Система электронного документооборота в налогообложении

В ряде случаев существенно  наличие именно оригинала документа. Например, продажа акции, выпущенной в документарной форме, вовсе  не равносильна продаже копии  ее сертификата, даже заверенной нотариально.

Таким образом, документ выполняет  следующие функции:

• фиксация некоторой (содержательной) информации;
• фиксация лица, подписавшего документ;
• фиксация условий составления документа;
• доказательство в судебном разбирательстве;
• функция оригинала, обеспечиваемая его уникальностью.

2. Нормативное регулирование электронного документооборота.

Правовую базу для функционирования электронного документооборота между  государством и бизнесом создал принятый 10 января 2002 года Федеральный закон  № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Он установил, что документ в электронном виде с такой  подписью приобретает статус оригинала, то есть имеет такую же юридическую  силу, как бумажный документ с печатью  и подписью. Незадолго до этого  вступил в силу Федеральный закон  от 28 декабря 2001 г. № 180-ФЗ «О внесении изменений  в статью 80 части первой Налогового кодекса Российской Федерации». Он гласит, что декларация представляется в инспекцию по месту учета  фирмы на бумажном носителе или в  электронном виде. В свою очередь, Федеральный закон от 28 марта 2002 г. № 32-ФЗ «О внесении изменений и  дополнений в Федеральный закон  “О бухгалтерском учете”» также  регламентирует возможность представления  бухгалтерской отчетности в электронном  виде. Вышеперечисленные нормативные  акты формируют законодательную  базу для перехода на безбумажную  технологию сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП). Основной документ, регламентирующий представление отчетности через  Интернет, – это Порядок представления  налоговой декларации в электронном  виде по телекоммуникационным каналам  связи (приказ МНС России от 2 апреля 2002 г. № БГ-3-32/169), который определяет общие принципы организации информационного  обмена при использовании системы  безбумажной технологии. Представление  электронной отчетности через специализированного  оператора связи освобождает  компанию от необходимости сдавать  ее инспекторам на бумажном носителе.

3. Основные проблемы в формировании электронного документооборота в современных условиях.

Широкое внедрение информационно-коммуникационных технологий в процессы взаимоотношений  государственных органов с населением и бизнесом позволяет сократить  затраты времени на стандартные  операции. Заполнение налоговых деклараций, оплата коммунальных услуг, сдача экзаменов, получение разнообразных справок, участие в конкурсах на замещение  государственных должностей, получение  правительственных грантов и  субсидий, видеоконференции с госслужащими – вот лишь некоторые процессы, которые уже сейчас происходят виртуальным  образом.

Взаимодействие с государственными органами по Интернету еще более  повышает конкурентоспособность частных  компаний и дает им возможность упростить  различные официальные процедуры, уменьшить количество канцелярской волокиты. Компаниям становится легче  соблюдать законы, и они могут  быстрее начать свою деятельность. Все это достигается благодаря  подаче документов в электронном  виде, а также благодаря возможности  заплатить налоги или представить  статистические отчеты по Интернету.

Предоставление интегрированных  услуг через единый канал дает возможность частным компаниям  и государственным органам сотрудничать между собой. В США и других странах государственные органы, благодаря сотрудничеству с частным  сектором, могут быстрее выходить в Интернет, экономя при этом значительные средства. Более того, в США самые  важные проекты по автоматизации  государственных служб финансируются  в рамках программы «Партнерство между государством и частным  сектором» (Public Private Partnerships), в которой  услуги, а также прибыли и потери делятся между участвующими сторонами.

Необходимо отметить, что  стратегически важной задачей текущего периода является создание полноценных  комплексов, обеспечивающих интеграцию налоговых и бухгалтерских систем предприятия в общую систему  электронного документооборота.

Одной из основных проблем  в этой связи является недостаточно разработанная правовая база.

Положения налогового кодекса  относительно использования электронных  носителей постоянно изменяются. С одной стороны это положительный  момент, так как процедуры совершенствуются. С другой стороны нестабильное правовое поле снижает эффективность от использования, так требует дополнительных расходов на мониторинг изменений.

