Совершенствование информационного и технического обеспечения системы управления персоналом на примере ООО «Автолайн-НК»

Тема: "Совершенствование  информационного и технического обеспечения системы управления персоналом на примере ООО «Автолайн-НК»" 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В современных  условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало  информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Нельзя не отметить, что любые принимаемые решения  требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным  количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться.

Главные функции  процесса управления персоналом, реализуемые  на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления - как информационную систему.

Основа технического обеспечения системы управления персоналом - это комплекс технических  средств, т. е. представленные централизованно  и (или) автономные технические средства сбора, хранения, обработки, анализа, передачи и вывода информации, а также оргтехника. Эффективность применения технических средств должна определяться улучшением экономических показателей работы службы управления персоналом, а не снижением постоянных затрат.

Не вызывает сомнения тот факт, что ключом к  успеху в таком обществе будет являться умение четко ориентироваться в огромном океане информации и умение эффективно воспользоваться этой информацией. Именно поэтому данная тема кажется мне очень современной, актуальной и интересной для рассмотрения в курсовой работе.

Целью курсовой работы является изучение проблемы совершенствования информационного и технического обеспечения управления организацией на примере ООО «Автолайн-НК».

Исходя из цели данной работы, сформулированы следующие задачи:

1. Дать характеристику особенностям информационного и технического обеспечения управления организацией.
2. Проанализировать информационно-технического обеспечения управления персоналом ООО «Автолайн-НК».
3. Внести предложения по совершенствованию и развитию информационного и технического обеспечения системы управления персоналом ООО «Автолайн-НК».

Объектом исследования является система обеспечения управления организацией. Предмет исследования – информационное и техническое обеспечение управления ООО «Автолайн-НК».

Общетеоретическую основу исследования составили труды, посвященные проблемам информационного и технического обеспечения системы управления персоналом таких ученых, как Сперанский М.М., Беляцкий Н.П., Макарова И.К., Кибанова А.Я., Шибалкина Ю.А. и др.

Методы  исследования: изучение и анализ литературы и документов; обобщение. Цель и задачи предопределили структуру работы, она состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы, приложения. Первая глава посвящена описанию информационного и технического обеспечения системы управления персоналом. Вторая глава посвящена рассмотрению особенностей информационного и технического обеспечения системы управления персоналом ООО «Автолайн-НК». В третьей главе даны предложения по совершенствованию информационного и технического обеспечения системы управления ООО «Автолайн-НК».

 

1 ИНФОРМАЦИОННОЕ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

 

1.1 Информационное обеспечение: значение и особенности

 

Информационное обеспечение управления [38; 163] - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться как в целом, охватывая все функции управления, так и по отдельным функциональным управленческим работам (прогнозированию и планированию, учету и анализу).  
Информационное обеспечение состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса.

Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства. Совершенствование информационного обеспечения приведет к следующим положительным результатам: экономия расходов за счёт снижения фонда заработной платы, коммунальных услуг, стоимости программного обеспечения, расходов на почту, на оформление договоров, на перераспределение сырья; устранение возможных расходов в будущем: избежание будущего роста численности персонала, уменьшение требований к обработке данных, снижение стоимости обслуживания; нематериальные выгоды: улучшение качества информации, повышение производительности, улучшение и ускорение обслуживания, новые производственные мощности, более уверенные решения, улучшение контроля, уменьшение просроченных платежей, полное использование программного обеспечения.

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время.

“Информация (от латинского informatio - разъяснение, изложение), первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом ...”. [29; 498]

Информация  способна вызывать изменения. Сама информация стоит немного, ценность ее определяется тем, как распорядиться ею человек.

Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно  труду, материалам и капиталу создает  богатства. В этой своей функции информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента.

На эффективность  принимаемых решений по управлению влияет множество показателей: качество, достоверность и оперативность  получения информации; знания, опыт, личные качества руководителя; квалификационный состав подчинённых; ситуация на рынке.

Менеджеры используют несколько типов информации: факты; оценки; прогнозы, обобщенные связи, слухи.

Управленческую  деятельность можно условно разделить  на три основные категории (см.Таблица 1).

 

 

Таблица 1

Категории управленческой деятельности

 

Информация	Описание
Информация  по стратегическому планированию	позволяет высшему  управлению нести ответственность  за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения (перспективные оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции).
Контрольная управленческая информация	используется  управляющими среднего уровня для координации  различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов (производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня).
Оперативная информация	помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами.

 

Хотя управляющие  на различных уровнях организации  имеют различные потребности  в информации (ПРИЛОЖЕНИЕ 1), все они сталкиваются с общим требованием самой информационно-управляющей системой (ИУС). Производя больше полезной информации на более широкой основе, система облегчает для контролирующего наблюдателя выявление плохих или слабых решений. Следовательно, можно рассматривать ИУС как встроенный механизм контроля качества, поощряющий обучение на собственном опыте и использование знаний для совершенствования мастерства и исполнения работы.

Виды источников информации делятся на несколько групп (ПРИЛОЖЕНИЕ 2). Большинство компаний использует информацию из внутренних источников. Специализированная группа работников занята целиком или частично информационным обеспечением. Она может включать такие отделы, как: маркетинговые исследования, анализ продаж, планирование, экономический анализ, исследование операций и системный анализ.

Информация  необходима для рационального решения  проблем. Порой, однако, необходимая  для принятия хорошего решения информация недоступна или стоит слишком  дорого. В стоимость информации следует включить время руководителей и подчиненных, затраченное на ее сбор, а также фактические издержки, например связанные с анализом рынка, оплатой машинного времени, использованием услуг внешних консультантов и т.п. Поэтому руководитель должен решить, существенна ли выгода от дополнительной информации, насколько само по себе важно решение, связано ли оно со значительной долей ресурсов в организации или с незначительной денежной суммой.

К качеству информации необходимо соблюдать определенные требования.

Таблица 2

Требования  к качеству информации

Требование	Описание
комплексность	отражение всех сторон деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую  и социальную);
оперативность	получение информации должно протекать одновременно с процессом, происходящим в системе, соответствовать возникающим потребностям в точных сведениях
систематичность	требуемая информация должна поступать постоянно
достоверность	информация  должна соответствовать фактически происходящим процессам и основываться на проведенных замерах или расчетах, анализе.

 

Информационное  обеспечение системы управления персоналом - это совокупность реализованных  решений, касающихся объема, размещения и форм организации информации, обращающейся в службе управления персоналом при ее функционировании. Оно включает в себя: оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные и специальные [41; 13].

Также информационное обеспечение управления персоналом можно определить как совокупность систем классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в системе управления персоналом.

Информационное  обеспечение службы управления персоналом укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы организации).

1. Внемашинное  информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования  информации; системы управленческой  документации; систему организации,  хранения, внесения изменений в документации.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в  форме, воспринимаемой человеком непосредственно  без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной  сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами:

- от органа  управления к объекту следуют  документы, содержащие плановую  информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики  и т. п.);

- по линии  обратной связи - от объекта  к органу управления - следуют  документы, содержащие учетно-отчетную  информацию (информация о текущем  или прошлом состоянии объекта  управления).

Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

2. Внутримашинное  информационное обеспечение содержит  массивы данных, формирующие информационную  базу системы на машинных носителях,  а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом  внутримашинного информационного  обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя.