Организация трудовой деятельности руководителя

 

Для данных условий выбираем ограждающую  конструкцию стен и окон с требуемой  изолирующей способностью.

 

Данные сведем в таблицу 2.5.

Таблица 2.5 – Выбор ограждающей поверхности стен и окон

Среднегеометричес-кая  частота октавных полос, Гц	63	125	250	500	1000	2000	4000	80000
Rтр стен	15,66	31,41	41,41	44,03	47,43	44,28	39,99	26,38
Проектируемая звукоизолирующая способность стен	36	41	44	51	58	64	65	65
Rтр окон	12,44	28,19	38,19	40,81	44,21	41,06	36,77	23,16
Проектируемая звукоизолирующая способность окон	-	32	39	43	47	51	55	-

  

Вывод: для снижения шума с 60 дБ до 50 дБ, действующего на работников отдела кадров необходимо:

1) кирпичные стены, толщиной в 2 кирпича (данное условие выполнено), оштукатуренные с двух сторон (здание конторы снаружи не оштукатурено);

2) двойное остекление со стеклами  толщиной 4 мм и воздушным зазором  300 мм с уплотняющей прокладкой  из пористой резины.

 

На рисунке 2.1 показан  один из возможных вариантов организации  рабочего места руководителя. Отметим  некоторые особенности. Весь кабинет  делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место  руководителя. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

 

Рисунок 2.1 - Вариант организации  рабочего места руководителя

Рабочий стол должен быть больше обычных  столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1-3 посетителей.

 

Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило, количество участников конференций, планерок (5-7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально - обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

 

Зона отдыха предназначена для  неофициальных приемов и отдыха руководителя.

 

Рабочий кабинет можно также  дополнить стендом, где будут  располагаться образцы производимой продукции. Также необходимы большие  настенные часы, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное  цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит, помогает в работе.

Рабочее место менеджера  по сбыту состоит из письменного  стола, стула и средств связи.

Высота стола составляет 73 см, ширина – 120 см, глубина – 70 см. Стулья со спинкой, жесткие, нерегулируемые.

 На столе менеджера расположены два телефона: один для разговоров внутри предприятия и звонков на мобильные телефоны; другой – станция – для городских и междугородних звонков, а также для быстрой связи со служащими внутри отдела сбыта. Телефонная станция не имеет тонального набора, что значительно замедляет процесс набора междугороднего номера.

Также на письменном столе  расположен персональный компьютер (ПК). Компьютер оснащен объемным монитором. Монитор имеет частоту мерцания экрана 75 МГц, однако этого не достаточно для нормальной работы, так как при непрерывной работе за ПК свыше 10 минут устают глаза. Минимальной частотой мерцания монитора для нормальной работы за ПК является 85 МГц, при этом необходимо делать перерывы в работе через каждые 1,5-2 часа по 15-20 минут. Исходя из этого следует, что установленный монитор с более низкой частотой не рекомендуется к  использованию.

В связи с тем, что  стол не предназначен для работы за компьютером, а монитор занимает много места, то расстояние от экрана монитора до глаз сотрудника примерно 400 мм, а должно быть не менее 500 мм. Это отрицательно влияет на здоровье и работу менеджера.

Письменный стол не имеет  специальной рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы, для  клавиатуры и системного блока. Поэтому системный блок стоит на столе, а клавиатура располагается перед монитором на расстоянии 100-150 мм от края стола. Такая планировка не удобна для пользователя ПК и приводит к быстрой утомляемости специалиста. Клавиатуру следует располагать на поверхности стола на расстоянии не менее чем 300 мм от края, обращенного к пользователю или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы. А системный блок должен стоять от монитора не ближе чем на расстоянии 100-150 мм.

К компьютеру подключен  принтер.

Для улучшения организации, оснащения и планировки рабочего места, повышения работоспособности  менеджера и снижению утомляемости необходимо провести следующие мероприятия:

1. Заменить телефонную  станцию на телефонную станцию с тональным набором. Это поможет сократить время на набор междугородних номеров.

2. Заменить монитор на монитор  с жидкокристаллическим дисплеем. Плоский экран позволяет избежать наличия на нем ярких пятен за счет отражения световых потолков. Для этих же целей при производстве дисплеев на экран напыляют специальные пленки, которые еще и ослабляют вредное излучение. Оптимальная высота расположения экрана соответствует направлению взгляда оператора в секторе от 5⁰ до 35⁰ по отношению к горизонтальной плоскости. Размеры поля зрения человека для экрана без учета специфики работы составляют 30⁰ – 60⁰ при неподвижном положении головы. При поворотах головы и ее наклонах углы обзоров увеличиваются. Но, так как работа с экраном дисплея происходит в условиях концентрации внимания, это приводит к снижению угла эффективной видимости. Принимая во внимание, что размеры поля зрения зависят от качества выполнения операций, например, поиска цели, целесообразнее использовать поле так называемого чистого зрения, ограниченное угловыми размерами:

- 16⁰ – 20⁰ - по горизонтали (угол a₁);

- 12⁰ – 15⁰ – по вертикали (угол a₂).

