Управление рабочим временем

Фотография рабочего дня проводится с помощью измерения и наблюдения всех без исключения полезных затрат и потерь времени на всем его протяжении или какой-либо его части два-три раза в год в течение двух-трех недель при участии нормировщиков, мастеров и т.п. Она целесообразна при обследовании большой группы исполнителей, осуществляющих идентичные работы, с охватом их всех или большей части, обычно в течение 10—15 дней по 5 дней в каждой декаде месяца в периоды с наиболее типичным составом работ13. Основными документами при этом являются карта фотографии, содержащая название подразделения, дату, сведения о наблюдаемых, характеристики рабочего места и оборудования, и наблюдательный лист, отражающий время начала и окончания отдельных операций, их продолжительность, результаты, совмещение, примечания, с которым работника знакомят. В результате проделанной работы составляются две таблицы, в одной из которых отражается расход времени в минутах на каждый вид работ и сроки их проведения. Во второй — потери времени, их причины, конкретные виновники, конкретный период. Затем на их основе проводится подробный анализ, в котором определяются величина и удельный вес полезных затрат, зависящих и не зависящих от исполнителей потерь времени; продолжительность маршрутов; количество времени, необходимого для выполнения определенных операций (творческих, логических, вспомогательных); а также выясняется, что помогает, а что препятствует его эффективному использованию14.

Разновидностью фотографии является самофотография, основой которой является карта самофотографии. Она содержит следующие сведения: фамилию, имя и отчество работника, должность, стаж работы по специальности, в том числе на данном предприятии, перечень элементов затрат рабочего времени, затраты времени по дням недели, анкету с пожеланиями. Затраты рабочего времени, полученные в результате самофотографии, подсчитываются по отдельным элементам работ. Затем составляются сводные таблицы по должностям, по стажу, по видам работ, на основе которых выявляются потери времени, связанные с недостатками в организации и обслуживании рабочих мест, а также нерациональным использованием технических средств. Самофотография экономична, но не дает точных результатов и связана с трудностями в обработке материалов. Формой самофотографии является дневник рабочего времени руководителя или специалиста15. Работы в нем записываются в той последовательности, в которой они выполняются, и соответственно записываются затраты времени на них. Существуют книжная, реестровая и карточная формы ведения такого дневника, анализ которых позволяет экономить до 50% рабочего времени.

Что бы проанализировать отдельные виды работ часто используются опросы, которые могут проводиться как в устной форме, так и в форме анкеты.  Последнее сложнее, но, тем не менее, позволяет получить более надежные ответы. Анкеты, заполняемые по группам должностей, должны содержать личные сведения о работнике, быть понятными и удобными для заполнения, краткими, целенаправленными, доступными для машинной обработки16. Вопросы должны быть сформулированы четко и недвусмысленно, а в случае оценочных вопросов определяются их границы.

Выявить виды деятельности, на которые время тратится впустую можно с помощью диагностики времени. В неё входит группировка работ по функциям. Затем им даётся оценка в отношении их необходимости, соотношения предполагавшихся и фактических затрат времени. В процессе анализа становится очевидным, какие факторы обусловливают наибольшие потери времени. В итоге их выявление позволяет искать способы изменения структуры затрат времени, которая бы в наибольшей степени способствовала достижению поставленных целей и сокращению необоснованных потерь.

1.4. Контроль за рабочим временем

Правила текущего контроля использования рабочего времени предусматриваются действующими в настоящее время Основными положениями по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, утвержденными в 1973 году. Приведем извлечения из III раздела этих положений «Учет использования рабочего времени и контроль за состоянием трудовой дисциплины».

Контроль за своевременным началом и окончанием работы и за правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня осуществляют руководители производственных подразделений, на которых возложено осуществление этого контроля.

Учет использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль:

• за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявлением всех не явившихся и опоздавших;
• нахождения рабочих и служащих в рабочее время на своих рабочих местах, а также своевременного ухода и прихода рабочих и служащих во время обеденного перерыва;
• своевременности ухода рабочих и служащих с работы по окончании рабочего дня или смены;
• фактически отработанного времени рабочими и служащими, времени простоя и других видов недоиспользования рабочего времени по причинам17.

Контроль за своевременной явкой рабочих и служащих на работу и уходом с нее фиксируется по одной из следующих систем:

• карточной с помощью контрольных часов;
• жетонной с применением табельных жетонов или марок;
• пропускной посредством сдачи рабочими и служащими и выдачи им пропусков;
• рапортно-ведомственной с использованием рапортов или табельных ведомостей, получаемых от начальников цехов, участков, отделов, производителей работ, мастеров, бригадиров;
• с помощью контрольно-пропускных устройств18.

Допускается использование комбинированных и других систем  учета прихода и ухода, рабочих и служащих в зависимости от условий производства.

