Сущность и классификация управленческих решений

   С позиции теории социального взаимодействия орган государственного и муниципального управления можно определить как:  

- форму  взаимодействия людей, направленного на выполнение определенной общественно значимой функции,  

- социотехническую  систему, где системообразующим  компонентом выступает человек,  совокупность взаимодействующих людей.    

 Коммуникационная  система реализуется одновременно  через содержание и отношения  в процессе взаимодействия. Содержание обеспечивается информационными потоками, объективирует «коллективное единство» в организации. Отношения — субъективная составляющая коммуникационного процесса.    

 Взаимодействие  обеспечивается и выражается  через:   

а) систему официальных отношений, регламентируемых юридическими предписаниями;   

б) распределение функций (горизонтальная специализация);    

в) субординацию должностей (вертикальная специализация, с объемом и мерой ответственности в принятии решений на разных уровнях);  

г) систему коммуникаций — средств и каналов передачи информации, которая движется сверху вниз (передача распоряжений, указаний, заданий), снизу вверх (отчеты) и по горизонтали (консультации, обмен мнениями равных по рангу).   

 Управленческая  деятельность имеет коммуникативный межличностный характер. Коммуникативное взаимодействие, осуществляется через функциональные связи участников управления. В коммуникационных потоках важна синхронность, достоверность, адекватность на всех этапах коммуникативного процесса — при приеме, передаче и переработке информации, во всех элементах его структуры.   

 Структура  коммуникативного процесса условно имеет четыре элемента: 

1. Отправитель,  лицо, генерирующее идею, или собирающее  и передающее информацию. 

2. Собственно  информация (сообщение), закодированная  с помощью символов. 

3. Канал,  средство передачи информации. 

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация  и которое интерпретирует ее.   

 Управленческие  коммуникации образуют несколько  блоков:  

А — коммуникации, обслуживающие органы управления. Это функциональное взаимодействие и служебная информация, циркулирующая в структурах всех ветвей государственной власти и местного самоуправления, обеспечивающих непосредственное социально-экономическое и политико-административное управление.   

Б — коммуникации, существующие в сфере межличностных отношенийгосаппарата.   

В — коммуникации, обращенные к обществу, часть коммуникационной деятельности в системе управления, которая делает ее открытой, способной к адаптации, совершенствованию.

       На эффективность работы и   сплоченность служащих влияет используемая в организации модель внутрикоммуникативных сетей.   

 Коммуникативные  сети подразделяются на централизованные (вся коммуникация замыкается на руководителе) и децентрализованные(коммуникация относительно равномерно распределяется между всеми членами организации). Централизованные сети способствуют решению относительно простых управленческих задач, но препятствуют эффективности решения сложных проблем, уменьшают удовлетворенность работой у членов групп, снижают уровень коллективного единства, хотя и способствуют развитию лидерства.   

 Известно  множество других вариантов коммуникационных  моделей: цепочная, звездная, иерархическая. Связи между передающей стороной (коммутатор — руководитель, Р) и воспроизводящей стороной (исполнитель, И) существенно различаются.

     Коммуникационный процесс – обмен информацией между двумя людьми и более. Его основная цель – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена. В коммуникационном процессе выделяют четыре основных элемента:

Отправитель – лицо, передающее информацию;

Сообщение – информация, закодированное с  помощью символов;

Канал – средство передачи информации;

Получатель  – лицо, которому предназначается  информация и которое интерпретирует ее.

     При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена.
2. Кодирование и выбор канала. Для того, чтобы передать идею отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав при для этого слова, интонацию и т.д. Кодирование превращает идею в сообщение.
3. Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю (физическая передача).
4. Декодирование. Декодирование – перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, то они имеют точно такое же значение для получателя.
5. Обратная связь. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются ролями.
6. Помехи (Шум). Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, различны – от использования языка и различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл информации в процессах кодирования и декодирования.

 

     ПРЕГРАДЫ  КОММУНИКАЦИОННОГО  ПРОЦЕССА.

     Анализ  понятий и процессов коммуникаций внутри организации необходимо начинать с рассмотрения тех причин, которые  препятствуют их установлению и развитию. Такие факторы называют коммуникационными  барьерами, возникающими как при  неформальных, так и при формальных коммуникациях; по своей природе  они практически не отличаются друг от друга и могут быть методологически  объединены. Эти преграды мешают либо передавать сведения по информационному  каналу, либо препятствуют пониманию  получателем отправленной ему информации адекватно смысловому содержанию, вложенному в нее отправителем. В результате получается безуспешная коммуникация, напрасная трата коммуникационных ресурсов. Под влиянием факторов коммуникационного  барьера коммуникация замедляется, искажается, снижается результативность общения, разрывается обратная связь  контрагентов. Различают коммуникационные барьеры микро- и макроуровня (микробарьеры и макробарьеры).