Не менее важной проблемой  является отсутствие четкого описания электронных видов деклараций для  всех видов взимаемых налогов.

Кроме того, наблюдается  не четкая работа закона об использовании  Электронной цифровой подписи. Это  связано с низким распространением по стране сертификационных центров. Консерватизм российского топ менеджмента  многих компаний, так же является проблемой  и поводом для неприятия современных  технологий.

Возможность использования  недекларированных финансовых операций с целью уклонения от уплаты налогов, может стать еще одним фактором сохранения бумажного документооборота.

Однако перечисленные  проблемы характерны не только для  отечественной экономики. Европейские  предприятия в большинстве своем  уже прошли данную стадию развития. Но в связи с более высоким  уровнем 

компьютеризации данные процессы проходили более интенсивно, и  систематизировано.

2. Современные технологии электронного документооборота.

2.1. Виды современных технологий электронного документооборота.

В основе электронного документооборота лежат технологии управления потоками информации (документов) docflow и технология потоков управления работами workflow.

Технология docflow обеспечивает движение документа по маршруту, определяет условия и возможности его  перемещения. Технология workflow обеспечивает порядок работ по обработке документа. Она управляет заданиями по обработке  документа и ролевой моделью  управления правами доступа к  документу.

Кроме выше перечисленных, в СЭД применяются различные технологии, связанные с необходимостью обработки и преобразования документов.

Технологии хранения электронных документов

Электронный документ в СЭД  состоит из набора атрибутов, определяющие его свойства и использующиеся для  различных автоматизированных задач, таких как: поиск, классификация, построение отчётов, групповая обработка, и  т.д., и непосредственно файла  документа. В некоторых случаях  файл документ может создаваться "на лету", автоматически по заданному  шаблону, в котором переменные заменяются значениями из атрибутов документа  и из базы данных. Атрибуты электронного документа, как правило, хранятся в  таблицах базы данных. Если файл документа  может быть проиндексирован, то его  текст помещается в специальный  индексный каталог СУБД для индексации, что позволяет выполнять полнотекстовый поиск. Сам файл документа записывается в папку информационного хранилища  системы документооборота. Как правило  доступ к такому файлу предоставляется  пользователям через систему  управления правами доступа СЭД. Прочий доступ к файлу закрывается.

Технология поточного  сканирования

Поточное сканирование это  массовое сканирование документов с последующим помещением отсканированных образов в базу данных системы учёта (архивного хранения, документооборота). Для обеспечения данной технологии нужно специальное оборудование - поточные сканеры. При поточном сканировании возможно (в зависимости от используемого оборудования) автоматическое нанесение штрих-кода на сканируемый документ, а так же создание регистрационных карточек. Если карточки создаются в системе документооборота, то возможна их автоматическая регистрация (присвоение номера и записи даты регистрации) с последующим направлением карточки по заданному маршруту.

Технология оптического  распознавания текстов документов

Оптическое распознавание  документа это процесс преобразования электронного образа документа в  текстовый формат. Электронный образ  документа получается при сканировании или фотографировании документа, а  так же в случае специального преобразования текстового документа в графический  формат, например jpeg. Процедура преобразует графический образ документа в редактируемый текст. Для оптического распознавания используются специальные программные средства. Они могут быть самостоятельными приложениями или интегрированными в систему документооборота. ESCOM.BPM содержит встроенный модуль. Его возможностей достаточно для распознавания документов, набранных распространнёнными шрифтами. Самостоятельные приложения для оптического распознавания имеют более мощные возможности и позволяют распознавать даже рукописный текст.

Технология штрих-кодирования  документов

Штрих-кодирование документов, это комплекс процедур по формированию и нанесение на документ графического изображения уникального штрих-кода. При формировании штрих-кода необходимо, чтобы созданный штрих код был абсолютно уникальным. Для этого необходимо использовать идентификаторы (GUID). В системе ESCOM.BPM уникальный гуид формируется для каждого документа. Каждый GUID формируется с учётом уникального гуида сервера системы. Тем самым достигается уникальность штрих-кодов документов, созданных в разных системах ESCOM.

