Система электронного документооборота в налогообложении

Содержание

Введение…………………………………………………………………….3

1. Система электронного документооборота в налогообложении в современных условиях…………………………………………………6
1. Электронный документооборот: понятие, функции и задачи……………………………………………………………..6
2. Нормативное регулирование электронного документооборота………………………………………………10
3. Основные проблемы в формировании документооборота в современных условиях…………………………………………11
2. Современные технологии электронного документооборота………13
1. Виды современных технологий электронного документооборота………………………………………………13
2. Программные продукты, через которые осуществляется электронный документооборот………………………………..18
3. Формат документов, используемых налоговыми органами…………………………………………………………22
3. Формирование и представление налоговой отчетности в электронном виде……………………………………………………...27
1. Основные требования при формировании и представлении налоговой отчетности в электронном виде………………….27
2. Порядок представления налоговой отчетности в электронном виде………………………………………………………………30
3. Проблемы при формировании и представлении налоговой отчетности в электронном виде………………………………..39

Заключение……………………………………………………………………….45

Список используемых источников……………………………………………..47

Приложения ……………………………………………………………………..49

Введение

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как  он определяет не только инстанции  движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается  как информационное обеспечение  деятельности аппарата управления, его  документирования, хранения и использования  ранее созданных документов.

Основными правилами организации  документооборота являются:

- оперативное прохождение  документа, с наименьшими затратами  времени;

- максимальное сокращение  инстанций прохождения документа  (каждое перемещение документа  должно быть оправданным, необходимо  исключить или ограничить возвратные  перемещения документов);

- порядок прохождения  и процесс обработки основных  видов документов должны быть  единообразными.

Но тема организации работы с документами в современных  условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех  любой организации. В условиях рыночной экономики и роста конкурентной борьбы ошибки в деятельности любой  экономической системы (предприятия, фирмы или корпорации) могут существенно  сказаться на финансовых результатах  ее деятельности и даже привести к  банкротству.

Это вызывает необходимость  повышения эффективности управления за счет принятия оптимальных стратегических и оперативных управленческих решений  и совершенствования технологии управления.

Постоянно развивающийся  технический прогресс является неотъемлемой частью любой сферы деятельности человека. В наше время бизнес постепенно отказывается от бумажных носителей. Более  доскональной становится работа интернет - сервисов, которые упрощают прием  и передачу отчетности в налоговой  сфере.

Документооборот налоговых  органов строится на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов  Российской Федерации, касающихся вопросов документирования и работы с документами, в частности, в федеральных органах  исполнительной власти. Одними из основных документов, регулирующих организацию  документооборота в налоговых органах, являются Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановление  Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, и  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, зарегистрирована в Минюсте  РФ 27.01. 2006 № 7418.

В настоящее время документооборот  налоговых органов носит смешанных  характер. Это означает, что в  каждом налоговом органе имеется  отдел, ответственный за делопроизводство, куда поступают и обрабатываются документы организации, что говорить о централизации документооборота. И в то же время документооборот  осуществляется децентрализовано, т.е. часть документов поступает и  обрабатывается в налоговом органе, минуя отдел ДОУ и попадая  сразу в отделы, ответственные  за данные документы. В качестве примера  можно привести кадровую или финансовую документацию, которая поступает  и обрабатывается непосредственно  соответствующими отделами.

В настоящее время широко внедрена в практику деятельности налоговых  органов система электронного документооборота (СЭД), позволяющая обеспечить сокращение трудозатрат и времени на обработку  и подготовку документов, принятие управленческих решений; повысить уровень  исполнительской дисциплины и упростить  механизм ее контроля; обеспечить оперативность (соблюдение установленных законодательством сроков) предоставления услуг населению; ускорить взаимодействие с подведомственными организациями, иными органами власти, подразделениями, расположенными в других городах или отдаленных офисах; обеспечить открытость и доступность информации о деятельности налоговых органов, а также предоставляемых ими услугах; снизить расходы на обеспечение взаимодействия между налоговыми органами и населением.

Для изучения данной темы курсовой работы мной были поставлены следующие  задачи:

1. Дать понятие электронного документооборота, изучить его функции и задачи.
2. Выяснить, какими нормативными актами регулируется электронный документооборот и каковы основные проблемы в формировании электронного документооборота в современных условиях.
3. Описать современные программные продукты, через которые осуществляется современный электронный документооборот.
4. Узнать, каковы требования при формировании и представлении налоговой отчетности в электронном виде.
5. Выяснить порядок представления налоговой отчетности в электронном виде и проблемы при формировании налоговой отчетности в электронном виде.

1. Система электронного документооборота в налогообложении в современных условиях.
1. Электронный документооборот: понятие, функции и задачи

Электронный обмен данными  – это реальность, с которой  сегодня сталкивается практически  каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта – вот  далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном  виде.

В последнее десятилетие  появились и получили распространение  новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном  обеспечении, предназначенном для  обработки управленческих документов. Здесь, прежде всего, следует упомянуть  программное обеспечение классов  «системы управления документами» и  «системы управления деловыми процессами».

Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том  числе и для построения корпоративных  систем электронного документооборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации  с момента его создания или  получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение  следующих функций:

• регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов;
• учет резолюций, выданных по документам руководством организации, и постановка документов на контроль;
• централизованный контроль исполнения документов;
• списание документов в дело;
• ведение информационно-справочной работы;
• формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

Электронный  документ – документ, представленный  в   электронном   виде, в соответствии с требованиями формата для данного  вида  документа. 

Электронный  документооборот (документооборот) – последовательность транзакций по обмену документами между участниками информационного взаимодействия, обеспечивающая некоторый регламентированный процесс по обмену документами (например, документооборот по  представлению   налоговых  деклараций (бухгалтерской  отчетности )).

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что  качественно меняет организацию  контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно  документов с резолюциями руководства  рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями  по исполнению документов, выдаваемыми  руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически  отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока  исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных  сроках.

Также значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие  в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая  технология позволяет сократить  время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде.

Система электронного документооборота обязательно включает текущий электронный  архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия  возможности одновременного использования  документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность  потери информации и повышает оперативность  работы за счет сокращения времени  поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном  виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально  новые возможности при ведении  информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование  электронного архива избавляет от необходимости  создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу  в любой момент может быть выдана электронная копия документа.

С юридической точки зрения понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого  лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому  наряду с совершенствованием информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его  законодательная поддержка, суть которой  состоит в придании данным, создаваемым  и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа.

Основной функцией традиционного  документа является удостоверение  некоторой информации. При составлении  и использовании документа присутствуют два аспекта: во-первых, некоторая  информация, а во-вторых, сам документ как материальная вещь, которую можно  предъявить или передать. Наличие  этой материальной вещи позволяет подтвердить  истинность информации, содержащейся в документе. Возможно, для подтверждения  истинности необходимо проделать некую  процедуру – экспертизу по проверке подлинности документа.

Саму информацию, содержащуюся в документе, тоже можно разделить  на две части. Первая часть – непосредственно  содержание, вторая – вспомогательная  информация, которая дает возможность  установить его аутентичность (подлинность). К ней относятся реквизиты  типа исходящего номера, подписей и  печатей.

В состав информации, как  содержательной, так и о носителе, могут входить и данные о времени, условиях и месте составления  документа.

Необходимо также отметить, что в случае бумажного документа  оригинал существует в ограниченном, известном заранее количестве экземпляров. Например, может быть указано, что  договор совершен в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный экземпляр явится копией, что в  принципе может быть проверено путем  проведения соответствующей экспертизы.