Систематизація управлінських документів у Полтавському обласному комунально-виробничому підприємстві теплового господарства «Полтават

- у службовому документі  має бути очевидним діловий  контекст, в якому службовий документ  було створено (охоплюючи діловий  процес, частиною кого є дія, дата, тривалість та учасники дії);

- мають бути представлені  зв’язки між службовими документами, які зберігаються окремо, але  які ініціювали, були підставою  для створення службового документа  або слугували джерелом відомостей  під час створення.

Основними характеристиками легітимно створеного службового документа незалежно від виду носія є його автентичність, достовірність, цілісність і придатність для користування.

Автентичний службовий документ – це документ, який:

- належить до того виду. Який у ньому зазначено;

- створенно або надіслано  особою, яка його дійсно створила  та надіслала;

- створено або надіслано  саме в той час, який документально  зафіксовано.

Для забезпечення автентичності службових документів в установі потрібно запроваджувати відповідну політику і процедури, що контролюють створення, приймання, передавання, зберігання та передавання до архіву або вилучення для знищення службових документів, щоб автори службових документів мали визначені повноваження, а службові документи були захищені від несанкціонованого доповнювання, знищування, приховування та користування.

Достовірний службовий документ – це той документ, змісту якого можна довірити як повному і точному відображенню дії, діяльності або фактів, які він засвідчує, та інформацію якого можна використовувати в подальшій діяльності.

Службові документи треба створювати під час дії або випадку, якого вони стосуються, або невдовзі після них особами, які безпосередньо володіють фактами, засобами документування, які прийнято використовувати у цьому напрямі ділової діяльності.

Цілісність службового документа – це властивість документа бути повним і незмінним. Необхідно, щоб службовий документ був захищений від несанкціонованих змін    [10; с. 70].

Інформаційні технології – цілеспрямовано організована сукупність інформаційних процесів, що забезпечують високу швидкість обробки даних, швидкісний пошук інформації, роззосередження даних, оперативний доступ до першоджерел незалежно від місця їх розташування.

Термін «інформаційна технологія» ґрунтується на понятті «технологія», що є досить стійким і з’явилося в діловому спілкуванні у зв’язку з виниклими проблемами щодо вдосконалення організації виробництва.

Так, якщо технологія – сукупність методів обробки, виготовлення, зміни стану, властивостей, форми сировини, матеріалу чи напівфабрикату, що здійснюється у процесі виробництва продукції, то інформаційна технологія - процес, що використовує сукупність засобів і методів збирання, обробки і передавання даних(первинної інформації) для одержання інформації про стан об’єкта, процесу чи явища нової якості.

Інформаційні технології в діловодстві, власне кажучи, є переліком технологічних процесів (збирання, передавання, обробки, збереження й подання інформації), які можна розглядати як узагальнення відповідних цілеспрямованих змін властивостей певних даних. З погляду інформатики діловодні процеси виглядають таким чином.

Збирання даних – трансформація сукупності даних, за якими змінюється властивість їх концентрації, тобто процес, коли інформація, що надходить із різних джерел щодо певного кола питань, збирається в одному документі.

Передавання даних – трансформація сукупності даних, за якої змінюються її просторові координати, що розглядаються як відповідна властивість.

Обробка даних – трансформація сукупності даних, за якої змінюється та чи інша якісна їх властивість, що необхідно для підготовки конкретного документа.

Збереження даних – трансформація сукупності даних, для якої змінюються тимчасові координати (від минулого до майбутнього), що розглядаються як певна їх властивість    [10; с. 71].

Подання даних – трансформація сукупності даних, за якої змінюється вид інформації – форми документного збереження чи результати її обробки до форми, зручної для використання у вирішенні конкретного завдання.

 Аналогічним чином  можна інтерпретувати практично  будь-яку діловодну операцію чи  процес. Головне – виявити якісно-корисну  властивість інформації, визначити  напрямок і розмір змін цієї  властивості, вибравши оптимальний.

Нині, як уже зазначалося, створені й упроваджуються системи автоматизації документообігу і ділових операцій, у яких документ сканується в комп’ютер, автоматично проходить прийняту процедуру реєстрації і направляється виконавцю, котрий спочатку робить його текстову обробку, запрошує із зовнішніх банків даних додаткову інформацію і т.п. Алгоритмом має бути передбачено, що система запам’ятовує, де і у якому стані знаходиться той чи інший документ, і в разі потреби нагадує про необхідність завершення роботи над ним. Крім того, керівнику органу діловодства через свій монітор потрібно мати можливість контролювати стан роботи над документами, оцінювати, наскільки рівномірно завантажені виконавці, і в разі потреби вносити відповідні корективи в їхню діяльність.

Хоча нові інформаційні технології передбачають заміну паперового документа електронним носієм інформації, однак справу слід розглядати таким чином, що управлінський документ як такий не ліквідується, а замінюється не паперовою електронною формою. Крім того, паперовий документ у ряді випадків чи в силу традицій, що склалися в діловій практиці, потрібно зберігати.

Зазначене вимагає розв’язання проблем створення єдиних для всіх правил організації діловодства на підприємствах і установах країни, опрацювання типових рекомендацій, відповідно до яких мають складатися, оформлятися і оброблятися службові документи, здійснюватись контроль за їх виконанням    [10; с. 72].

Практика свідчить, що залишилося ще чимало керівників і спеціалістів, які на роботу з документами витрачають 60 – 80 % робочого часу. Саме в цих службовців спостерігається низька оперативність у проходженні документації, надмірно велика кількість документів і зайвих показників у них, недостатній рівень раціоналізації та стандартизації в їх підготовці і обробці.

