Цели и функции управления предприятием или организацией

Поскольку функция организации  состоит в сведении воедино всех специалистов турфирмы, задача в том, чтобы определить миссию, роль, ответственность, подотчетность каждого из них. Процесс  организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера тур предприятия, его целей, технологии и персонала. Существует ряд элементов, которые необходимо структурировать для того, чтобы турфирма смогла выполнить свои планы и тем самым достичь своей цели. Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения организационной функции:

• определение и детализация целей турфирмы, которые были выявлены в ходе планирования;
• определение видов деятельности, необходимых для достижения этих целей;
• поручение различных задач индивидуумам (разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;
• координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство (у одного подчиненного не может быть двух начальников), т.е. каждый член группы должен знать, что он должен сделать и в какие сроки, а также того, кто им руководит (управляет);
• единство цели – каждый член организации работает на общее благо, т.е. никто не должен работать против целей организации;
• размах контроля, или размах менеджмента, – каждый менеджер отвечает за управляемое им число работников.

Относительно последнего принципа можно рассуждать по-разному. Нелегко  определить идеальное число сотрудников, которыми должен руководить один менеджер. В реальной жизни это число сильно варьируется от организации к организации, от одного управленческого уровня к другому. Так, высшие руководители управляют не более чем десятью подчиненными, тогда как руководители низшего уровня управления могут контролировать гораздо большее число сотрудников.

В связи с этим можно выделить два важных фактора, определяющих нормы  управляемости (количество сотрудников, которыми может эффективно управлять  один менеджер), – время и частоту, т.е. сколько времени менеджеру  нужно проводить с каждым сотрудником  и как часто это делать. Конечно, этот критерий во многом зависит от умения менеджера общаться с подчиненными, интереса и вовлеченности в трудовой процесс, сложности решаемых задач.

При рассмотрении данного вопроса  менеджмент туризма ориентируется  на два аспекта этой проблемы: мотивацию (мотивы) путешествий и мотивацию  трудовых отношений.

Мотивы путешествий. Цель поездки (мотив, побуждающий человека путешествовать) – это причина, при отсутствии которой данная поездка не состоялась бы. Информация о цели путешествия нужна, прежде всего, для того, чтобы правильно разделить туристские рынки на сегменты и определить целевые рынки, положенные в основу разработки модели управления туристскими потоками и маршрутами.

Следует иметь в виду, что путешествующая группа, т.е. группа людей, совместно  совершающих поездку, имеет, как правило, только одну основную цель посещения. Но и у каждого члена группы может быть своя мотивация, отличная от групповой. В связи с этим для менеджмента очень важно получить ответ на вопрос о том, каким образом могут быть систематизированы причины (мотивы) путешествий. Чаще всего единственный мотив выделить нельзя. Ситуация усложняется тем, что причины, сопутствующие поездке, лежат чаще всего в подсознании, а на первый план выдвигается сразу несколько причин.

Именно поэтому принято говорить о мотивации путешествия.

Мы можем  выделить пять основных групп мотивации путешествий:

● Физическая мотивация. Физическая мотивация в свою очередь подразделяется на лечение, отдых и спорт. Если основной причиной путешествия является восстановление физической силы, то на первом месте стоит отдых. Если должно быть восстановлено здоровье, решающим фактором будет оздоровление или лечение. Если во время отпуска в первую очередь ищут разгрузку и движение для тела, то в таком случае важнейшей физической мотивацией является спорт.

● Психологическая мотивация. Главная психологическая мотивация путешествия – желание уйти от повседневной однообразной жизни и увидеть что-то новое, сменить обстановку и расслабиться, а так же получить приятные впечатления от отдыха.

Физическая и психологическая мотивационные группы представляют особый интерес, как для современного туризма, так и для эффективного менеджмента.

● Межличностная мотивация. По значимости, вслед за физической и психологической мотивациями, следует межличностная мотивация. Многие люди ищут во время поездки новые необходимые для них знакомства. Они стремятся завести отношения с другими путешествующими или познакомиться с местными жителями. Большое значение в этой группе мотиваций занимают посещения друзей, знакомых, родственников.

● Культурная мотивация. Знакомство с другими странами, с их обычаями, языками и традициями стоит в данной группе на первом месте. После чего следуют интерес к искусству, посещение спортивных мероприятий, а также религиозные причины.

● Мотивация престижа и статуса. Для группы туристов с такой мотивацией характерно то, что они совершают путешествия с целью развития своей личности. Кроме того, основная цель путешественников этой группы – добиться всеобщего признания и удержать его. Развитие личности чаще всего связано с профессиональной подготовкой, а также с повышением квалификации или переподготовкой.

Если вы подумаете о своем  отпуске, то, скорее всего, сможете установить, что на принятие решения по поводу определенной поездки повлияло несколько мотиваций. Часто происходит так, что мотивации путешествий не исключают друг друга, а, наоборот, дополняют, даже если они принадлежат к различным группам. Мотивы путешествий могут быть даже противоречивыми.

