Управление рабочим временем

2. причины, которые не зависят от руководителя

Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени, а также «воры времени». Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени.

Рассмотрим подробнее эти факторы.

• Работа с корреспонденцией. Исследования показывают, что 20 - 30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых всего лишь 30 по настоящему нужны.
• Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами могут служить такие дела, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, подборка мебели, появляется необходимость лично проверять различные параметры деятельности организации, зачастую это связано с некомпетентностью подчиненных или нежеланием их брать на себя ответственность.
• «Воры времени». «Воры времени» – это непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения, и они не могут быть поручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. Например, телефонные звонки; проблемы с компьютерным оборудованием; неумение слушать других людей; нерешительность в деловых вопросах; отвлекающие факторы на рабочем месте и т.д26.

3. причины, непосредственно связанные с личностью руководителя.

Это постоянная спешка, постоянные доработки дома, суетливость.

Что бы снизить влияние факторов этой группы руководителю необходимо измениться самому, иначе эти факторы не позволят эффективно использовать рабочее время.  Для того, что бы изменить окружающую действительность в необходимую сторону для начала нужно измениться самому. Поэтому если руководитель хочет изменить отношение к работе своих сотрудников начать ему придется с себя. Хотя это достаточно сложная задача. Особенно для взрослого, самостоятельного, зрелого человека.

Рассмотрим подробнее эти факторы.

• Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Действует он по тому пути, который первым пришёл на ум, не рассматривая другие возможно более рациональные способы решения данной задачи.
• Постоянные доработки дома. Постоянные доработки дома порождают замкнутый круг. Человек не успевает в рабочее время выполнить все свои дела и решить все проблемы. Поэтому он вынужден решать их дома, тратя своё свободное от работы время. Человек не имеет возможность полноценно жить, отдыхать, а как следствие у него снижается работоспособность, что приводит к еще большим недоработкам и снова к необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и изменить его бывает очень сложно.
• Суетливость. Суетливость является результатом плохой организации рабочего дня, она также зависит от импульсивности и особенностей человека. Суетливому человеку тяжело решить, за какое дело взяться, он часто «мечется» между двумя делами, одинаковой срочности и одинаковой длительностью их решения, а из-за этого происходит большая трата времени27.

2.3. Анализ использования  временного ресурса

Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Рассмотрим методики классического тайм-менеджмента. Первым шагом любого руководителя, который решил серьезно заняться данной проблемой, должен стать анализ использования временного ресурса. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, а также показать слабые и сильные стороны используемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно на что, по сути, расходуется время; сколько времени требует выполнение тех или иных дел и какие факторы ограничивают или стимулируют работоспособность28.

Чтобы анализировать проблему, необходим достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени – это ведение записей. При использовании с этой целью компьютера можно использовать такую программу как Visual Time Analyzer29. С ее помощью можно сэкономить время и получить графическое изображение своей работы. Также расходуемое время можно учитывать в таблицах, в которых должны быть указаны следующие параметры:

- вид деятельности  (для  определения вида деятельности);

- время начала и окончания  соответствующего вида деятельности;

- длительность соответствующего  вида деятельности (для определения  необходимого времени для данного  вида деятельности)30.

Наиболее предпочтительным является ведение учета времени в процессе работы, так как при учете времени после работы можно забыть некоторые важные детали.

В процессе анализа выявляются сильные и слабые стороны использования временного ресурса. Поэтому необходимо ответить на определенные вопросы, такие как:

- была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени  было потрачено не на необходимую  работу, это говорит о проблемах  с определением приоритетов);

- были ли оправданы  затраты времени? (если более 10% рабочего  времени составляли дела, затраты  времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени  был слишком велик и постараться  учитывать их в будущей работе);

- было ли целесообразно  выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на  задачи, выполнение которых было  нецелесообразно, значит нужно уделить  внимание планированию организации)

- был ли сознательно  определен временной интервал  для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено  на задачи, временной интервал  выполнения которых определялся  спонтанно, следовательно, существуют  проблемы с планированием рабочего  времени)31.

Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.

Сильные стороны:

• сортировка почты (это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма)
• не самые важные дела (ответ на письма) – в конце дня, когда на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени
• каждым делом менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими 
• вся работа, проделанная в этот день, была необходима
• помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени32.

Слабые стороны:

• временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно (если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени) непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день33.

В результате всего анализа выявляются «воры времени», различные ошибки использования рабочего времени. Соответственно необходимо определить их причины, выработать методы борьбы с ними, наиболее подходящие для конкретного работника.