Для ведения учета отработанного времени каждому работнику присваивается табельный номер, приводящийся во всех документах по учету заработной платы и труда. Если работник увольняется или переводится в другое подразделение, то его прежний табельный номер должен оставаться свободным не менее полугода, а в отдельных случаях до 12 лет. Табель представляет собой именной список персонала подразделения в пределах отдельных категорий работников, составленный в порядке табельных номеров или алфавита. Он составляется за 2—3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и заполняется только на основе соответствующих документов. В конце периода по табелям определяется число отработанных дней. Табели ведутся ежемесячно по соответствующей форме лицами, которых назначил руководитель и заполняется на списочный состав работников предприятия. В списочный состав включаются:

• фактически явившиеся на работу;
• не явившиеся на работу по болезни, оправданной больничным листом;
• находящиеся в служебных командировках;
• работающие на дому по договору;
• принятые на работу на неполный день и неполную неделю;
• студенты, находящиеся в учебном отпуске с сохранением заработной платы;
• работники, получившие отгул за работу в праздничные дни и выходные; находящиеся в отпуске по беременности и родам;
• имеющие выходные дни по графику работы предприятия;
• другие категории работников19.

Заполненный табель и другие документы в конце месяца сдаются в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Глава 2. Тайм-менеджмент как система управления рабочим временем

2.1. Тайм-менеджмент

Управление временем (Time Management) - это междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности20.

Основные идеи тайм-менеджмента: выполнение работы с меньшими затратами в лучших условиях с более качественными результатами. Но самое главное без спешки и различных стрессовых ситуаций, с большей удовлетворенностью от выполняемой работы. Результатом является рост квалификации, повышение мотивации труда, меньшая загруженность работой, отсутствие ошибок при выполнении профессиональных функций. Поставленные цели достигаются кратчайшим путем. Но всё же основной целью изучения тайм-менеджмента является максимальное использование собственных возможностей, а также сознательное управление течением времени.

Тайм-менеджмент – это система, включающая в себя определенные элементы такие как: анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса21.

Эта система довольно стройная, но не стоит воспринимать её как аксиому, потому что каждый человек является уникальным и только он сам может решить собственную проблему более эффективного рационального использования времени. Поэтому будет более правильным использовать личный тайм-менеджмент. Но если рассматривать управление временем с позиции организации, то приобретение умения сотрудником укладываться в сроки, грамотно управлять рабочей нагрузкой, расставлять приоритеты является не только целью сотрудника, но также и целью руководителя и всей организации. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.

Анализ – это процесс, позволяющий выявить нерациональное использование рабочего времени и его причины, а также выявить основные причины, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени22.

Постановка целей – важный этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо определить, зачем тайм-менеджмент нужен для человека или организации его использующие. Поставив цель, облегчается работа в дальнейшем, так как уже легче ориентироваться на то, какие метода управления временем следует применить, а какие нет.

Планирование – это процесс, в ходе которого следует составить перечень задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени23.

Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что при предварительном анализе эти причины были выявлены, и их необходимо устранить. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае.

Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует не исключая никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески и добросовестно подходить к его использованию24.

2.2. Причины дефицита времени

Существует большое количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель может повлиять или хотя бы снизить потери времени. Рассмотрим эти группы факторов.

1. причины, которые являются следствием неграмотных действий руководителя

К ним относятся бесплановость работы, плохо налаженный в организации обмен информацией; отсутствие четкого распределения работ по степени их важности; выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными; слабая мотивация труда. Руководитель должен выявить эти факторы и попытаться устранить их соответствующим образом.

Рассмотрим подробнее эти факторы.

• Бесплановость работы. Является образом жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни организации. Бесплановость работы ведет к постоянным перерывам для различного рода уточнений, разъяснений, необходимых для развития дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются те, кто обращаются за информацией и те, к кому обращаются за информацией.
• Плохо налаженный в организации обмен информацией. Передавая определенную информацию, каждый человек всегда уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию в большей или меньшей степени. Далеко не все современные руководители решают эту задачу путём введения на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации – «каждый объясняет, как может».
• Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. Это выражается в том, что руководитель сначала выполняет задачи, которые на самом деле не имеют большой значимости. При этом на них тратится значительное время, необходимое для решения действительно важных проблем.
• Выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет подобные задачи сам, в том случае, когда он не уверен, что его сотрудники смогут выполнить поставленные задачи также качественно, как и он сам. Тем самым проявляется сомнение руководителя в должной квалификации сотрудников организации.
• Слабая мотивация труда. Слабая мотивация труда приводит к низкой производительности труда, а в дальнейшем будет вести к дефициту времени. Конечно, в большей степени это касается подчиненных, а не руководителя организации25.