3. Заменить обычные жесткие нерегулируемые  стулья со спинкой на подъемно-поворотные  и регулируемые по высоте и  углам наклона сиденья и спинки  стулья. Размеры  сиденья  43см ^х 40см. Высота сиденья стула 50см. Спинка и сиденье кресла мягкие. Оптимальная поза оператора соответствует положению, при котором его взгляд падает на экран под прямым углом и отклоняется от горизонтали на 20⁰ .

4. Заменить обычный письменный стол, на котором стоит ПК, на специализированный компьютерный стол. Это позволит создать удобную позу специалиста при работе с ПК и тем самым уменьшить его утомляемость. Рабочий стол должен иметь размеры 160см ^х  80см; высота  75см. Покрытие стола предпочтительнее матовое.

При размещении компьютера на рабочем  месте учитывают границы полей  зрения человека, которые определяются движением глаз и головы. Различают  зоны зрительного наблюдения в вертикальной плоскости, ограниченные определенными углами, в которых располагается экран компьютера (45⁰ – 60⁰) и клавиатура.

Так как менеджер на рабочем месте  за компьютером постоянно работает с экраном и клавиатурой, они располагаются в центре обзора, а необходимые документы слева на столе; документы, которые в данный момент не требуются в работе, находятся на специальной подставке.

Горизонтальная  плоскость стола  делится на рабочие зоны (рисунок 2.2.).

			120о				600
							400
				60о			200
							0
							200
							400
	600	400	200	0	200	400	600

 

Рисунок 2.2. -  Рабочие зоны горизонтальной плоскости стола

 

В  оптимальной зоне необходимо  размещать важные, часто  используемые документы, в зоне легкой досягаемости необходимо  размещать используемые органы управления – телефонную станцию,  в зоне досягаемости моторного поля необходимо размещать редко используемые документы, вспомогательную и справочную литературу.

В заключение необходимо сказать, что  современное производство в экономически развитых странах не может существовать, не используя передовые мировые технологии. Использование вычислительной техники в настоящее время является просто необходимым условием для успешной работы предприятия. Простота работы с ЭВМ, высокая точность расчетов, высокая скорость обработки информации и другие причины позволили использовать такую технику не только в производстве, но и в обучении, быту. В то же время не стоит забывать о негативном воздействии компьютерной техники на человека. В производственных помещениях при работе с дисплеями и на рабочих местах пользователей условия труда должны соответствовать санитарным нормам.

Дисплеи должны оснащаться специальными экранами, снижающими электромагнитное излучение. Необходимо учитывать данные статистических исследований для корректировки  нагрузок на пользователей ЭВМ, установления оптимального режима отдыха и труда с учетом специфики работы.

Для своевременного выявления возможных  нарушений здоровья должны проводиться периодические медицинские осмотры пользователей ЭВМ с обязательным участием окулистов.

 

2.2 Работа с документами  и корреспонденцией

 

Работа с документами  и корреспонденцией. Документы и  корреспонденция, в зависимости  от источника делится на: входящие и исходящие. Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой  организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ (руководитель должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления.

Сложнее дело обстоит  с входящими документами. В зависимости  от размера предприятия растет количество корреспонденции, и самому руководителю просто немыслимо просматривать  всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит:

- регистрация поступающей  корреспонденции. 

- сортировка в зависимости  от предназначения.

- отбор документов, которые  адресованы руководителю или  находятся в его прямой компетенции.

Сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая руководителю сразу оценить степень важности. Для этого можно, например, раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у руководителя должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.

Руководитель, просматривая корреспонденцию в порядке важности, должен поставить резолюцию.

Хранить документы в кабинете руководителя нет никакой необходимости и поэтому в обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива. Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место.

 

 

2.3 Ведение телефонных разговоров. Проведение совещаний, конференций

 

Телефон - важное средство эффективности управленческого  труда, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4% до 27% рабочего времени. Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей.

Большую помощь при телефонном обслуживании оказывает руководителю правильно организованный справочный аппарат. Удобно для этих целей использовать компьютер. Кроме этого руководителю удобно иметь при себе личный справочник с адресами и телефонами, который регулярно должен проверяться, обновляться и дополняться. В личном справочнике кроме фамилии, имени и отчества абонента (по алфавиту) целесообразно указать его должность или дело, с которым он связан.

Длительность деловых  телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности.