- групувати у справи
окремо документи постійного
і тимчасового строків зберігання.
- як виняток, коли цього
вимагає специфіка роботи підприємства,
документи постійного і тимчасового
строків зберігання, пов'язані з
вирішенням одного питання, можуть
групуватися протягом діловодного
року в одну справу. Після закінчення
діловодного року або перед
передачею справи в архів підприємства
документи повинні бути розкладені
за окремими справами згідно
з номенклатурою: в одній справі
документи постійного, в іншій - документи
тимчасового терміну зберігання;
- включати до справи
документи тільки з одного
питання або групи споріднених
питань, що становлять єдиний
тематичний комплекс, спочатку ініціативний
документ, а потім всі інші
в логічній послідовності;
- якщо документи за
своїм змістом і строком зберігання
не можуть бути згруповані
у справи, передбачені номенклатурою,
заводиться нова справа з обов'язковим
внесенням її найменування та
строку зберігання в діючу
номенклатуру справ;
- справа не повинна
перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
Документи всередині справи
групуються у хронологічному чи логічному
порядку або у їх поєднанні.
Розпорядчі документи разом
з додатками групуються у справи за їх
характером і хронологією.
Статути, положення, інструкції
та інші документи, затверджені розпорядчими
документами, є додатками до них і розміщуються
разом із зазначеними документами. Якщо
вони затверджені як самостійні документи,
то їх групують в окремі справи.
Протоколи групуються у хронологічному
порядку і за номерами.
Затверджені плани, звіти, кошториси
групуються у справах окремо від проектів
цих документів.
Листування групується за змістом
та кореспондентським принципом і систематизується
у хронологічній послідовності: документ-відповідь
йде за документом-запитом.
Документи в особових справах
групуються у хронологічному порядку
в міру їх надходження у такій послідовності:
внутрішній опис документів, включених
до справи; заява про прийняття на роботу;
направлення або подання; особовий листок
обліку кадрів; автобіографія, документи
про освіту, витяги з наказів про призначення,
переведення, звільнення; доповнення до
особового листка обліку кадрів; доповнення
до особового листка про заохочення; довідки
та інші документи.
Довідки з місця проживання,
медичні довідки про стан здоров'я та інші
аналогічні документи групуються в окремі
справи тимчасового зберігання і до особових
справ не включаються.
Копії наказів про стягнення,
заохочення, зміну прізвища тощо до особової
справи не включаються у зв'язку із внесенням
відомостей про це у доповнення до особового
листка обліку кадрів.
Особові рахунки працівників
та інші подібні документи систематизуються
в межах року за прізвищами в алфавітному
порядку.
Методичне керівництво і контроль
за формуванням справ в установі та її
структурних підрозділах здійснюється
канцелярією
[5].
3.3. Оперативне зберігання
документів
Документи з часу створення
(надходження) і до передачі їх в архів
підприємства зберігаються за місцем
їх формування у справах - у структурних
підрозділах.
З метою підвищення оперативності
розшуку документів справи розміщуються
відповідно до номенклатури справ. На
корінцях обкладинок справ зазначаються
індекси за номенклатурою.
Схоронність документів і справ
забезпечується керівниками структурних
підрозділів і посадовими особами, відповідальними
за діловодство.
З метою забезпечення схоронності
документів справи повинні зберігатися
у робочих кімнатах або спеціально відведених
для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах,
що зачиняються.
Документи з грифом обмеження
«ДСК» та «КІ», в разі незначного їх обсягу,
можуть зберігатися із загальними документами
в шафах, що зачиняються та опечатуються.
Видача справ у тимчасове користування
стороннім установам здійснюється з дозволу
керівника установи. На видану справу
заводиться карта-замінник справи, у якій
зазначається структурний підрозділ,
номер справи, дата її видачі, кому справа
видана, дата її повернення. Передбачаються
графи для підписів в одержанні і прийомі
справи.
Вилучення документа із справи
постійного строку зберігання забороняється.
У виняткових випадках вилучення документа
допускається з дозволу керівника підприємства
з обов'язковим залишенням у справі завіреної
копії документа [5].
У Додатку Д наведено форма
номенклатури справ структурного підрозділу
ПОКВПТГ «Полтаватеплоенерго», форма
зведеної номенклатури підприємства та
форма опису справ. Ці форми використовуються
на підприємстві «Полтаватеплоенерго»
для ведення номенклатур справ.
4 ЗАСТОСУВАННЯ
СУЧАСНИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ
У РОБОТІ З ДОКУМЕНТАМИ
Документаційне забезпечення
управлінської праці реалізується за
допомогою діловодного обслуговування
діяльності апарату управління, яке включає
створення, збереження, передачу і використання
великих масивів документної інформації.
Скорочення трудовитрат, пов’язаних із
цими процесами, визначає рівень діловодства,
що може досягатися різними шляхами. Найефективніший
шлях, який і застосовується на підприємстві
«Полтаватеплоенерго» – це підвищення
рівня впровадження в практику діловодної
діяльності інформаційних технологій
і засобів організаційної техніки.
Останнім часом при значному
збільшенні обсягів інформації діловодство
на паперових носіях скоротилось. Цього
досягнуто за рахунок розвитку сучасних
технологій роботи з документною інформацією:
застосування автоматизованого введення
документів у комп’ютер; впровадження
текстового і графічного видів обробки
документів, що дає змогу просто й оперативно
вносити в них зміни; застосування систем
електронного документообігу та сучасних
засобів обробки документів; швидкого
доступу до довідкової інформації через
міжнародні бази даних та відповідні комп’ютерні
мережі [10; с. 66].
