Управление информационной системой класса ERP на предприятии

     Точный  бросок

     При этом методе инсталляции, ERP-система  диктует дизайн процессов, с фокусом  только на нескольких ключевых процессах, подобных тем, что содержатся в финансовом модуле ERP системы. Этот метод обычно используют небольшие компании, которым  еще предстоит дорасти до полнофункциональной ERP-системы. При этом преследуется цель как можно быстро запустить один или несколько модулей ERP-системы и отказаться от причудливого реинжиниринга. Редкие компании, которые внедрили ERP таким способом, могут сразу похвастаться хорошей отдачей от новой системы. Большинство используют ее как инфраструктуру для обеспечения более безболезненной инсталляции других модулей в дальнейшем. Также иногда выясняется, что установленная таким образом ERP-система немногим лучше своей предшественницы, поскольку она не заставляет сотрудников сильно менять привычный стиль работы. Выполнение трудного процесса реинжиниринга после того, как система уже стоит в компании, становится более серьёзным испытанием, чем если бы системы не было вообще. Немногие в компании могут почувствовать на этом этапе, что новая система принесла ощутимую пользу. 

2. Способ  автоматизации ООО

     Рассмотрев  все способы внедрения автоматизации, на мой взгляд целесообразен метод "точного броска". Он хорош своей возможностью выиграть время и оттянуть на неопределенный срок предприятиям процедуру реинжиниринга бизнес-процессов. Однако опыт внедрения Erp в показывает, что именно отказ от реинжиниринга бизнес-процессов является основной причиной неудач при внедрении ERP-систем. Данный метод может быть рекомендован лишь для малых предприятий и предприятий непроизводственного сектора, для которых функциональная мощь полноценных ERP-систем не нужна.

     Предприятие ООО зарекомендовало себя как ведущий поставщик мебели для баров и кафе лучших отечественных и зарубежных фабрик. Помимо этого, компания занимается разработкой и производством торгово-рекламного оборудования и POS материалов. Производственная стратегия предприятия – производство на склад, ориентированная на немедленную поставку готовой продукции. Для управления предприятием использует классическую схему планирования. При этом довольно жесткие требования предъявляются к функциям используемой предприятием ERP-системы по обслуживанию клиентов, это прежде всего следующие функции: 

     Прием заказа.

     Поскольку количество клиентов у предприятия  весьма значительно, при приеме заказа предусмотрена проверка сальдо клиента с возможностью автоматической блокировки заказа. Кроме того, функциональность учитывает доступные для отгрузки количества с учетом уже принятых заказов (в том числе принятых в последние несколько минут). 
 

     Ценообразование.

     В силу значительного количества каналов  сбыта ООО механизм ценообразования ERP-системы предприятия предусматривает возможность автоматического определения цены готовой продукции на основе предустановленных правил (формул или матрицы цен, в зависимости от времени, типа клиента или группы клиентов, каналов сбыта, группы продукции, особых условий контракта). 

     Комплектация  заказа на складе.

     Информация о заказе поступает на склад сразу же после приема этого заказа. Комплектацию готовой продукции в системе можно осуществлять в нескольких единицах измерения.

     Приводится схема обслуживания клиентов предприятием (Приложение 2).  

5. Ограничения проекта автоматизации

     Величина  инвестиций которые компания способна сделать в развитие автоматизации – 3 миллиона рублей. В стоимость будет входить – оплата разработчикам ПО, внедренцам ИС, а также обучение работников, всех подразделений компании. 

     Временным ограничением является – смена обслуживания клиентов. Возможные ограничения, связанные с влиянием человеческого фактора:

•      обучения пользователей;
•      найма персонала требуемого профиля и квалификации.

     Возможные технические ограничения – недостаточна производительность компьютеров и низкая пропускная способность сети. 

6. Анализ  требований к ИС

     Исторически концепция ERP стала развитием более  простых концепций MRP (Material Requirement Planning – Планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning — Планирование производственных ресурсов). Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.

