Современный процесс контроля деятельности предприятия ООО «Еврошина»

Если организация  управляется эффективно, то в ходе процесса преобразования образуется добавочная стоимость входов. В результате появляются источники возможных дополнительных выходов таких как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение продаж (в бизнесе), реализация социальной ответственности, рост организации, подъем ее престижа и т.д.

Поскольку организация  как открытая система зависит  от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, капитала, а также потребителей, от руководителя зависит выживет его организация или нет. Поэтому ему необходимо выявит факторы внешней среды, которые оказывают влияние на его организацию.

Факторы внешней среды  принято делить на факторы прямого и внешнего воздействия.

К прямым относят: поставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждение государственного регулирования, потребителей, конкурентов.

Косвенными называются факторы, которые не могут оказывать  прямого воздействия на деятельность организации, но тем не менее сказываются на ней. Это такие факторы как состояние экономики, научно-техническая революция, социокультурные и политические изменения. Влияние групповых интересов и существенные политические и экономические события в других странах.

Факторы внешней и внутренней подсистем организации взаимосвязаны. Изменение любой внутренней или  внешней переменной может сказаться  надругой, изменение одного фактора  окружающей среды может обусловить изменение другого.

Для каждой организации  число внешних факторов, на которые она будет реагировать неодинаково. Некоторые реагируют на государственные постановления. Частое изменение и перезаключение договоров с профсоюзами, на скорость технологического прогресса, международную конкуренцию. А некоторые зависят только от поставщиков ресурсов и потребителей.

Законы и государственная  политика определяют дозволенный объем  деятельности организации, рамки в  которых она должна функционировать.

Зависимость между организациями  и сетью поставщиков обуславливается вводом указанных ресурсов, и является одним из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операции и успешную деятельность фирмы. Получение ресурсов от одних поставщиков может быть выгоднее, чем от других в зависимости от цены, качества и т.п. Но может быть также одновременно и опасней, например, в связи со скоростью поступления. непостоянством поставки.. В некоторых случаях все организации одного региона ведут дело с одним поставщиком. Поэтому все они попадают в равную зависимость от него. Например, обеспечение электроэнергией.

Кроме получения материалов для роста и процветания организации  необходимы не только материалы, но и  капитал. Такими потенциальными инвесторами  могут быть банки, федеральные учреждения по предъявлению займов, аккредитивов и т.п.

Каждой организации  необходимы трудовые ресурсы. Но требования к степени квалификации, образованию, трудовым навыкам рабочих разные. Трудовую деятельность необходимо стимулировать  и как будет построен этот процесс  зависит от руководства предприятия, в свою очередь это напрямую скажется на приток рабочей силы.

Организация также зависит  от конкурентов, их количества, конкурентоспособности. При отсутствии конкурентов она  может самостоятельно устанавливать  цены на товары и услуги, при их наличии  ей приходится считать с их ценовой политикой, делить с ними рынок сбыта.

Потребители, решая какие  товары и услуги для них желательны и по какой цене их покупать, определяют для организаций почти все. Относительно к результатам их деятельность. Качество, количество производимых товаров, услуг.

Косвенные факторы оказывают  меньшее влияние на организацию  и определения путей ее деятельности, но все же роль их велика. При высоком  научно-техническом прогрессе, организациям необходимо закупать новое оборудование, технологии, для того чтобы быть конкурентноспособными, снижать себестоимость продукции.

Социокультурные влияния  определяют потребности людей.

Использование в управлении теории систем существенно облегчает  задачу изучения всей деятельности организации  в единстве ее составных частей, неразрывно связанных с внешним миром. Организация рассматриваемая как открытая система, учитывает следующие особенности:

·  наличие в системе определенного числа компонентов

·  связь составных элементов системы, организационно оформленных в виде структуры

·  воздействие различных компонентов системы друг на друга как результат их взаимодействия между собой и окружающей средой4

·  появление как следствие взаимодействия компонентов системы новых явлений, процессов;

·  свойства системы, проявляются как результат взаимодействия ее компонентов;

·  индефикация системы позволяет изучать ее и ее составные компоненты от других явлений не входящих в систему;

·  наличие окружающей среды, которое не является частью системы, но активно воздействует на нее;

·  концептуальный характер системы (ее форма отражает цели и ценности разрабатываемой концепции системы).

Внутренняя среда организации  формируется под воздействием явлений, оказывающих влияние на процесс  производства продуктов (услуг), структуру  предприятия, его культуру и ресурсы, в составе которых первостепенное значение принадлежит персоналу, его знаниям, способностям, взаимоотношение - все эти факторы имеют место в любой организации. Но они не всегда находятся под контролем менеджера, поскольку деятельность фирмы зависит от информации и других ресурсов поступающих из вне. Что необходимо учитывать при управлении любой организации.

