Обращения граждан в органы государственной власти и местного самоуправления

Глава 2. Организация работы с обращениями граждан в администрации Тракторозаводского района города Челябинска

2.1 Поступление и регистрация  письменного обращения граждан

Прием обращения - этап, предшествующий его рассмотрению. Этот этап состоит из нескольких обязательных и факультативных (необязательных) стадий: направление обращения; его регистрация (обязательные стадии); перенаправление обращения государственному органу, органу местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных вопросов; рассылка копий обращения иным органам и должностным лицам (факультативные стадии).

Работа с обращением, поступившим в администрацию района, начинается с момента его получения и регистрации. Как известно, только зарегистрированные обращения получают юридическую силу, и течение сроков рассмотрения начинается с момента регистрации. Регистрация писем производится в общем отделе в день поступления.

Законом установлен трехдневный срок для регистрации обращений. При регистрации обращения работники общего отдела должны присвоить обращению входящий номер, внести его в журнал регистрации корреспонденции с указанием даты приема и входящего номера или совершить иные действия, предусмотренные внутренней инструкцией по делопроизводству, действующей в администрации района. Гражданин, обратившийся в администрацию района, получает на втором экземпляре обращения надпись, содержащую входящий номер обращения, дату приема, фамилию и должность работника, принявшего обращение, и его подпись.

Как правило, конверты, в которых поступили обращения, сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления и жалобы, а также в других необходимых случаях.

Заявление определяется, как просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

Предложение - это рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.

Жалоба - это просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

Письменное обращение должно быть подписано с указанием фамилии, имени и отчества и содержать, помимо изложения существа вопроса, данные о месте жительства, работы или учебы заявителя. Обращение, не содержащее этих сведений, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.

Регистрационный номер проставляется в нижнем правом углу, в случае отсутствия свободного места, в любом углу. Регистрационный номер состоит из порядкового входящего номера, номера оператора (специалиста), принявшего обращение, или буквенного или цифрового сочетания, обозначающего должностное лицо или структурное подразделение, куда поступает заявление. Анонимные и коллективные обращения граждан регистрируются в том же порядке, что и обычные обращения граждан.

Конверты, в которых поступили письма, хранятся в течение всего периода разрешения обращений, после чего уничтожаются.

Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные. При этом в базе данных учета предложений, заявлений и жалоб и на резолюции, приложенной к обращению, делается пометка «повторно» с указанием регистрационного номера предыдущего обращения.

Все поступившие обращения после регистрации, в этот же день передаются главе администрации района для рассмотрения. Глава администрации района после предварительного рассмотрения обращения и приложенных к ним документов налагает резолюцию, включающую краткое изложение вопросов, указание исполнителям, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов (заместителям главы администрации района), по характеру, порядку и срокам исполнения, подразделение (орган) в случае их передачи, а также установление контроля за исполнением своих решений. На тексте обращений надписи не делаются.

Следует учитывать, что хотя жалоба или иной вид обращения и адресуется на имя руководителя органа местного самоуправления или конкретного должностного лица, но руководитель сам непосредственно не заниматься удовлетворением указанных в обращении требований, устранением указанных в нем нарушений и так далее. Для этого существуют специальные структурные подразделения по работе с обращениями граждан. Такое положение дел не является нарушением прав граждан на обращение.

Предложения, заявления и жалобы граждан и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением хранятся пять лет.

При направлении обращения гражданин может заблуждаться в полномочиях органа или должностного лица, которому обращение направляется. Поэтому в соответствии с частью третьей 8 статьи Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» при поступлении в администрацию района обращения, содержащего вопросы, разрешение которых не входит в их компетенцию или превышает их полномочия, данное обращение перенаправляется в компетентный орган, компетентному должностному лицу «по подведомственности».

На такое перенаправление органу местного самоуправления или должностному лицу, первоначально получившим обращение гражданина, дается семь дней. При перенаправлении обращения «по подведомственности» Закон закрепляет требование обязательного уведомления гражданина. Лишь в случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению. Если же и фамилия с адресом гражданина не поддаются прочтению, то у компетентного органа нет реальной возможности известить его о перенаправлении обращения или не читаемости его текста.

Если решить поставленные гражданином в обращении вопросы можно лишь совместными усилиями нескольких компетентных органов или должностных лиц, в такой ситуации всем органам и должностным лицам, которые будут участвовать в разрешении обращения по существу, направляются копии обращения. На пересылку копий обращения и приложенных к нему материалов государственному органу, органу местного самоуправления, должностным лицам дается семидневный срок с момента регистрации обращения.

В соответствии с действующим законодательством заявления и жалобы граждан обязаны рассматриваться в тридцатидневный срок со дня их регистрации в органах местного самоуправления.

В случаях, когда для рассмотрения жалоб и заявлений необходимо проведение специальной проверки, востребование дополнительных материалов либо принятия других мер, сроки рассмотрения могут быть в порядке исключения продлены руководителем органа муниципального управления, но не более чем на 30 дней. При этом муниципальный орган управления или должностное лицо, принявшее решение о продлении сроков обязано известить об этом заявителя в пятидневный срок.

Предложения и ходатайство граждан рассматриваются в 30-тидневный срок со дня регистрации. В случае необходимости дополнительного их изучения, срок их рассмотрения может быть, в порядке исключения, продлен еще на 30 дней с извещением об этом заявителю.