● Мотивация трудовых отношений. В этом смысле мотивация рассматривается нами как совокупность стимулов, побуждающих работников к активной трудовой деятельности, т.е. после проведения организационных мероприятий менеджер должен обеспечить успешное выполнение работы. В этих целях используются:

а) стимулирование. Это побуждение работников к активной деятельности с помощью внешних факторов (материального и морального стимулирования);

б) собственно мотивирование. Это создание у работников внутреннего побуждения к труду. Главными здесь являются заинтересованность в труде, потребность в трудовой активности и удовлетворенность от нее. Это свидетельствует о том, что поведение человека всегда мотивировано.

Итак, составлен план организации, создана ее структура, заполнены  рабочие места и определены мотивы поведения сотрудников. Остается еще  один компонент, который необходимо добавить к функциям управления, –  это контроль.

Контроль, как правило, ассоциируют  с властью, "командованием", "поймать", "уличить", "схватить". Такое  представление о контроле уводит в сторону от главного содержания функции контроля.

Контроль – процесс установления отклонения от предусмотренных величин  и действий людей в их деятельности.

Контроль является неотъемлемым элементом  сущности любой организации. Это одна из функций управления имеющая двоякий характер. С одной стороны это элемент каждой функции управления, а с другой – самостоятельная функция.⁴

Эффективный управленческий контроль создается на основе его соединения с процессом стратегического  планирования. Он обеспечивает наблюдение за осуществлением стратегических планов таким образом, чтобы менеджеры  могли определить, насколько хорошо они выполняются и где необходимо сделать изменения или применить  регулирующие меры.

Существуют объекты и субъекты контроля. Объекты – это предприятия  или организации, в которых контролю подвергаются происходящие в них  процессы. Субъекты – это контролирующее звено, например, внешний контроль осуществляют как государственные органы, так и ведомственные и частные.⁵

В самом общем виде контроль можно  определить как процесс сопоставления достигнутых результатов с запланированными.

Различают следующие виды контроля:

1. Предварительный контроль. Это контроль, осуществляемый до фактического начала работы. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях: человеческих, материальных и финансовых ресурсах. В области человеческих ресурсов контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации. В области материальных ресурсов осуществляется контроль над качеством сырья, чтобы получить качественный товар. В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет в том смысле, что он дает ответ на вопрос, когда, сколько и каких средств (наличных, безналичных) потребуется организации.

В процессе предварительного контроля, возможно, выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты. Он имеет две разновидности: диагностический и терапевтический

Диагностический контроль включает такие  категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п., указывающие на то, что в организации  что-то не в порядке.

Терапевтический контроль позволяет  не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

2.Текущий контроль. Он осуществляется в ходе проведения работ, чаще всего его объектом являются сотрудники, а сам он – привилегия их непосредственного начальника. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Для того чтобы осуществить текущий  контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с  обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего  применения, следят за отклонениями от намеченных целей, корректируют отклонения для достижения этих целей.

3.Заключительный контроль. Цель такого контроля – помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена (при текущем контроле – в процессе ее выполнения).

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать  на проблемы в момент их возникновения, он, во-первых, дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем, во-вторых, способствует мотивации.

Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией. На практике такого конечного  пункта не существует вообще, так как каждая управленческая функция движима другой. Возникает своего рода постепенное круговое движение. Например, информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации и мотивации сотрудников.

Менеджеры высокого уровня большую  часть своего рабочего времени тратят на осуществление функций планирования и контроля, а более низкого  уровня (линейные менеджеры) больше заняты подбором кадров, организацией их труда. Однако на всех уровнях управления они в определенной мере используют и выполняют все четыре функции управления: планирования, организации, мотивации и контроля. Менеджеров на всех уровнях оценивают по двум основным критериям: результативности (т. е. возможности достичь желаемого результата) и эффективности (возможности достичь результата с наименьшими затратами).⁶

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Специфика  целей управления в сфере туризма

 

Невозможно переоценить значимость целей для организации. Они являются исходной точкой планирования; цели лежат  в основе построения организационных  отношений; на целях базируется система  мотивирования, используемая в организации; наконец, цели являются точкой отсчета  в процессе контроля и оценки результатов  труда отдельных работников, подразделений  и организации в целом.

По сложившемуся мнению, существует два типа целей с той точки зрения, какой период времени требуется для их достижения. Это долгосрочные и краткосрочные цели. В принципе, в основе разделения целей на эти два типа лежит временной период, связанный с продолжительностью производственного цикла. Цели, достижение которых предполагается к концу производственного цикла, — долгосрочные цели. Отсюда следует, что в различных отраслях должны быть различные временные промежутки для краткосрочных и долгосрочных целей. Однако на практике обычно краткосрочными считаются цели, которые достигаются в течение одного года, и соответственно долгосрочные цели достигаются через два-три года.

Разделение на долгосрочные и краткосрочные  цели имеет принципиальное значение, так как эти цели существенно  различаются по содержанию. Для краткосрочных  целей характерна гораздо большая, чем для долгосрочных, конкретизация и детализация в таких вопросах, как : кто, что и когда должен выполнять. Если возникает необходимость, между долгосрочными и краткосрочными целями устанавливаются еще и промежуточные цели, которые называются среднесрочными.