     Один  из важных вопросов – относится  система к классу ERP, либо является учетной. Чтобы ответить на этот вопрос, не следует забывать, что ERP-система (как следует из названия) – это  в первую очередь система планирования ресурсов. Она описывает не только ситуацию «как было» и «как есть», но и «как будет», «как должно быть». ERP-системы не просто хранят данные о происходящем на предприятии, но и  имеют в своем составе модули планирования и оптимизации всех видов ресурсов (финансовых, материальных, человеческих, временных и т.п.), а  большинство функций учета, реализованных  в системе, направлено на поддержку  функционирования этих модулей.

     Для реализации функций планирования и  оптимизации необходимо наличие  в системе обратной связи. Т.е. на основании целей управления составляется план, затем по ходу выполнения работ  проводится фиксация реальных показателей, их анализ и на основании сравнения  поставленных целей и достигнутых  результатов вырабатывается корректирующее воздействие. Учётная система позволяет  только фиксировать результаты. Она, в отличие от ERP-системы не включает в себя функции для автоматизации  планирования, и сравнения “план-факт”. Иначе говоря, с помощью учетных систем можно выполнить только некоторую аналитическую часть управления, но не синтетическую. В этом принципиальное отличие ERP-системы от учетной системы.

     Главная цель концепции ERP – распространить принципы MRPII (Manufactory Resource Planning, планирование производственных ресурсов) на управление современными корпорациями. Концепция ERP представляет собой надстройку над методологией MRPII. Не внося никаких изменений в механизм планирования производственных ресурсов, она позволяет решить ряд дополнительных задач, связанных с усложнением структуры компании.

     Концепция ERP до сих пор не стандартизована. Когда возникает вопрос об отнесении  конкретной информационной системы  управления к классу развитых MRP II-систем или к классу ERP, специалисты расходятся во мнениях, поскольку выделяют различные  критерии принадлежности системы классу ERP.  

     Одним из резервов повышения оперативности и качества управления процессом производства продукции на предприятии на сегодняшний день является переход предприятий на современные стандарты управления путем реинжиниринга существующих бизнес-процессов и использования современных управленческих систем класса ERP.

     Основные преимущества внедрения таких систем можно свести к следующим:

     а) Системы класса ERP представляют собой  интегрированные информационные системы  управления. Это означает, что:

• системы не связаны с производственным процессом непосредственно, они не являются автоматизированными системами управления технологическими процессами, но имеют дело с моделью технологического процесса;
• их работа состоит в улучшении деятельности предприятия, оптимизации материальных и финансовых потоков на основе вводимой на рабочих местах необходимой информации;
• в одной системе охватывается планирование и управление всей деятельностью производственного предприятия, начиная от закупки сырья и заканчивая отгрузкой товара потребителю;
• информация вводится в систему только один раз в том подразделении, где она возникает, хранится в одном месте, и многократно используется всеми заинтересованными подразделениями.

     Как следствие, ERP-системы позволяют  достичь согласованности работы различных подразделений, снижая при  этом административные издержки и устраняя проблему интеграции данных для разных приложений. Эти системы являются инструментом повышения эффективности  управления, принятия правильных стратегических и тактических решений на основе своевременной и достоверной  информации, выдаваемой компьютером.

     б) Использование ERP-систем позволяет достичь конкурентных преимуществ за счет оптимизации бизнес-процессов предприятия и снижения издержек.

     Эти системы создавались как раз  для управления себестоимостью продукции  и достижения за счет этого конкурентных выгод. Поэтому системы реализуют  методы планирования и управления, позволяющие:

• регулировать количество запасов, устраняя их дефицит и залеживание, и тем самым значительно снизить омертвленные в запасах затраты и складские издержки;
• сократить незавершенное производство, поскольку производство планируется только на основе спроса на конечную продукцию, при этом производственные работы инициируются исходя из срока, к которому должен быть исполнен клиентский заказ;
• оценивать выполнимость поступивших заказов с точки зрения имеющихся на предприятии мощностей;
• сократить расходы и время, затрачиваемые на изготовление продукции, за счет оптимизации бизнес-процессов;
• отслеживать фактическую производительность каждой производственной единицы и, сравнивая ее с плановой производительностью, оперативно вносить корректировки в производственные планы;
• в результате уменьшения цикла производства и цикла выполнения заказа более гибко реагировать на спрос;
• улучшить обслуживание клиентов и заказчиков за счет своевременного исполнения поставок.

