Управление персоналом в органах социальной защиты населения на примере Управления социальной защиты населения г.о. Новокуйбышевск

Рассмотрим  документооборот трех Отделов связанных  между собой. На практике Отдел приема населения не может существовать без Отдела формирования личных дел  и Отдела расчета. Так же как Отдел  расчета не может существовать без Отдела приема и Отдела формирования личных дел.

Как отмечалось ранее, с 1 июля 2010 г. в Управлении социальной защиты населения создан принцип «Единого окна». В Отделе приема населения ведется прием документов для назначения или перерасчета пособий, компенсаций, доплат гражданам, имеющим детей, субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, социальной помощи отдельным категориям граждан. Кроме того, жители городского округа Новокуйбышевск могут проконсультироваться у специалистов Отдела приема по вопросам оформления различных мер социальной поддержки.

Каждый гражданин  который получил устную консультацию по порядку, срокам, процедурам предоставления государственной услуги  от специалиста  на личном приеме, по телефону, по письменным обращениям заявителей, включая обращения в электронном виде на региональном социальном портале в сети Интернет.

Консультации  предоставляются по следующим вопросам:

• перечень документов, необходимых для предоставления выплаты, комплектности представленных документов;
• время приема и выдачи документов;
• срок рассмотрения документов для предоставления социальных выплат;
• порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления государственной услуги.

Для получения  государственной услуги заявитель предоставляет в Управление социальной защиты населения заявление или заявления по форме (Приложение 4, 5, 6) и дает свое письменное согласие на обработку и передачу персональных данных, используемых при назначении социальной помощи, субсидии на оплату жилищно-коммунальных услуг, государственного ежемесячного пособия гражданам имеющим детей, в электронном виде в иные государственные инстанции. Затем принятые документы регистрируются в «Журнале приема заявлений о предоставлении мер социальной поддержки». Специалист по назначению социальных выплат сличает представленные экземпляры оригиналов и копии документов друг с другом. Если представленные копии не заверены, то специалист заверяет их своей подписью с указание фамилии, инициалов и даты заверения. Затем выдается расписка-уведомление о приеме (регистрации) заявления. Все принятые заявления передаются в отдел формирования личных дел по реестру с указание количества принятых заявлений и количества документов прилагаемых к заявлению.

В Отделе формировании личных дел просматривают дела, размножают документы на различные виды социальной поддержки, запрашивают дела из архивов, регистрируют заявления в журнале  приема документов из Отдела приема, формируют  личное дело заявителя, затем передают сформированные  личные дела по реестру в Отдел расчета.

В Отделе расчета  специалисты принимают сформированные личные дела из Отдела Формирования личных дел. На основании принятых документов производят поиск заявителя в  базе данных ПК «Человек», вводит данные о заявителе, рассчитывают среднедушевой доход семьи. Далее формируют и выпускают решения о назначении государственного пособия, доплат и компенсаций, подбирают документы в установленной последовательности подшивают их в обложку личного дела, регистрируют личное дело заявителя, присваивают номер лицевого счета. По истечении срока назначения и выплаты государственного пособия, а также на основании заявления получателя об обстоятельствах, влекущих прекращение выплаты подготавливается в двух экземплярах распоряжение об отказе в предоставлении государственных услуг, проект распоряжения подписывается начальником Отдела расчета, затем оно регистрируется в журнале исходящих документов Отдела расчета. Один экземпляр распоряжения подшивается в личное дело заявителя пособия, а второй экземпляр отправляется по почте заявителю.

Отдел расчета  помимо назначения государственных  выплат взаимодействует с отделом  ЗАГСа. ЗАГС предоставляет информацию об одиноких матерях в отношении  детей которых произошло установление отцовства на основании решения суда или письменного заявления родителей, об умерших в течении месяца с целью предотвращения переплат (списки).

Отдел отвечает на письменные запросы из органов  социальной защиты населения других районов, областей, городов в которых указывает всю необходимую интересующую информацию (по выплатам). Проект письма составляется в трех экземплярах предоставляется  на рассмотрение руководителю организации, после чего подписывается руководителем управления, регистрируется у секретаря руководителя в «Журнал исходящих документов управления». Один экземпляр письма отправляется по почте адресату, второй экземпляр письма остается у секретаря и подшивается в папку исходящих документов организации, а третий подшивается в личное дело заявителя.

Документирование  на протяжении длительного времени  осуществлялось хаотично и бессистемно. В организации отсутствовала  специальная литература по делопроизводству, и работником сложно было уследить за изменениями, проходящими  в данной области.

Для создания документов в настоящее время в отделах и в управлении в целом используют следующие технологии. Во-первых, возможно заполнение уже установленных форм документов (бланки) от руки. Во-вторых, практикуется составление документов непосредственно на компьютере, то есть вносить определенный текст каких либо писем, приказов, распоряжений в уже заранее подготовленные бланки на компьютере, а затем эти документы выпускают через принтер.

Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в  соответствии с которыми происходит движение документов в управлении. Маршрут документов являются одной из характеристик документооборота. Он включает все инстанции на пути движения документа от его получения организацией или создания черновика до пошивки в дело.

Правильная организация документооборота способствует быстрому прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал.

Движение документов в Управлении социальной защиты населения и в отделах с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения документов регламентируется инструкцией по делопроизводству, положением и должностными инструкциями работников.

Таким образом  можно сделать вывод, что установление определенного порядка обращения с закрытой или открытой информацией существенным образом повышает надежность защиты коммерческой тайны, снижает вероятность разглашения, утраты носителей этих сведений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Аттестация работников

 

Деловая оценка персонала — целенаправленный процесс  установления соответствия качественных характеристик человека требованиям  должности или рабочего места. Различают два основных вида деловой оценки персонала: оценка кандидатов на вакантную должность или рабочее место при отборе персонала и текущая периодическая оценка сотрудников при аттестации персонала. При необходимости могут проводиться дополнительные оценки при отборе кандидатов на обучение, продвижение по службе, для зачисления в резерв [55].