2.4. Планирование времени

Основным методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо задач и целей, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

Главное преимущество, достигаемое с помощью планирования работы, заключается в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом34.

Очевидно, что затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.

Планирование всегда осуществляется исходя из поставленных целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя из цели жизни или цели организации, выделяется ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни или основной цели организации. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку, достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Подобным образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми сторонами. Этот анализ служит хорошей основой для среднесрочного и краткосрочного планирования35.

Сам процесс планирования состоит в том, что сначала формулируются результаты, затем устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При этом следует соблюдать некоторые правила планирования.

1. Следует осуществлять планирование в письменном виде. Чтобы намеченный план был не просто перечнем дел, которые необходимо выполнить за день, а стоит его превратить в мотивирующий инструмент. Например, писать в списке не «сделать то-то», а «то-то сделано», чтобы по окончанию дела можно было поставить рядом с этой записью большую галочку. Это одно из сильных мотивирующих средств.
2. Следует учитывать результаты предшествовавшего анализа использования рабочего времени. В процессе данного анализа выявляются ошибки, присущие данному руководителю в планировании своего рабочего времени и необходимо найти способы нейтрализации последствий этих ошибок.
3. Не следует планировать полностью весь свой рабочий день. Достаточно спланировать не более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% спонтанное время и 20% непредвиденное время.
4. Следует устанавливать четкие временные нормы на выполнение дел и решение проблем, которые не допускали бы дополнительной работы по завершению начатого в незапланированное время, если изначально эти дела и вопросы должны были быть решены в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые позволяли бы выполнить необходимое, и при этом не превышали установленное для выполнения время.
5. Для решения вопроса о перепоручении дел следует разделить дела по степени их срочности и важности. При этом наиболее срочные и важные задачи следует решать руководителю немедленно. Но не срочные можно отложить, остальные же 2 категории дел (неважные, но срочные и неважные и несрочные) следует передавать для решения подчиненным. Несрочные дела следует проранжировать по времени, необходимому для каждого из них и при появлении свободного времени можно заняться сокращением этого списка – для этого желательно всегда иметь его под рукой.
6. Следует регулярно пересматривать планы, так как в виду постоянного изменения окружающей среды может оказаться, что некоторые намеченные планы руководства организации или менеджера уже не соответствуют целям организации и, следовательно, нуждаются в корректировке.
7. Планы должны быть реалистичными и согласованными, причем согласованными не только друг с другом, но и с планами коллег, подчиненных, более высокого уровня руководства36.

2.5.Особенности тайм-менеджмента  в России

Менеджмент в России, как и в любой другой стране, отражает ее исторические особенности, культуру и общественную психологию. Он непосредственно связан с общественно-экономическим укладом страны.

В силу исторических особенностей экономика нашей страны развивается скачкообразно, т.е. все процессы у нас происходят в более сжатые временные интервалы. В советский период истории России отсутствовала частная собственность, в то время как наука управления получила основной всплеск развития по всему миру. Поэтому сейчас менеджеры вынуждены работать больше и эффективнее, и не удивительно, что у большинства из них проблемы с использованием и планированием времени37. Все российские экономисты признают, что рациональное использование времени является непременным условием всякого процесса труда, и управленческого тоже, но, несмотря на это, по настоящее время проблема эффективного использования времени в большинстве исследований, и особенно касающихся вопросов управления, либо игнорируется, либо освещается очень слабо. Отечественные руководители вынуждены пользоваться разработками иностранных специалистов. 

В настоящее время руководителей можно условно разделить на две группы:

• руководители старой закалки, работавшие в условиях плановой экономики, многим из которых трудно приспособиться к новым условиям. Они предпочитают работать так же, как работали раньше.
• Новые менеджеры, большинство из которых обучались по зарубежной литературе, учились или стажировались за рубежом. Они использовали опыт западных менеджеров и поэтому мало чем отличаются от своих коллег из других стран. Для них естественно заботиться о максимальной эффективности использования своего рабочего времени38.

Российская экономика переживает сейчас переходный период. При плановой и рыночной экономике внешняя среда относительно стабильна, а сегодня предприятия действуют в постоянно меняющихся условиях. Такая ситуация усложняет процесс принятия решений. Планы приходится постоянно пересматривать. Цели, стоящие перед менеджером не всегда ясны и последовательны. Множественность целей в сочетании с существованием разных групп и интересов часто приводит к противоречиям. Невозможность постановки ясных и непротиворечивых целей приводит к нарушению на самой первой ступени самоменеджмента. Следовательно, затрудняются процессы планирования и принятия решений ( возникают неожиданные задачи, невозможно однозначно расставить приоритеты .