     Реализованные в ERP-системах возможности гибкого  управления себестоимостью продукции  позволяют получать более высокую  прибыль. Кроме этого, снижение себестоимости  означает возможность варьировать  рыночную цену продукции (в сторону  понижения), что является мощным преимуществом  в конкурентной борьбе.

     в) Внедренная ERP-система может помочь компании привлечь инвестиции.

     ERP-система делают бизнес компании более прозрачным, что повышает доверие к нему со стороны зарубежных инвесторов. Это особенно актуально в белорусских условиях.

     Об  эффективности использования корпоративных  систем свидетельствует мировая  статистика. Так, по данным журнала "Intelligent Enterprise" повышение эффективности планирования с помощью современных инструментов управления позволяет увеличить существующие мощности на 5-20%, сократить производственные запасы на 20% и ускорить процесс выпуска продукции на 30%; внедрение системы управления цеховым производством позволяет сократить общий объем расходов на 30-40%; оптимизировать ценовую политику за счет точного определения нижней и верхней границы цен; точно оценивать стоимость каждой операции и на основании этого принимать взвешенные управленческие решения.

     Несмотря  на неоспоримые достоинства ERP-систем, нельзя не сказать о ряде проблем, с которыми в настоящее время  сталкиваются их пользователи:

     1. Неэффективность внедрения. Эта  проблема является основной и  свидетельствует о том, что  любая наисовременнейшая технология  будет полезна только в случае  ее грамотного внедрения и  использования. На многих предприятиях, потративших огромные средства  на приобретение и внедрение  ERP-систем, их запуск привел только  к отрицательным результатам.  Следует сказать, что по данным  зарубежных аналитиков, до 70% проектов внедрения ERP-систем завершаются неудачно. Только в 1999 г. несколько западных компаний подали многомиллионные иски на крупнейших поставщиков ERP-систем из-за убытков, вызванных неудачными проектами внедрения. После долгого, болезненного и дорогого внедрения многие предприятия, в конце концов, приходили к выводу, что практически аналогичных результатов можно было достигнуть и без установки ERP-систем (например, за счет обычной оптимизации бизнес-процессов на базе уже существующих аппаратно-программных средств). В отчете Boston Consulting Group (BCG) исследовалась проблема удовлетворенности предприятий результатами внедрения у них ERP-систем. В ходе исследования были опрошены 100 ИТ-менеджеров, отвечавших за внедрение ERP-системы на предприятиях в течение последних 3 лет. По мнению аналитиков BCG, ERP-системы являются жизненно необходимыми для предприятий, однако успех внедрения зависит от того, удалось ли их адаптировать максимально близко к происходящим на предприятии бизнес-процессам. Результаты опроса респондентов свидетельствуют, что только каждое третье предприятие удовлетворено результатами внедрения ERP-системы при оценке по критериям ценообразования, ценовой эффективности, реального финансового воздействия и достижения поставленных целей.

     2. Сложность эффективной интеграции ERP-систем с приложениями третьих  фирм (в первую очередь, с приложениями  электронного бизнеса). Если ранее  созданные ERP-системы были предназначены  для интеграции только внутренних  бизнес-процессов предприятия (например, прохождения заказов или проведения  платежей), то в настоящее время  все большее число пользователей  хотят объединить свою внутреннюю  систему (так называемую систему  back-office) с внешней системой front-end, через которую осуществляется взаимодействие с клиентами и партнерами. Основная причина неудовлетворенности респондентов – неспособность ERP-систем успешно взаимодействовать с приложениями электронной коммерции. В большинстве онлайновых магазинов заказ, полученный через Интернет, до сих пор сначала поступает к сотруднику, который вручную вводит его в ERP-систему.