Организация трудовой деятельности руководителя

Работы № 2 и № 3 по условию могут быть делегированы другим сотрудникам, следовательно они включаются в план рабочего дня и поручаются для выполнения конкретным исполнителям. По данным работам руководитель осуществляет контроль своевременности и качества выполнения.

Из перечня  работ со следующим приоритетом  выполнения (№ 5, № 6, № 7, № 9) в план рабочего дня должна быть включена работа № 9, так как она по условию упражнения не может быть делегирована другому сотруднику и ее продолжительность незначительно превышает остаток рабочего времени, не охваченный ранее запланированными к выполнению работами.

Работы № 5, № 6 и № 7 по условию могут быть делегированы другим сотрудникам, следовательно они включаются в план рабочего дня и перепоручаются для выполнения конкретным исполнителям. По данным работам руководитель осуществляет контроль своевременности и качества выполнения.

5. Контроль  и перенос несделанного.

Исходя из приведенного выше решения, на следующий  рабочий день переносится работа № 4, которая может быть включена в план, если не потеряет своей актуальности.

Перечень  работ, включенных в план рабочего дня  руководителя представлен в таблице 3.2.

 

Таблица 3.2 - Перечень работ, включенных в план рабочего дня

 

№ работы	Перечень  работ, намеченных руководителем к исполнению	Планируе- мая продолжительность работы, мин	Приоритет- ность выполнения работы	Возмож- ность делегирования
1	Доработка докладной  записки по результатам  изучения рынка сбыта готовой продукции	40	1	нет
10	Прием сотрудников  по личным вопросам	60	1	нет
11	Изучение  нормативных документов	40	1	нет
12	Встреча с  представителями фирмы «Неw1еtt  Расkагd»	60	1	нет
14	Собеседование с кандидатом на вакантное место ведущего экономиста	20	1	нет
8	Проведение совещания по организации рекламной кампании	20	2	нет
13	Подготовка  проекта приказа по премированию сотрудников	25	2	нет
9	Подготовка  к совещанию по вопросу укрепления трудовой дисциплины	25	3	нет
2	Участие в  совещании по экспертной оценке нового проекта	30	2	ФИО
3	Консультация  у юриста	45	2	ФИО
5	Работа с текущей  корреспонденцией	20	3	ФИО
6	Подготовка  документов для сдачи в архив	25	3	ФИО
7	Передача  документов в архив	20	2	ФИО

 

Перечень работ, планируемых  к выполнению представлен в таблице 3.3.

Таблица 3.3. - Перечень работ, планируемых к выполнению

 

№ работы	Перечень  работ, намеченных руководителем к  исполнению	Планируемая продолжительность работы, мин	Приоритетность выполнения работы	Возможность делегирования
1	Доработка докладной записки по результатам изучения рынка сбыта готовой продукции	40
2	Участие в  совещании по экспертной оценке  нового проекта	30
3	Консультация  у юриста	45
4	Посещение выставочного центра	120
5	Работа с  текущей корреспонденцией	20
6	Подготовка документов для сдачи в архив	25
7	Передача  документов в архив	15
8	Проведение совещания  по организации рекламной кампании	20
9	Подготовка  к совещанию по вопросу укрепления трудовой  дисциплины	25
10	Прием сотрудников  по личным вопросам	60
11	Изучение  нормативных документов	40
12	Встреча с представителями  фирмы «Hewlett Packard»	60
13	Подготовка  проекта приказа по премированию  сотрудников	25
14	Собеседование с кандидатом на вакантное место ведущего экономиста	20

 

Подготовка и проведение выступлений.

Руководитель должен владеть деловым красноречием. Основная цель выступления - воздействовать на мысли слушателей, склонить их к  своей точке зрения. Хорошо выступить - это не просто выложить все имеющиеся  данные, а максимально увлечь внимание слушателей и склонить их в свою сторону. Для того чтобы выступление прошло эффективно, к нему надо основательно подготовиться. Перечислим основные рекомендации, призванные помочь оратору.

