Оптимизация налоговых платежей и минимизация налоговых рисков (на примере ООО «М-Трэйд»)

Таким образом, общее значение налоговых рисков в зависимости от даты привлечения к ответственности за совершение налогового правонарушения варьируется от 1 777,763 тыс. руб. до 2 010,871 тыс. руб.

3.3.4 Регламент проверки контрагентов

Регламент проверки контрагентов должен предусматривать следующее:

I. Общие положения

1. Настоящий регламент  проверки контрагентов является неотъемлемой частью Положения о договорной работе, действующего в ООО «М-Трэйд». Цель разработки регламента - установить четкий порядок проверки контрагентов, выполнение которого позволит снизить хозяйственные, налоговые и иные риски при заключении и исполнении договоров.

2. Регламент применяется, начиная с 1 января 2011 года.

3. Положения регламента обязательны для всех работников ООО «М-Трэйд», занимающихся заключением и исполнением договоров с  контрагентами, а также для работников, ответственных за проверку контрагентов.

4. Проверке в соответствии  с регламентом подлежат все поставщики любой продукции и товаров, исполнители, подрядчики и субподрядчики, арендодатели, лизингодатели и иные контрагенты, отгружающие в адрес ООО «М-Трэйд» товарно-материальные ценности, выполняющие работы или оказывающие услуги. Обязательной проверке подлежат как новые, так и постоянные контрагенты.

В случае необходимости проверка может быть проведена в отношении покупателей, заказчиков, арендаторов, лизингополучателей и иных лиц.

5. Проверку контрагентов  проводит служба безопасности ООО «М-Трэйд» совместно с юридическим отделом и бухгалтерией (в пределах компетенции каждого из указанных подразделений).

Требования сотрудников службы безопасности, юридического отдела и бухгалтерии, проводящих проверку контрагента, являются обязательными для всех работников ООО «М-Трэйд».

II. Категории сделок, заключаемых  с контрагентами

6. Количество собираемых по нему сведений и документов о контрагенте, зависит от категории, к которой относится заключаемая с ним сделка.

7. В зависимости от степени возможных рисков все сделки с контрагентами подразделяются на три категории:

• высокорисковые;
• среднерисковые;
• низкорисковые.

7.1. К высокорисковым сделкам  относятся:

• договоры поставки или купли-продажи на сумму свыше 1 млн. руб., в том числе договоры, заключенные через посредников;
• договоры подряда или субподряда, оказания услуг или выполнения работ на сумму свыше 1 млн. руб.;
• договоры перевозки на сумму свыше 300 000 руб.;
• договоры на оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг на сумму свыше 500 000 руб.;
• договоры на проведение ремонтных работ на сумму свыше 100 000 руб.;
• любые договоры независимо от их предмета и суммы, расчеты по которым производятся векселем или через третьих лиц;
• любые договоры независимо от их предмета и суммы, в которых предусмотрены нетипичные условия, отличающиеся от существующих обычаев делового оборота, в частности, представление отсрочки платежа на длительный срок, поставка крупных партий товаров без предоплаты, применение штрафных санкций, не сопоставимых с последствиями нарушения условий договоров.

7.2. К низкорисковым сделкам  относятся договоры, заключенные  непосредственно:

• с общеизвестными российскими и иностранными компаниями;
• градообразующими предприятиями;
• государственными и муниципальными унитарными предприятиями (ФГУП и МУП), государственными и муниципальными учреждениями.

Если сделка с контрагентом, указанным в настоящем пункте, совершена через посредника - комиссионера, поверенного, дилера, дистрибьютора и т. п., она не является низкорисковой. Категория, в которой относится такая сделка, определяется в зависимости от ее предмета и суммы.

7.3. К среднерисковым сделкам  относятся все остальные сделки, которые не соответствуют признакам высоко - и низкорисковых.

8. Категория сделки в  зависимости от степени риска присваивается сотрудником службы безопасности ООО «М-Трэйд» при получении на согласование договора или проекта договора, который планируется заключить с контрагентом.

III. Порядок проверки контрагента до заключения с ним сделки

9. В зависимости от категории, к которой отнесена сделка с контрагентом, сотрудник службы безопасности на стадии согласования договора обязан собрать по нему определенные сведения и провести следующие проверочные мероприятия.