Як уже зазначалося, інформаційні технології припускають наявність об’єкта впливу, тобто цілеспрямованої зміни якої-небудь властивості об’єкта та методів її перетворення. Конкретне втілення інформаційних технологій має виражатися насамперед у виборі і реалізації методів перетворення, тобто впровадженні певної системи засобів і способів їх використання.

У цьому відношенні реалізація конкретної технології в діловодстві має припускати наявність: відповідних технічних засобів, що забезпечують процеси перетворення паперового документа в його електронну версію; системи засобів управління технологічним комплексом (для обчислювальної техніки це програмні засоби); а також засобів організаційно-методичного забезпечення, що поєднують реалізацію всіх дій технічних засобів і персоналу в єдиний технологічний ланцюг.

З цією метою на базі галузевих автоматизованих комп’ютерно-інформатизаційних систем створені і функціонують автоматизовані інформаційні системи управлінського призначення, що реалізують також і функції діловодства.

Функції автоматизованого контролю виконання документів можуть бути покладені на автоматизовані системи контролю виконання документів.

За ручного опрацювання співробітники установи часто фізично не в змозі проконтролювати правильність оформлення документів, що призводять до порушення законності їх створення.

Сучасна обробка документів повинна проводитися таким чином, щоб не було «порожньої» інформації, тобто інформації, яка не містить у собі розумового навантаження. Уже сама технологія електронного діловодства призначена забезпечити новий рівень роботи з документами    [10; с. 73].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВИСНОВОК

 

Робота над темою «Систематизація управлінських документів у Полтавському обласному комунально-виробничому підприємстві теплового господарства «Полтаватеплоенерго» виявилась актуальною, адже управлінське документування є результатом розвитку і самовдосконалення складної комунікативної системи.

Метою роботи було ознайомитись зі систематизацією управлінських документів на підприємстві «Полтаватеплоенерго».

В процесі роботи над курсовою роботою я дослідила стан діловодства, відповідність документів нормативним актам в сфері діловодства і архівної справи, проаналізувала наведені в додатках документи підприємства «Полтаватеплоенерго».

 На підприємстві «Полтаватеплоенерго» широкому застосовуються     комп'ютерні систем оброблення та друкування документів, дотримуються вимоги державних стандартів у цій галузі.

Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ — це свідчення культури виконавця.

Курсова робота складається з чотирьох розділів. У кожному розділі поданий аналіз роботи відповідно до завдань.

У першому розділі «Поняття про службу діловодства в установі» подана характеристика діяльності підприємства та функції і завдання служби діловодства.

У другому розділі «Робота з управлінськими документами в установі» йдеться про те, які документи використовуються на підприємстві, а саме колективний договір, інструкції, акт та протокол.

У третьому розділі «Складання номенклатур і формування справ на підприємстві» було досліджено складання номенклатури справ, формування справ та оперативне зберігання документів на підприємстві «Полтаватеплоенерго». Наведено форма номенклатури справ структурного підрозділу ПОКВПТГ «Полтаватеплоенерго», форма зведеної номенклатури підприємства та форма опису справ.

У четвертому розділі «Застосування сучасних інформаційних технологій у роботі з документами» виявлено, що сучасна обробка документів повинна проводитися таким чином, щоб не було «порожньої» інформації, тобто інформації, яка не містить у собі розумового навантаження. Уже сама технологія електронного діловодства призначена забезпечити новий рівень роботи з документами.

Ділове документування на сучасному етапі розвитку суспільства орієнтується на нові інформаційні технології (збір вихідних даних, їх накопичення, зберігання, обробка і передача за допомогою технічних засобів), автоматизацію контроль виконання управлінських рішень, заміну паперового документа машинним носієм інформації. Водночас управлінський документ, незалежно від виду матеріального носія інформації, як такий залишається нагальною потребою і вимагає певної культури роботи над ним.

Сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації. Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація, котра застосовується в оформлення управлінських рішень.

Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

 

1. Закон України «Про інформацію» // ВВР України.-1992.-№ 48. – ст.650
2. Закон України «Про обов’язковий примірник документів” від 9 квітня 1999 року// ВВР України.-1999.-№ 48. – ст.405
3. ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система ОРД. Вимоги до оформлення документів”.
4. ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення»
5. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади від 17 жовтня 1997 року № 1153
6. Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 № 322-VIII
7. Блощинська В.А. Сучасне діловодство [Текст]: навчальний посібник/ В.А. Блощинська . – К.: ЦУЛ, 2005. – 300 с.
8. Данюк В.М., Кулаковська Л.П. Кадрове діловодство [Текст]: навчальний посібник / В.М. Данюк, Л.П. Кулаковська. – Київ: Каравела, 2006. – 240.
9. Кислюк К.В. Спеціальне документознавство [Текст]: навчальний посібник/ К.В. Кислюк. – К.: Кондор, 2011. – 192 с.
10. Палеха Ю. І. Організація загального діловодства [Текст]: навчальний посібник/ Ю.І. Палеха. – Київ: Ліра-К, 2009.
11. Палеха Ю.І. Управлінське документування [Текст]: навчальний посібник у 2 ч. Ч. 1. Ведення загальної документації (із зразками сучасних ділових паперів). – К.: Європейський університет, 2001. – 327 с.
12. Історія підприємства [Електронний ресурс] Режим доступу: http://te.pl.ua/pro-pdpriyemstvo/storya-pdpriyemstva/