Систематизація управлінських документів у Полтавському обласному комунально-виробничому підприємстві теплового господарства «Полтават

 

 

ЗМІСТ

 

ВСТУП………………………………………………………………………………..5

1 ПОНЯТТЯ ПРО СЛУЖБУ ДІЛОВОДСТВА В УСТАНОВІ………………... …7

1.1 Характеристика діяльності підприємства………………………………7

1.2 Функції та завдання служби діловодства………………………………..9

2 РОБОТА З УПРАВЛІНСЬКИМИ ДОКУМЕНТАМИ В УСТАНОВІ………...11

2.1 Складання колективного договору……………………………………..11

2.2 Видання інструкцій……………………………………………………...20

2.3 Оформлення акту………………………………………………………...22

2.4 Складання протоколу……………………………………………………24

3 СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУР І ФОРМУВАННЯ СПРАВ НА ПІДПРИЄМСТВІ…………………………………………………………………...27

3.1 Складання номенклатури справ………………………………………...27

3.2 Формування справ……………………………………………………….31

3.3 Оперативне зберігання документів……………………………………..33

4 ЗАСТОСУВАННЯ СУЧАСНИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ У РОБОТІ З ДОКУМЕНТАМИ……………………………………………………...35

ВИСНОВОК……………..………………………………………………………….43

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ………………………………………….45

 

ДОДАТОК А…………………………………………………………......................47

ДОДАТОК Б………………………………………………………………………...49

ДОДАТОК В………………………………………………………………………..52

ДОДАТОК Г……………………………………………………………………..….53

ДОДАТОК Д………………………………………………………………………..54

 

 

 

 

ВСТУП

 

Тема курсової роботи «Систематизація управлінських документів у Полтавському обласному комунально-виробничому підприємстві теплового господарства «Полтаватеплоенерго»» є актуальною, адже управлінське документування є результатом розвитку і самовдосконалення складної комунікативної системи.

Мета роботи: ознайомитись зі систематизацією управлінських документів на підприємстві «Полтаватеплоенерго».

Завдання курсової роботи:  дослідити стан діловодства, відповідність документів нормативним актам в сфері діловодства і архівної справи, проаналізувати документи підприємства наведені в додатках, визначити напрямки поліпшення роботи з документаційного забезпечення та інформаційного забезпечення підприємства «Полтаватеплоенерго».

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп'ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ — це свідчення культури виконавця.

На сучасному етапі діяльність будь-якого закладу, установи, фірми, організації без секретаря неможлива. Секретар - перший, з ким зустрічається відвідувач в установі. Від нього багато в чому залежить, як розпочне свій робочий день керівник. Докорінні зміни в суспільстві, формування ринкових відносин в економіці України, розвиток інституту приватної власності й різноманітних форм підприємства вимагають ретельної підготовки та правильного оформлення будь-якої господарської операції. Офіційна документація стає і формою, і джерелом управлінської інформації    [8; с. 6].

Сучасне управлінське документування є результатом розвитку і самовдосконалення складної комунікативної системи за певний історичний період: зростання обсягу інформації про навколишнє середовище, поширення знання через неформальні канали їх передачі, фіксація необхідної інформації, виникнення писемності, створення документів, введення обмежень їх руху, організація управлінських документних масивів, створення діловодних органів, систематизація та уніфікація документації, автоматизація діловодства   

[11; с. 4].

Необхідність складання документів виникає з появою писемності спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а з розвитком писемності документи стали засобом спілкування, передавання інформації.

Ділове документування на сучасному етапі розвитку суспільства орієнтується на нові інформаційні технології (збір вихідних даних, їх накопичення, зберігання, обробка і передача за допомогою технічних засобів), автоматизацію контроль виконання управлінських рішень, заміну паперового документа машинним носієм інформації. Водночас управлінський документ, незалежно від виду матеріального носія інформації, як такий залишається нагальною потребою і вимагає певної культури роботи над ним    [11; c. 4].

Сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації. Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація, котра застосовується в оформлення управлінських рішень.

Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи    [8; c. 10].

 ПОНЯТТЯ ПРО СЛУЖБУ ДІЛОВОДСТВА В УСТАНОВІ

 

1.1 Характеристика діяльності підприємства

 

Етапи розвитку підприємства - ПОКВПТГ «Полтаватеплоенерго»

У 1968 році на базі малопотужних котелень міського житлового управління була утворена «Дирекція об’єднаних котелень та теплових мереж». На неї були покладені функції з експлуатації і ремонту котелень та теплових мереж міста. На кінець 60-х років минулого століття на балансі Дирекції знаходилося 38 таких котелень потужністю 88 Гкал/год, довжина теплових мереж становила 50,0 км у 2-х трубному вимірі. Експлуатацію обладнання і теплових мереж здійснювали два теплових райони чисельністю 260 чоловік, у т.ч. – 15 чоловік інженерно-технічних робітників.