Вся информация, полученная из интернета, должна быть сохранена как скриншот (снимок экрана), распечатана и заверена подписью сотрудника службы безопасности, проводившего проверку контрагента.

Название файла, содержащего скриншот, должно состоять из наименования компании или ФИО предпринимателя, по которому он получен, вид информации (например, лицензия, дисквалификация) и дату ее получения в формате день.месяц.год.

Все сведения, полученные о контрагенте, сотрудник службы безопасности обязан отражать в соответствующих пунктах отчета о проверке контрагента.

10. По низкорисковым сделкам  сотрудник службы безопасности обязан проверить соответствие реквизитов, представленных контрагентом, сведениям о нем, имеющимся на сайте самого  контрагента и сайте ФНС России.

Если выявлены какие-либо расхождения, сотрудник службы безопасности должен запросить у контрагента пояснения и подтверждающие документы. Такой запрос направляется контрагенту через менеджера, сопровождающего данную сделку.

11. По среднерисковым сделкам  сотрудник службы безопасности  обязан:

11.1. провести все проверочные  мероприятия, предусмотренные в пункте 10 для низкорисковых сделок;

11.2. получить выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП о контрагенте. Выписку необходимо сохранить в корпоративной почте службы безопасности;

11.3. проверить соответствие  сведений в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП реквизитам, представленным контрагентом, и сведениям о нем, имеющимся на сайте ФНС России. В случае выявления расхождений запросить у контрагента пояснения и копии учредительных документов;

11.4. проверить, указан ли  в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП код по ОКВЭД, соответствующий тому виду деятельности, которую контрагент обязуется осуществлять по условиям договора;

11.5. Если контрагенту необходима лицензия, разрешение или членство в СРО для выполнения обязательств по заключаемому с ним договору, то необходимо проверить на сайте лицензирующего органа или СРО их наличие у контрагента. Результаты поиска фиксируются скриншотами и в отчете о проверке контрагента.

12. По высокорисковым сделкам  сотрудник службы безопасности  обязан:

12.1. провести проверочные  мероприятия и собрать все сведения и документы, предусмотренные в пункте 11 для среднерисковых сделок;

12.2. проверить на сайте ФНС России, не числится ли контрагент в следующих базах данных:

• сообщения юридических лиц о ликвидации и реорганизации, опубликованные в журнале Вестник государственной регистрации;
• сведения о предстоящем исключении недействующих юридических лиц из ЕГРЮЛ по решению налоговых органов, опубликованные в журнале Вестник государственной регистрации;
• адреса, по которым зарегистрировано несколько юридических лиц;
• перечень юридических лиц, в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица.

Если контрагент обнаружен в какой-либо из указанных баз данных, у него необходимо запросить пояснения и дополнительные документы;

12.3. проверить на сайте  Федеральной антимонопольной службы России, не числится ли контрагент в реестре недобросовестных поставщиков;

12.4. проанализировать информацию о контрагенте, имеющуюся в интернете. В частности, необходимо проверить, есть ли у контрагента собственный сайт, размещает ли он информацию о себе по заявленным видам деятельности на специализированных интернет-площадках;

12.5. получить от контрагента  копию паспорта его руководителя, а если договор или другие документы будет подписывать по доверенности другое лицо - копию его паспорта и доверенности;

12.6. запросить у начальника  или заместителя начальника юридического отдела ООО «М-Трэйд» сведения об участии контрагента в судебных спорах.

Найденные судебные акты сотрудник юридического отдела обязан сохранить в электронном виде, распечатать, кратко указать суть спора и направить распечатанные документы в службу безопасности. Отдельно необходимо выделить судебные дела, в которых контрагент фигурировал как фирма-однодневка либо обвинялся в связях с такими фирмами.

13. Если по результатам  проверки контрагента у сотрудника  службы безопасности возникли сомнения в его благонадежности, он обязан запросить у контрагента:

• бухгалтерскую отчетность на последнюю отчетную дату;
• декларации по НДС и налогу на прибыль за последний отчетный период;
• другие необходимые сведения.

Полученная отчетность передается главному бухгалтеру ООО «М-Трэйд» или его заместителю, которые должны проанализировать ее показатели и дать свое заключение о состоянии финансово-хозяйственной деятельности контрагента.

14. По завершении проверочных мероприятий сотрудник службы безопасности должен передать собранные сведения и документы начальнику службы безопасности, который в тот же день обязан принять решение о возможности заключения договора с контрагентом.