Штрих-кодирование обеспечивает однозначную идентификацию документа  и применяется:

• При регистрации входящих документов. Для документа создаётся электронная регистрационная карточка. На бумажный документ наносится штрих-код, соответствующий идентификатору, указанному  в регистрационной карточке. Для нанесения штрих-кода используются самоклеящиеся этикетки, на которых печатается штрих-код. Этикетки могут быть подготовлены заранее (используется при большом количестве регистрируемых документов) или этикетка печатается в момент регистрации.
• Для поиска электронного документа в базе данных. Использование поиска по штрих-коду позволяет быстро найти в базе документооборота карточку документа. Поиск происходит автоматически после считывания с документа штрих-кода.
• Для учёта мест хранения оригиналов документов. При считывании штрих-кода происходит автоматическое занесение в в раздел "Места хранения" карточки документа  информации о текущем времени и пользователе, выполнившем сканирование. Данная операция может использоваться:
• при большом объёме документопотоков, для регистрации поступивших в подразделение документов
• в архиве, для регистрации поступивших или выдаваемых документов

Технология подписания документов ЭЦП

Подписание электронно цифровой подписью документа позволяет удостовериться в неизменности электронного документа  с момента его подписания, а  так же удостовериться в корректности подписи. Подписание происходит в системе документооборота или другой программе с использованием специального программного обеспечения, называемого криптопровайдером и электронно цифровой подписи  - программного ключа, называемом сертификатом. Сертификат ЭЦП - это файл в специальном формате. Сертификат создаётся одним из удостоверяющих центров - организаций, имеющих соответствующие лицензии. Для выполнения процедуры подписания необходимо наличие на компьютере сертификата ЭЦП и программного обеспечения криптопровайдера. 

Для обеспечения сохранности  сертификата ЭЦП от его хищения  злоумышленниками необходимо использовать специальные аппаратно-программные  комплексы, такие как смарт-карты  или ключи типа I-Token. Они имеют  специальное защищённое хранилище  и позволяют использовать PIN коды при обращении к сертификату. В случае, если PIN код будет несколько  раз введён неправильно, то сертификат будет заблокирован и использовать его будет не возможно.

Технология полнотекстового  и атрибутного поиска

Атрибутный поиск это  поиск по одному или нескольким значениям  в полях карточек документов. Для  выполнения атрибутного поиска используют специальные формы, содержащие поля для ввода критериев поиска. Каждое поле критерия относиться к конкретному  полю карточки документа. Например, критерий поиска по регистрационному номеру обеспечивает поиск в поле "Регистрационный  номер", а критерий "Контрагент", обеспечивает поиск в поле "Отправитель" или "Получатель" и т.д. При выполнении поиска система сравнивает значения критериев со значениями в карточках  и заносит в результаты отбора те карточки, у которых значения совпали. При атрибутном поиске возможно задание условий И ИЛИ НЕ. Возможен так же поиск с учётом либо точного совпадения значений, либо частичного совпадения.

Полнотекстовый поиск  это поиск по одному или нескольким критериям в тексте электронных  документов. При полнотекстовом поиске возможен поиск по словоформам, если поисковая система это поддерживает. В большинстве систем электронного документооборота полнотекстовый поиск  выполняется средствами, предоставляемыми системами управления базами данных (СУБД), которые используют СЭД для  хранения документов. Мощные средства полнотекстового поиска есть в СУБД MS SQL SERVER и в ORACLE. Некоторые СЭД  используют собственные форматы  баз данных и собственные технологии поиска. Для того чтобы полнотекстовый поиск был возможен, необходимо что  бы документ был представлен в  одном из форматов, для которых  имеется возможность полнотекстового  поиска. В первую очередь это текстовые  форматы, форматы документов (doc, docx и др.), таблиц (xls и др.), презентаций, почтовых сообщений. Документ в таком  формате помещается в специальный  индекс СУБД. Если же документ представлен  в графическом формате (Tif, jpeg и  т.п.), то для того, чтобы он мог  участвовать в полнотекстовом поиске, необходимо выполнить процедуру  его оптического распознавания. В результате будет создан файл, содержащий текст документа. Этот файл будет прикреплен к карточке и по нему станет возможно выполнение поиска.