Частина котельних була вбудована в житлові будинки і надавала послуги на 1 ÷ 2 об’єкти. Нові котельні, що будувалися в місті, мали незначну встановлену потужність. Відсутність джерел теплової енергії стримувало розбудову міста, в т.ч. і центральної частини.

З 1970 року почали вводитися в експлуатацію котельні (районні, квартальні, групові) потужністю від 21 Гкал/год до 150 Гкал/год, що дозволило збільшити темпи будівництва житла в мікрорайонах «Алмазний», «Половки», «Браїлки», центральній частині міста.

Полтавське обласне комунальне виробниче підприємство теплового господарства «Полтаватеплоенерго» створено на базі об'єднання «Полтаватеплокомуненерго». Підприємство функціонує, як обласне, із 1977 року.

У 80-х роках починається забудова мікрорайонів «Левада» та «Сади-1» і будується ще 5 квартальних котельних потужністю від 19,5 до 24,9 Гкал/год кожна.

Разом із уведенням в дію нових теплових потужностей, теплових мереж, центральних теплових пунктів розвивалася і структура підприємства. Були створені: метрологічна лабораторія та лабораторія хімводопідготовки, аварійно-диспетчерська служба, автотранспортний цех, механічна майстерня, ремонтно-будівельна служба, інженерні служби (група наладки технологічного обладнання і теплових мереж, проектно-кошторисна група).

На початку нового століття на балансі підприємства в м. Полтаві знаходилося 55 котелень, 240 котлів, 28 центральних теплових пунктів, 181,11 км теплових мереж у   2-во трубному вимірі. Чисельність колективу збільшилася у 4,7 рази і становила 1223 чол., у т.ч. 186 інженерно-технічних робітників.

Окрім м. Полтави майстерські дільниці підприємства розташовані в 4-х райцентрах: м. Карлівка (6 котелень); смт. Решетилівка (2 котельні); смт. Машівка (2 котельні); смт. Котельва (2 котельні).

Експлуатацію технологічного обладнання та теплових мереж на відповідному рівні і в економічно обґрунтованих режимах забезпечують керівники і обслуговуючий персонал 5-ти теплових районів, газової служби, служби головного енергетика.

Основна частка роботи підприємства по забезпеченню розрахунків споживачів та зі зменшення заборгованості за спожиту теплову енергію покладена на абонентську службу підприємства та службу реалізації теплової енергії, які створені в січні 1998 року. Завдяки наявності групи прийому абонентів, довідкової служби, групи контролерів, відділу примусового стягнення значно покращилася робота з абонентами.

На сьогодні ПОКВПТГ «Полтаватеплоенерго» - це єдиний потужний комплекс, який надає послуги з централізованого опалення та підігріву води населенню, комунально-побутовим та іншим об’єктам, забезпечує стабільне функціонування й експлуатацію котелень, теплових пунктів і теплових мереж, проводить поточний та капітальний ремонти обладнання теплового господарства, розробляє проектно-кошторисну документацію на будівництво, реконструкцію об’єктів теплового господарства, виконує монтаж і ремонт теплотехнічного обладнання тощо.

 «Хто, як не ми, і  коли, як не сьогодні!» – із  цим гаслом колектив підприємства «Полтаватеплоенерго» щоденно вирішує десятки питань, щоб забезпечити стабільне теплопостачання, і саме тому полтавці ніколи не мали перебоїв із отриманням тепла та гарячої води.

Управління підприємством здійснює генеральний директор, якого призначає Полтавська обласна рада, шляхом укладення з ним контракту за поданням головного управління житлово-комунального господарства Полтавської обласної державної адміністрації.

Заступників генерального директора підприємства, керівників та спеціалістів підрозділів апарату управління і структурних підрозділів (виробництв, цехів, відділів, дільниць та інших аналогічних підрозділів підприємства), а також старших майстрів і майстрів призначає на посаду та звільняє з посади генеральний директор підприємства.

Підприємство самостійно визначає структуру управління, планує свою діяльність, визначає стратегію, основні напрямки свого розвитку відповідно до галузевих, науково-технічних прогнозів, пріоритетів та встановлює штатний розклад    [12].

 

1.2 Функції та завдання служби діловодства

 

На підприємстві застосовується централізована система діловодства.

Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, Типової інструкції та інструкції з діловодства підприємства покладається на канцелярію.  В  структурних підрозділах  ця робота покладається на відповідальну особу, визначену наказом по підприємству.

Загальне керівництво роботою канцелярії  на підприємстві здійснює помічник генерального директора підприємства.

 Керівник в межах  наданих прав зобов'язаний:

• забезпечувати дотримання строків виконання документів, що надходять до установи;
• вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;
• забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства на підприємстві;
• всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів що до оснащення канцелярії сучасним обладнанням;
• забезпечувати організацію навчання працівників канцелярії підприємства та осіб, відповідальних за діловодство у структурних підрозділах, для підвищення кваліфікації;
• здійснювати контроль за обов'язковим додержанням на підприємстві, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією інструкцією.