Виробництво й використання
документної інформації внаслідок впровадження
новітніх технологій її обробки стає важливою
сферою застосування знань та вмінь кожного
працівника, а технологічна (інформаційна)
культура – невід’ємною складовою особистої
загальної культури, важливою умовою самореалізації.
До причин комп’ютеризації
діловодства відносяться:
- ускладнення функцій
управління, динамічні зміни в
системі і структурі органів
соціального управління, створення
нових органів самоуправління, приватних
корпорацій виливаються на зростання
кількості документів і підвищення вимог
до роботи з ними;
- збільшення кількості
тих, хто працює з документами.
Не лише документознавець чи
інформаційний аналітик, а кожен
співробітник фірми, незалежно від
посади, мусить мати достатній
мінімум знань, щоб досконало
створювати документи працювати
з ними, оцінювати їх легітимність,
володіти засобами систематизації
та автоматизації документообігу.
Правила роботи як із загальною,
так і спеціальною документацією закріплюються
в нормативних актах, які не можна розуміти
чи використовувати довільно. Комп’ютеризація
потребує чіткого дотримання правил діловодства,
автоматизації діловодних процесів опрацювання
зафіксованої інформації.
Необхідність автоматизації
та подальшої інформатизації документообігу,
забезпечення якості документів, їх досконале
оформлення на електронних носіях має
бути вимогою часу. Без впровадження системи
автоматизації діловодних процесів сучасне
управління в цілому неможливо
[10; с. 67].
Комп’ютеризації діловодних
процесів має включати вдосконалення
всього комплексу процесів роботи з документацією.
Перехід на вищий ступінь документостворення
та документообігу має супроводжуватися
попереднім вирішенням таких завдань:
1 уніфікація різноманітних
форм документів.
У сфері управління донедавна
застосовувалась значна кількість документів,
що було пов’язано з відсутністю нормативних
обмежень щодо їх форм. Використовувані
раніше зразки форм часто довільно змінювалися
в інтересах тієї чи іншої установи, наприклад,
варіюванням розміщення реквізитів, зміною
площі їх зон тощо.
Зміни послідовності й розміщення
реквізитів у документах можуть зумовити
певні труднощі під час перенесення даних
на електронні носії;
2 упорядкування термінології.
Підвищенню ефективності автоматизації
документування, досконалому опрацюванню
документів і пошуку необхідних даних
у текстах перешкоджає недостатність
уніфікації мовних кліше в документах.
Водночас аналіз показує, що близько 70%
варіантів текстів управлінських документів
можна віднести до категорії типових (шаблонних);
3 установлення відповідності
форм і змісту документів завданням
раціоналізації управлінських процедур.
Невисока інформативність багатьох
документів особливо наочно проявляється
при вирішенні традиційних управлінських
завдань за допомогою комп’ютерних технологій,
тоді як керівники часто за умови неповноти
отриманої інформації змушені приймати
управлінські рішення на інтуїтивному
рівні, а не на підставі вичерпної інформації,
викладеної у документах.
Катастрофічні наслідки Чорнобильської
аварії свідчать про фатальний характер
помилок не тільки через професійну некомпетентність
керівників, а й через прорахунки фахівців,
які були допущені ще на стадії документаційного
забезпечення прийняття управлінських
рішень [10; с. 68];
4 раціональне використання
площі відображення інформації.
Перевищення площі багатьох документів
відбувається не лише внаслідок збільшення
обсягі інформації у тексті, а й через
неправильне застосування наявних форматів,
завищення розмірів берегів, наявності
незаповних зон між групами реквізитів,
неврахування площин взаємного розміщення
окремих реквізитів. Під час конвертації
електронного документа у паперову форма
це призводить до збільшення витрат паперу,
використання великої кількості різноманітних
сегрегаторів, збільшення площ зберігання
в архівних службах;
5 взаємоузгодження форм документів
і технологій їх виготовлення.
Для введення інформації, автоматичного
її нагромадження, зберігання та використання
застосовуються різноманітні носії інформації
різноманітних операційних систем і форматів
записів, що ускладнює обмін інформацією
між різними структурами чи рівнями управління.
Сучасний рівень документообігу висуває
жорсткі вимоги, спрямовані на уніфікацію.
Треба також зазначити, що найбільші
труднощі під час інформатизації документообігу
виникають під час роботи з організаційно-управлінською
документацією. Це пов’язано з тим, що
значна кількість документів ще й досі
створюється та опрацьовується традиційними
методами, а із застосування ПК опрацьовується
лише частина їх. Звідси виникає потреба
комплексно удосконалювати всю управлінську
документацію;
6 Забезпечення системності
та відкритості.
Між структурними елементами
системи мають бути такі зв’язки, які
б забезпечували її цілісність і взаємодію
з іншими системами.
Документаційна система має
створюватися з урахуванням можливості
поповнення і оновлення її функцій без
порушення порядку функціонування.
Службовий електронний документ
має адекватно відображати те, що було
повідомлено або вирішено, чи дію, яка
відбулася. Він має забезпечувати виконання
вимог ділової діяльності, до сфери якої
він належить, а його інформація використовуватись
для прийняття управлінських рішень та
звітності [10; с. 69].
Електронний документ, крім
змісту, має містити метадані або бути
пов’язаним чи асоціюватися з метаданими,
необхідними для документування дій, а
саме:
- залишитися цілісною
структура службового документа,
тобто його формуляр та зв’язки
між реквізитами, що становлять
службовий документ;