Цели и функции управления предприятием или организацией

В зависимости от специфики отрасли, особенностей состояния среды, характера  и содержания миссии в каждой организации  устанавливаются свои собственные  цели, особенные как по набору параметров организации (желательное состояние  которых выступает в виде общих  целей организации), так и по количественной оценке этих параметров. Однако, несмотря на ситуационность в выборе целей, выделяются четыре сферы, применительно к которым организации устанавливают цели, исходя из своих интересов. Этими областями являются:

• доходы организации;
• потребности и благосостояние сотрудников;
• работа с клиентами;
• социальная ответственность.

Наиболее распространенными направлениями, по которым в деловых организациях устанавливаются цели, являются следующие:

• прибыльность, отражаемая в показателях, типа величина прибыли, рентабельность;
• положение на рынке, описываемое такими показателями, как доля рынка, объем продаж, относительная по отношению к конкуренту доля рынка, доля отдельных продуктов в общем объеме продаж и т.п.;
• мощности организации, выражаемые в целевых показателях, касающихся размера занимаемых площадей, количества единиц техники и т.п.;
• финансовые ресурсы, описываемые показателями, характеризующими структуру капитала, движение денег в организации, величину оборотного капитала и т.п.;
• производительность, выражающаяся в издержках на единицу продукции, материалоемкости, отдаче с единицы производственных мощностей, объеме производимой в единицу времени продукции и т.п.;
• разработка, производство продукта и обновление технологии, описываемые в таких показателях, как величина затрат на выполнение проектов в области НИР, сроки введения в действие нового оборудования, сроки и объемы производства продукта, сроки введения нового продукта, качество продукта и т.п.;

              

             

• изменения в организации и управлении, отражаемые в показателях, устанавливающих задания по срокам организационных изменений и т.п.;
• человеческие ресурсы, описываемые с помощью показателей, отражающих количество прогулов, текучесть кадров, повышение квалификации работников и т.п.;
• работа с покупателями, выражаемая в таких показателях, как скорость обслуживания клиентов, число жалоб со стороны покупателей и т.п.;
• оказание помощи обществу, описываемое такими показателями, как объем благотворительности, сроки проведения благотворительных акций и т.п.

Краткосрочные цели выводятся из долгосрочных, являются конкретизацией и детализацией долгосрочных целей. Они «подчинены»  им и определяют деятельность организации  в краткосрочной перспективе. Краткосрочные  цели как бы устанавливают вехи на пути достижения долгосрочных целей. Именно через достижение краткосрочных  целей организация шаг за шагом  продвигается в направлении достижения своих долгосрочных целей⁷.

В любой крупной организации, имеющей  несколько различных структурных  подразделений и несколько уровней  управления, складывается иерархия целей, представляющая собой декомпозицию целей более высокого уровня в  цели более низкого уровня. Особенность  иерархического построения целей в  организации состоит в том, что, во-первых, цели более высокого уровня всегда носят более широкий характер и имеют более долгосрочный временной  интервал достижения. Во-вторых, цели более  низкого уровня выступают своего рода средствами для достижения целей  более высокого уровня. Иерархия целей  в организации играет очень важную роль, так как она устанавливает структуру организации и обеспечивает ориентацию деятельности всех подразделений организации на достижение целей верхнего уровня. Если иерархия целей построена правильно, то каждое подразделение, достигая своих целей, вносит необходимый вклад в деятельность организации по достижению ею целей организации в целом.

Одними из самых важных целей  для стратегического управления являются цели роста организации. Данные цели отражают соотношение темпа  изменения объема продаж и прибыли  организации, темпа изменения объема продаж и прибыли по отрасли в  целом. В зависимости от того, каково это соотношение, темп роста организации  может быть быстрым, стабильным или  может наблюдаться сокращение. Соответственно эти темпам роста могут, устанавливается цель быстрого роста, цель стабильного роста и цель сокращения.