Теория систем сама по себе еще не говорит руководителям, какие же именно элементы организации  как системы особенно важны. Она только говорит, что организация состоит из многочисленных взаимосвязанных подсистем и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой. Эта теория конкретно не определяет основные перемены, влияющие на функцию управления. Не определяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как среда влияет на результат деятельности организации. Очевидно, что руководители должны знать, каковы переменные организации как системы, для того чтобы применять теорию систем к процессу управления.

 

2. Современный процесс контроля деятельности предприятия.

 

Система контроля включает в себя следующие блоки:

цели контроля;

методы контроля;

принципы контроля;

Этапы осуществления  контроля.

Цели контроля. Они фокусируются вокруг задачи обеспечения единства решения и исполнения, а также предупреждения возможных ошибок и недоработок. Конкретной целью контроля выступает в частности задача эффективного использования ресурсов организации. В обязательном порядке контролируют использование материальных, финансовых и трудовых ресурсов.

Методы контроля. Основной метод контроля - это проверка. Проверка предполагает сочетание документального анализа с изучением дел непосредственно на месте. По характеру проверки подразделяют на массовые, комплексные, выборочные, разовые. Они бывают плановые и внеплановые.

Массовые проверки широко используются на практике. Целью  такой проверки является детальное  выяснение положения дел и  создание условий для оперативного устранения недостатков. Для достижения целей массовой проверки она должна проводиться по заранее разработанному плану и быть достаточно детально организована.

Другой метод  контроля - это наблюдение. Этот метод  является своеобразным комплексом целенаправленных действий, способом выявления недостатков, скрытых резервов, значимых тенденций.

Среди методов  контроля стоит назвать такие  как: обсуждение отчетов, ревизия, обследование конкретных производственных операций и ряд других.

Принципы контроля. Принципы представляют собой нечто устойчивое, имеющее непреходящее значение. Принцип - это руководящая идея, начальная точка опоры, отсчета. Иногда принципы изменяются и было бы ошибочно считать принципы контроля неизменными.

Однако среди  “руководящих идей” осуществления контрольных действий есть такие, которые и сейчас играют значимую роль. Перечислим их:

1. принцип  сочетания различных видов контроля;

2. контроль  должен осуществляться в условиях  необходимой публичности, гласности;

3. особое место  среди принципов контроля занимает требование к обеспечению всеобъемлющего, повсеместного, постоянного характера контроля. При всей тональности контроля следует избегать мелочности, того, что в народе называют “стоять над душой”. Как обеспечить желаемый характер контроля и избежать негативных последствий? Для этого надо все управленческие функции замкнуть на контроль;

4. принципа  координации контроля в управлении. Это означает согласование и  установление целесообразного соотношения  действий различных органов, занимающихся  контролем, их структурных подразделений и должностных лиц для достижения целей с наименьшими затратами сил и средств.

Этапы осуществления  контроля. В процедуре контроля есть три четко различных этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко слиты функции  контроля и планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели явным образом вырастают их процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Цели, которые  могут быть использованы в качестве стандартов для контроля отличают две важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Конкретный критерий и определенный период времени называются показателями результативности. Он точно определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Подобные показатели позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированной и ответить на следующие важные вопросы: “Что мы должны сделать, чтобы достичь запланированных целей? “ и “Что осталось несделанным?”.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении  реально достигнутых результатов  с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом принимается еще одно важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны отклонения от результатов. На этой стадии процедуры дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонения, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

Масштаб допустимых отклонений устанавливает руководство  высшего звена. В пределах масштаба отклонение полученных результатов  от намеченных не должно вызывать тревоги. Один из способов увеличения экономической эффективности контроля состоит в использовании метода управления по принцип исключения и заключается в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Основная проблема состоит в том, чтобы определить по-настоящему важные отклонения.

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько  удалось соблюсти установленные  стандарты, самый трудный и дорогостоящий  элемент контроля. Для того чтобы  быть эффективной, система измерения  должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Необходимо выбрать единицу измерения такую, которую можно преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт. Равно важно, чтобы скорость, частота и точность измерений тоже были согласованы с деятельностью, подлежащей контролю.

Для того чтобы  система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести  до сведения соответствующих работников организации как установленные  стандарты, так и достигнутые  результаты. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.

На заключительной стадии этого этапа контроля должна быть дана оценка информации о результатах. Менеджер должен решить, та ли, что нужна информация получена и важна ли она. Важная информация - такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

Иногда оценка информации определяется политикой  организации. При этом менеджер должен принимать в расчет риск и другие факторы, определяющие выбор того или  иного решения. Цель этой оценки состоит  в том, чтобы принять решение - необходимо ли действовать, и если да, то как.