Контроль за исполнением обращений граждан осуществляется главой администрации района, его заместителями, руководителями структурных подразделений, специалистами, осуществляющими контрольные функции в подразделениях.

Ответственность за организацию контроля своевременным исполнением обращением граждан в администрации муниципального образования возлагается на руководителя подразделения по работе с обращениями граждан.

В обязательном порядке подлежат контролю повторные и коллективные обращения, письма из государственных органов власти и средств массовой информации, обращения по вопросам реализации и восстановления законных прав и интересов граждан.

В случае, когда обращение ставится на контроль, подразделением по работе с обращениями в регистрационно-контрольной карточке делается специальная отметка и вносится в базу данных компьютера.

За 5 дней до истечения срока исполнения обращения работники подразделения по работе с письмами и обращениями напоминают исполнителю о приближении установленного срока разрешения обращения. В случае, когда исполнитель нарушает сроки рассмотрения обращения, то руководитель подразделения по работе с обращениями направляет предупреждение о нарушении сроков.

При поступлении в подразделение по работе с обращениями письменного ответа от исполнителя о завершении рассмотрения обращения в регистрационно-контрольной карточке ставится необходимая отметка о снятии данного обращения с контроля.

Снятие с контроля поручений по обращениям граждан производится руководителем, поставившим на контроль, который обязан сделать на документе надпись «В дело» и расписаться.

К ответу на контрольное обращение прикладывается оригинал рассмотренного обращения.

Ответ об исполнении поручения по обращению подписывается руководством того Управления, муниципального предприятия, организации, куда направлялось обращение на рассмотрение. В нем должна быть ссылка на дату и регистрационный номер, который указывается в резолюции должностного лица вышестоящего органа.

Поступившее обращение из вышестоящих органов, ответы на контрольные письма должны содержать ссылку на их реквизиты и подписываться руководителем.

Ответы, оформленные в дело, сдаются в архив, требующие дополнительной работы возвращаются исполнителям вновь.

Обращения граждан и копии ответов, связанные с их разрешением формируются в дела. Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается. Запрещается изымать из переписки документы, ответы организаций.

Вся переписка по обращениям граждан хранится в отделе писем и приема граждан администрации района 5 лет. Архивные документы, срок хранения которых истек, уничтожаются по акту.

Важным направлением работы подразделения по работе с обращениями является информационно-аналитическая и методическая работа, которая состоит из следующих направлений:

- подготовка информации  для руководителя о результатах  работы с обращениями граждан  за определенный период времени;

- проведение анализа по  обращениям граждан и на этой  основе подготовка предложений по устранению причин, порождающих жалобы и заявления по одним и тем же вопросам;

- изучение опыта работы  муниципальных и государственных  органов власти и подготовке  методических рекомендаций по  улучшению этой работы для  нижестоящих муниципальных органов управления, муниципальных предприятий и учреждений.

Таким образом, работа с обращениями, поступившими в администрацию района производится в общем отделе в день поступления строго в соответствии с Регламентом администрации Тракторозаводского района г. Челябинска. Регламент администрации Тракторозаводского района города Челябинска: Приказ главы администрации Тракторозаводского района от 07 мая 2010 № 41.

2.2 Организация личного  приема граждан

Личный прием граждан главой администрации района, его заместителями, управляющим делами, начальниками подразделений администрации района ведется в установленные дни недели по графику. До сведения граждан обязательно доводится информация о месте приема и приемных часах. Способы информирования граждан могут быть различными. В администрации Тракторозаводского района вывешивается в помещении доски объявлений (график приема граждан по личным вопросам). В графике приема указывается фамилия имя отчество, должность ведущих личный прием граждан, номер кабинета, дни и часы приема.

Запись на прием к главе администрации района и его первому заместителю, предварительное собеседование и организацию личного приема граждан, постановку на контроль и контроль исполнения поручений, данных во время личного приема, обеспечивает начальник общего отдела, а в его отсутствие - специалист отдела.

Организация личного приема граждан заместителями главы администрации района, управляющим делами, начальниками подразделений администрации ведется в установленные дни без записи и предварительного собеседования. Контроль исполнения поручений, данных во время личного приема, обеспечивается руководителями, ведущими прием.

Предъявление гражданином документа, удостоверяющего личность, обязательно. Закон не уточняет, какие именно документы требуется предъявить. Поэтому можно сделать вывод, что требуется предъявление любого документа, позволяющего достоверно установить личность обратившегося, выданного официальным учреждением и содержащего фамилию, имя, отчество обратившегося и его фотографию. К таким документам можно отнести: паспорт гражданина Российской Федерации (удостоверение личности гражданина Российской Федерации), а до их получения - свидетельство о рождении, удостоверение личности офицера, военный билет солдата, дипломатический паспорт гражданина РФ, иностранный паспорт, свидетельство о регистрации ходатайства иммигранта о признании его беженцем, вид на жительство, удостоверение беженца в РФ, временное удостоверение личности гражданина РФ, загранпаспорт гражданина РФ, военный билет офицера запаса, водительское удостоверение, иные документы, выдаваемые органами МВД.

Как правило, прием граждан проводится в служебных кабинетах должностных лиц, осуществляющих прием.