Цель быстрого роста является очень привлекательной, однако, и очень сложной для достижения. Организация, если у нее для достижения данной цели есть все необходимые предпосылки, следует отдавать предпочтение именно этой цели роста. Чтобы справится с быстрым ростом, руководство организации должно обладать такими качествами, как глубокое понимание рынка, умение выбрать наиболее подходящую часть рынка и сконцентрировать свои усилия на этой части рынка, умение хорошо использовать имеющиеся у организации ресурсы, умение четко ощущать ход времени и хорошо контролировать во времени протекающие в организации процессы. В случае быстрого роста организации, необходимо иметь опытных менеджеров, умеющих рисковать. Стратегия организации должна быть сформулирована очень ясно.

Цель стабильного роста предполагает, что при её достижении организация развивается примерно таким же темпом, как и отрасль в целом. Данная цель не предполагает экспансии организации, а означает, что организация стремится сохранить неизменной свою долю рынка.

 

Цель сокращения ставится организацией тогда, когда по целому ряду причин она вынуждена развиваться более медленными темпами, чем отрасль в целом, либо даже в абсолютном выражении сокращать свое присутствие на рынке. Постановка такой цели отнюдь автоматически не означает, что у организации протекают кризисные явления. Например, после периода быстрого роста может возникнуть необходимость сокращения. Здесь проявляется одна из интересных особенностей трех данных целей роста. Являясь совершенно различными по своей направленности, они могут спокойно, последовательно совмещаться во времени, сменяя одну другую. При этом отсутствует какой-либо обязательный порядок в следовании этих целей одна за другой.⁸

 

 

2 Особенности управления гостиницей

 

 

2.1 Гостиничный  бизнес и гостиница сегодня

 

Индустрия гостеприимства является одной из активно развивающихся областей сферы обслуживания. Гостиничный бизнес многопланов, а управление им – сложная и трудоемкая задача, требующая новых технологий управления. Управление любым бизнесом сегодня невозможно без активного использования информационных технологий, обусловленных стремительным проникновением во все сферы жизни общества персональных компьютеров и Интернета.

Не остался в стороне  от этих тенденций и гостиничный  бизнес. Компьютеризация гостиничного бизнеса сегодня включает три  этапа.

1. Автоматизация бизнес  – процессов внутри гостиницы.

Около 70 % западных и 30 % российских гостиниц для управления внутренними  бизнес-процессами используют различные  автоматизированные системы управления (АСУ). В основе АСУ лежит информационная система – совокупность базы данных и комплекса программно - аппаратных средств для обработки информации, хранящейся в этой базе данных.

Информация о работе гостиницы  накапливается и хранится (в базе данных) на одном из мощных компьютеров, называемом сервером. Клиент – серверная  технология построения информационных систем обеспечивает доступ к базе данных с любого рабочего места в  соответствии с правами доступа.

Сервер без данных и  связанные с ним локальной  сетью рабочие места подразделений, с установленным на них программным  обеспечением, образуют внутреннюю Интернет – систему гостиницы.

 

 

2. Создание внешней информационной  системы.

Позволяет автоматизировать бизнес-процессы через сеть Интернет, связывающую внутреннюю информационную систему гостиницы с ее внешними партнерами (туроператорами, клиентами).

3. Объединение Интернет - и экстра нет – систем в одну бизнес среду.

Интегрирует все внутренние службы гостиницы и обеспечивает отклик на любые запросы извне  благодаря методам электронного обмена данными, электронной коммерции.

Управление гостиницей происходит разными способами. Первый из них  – это автоматизированная система  управления.⁹

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Автоматизированная  система управления гостиницы

 

На сегодняшнем этапе гостиничные  предприятия достигли такого уровня развития, что без использования  современного инструмента по управлению своей деятельностью, бизнес вести  практически невозможно. Автоматизировать можно практически все сферы  деятельности гостиницы.

Автоматизированная система управления (АСУ) гостиницы – это специализированный пакет программ, обеспечивающий работу гостиничного персонала на своих  рабочих местах и оперативное  принятие решений на всех этапах технологического цикла, от резервирования мест до получения  отчета по деятельности гостиницы.

