• Окружающий звук;
• Освещенность рабочего места;
• другие.

3. Норма управляемости.

Необходимо точно определить со сколькими подчиненными руководитель будет непосредственно взаимодействовать.

4. Степень материальной удовлетворенности.

Тесно связанна с   психологической удовлетворенностью. Практика менеджмента показывает, что в большинстве случаев повышение материального стимулирование

не приводит к повышению производительности в том же объеме.

Все рассмотренные факторы в той или иной мере оказывают влияние на деятельность руководителя, а значит должны учитываться при научной организации производства. Причем все факторы должны учитываться во взаимосвязи, а не как отдельные. Сложностью здесь является то, что нет возможности, в большинстве случаев, сразу оценить влияние каждого фактора на работу менеджера. Это бесспорно усложняет процесс эффективной организации его труда.

2.3 Целевое планирование труда руководителя.

Целевое планирование - планирование, направленное на достижение определенных целей или задач. Основной целью в планирование организации труда руководителя является повышение эффективности труда при минимуме затрат. Весь процесс планирования делится на этапы:

1. Формулирование цели.

От того правильно ли будут сформулированы цели зависит, что будет подвергнуто исследованию и какие результаты   будут получены.

2. Анализ текущего состояния.

Анализ необходим для того, чтобы определить эффективность проведенных мероприятий.  

3. Выявление слабых сторон.

На этом этапе нужно выявить слабые стороны в организации труда руководителя. Как правило, их несколько. Слабые стороны необходимо очень тщательно проанализировать

4. Проведение наблюдения.

Проведение наблюдений - требует тщательной проработки и организации. Сначала решается, какие наблюдения провести. Например, при организации рабочего места необходимо провести замеры объема рабочего кабинета, уровня шума, освещения и другие. Для улучшения документооборота необходимо проанализировать документы по различным признакам - степень важности, возможность решения некоторых вопросов другими служащими и другое.

5. Проведение мероприятий по улучшению труда.

Для начала следует выявить рентабельность проведения мероприятий по улучшению организации труда. Если затраты по проведению этих мероприятий окупятся, то проведение их очевидно. Затем проводятся мероприятия по улучшению труда руководителя (подробнее см. гл.3).

6. Сравнение результатов до и после проведения мероприятий.

И в заключении необходимо сравнить полученные результаты с предшествующими. Если труд руководителя улучшился и затраты были незначительны, то мероприятия были проведены правильно.

3. ОСНОВНЫЕ ПУТИ УЛУЧШЕНИЯ ТРУДА РУКОВОДИТЕЛЯ.

 

Основные направления, которые будет рассмотрены в этой главе, являются важными составляющими в организации труда руководителя. Хочу отметить также, что все рекомендации носят рекомендательный характер и важно учитывать реальные условия, в которых работает руководитель. В процессе организации труда руководящих кадров не нужно доходить до абсурда - труд менеджера очень специфичен и неповторим. При организации работы следует учитывать все нюансы во всем объеме и тесной взаимосвязи.

 

3.1  Организация рабочего места.

Прежде чем перейти к рассмотрению организации рабочего места, рассмотрим, что представляет собой рабочее место руководителя. От того какой рабочий кабинет, в котором менеджер проводит большую часть рабочего времени будет зависеть эффективность его работы.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места управленца должны учитываться следующие моменты:

1.Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от функций входящих в компетенцию руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м 2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета, также имеет большое значение, так как рабочий кабинет менеджера не просто место, где он непосредственно работает, но и, как правило, место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2;

2. Мебель. Здесь необходимо  учитывать следующие моменты:

1. Антропометрические показатели. Имеется введу рост, длина корпуса, рук, ног и другое;
2. Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;
3. Рациональная планировка и компоновка мебели;
4. Мебель должна выглядеть эстетично.

3. Оборудование. Руководителю  понадобятся:

1. Канцелярские принадлежности.
2. Два телефона.

Один телефон - внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему сначала ответит секретарь, а если понадобится переключать звонок на руководителя. Это позволит меньше отвлекать управленца.

3. Компьютер.

В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной. Во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке. В-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличие: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

4. Ежедневник.

Очень необходимая вещь, позволяющая руководителю не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию. Так же с помощью ежедневника будет удобнее распланировать свое время.

4. Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают, визуально, объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

5. Санитарно-гигиенические  условия труда. Основные нормативы  приведены в таблице № 1.

 

Таблица № 1 Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических условий труда служащих.

микроклимат	показатели	значение показателей
1) Температура:	-	-
теплый период года	22-25	ͦC
холодный период года	20-22	ͦC
2) Относительная влажность воздуха	60-90	%
3) скорость движения воздуха	до о,3	м/с
4) Уровень освещенности	-	-
общий	300	люкс
всеми источниками света	750	люкс
5) Уровень шума	-	-
нижний	60	дБ
верхний	75	дБ

 

Следует отметить, что для снижения шума можно использовать: ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционная обивка и другое. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

Отметим некоторые особенности кабинета руководителя.

Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона – непосредственно рабочее место руководителя. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол   стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1 - 3 посетителей.