Основой продвижения  сотрудника по служебной лестнице часто  является аттестация — специальная  комплексная оценка их сильных и  слабых сторон (знаний, навыков, умений, черт характера, влияющих на достижение цели), степени их соответствия требованиям должности (при этом нельзя смешивать качества и сведения о них, содержащиеся в документах, например, дипломе), деятельности (сложности и производительности труда) и ее результативности (вклада и вклада в общие результаты подразделения и организации в целом). Оценка проводится с целью определения соответствия работника должности.

Оценка в  рамках аттестации может быть относящейся  к работнику в целом или  локальной, касающейся только одной  его функции; пролонгированной — за длительный период времени и экспрессивной, нацеленной на текущую деятельность. На пролонгированную оценку влияют прежние события; на экспрессивную — в основном эмоции .

Объектом аттестации могут быть также отдельные подразделения (прежде всего управленческие) и их элементы, в частности структура штатов, организация, сложность и условия труда, их влияние на подчиненных и результаты деятельности [61]. Сюда же можно отнести аттестацию рабочего места — комплексную оценку его соответствия прогрессивным техническим, технологическим и организационным решениям, требованиям охраны труда, нормативам и стандартам. Основные задачи такой аттестации: рационализация, улучшение условий труда, ликвидация неэффективных или излишних рабочих мест. Выделяют следующие виды аттестации: итоговую, промежуточную и специальную (по особым обстоятельствам) [63].

При итоговой аттестации делается полная и разносторонняя оценка производственной деятельности работника  за весь период.

Промежуточная аттестация проводится через сравнительно короткие периоды, и каждая последующая должна базироваться на результатах предыдущей. Проводится один раз в квартал или даже ежемесячно.

Регулярные  аттестации как основа продвижения  и вознаграждения целесообразны  там, где труд носит индивидуальный характер.

Специальная аттестация в связи с особыми обстоятельствами, например направлением на учебу, утверждением в новой должности, проводится перед  принятием соответствующего решения.

Цели аттестации могут быть явными и неявными (латентными). Явная цель, как уже говорилось, состоит в установлении в официальном порядке пригодности данного лица к выполнению той иной работы. Целями аттестации могут быть также контроль за выполнением поставленной задачи, вскрытие имеющихся резервов повышения эффективности работы, решение вопроса об объеме, путях и формах обучения, переподготовки и т.п. [42].

Латентные цели могут состоять в следующем: выполнении требования вышестоящей организации  или руководства; придании большего веса принятым прежде кадровым решениям; знакомстве руководителя с сотрудниками; придании ему большего веса в их глазах; разрушении круговой поруки, существующей в коллективе; активизации работы; возложении формальной ответственности за расстановку кадров на аттестационную комиссию и проч.

В соответствии с данными значениями понятия  «аттестация» необходимо выделить следующие  ее составляющие.

Положение о  порядке проведения аттестации –  нормативно-регламентирующий документ, определяющие ее цели и задачи, сроки, категории аттестуемых и не подлежащих аттестации, порядок подготовки, проведения и принимаемые решения по ее результатам.

Аттестация  работников в органах управления социальной защиты населения проводится в соответствии со статьей 48 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", где определяется порядок проведения аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации, замещающих должности государственной гражданской службы Российской Федерации в федеральном государственном органе, государственном органе субъекта Российской Федерации или их аппаратах.

Основными критериями при проведении аттестации служат объем  труда работника, результаты, достигнутые  при исполнении должностных обязанностей, качество выполняемой работы, уровень образования, объем специальных знаний, стаж работы в данной или аналогичной должности, а также должностях, позволяющих приобрести знания и навыки, необходимые для выполнения работ, предусмотренных по данной должности и т.д. [29]

По итогам аттестации либо принимаются конкретные решения о должностных перемещениях, либо вносятся соответствующие рекомендации в так называемую «инвентаризационную карту сотрудника», содержащую сведения о его возрасте, трудовом стаже, продолжительности работы в данной должности, на предшествующих местах, выводы о целесообразности, сроках, направлениях продвижения или его невозможности.

Помимо решения  вопроса о продвижении или  сохранении в прежней должности  того или иного сотрудника целью  аттестации может быть вскрытие имеющихся резервов повышения эффективности индивидуальной работы, увязка вознаграждения с реальными результатами труда и квалификации специалиста или руководителя, определение объема, способов и форм повышения квалификации [24]. В связи с этим непосредственными объектами аттестации становятся результаты работы сотрудника, его потенциал, отношение к выполнению своих обязанностей; личность человека как таковая оценке не подлежит. В результате аттестации работник должен понять свои ошибки, активизировать работу по их преодолению, самосовершенствованию и т.п. как с учетом собственных интересов, так и интересов управления.

На практике существуют два основных подхода  к аттестации. В соответствии с  одним, ее смысл заключается в  контроле и оценке деятельности работника, имеющих следствием наказание, вознаграждение или продвижение по службе, и тогда аттестующие выступают в роли судей. При другом подходе акцент делается на поиске путей совершенствования работы, реализации карьеры и т.п., а аттестующие становятся советниками, консультантами. В первом случае в качестве аттестующих чаще всего выступают комиссии, сформированные из сторонних независимых экспертов, во втором - непосредственный руководитель. Соответственно разными оказываются и формы аттестации: либо это периодический отчет с последующим вынесением «приговора», либо собеседование и совместный поиск решения стоящих перед подчиненным задач [12].