АСУ гостиницы имеет интерфейс  с программами, автоматизирующими  смежные департаменты, или со смежными программами – бухгалтерской  программой, АСУ ресторана, телефонным тарификатором, системой контроля доступа, и конечно, с системой удаленного бронирования. Эти системы, или подразделения, работают не изолированно друг от друга, а обмениваясь информацией между  собой. Информация может быть в виде документации на бумаге или в электронном  виде. Таким образом, АСУ это:

• способ накопления и источник получения полной и своевременной информации о госте и текущем состоянии гостиницы, поступающей из смежных систем (подразделений) в удобной форме, а, следовательно, основа информационной системы отеля;
• способ повышения уровня сервиса для гостей и качества работы персонала;
• инструмент и средство управления и быстрого реагирования на постоянно меняющиеся ситуации в гостинице и на рынке;
• возможность эффективного использования номерного фонда и других элементов гостиницы, а, следовательно, увеличение ее доходов;
• система автоматизации всех этапов работы с гостем – от приема заявки до окончательного расчета;
• новые возможности в области управления и сервиса, ибо накопленные данные становятся бесценным капиталом для гостиницы. Базы данных «истории гостя» позволяют поощрять постоянных клиентов, точно изучать целевой рынок гостиницы, прогнозировать спрос на услуги, проводить эффективную маркетинговую и кредитную политику.

Допустим, клиент бронирует номер  в гостинице, система позволяет  принять эту бронь, рассчитать стоимость  проживания, подтвердить клиенту  заявку, поселить гостя, когда он приедет, выдать ему ключ от номера, включить для него телевизор с платными каналами на том языке, на котором  он говорит, дать возможность пользоваться мини-барами, телефонной связью, всеми дополнительными услугами. Все услуги включаются в единый счет этого гостя, который он оплачивает при выселении. Раньше все это делалось вручную, на это тратилось больше времени, совершалось больше ошибок - сейчас все решает система автоматизации.¹⁰

Автоматизация процессов функционирования гостиницы – обязательное условие  к успешной работы гостиницы, а эффективное  использование собранных данных является ключевым фактором ее конкурентоспособности.

Первые автоматизированные системы  управления гостиниц появились в 1975 году на Западе. Затем были годы разработки и развития систем, накопления значительного  опыта внедрения и эксплуатации их в тысячи гостиниц по всему миру.

Заложенная гибкость настройки  западных АСУ позволяет им адаптироваться к особенностям российских требований. Сегодня на нашем рынке представлено несколько таких систем, они эксплуатируются  в гостиницах, находящихся в совместном управлении с западными партнерами или входящими в гостиничные  цепочки.

В России доля автоматизированных гостиниц составляет не более 30 % от общего количества. Заказные системы в России разрабатывались  в условиях, когда внутренняя структура большинства отелей была более или менее однотипной, а законодательство почти не менялось. Такие системы учитывали интересы конкретного отеля, постепенно автоматизируя отдельные участки работы. Поддерживать такую систему в условиях меняющегося законодательства и постоянных нововведений в гостиничном бизнесе трудно. Именно поэтому от заказных систем отказываются, разрабатывая и применяя в основном типовые системы.

Таким образом, АСУ гостиницы –  это специализированный пакет программ, обеспечивающий работу гостиничного персонала, но это только один из способов управления гостиницей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Соглашение об  управлении гостиницей и сотрудничество  с управляющей компанией

 

Сегодня все большее число владельцев современных отелей привлекают управляющие компании для организации более эффективной и успешной работы гостиницы. Как правило, собственник полагается на многолетний опыт управляющей компании в области гостиничного бизнеса, рассчитывая на то, что этот шаг приведет к более прибыльной деятельности предприятия. Действительно, такая практика (полностью соответствующая мировой) получила весьма широкое распространение. Достаточно сказать, что большинство пятизвездочных гостиниц в Москве и Санкт-Петербурге управляются такими компаниями.