IV. Сроки проведения проверки

15. Проверка контрагента  должна быть проведена и по ее результатам начальник службы безопасности обязан вынести свое заключение:

• по низкорисковой сделке - в течение одного рабочего дня, следующего за днем получения службой безопасности договора на согласование;
• среднерисковой сделке - в течение двух рабочих дней, следующих за днем получения службой безопасности договора на согласование;
• высокорисковой сделке - в течение пяти рабочих дней, следующих за днем получения службой безопасности договора на согласование.

16. Сроки, указанные в пункте 15 регламента, могут быть продлены лишь в исключительных случаях по решению генерального директора ООО «М-Трэйд» или его заместителя.

V. Порядок действий после проведения проверки

17. Без проверки контрагента  заключение договора с ним, проведение расчетов, подписание каких-либо документов, передача или получение товарно-материальных ценностей и имущества запрещены.

18. Договор с контрагентом может быть заключен только при наличии на то письменного разрешения начальника службы безопасности. Такое разрешение фиксируется в отчете о проверке контрагента. Дача устного разрешения не допускается.

19. Если по итогам проверки  контрагент признан неблагонадежным, для продолжения переговоров с ним необходимо получить разрешение генерального директора ООО «М-Трэйд» или его заместителя.

20. Если по итогам проверки  контрагент признан сомнительным, менеджер, сопровождающий сделку, вправе запросить у него дополнительные документы и сведения и представить их в службу безопасности ООО «М-Трэйд» для проведения повторной проверки. Перечень запрашиваемых сведений необходимо согласовать с начальником службы безопасности или его заместителем.

VI. Порядок проверки контрагента  во время исполнения сделки

21. Проверку контрагентов на стадии исполнения договоров проводит бухгалтерия ООО «М-Трэйд» на основании документов, представленных менеджером, сопровождающим сделку, - счетов на оплату, счетов-фактур, накладных, актов выполненных работ или оказанных услуг, отчетов исполнителя и др.

22. По любым сделкам, независимо  от уровня их рискованности, сотрудник бухгалтерии обязан сверить данные о контрагенте в представленных документах со сведениями, размещенными на сайтах ФНС России, лицензирующих органов или СРО по состоянию на момент поставки товаров, подписания акта выполненных работ или оказанных услуг.

23. По средне - и высокорисковым сделкам следует также сопоставить данные, указанные в счете-фактуре, ИНН, наименование и адрес продавца со сведениями на сайте ФНС России и в выписке из ЕГРЮЛ.

Кроме того, по указанным сделкам сотрудник бухгалтерии должен сопоставить ФИО руководителя контрагента с данными в выписке из ЕГРЮЛ.

24. В случае выявления  каких-либо расхождений сотрудник бухгалтерии обязан незамедлительно уведомить менеджера, сопровождающего сделку, и службу безопасности ООО «М-Трэйд».

До выяснения причин несоответствия исполнение договора с таким контрагентом временно приостанавливается. Оно возобновляется только после устранения расхождений или предоставления контрагентом документов, подтверждающих изменение его реквизитов.

VII. Порядок и сроки хранения сведений о контрагенте

25. Отчеты о проверке  контрагента и все документы и сведения, собранные в ходе проведения проверки, хранятся в ООО «М-Трэйд» не менее 4 (четырех) лет по истечении срока действия договора.

В течение такого же срока хранятся документы и сведения, полученные в электронном виде, а также переписка с контрагентами по электронной почте, включая переписку до заключения договора и в период его действия.

Ответственный за сохранность - начальник службы безопасности ООО «М-Трэйд».

26. Если по контрагенту была получена выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, и с контрагентом впоследствии был заключен договор, распечатка этой выписки прикладывается к договору.

VIII. Ответственность работников

27. За неисполнение или ненадлежащее исполнение требований регламента работники ООО «М-Трэйд» привлекаются к дисциплинарной ответственности:

• за однократное нарушение - выговор и лишение премии за месяц (депремирование);
• за повторное в течение трех месяцев нарушение - увольнение на основании пункта 5 части 1 статьи 81 ТК РФ.

Если в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения работником требований регламента по его вине компании причинен ущерб, сумма нанесенного ущерба взыскивается с виновного работника в порядке, предусмотренном статьями 238-250 ТК РФ.