     Микробарьеры  препятствуют успешной коммуникации в  конкретных, узких секторах профессионального  общения. К ним можно отнести:

• психологический настрой источника (отправителя) информации по отношению к получателю (адресату);
• психологический настрой получателя (адресата) к источнику (отправителю) информации;
• низкую способность восприятия получателем формата данной информации (сложность фраз, трудная лексика, специфический глоссарий, национальный акцент и др.);
• отсутствие обратной связи;
• предвзятое отношение обоих контрагентов коммуникации к обсуждаемой идее (теме) и приводимой аргументации.

     Макробарьеры  коммуникации препятствуют установлению успешной коммуникации в целом. К  подобным коммуникационным преградам  можно отнести:

• превышение пропускной способности сетей, каналов, средств передачи и кодирования информации, в результате чего часть информации пропадает либо искажается в результате перегрузки сетей;
• упрощенную информацию, несущую в себе мало конструктивных идей, слабосвязанную с контекстом общения;
• языковой барьер (иноязычная среда общения, профессиональный сленг, не воспринимаемый невербальный стиль общения);
• технические и организационные причины.

     Несмотря  на большое разнообразие приведенных  причин, можно попытаться представить  себе внутреннюю структуру коммуникационных барьеров как факторную связь  нескольких первопричин. Барьеры можно  разделить на преграды, зависящие  от инициатора коммуникации, источника  управленческой информации (группа факторов источника) и преграды, зависящие от получателя управленческой информации, коммуникационного контрагента (класс факторов получателя). 

     Факторы источника:

• некачественное построение общения и информационного обмена (неудачный лексический состав, недостаточная убедительность);
• недостатки «обратной связи» (отсутствие мотивации);
• неумение вести диалог и переговоры (неумение слушать и ставить вопросы);
• погрешности логики сообщения (недооценка позиции и способности получателя);
• низкие индивидуальные особенности (дикция, слух, зрение, невнимательность, память и др.).
• Факторы получателя:
• неспособность адекватно оценить степень важности сообщения (слабое знание темы, низкий культурный уровень);
• некорректный набор установок сознания (подверженность стереотипам, предвзятость, конфликтность, отсутствие внимания);
• неадекватный интерес к теме коммуникации;
• низкие индивидуальные физиологические особенности (зрение, слух, память и др.).

 
 
 
 
 
 
 

                                         Принятие управленческих  решений

    Разработка и принятие управленческого решения обычно инициируются возникновением проблемы, относящейся прямо или косвенно к объекту управления. Ощущение проблемы, возникшее в результате наблюдения за процессом управления, — сигнал для руководителя, руководства о необходимости приступить к поиску путей, способов действий, позволяющих в полной мере или частично решить данную проблему. Под проблемой в самом общем случае понимается несоответствие между реальным, наблюдаемым состоянием управляемой системы и желаемым, нормативным состоянием.

Наиболее типичные проблемы, возникновение которых приводит к необходимости принятия управленческих решений:

1. состояние управляемого объекта и протекающих в нем процессов пришло в несоответствие с целями его деятельности, зафиксированными в законах, планах, программах, положениях, уставах;
2. функционирование объекта, показатели его деятельности противоречат нормам, стандартам, требованиям, что угрожает потерей устойчивости;
3. изменились потребности в продукте деятельности объекта, трансформировалась ситуация на рынках, в связи с чем необходимо внесение изменений в функционирование объекта;
4. возникла непредвиденная чрезвычайная ситуация, резко изменились условия во внешней среде;
5. появились новые потенциальные возможности значительного улучшения состояния и деятельности объекта;
6. приняты решения вышестоящих органов, обязывающие внести принципиальные изменения в деятельность объекта управления, провести предписанные этими органами мероприятия.

  Этапы принятия управленческого решения:

1. анализ деятельности и выявление недостатков
2. выработку и постановку цели;
3. изучение проблемы на основе получаемой информации;
4. выбор и обоснование критериев эффективности (результативности) и возможных последствий принимаемого решения;
5. обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы (задачи);
6. оценка и выбор и формулирование оптимального решения; принятие решения;
7. конкретизацию решения для его исполнителей.