Совершенствование информационного и технического обеспечения системы управления персоналом на примере ООО «Автолайн-НК»

Исходными данными  для выбора технических средств  являются:

- характеристики  задач, предназначенных для решения  службой управления персоналом  организации;

- характеристики  технологического процесса обработки  информации;

- технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться  при выборе оборудования, являются:

- носители входной  и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т.д.);

- объем входной  и выходной информации по указанным  носителям;

- объемы вычислительных  работ;

- сроки выполнения  работ по решению задач управления  персоналом;

- формы и  способы предоставления результатов решения задач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и  состав комплектов оборудования и его  основные характеристики:

- производительность  при выполнении технологических  операций;

- надежность  работы;

- совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;

- стоимость  оборудования;

- состав и  количество обслуживающего персонала;

- площадь, требуемая  для размещения оборудования.

Состав и  последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:

- определение  видов работ, которые необходимо  выполнять с использованием технических  средств или автоматизировать;

- определение  требований, предъявляемых к техническим  средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;

- формирование  перечня технических средств,  выпускаемых отечественными и  зарубежными фирмами, использование  которых позволит достичь целей  автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;

- определение  показателей качества и функциональных  возможностей технических средств  в рамках сформированного перечня;

- выбор метода  сравнения технических средств  для определения наиболее эффективного;

- проведение  сравнительного анализа технических  средств;

- обоснование  рекомендаций по выбору наиболее  эффективных технических средств,  в наибольшей степени удовлетворяющих  предъявляемым требованиям;

- принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все  технические средства, которые могут  быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Средства сбора  и регистрации информации: устройства подготовки данных, регистраторы информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических средств - преобразование формы информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.

Средства передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предназначены  для передачи информации в пространстве.

Средства хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для передачи информации во времени.

Средства обработки  информации (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители и пр. Они  предназначены для преобразования информации в вид, удобный для восприятия человеком.

Однако следует  отметить, что приведенная выше классификация  технических средств службы управления персоналом организации условна, так  как многие типы технических средств  выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.

 

 

1.3. Совершенствование информационного  и технического обеспечения систем  управления персонала

 

От совершенствования  информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная  экономия расходов за счёт  снижения:

- фонда заработной  платы;

- коммунальных  услуг;

- стоимости  программного обеспечения;

- расходов на  почту;

- расходов на  оформление договоров;

- расходов на  перераспределение сырья.

2) Устранение  возможных расходов в будущем:

- избежание  будущего роста численности персонала;

- уменьшение  требований к обработке данных;

- снижение стоимости  обслуживания.

3) Возможные  нематериальные выгоды:

- улучшение качества информации;

- повышение производительности;

- улучшение и ускорение обслуживания;

- новые производственные  мощности;

- более уверенные решения;

- улучшение контроля;

- уменьшение просроченных  платежей;

- полное использование  программного обеспечения.

Для успешного развития нужна  комплексная система управления. Из принципа единства информации вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных ее источников. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Таким образом, информационная система должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности управления.

При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнес приложений должны применяться непротиворечивые, согласующиеся технологии. И, наконец, соблюдение единой технологии эксплуатации и обслуживания системы. Помимо этих ключевых требований, есть еще целый ряд общих технических требований для любой информационной системы:

- быстродействие, то есть  достаточно малое время реакции  системы (единицы секунд) при вводе,  поиске и обработке информации;

- надежная защита от  несанкционированного доступа к  данным и регистрация действий персонала; - удобный пользовательский интерфейс рабочих мест;

- возможность масштабирования  и развития системы;

- интеграция с модулями, используемыми в системе передачи  данных;

- возможность проведения  конвертации данных из использовавшихся в прошлом приложений в новую систему;

- высокая надежность  работы.

Информация  является решающим фактором, который  определяет развитие технологии транспортного  процесса и ресурсов в целом. Цель реализации информационных технологий на транспорте - это повышение эффективности транспортного процесса на базе использования современных компьютеров распределенной переработки информации, баз данных, различных информационно- вычислительных сетей путем обеспечения циркуляции и переработки информации. Информационные потребности на АТП являются структурированными, т.к. специалистам в разных предметных областях требуется разнообразное, как по содержанию, так и по форме информация.

 

 

 

 

2. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ООО "АВТОЛАЙН-НК"

 

2.1 Краткая характеристика предприятия  ООО "Автолайн-НК"

 

ООО "Автолайн-НК" - это предприятие по перевозке пассажиров.

Предприятие решает задачи по удовлетворению потребностей потребителя нуждающихся в транспортных услугах.

Сущность предприятия заключается в увеличении доходности, обеспечении стабильности и создании максимально благоприятных социально – экономических условий своим сотрудникам, поддержании и развитии высокой культуры производства, сохраняющей окружающую среду.

Цели данной фирмы на 2012-13 г.:

1. Увеличение  объемов перевозок.

2. Освоить новые  рынки, и занять лидирующее  положение на них.

3. Поддержание  репутации фирмы у потребителей.

5. Обновление  машинного парка.

6. Повышение  квалификации персонала (как управленческого, так и исполнительного).

7. Улучшение  условий труда работников.

Организация перевозок  включает в себя:

• систематическое изучение пассажиропотоков;
• разработку на основе материалов обследования пассажиропотоков рациональных маршрутных схем, предусматривающих при необходимости открытие новых и изменение направления существующих маршрутов, выбор топа и определение количества подвижного состава на маршруте;
• составление расписаний движения автобусов и график выпуска автобусов на линию;
• управление движением транспортных средств и оперативный контроль регулярностью движений;
• обслуживание пассажиров на автовокзалах, автостанциях и в пути следования;
• организация труда водителей.

В основу организационной  структуры управления ООО " Автолайн-НК " положена концептуальная модель организации, ориентированной на стратегическое управление. Данная структура представляет линейную организацию управления. Распределение должностных обязанностей осуществлено таким образом, чтобы каждый служащий был максимально нацелен на выполнение производственных задач организации.

Конкретная  ответственность за общее руководство  трудовыми ресурсами на предприятии  ООО " Автолайн-НК " возложена на профессионально подготовленных работников отдела по управлению персоналом.

Основной службой организации является служба эксплуатации. В состав службы эксплуатации входит отдел эксплуатации автотранспорта, коммерческий отдел, отдел безопасности движения. Отдел эксплуатации состоит из автоколонн и диспетчерской службы. Основная задача отдела эксплуатации – организация перевозки пассажиров.

Отдел эксплуатации возглавляет заместитель генерального директора по эксплуатации автотранспорта. В его подчинении находятся начальник  отдела эксплуатации, начальник коммерческого  отдела, начальники автоколонн и диспетчера автоколонн.

Функциональные  обязанности заместителя генерального директора по эксплуатации – заключение договоров на перевозку пассажиров, контроль за выполнением объема перевозок по договорным обязательствам и разовым заказам, контроль своевременности оформления счетов-фактур за оказанные автоуслуги и предъявления их клиентам, принятие мер по своевременному поступлению денежных средств за оказанные автоуслуги, не допуская образования дебиторской задолженности.

Начальник автоколонны  обеспечивает работу технически исправного подвижного состава и эффективное его использование, тем самым обеспечивает выполнение объема перевозок по договорным обязательствам и сменным заданиям.

Диспетчерская служба осуществляет выпуск подвижного состава на линию и контролирует работу водителей на линии, на основании плана выпуска автобусов осуществляет разнарядку подвижного состава по объектам, выдает и принимает товарно-транспортную документацию и проверяет правильность ее заполнения.

Коммерческий  отдел возглавляет начальник  коммерческого отдела, назначаемый приказом генерального директора. В его подчинении находятся инженер коммерческого отдела. К основным задачам коммерческого отдела относится – прием заявок на заключение договоров, принимают участие в заключение договоров на маршруты, выполняют расчеты и определяют размеры доходов за автоперевозки по заявкам и договорам.

Начальник отдела топливно-энергетических ресурсов (ТЭР) - организация обеспечения топливными ресурсами предприятия и контроль за их расходами.

Производственно - технический отдел - организует подготовку основной деятельности предприятия, обеспечивает улучшение качества продукции, работ (услуг) и повышение конкурентоспособности, сокращение материальных и трудовых затрат на производство работ (услуг).

Начальник отдела материально-технического снабжения (МТС)- организация поступления и распределения материалов.

Отдел техники  безопасности - осуществляет контроль за соблюдением в организации  и ее подразделениях действующего законодательства, инструкций, правил и норм по охране труда, техники безопасности, производственной санитарии, за предоставлением работникам установленных льгот и компенсаций по условиям труда. Изучает условия труда на рабочих местах.