1.Прежде всего, важно ответить на вопросы, какая общественная потребность лежит в основе предстоящего выступления и каким образом оратор может удовлетворить эту потребность;

2. В соответствии с  этим определите цель своей  речи: чего вы хотите достичь  своим высказыванием?;

3. Спросите себя, что  вы уже знаете о предмете изложения. Изложите на бумаге в форме тезисов сведения о предмете, которыми располагаете. Убедитесь, что уже на этом этапе у вас есть материал для выступления и вам есть что сказать;

4. Четко определите, на  какие вопросы вы должны дать  ответы слушателям;

5. Соберите недостающие  материалы для выступления, выберите  самое важное, пользуйтесь при  этом специальной литературой  по теме выступления, справочными  словарями, журналами и другими  источниками справочного характера;

6. Продумайте сложнейшие моменты аргументации;

7. Попытайтесь разбить  приготовленный для выступления  материал на части;

8. Составьте тезисы  речи с включением в них  ключевой информации, цитат, определений.

9. Если нет опыта  публичных выступлений, необходимо  потренироваться;

10. Концентрация внимания на основных вопросах содержания речи.

Замечено, что на современную  публику особенно благоприятно действует  импровизированная речь. Чтение «по  бумажке» не эффективно. При подготовке к выступлению нужно выяснить, какой круг слушателей (половозрастной состав, интересы), а также какой тип выступления предстоит (научный доклад, лекция, выступление на собрании и т.д.). Для эффективности выступления необходимо составить план выступления, который должен включать:

- вступлений: цитаты; пословицы и поговорки; интересные примеры; случаи и примеры, взятые из личного опыта; ссылка на исторические примеры и факты; определения. То есть, в начале необходимо заинтересовать слушателя.

- основная часть: анализ  проблемы, о которой хотим сказать;  ясность построения, идейное содержание; логически четкое изложение основных и второстепенных вопросов; непротиворечивость речи; эмоциональный накал и др.

- заключение: изложение  основной мысли выступления в  виде тезисов; заключительные  выводы из своих высказываний; указание на нерешенные проблемы и пути их решения; апеллирование к слушателям (призыв к действиям, предостережение и др.)

Выступление должно быть ни слишком коротким, ни слишком  длинным. Основная функция выступления - привлечь внимание слушателей к предмету изложения и наладить контакт с аудиторией.

В заключение необходимо отметить, что успех речи зависит  во многом и от того, как говорить. Монотонно выложенные факты не произведут должного эффекта. В противоположность  этому эмоциональная, с расстановкой речь (перед и после ключевой фразы необходимо делать 1-2 секундную паузу) будет более убедительна.

 

2.6 Прием по личным вопросам. Посещение рабочих мест

 

Для проведения приема лучше  выделить определенное время в течение  рабочего дня. Оптимальным представляется время между 1400 и 1600. Если это возможно, то необходимо пользоваться предварительной записью у секретаря. Посетитель, по возможности, должен заранее изложить тему предстоящей беседы. Это позволит, во-первых, сократить время на изложение темы разговора, во-вторых, позволит руководителю подготовиться к предстоящей беседе и, в-третьих, если это, возможно, направить посетителя к другим исполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамки разговора. Все приемы посетителей можно разделить на: официальные и неофициальные. Официальные приемы можно проводить:

1) за столом для  конференций, совещаний. Это поставит  руководителя и посетителя в  одинаковые условия, то есть  психологически собеседнику будет  легче. К такому способу лучше  всего прибегать, когда прием посетителя официальный, но руководитель хочет лучше наладить межличностный контакт;

2) за рабочим столом. За рабочим столом лучше всего  вообще не принимать посетителей,  т.к. на нем могут находиться  важные документы, которые может  увидеть посетитель и по ряду других причин. За ним лучше принимать провинившихся работников. Когда руководитель сидит за рабочим столом, а работник находиться спереди, то психологически работнику намного сложнее и подчас одного этого хватает, чтобы, не критикуя, работник понял свою вину.

Неофициальные приемы лучше  проводить в «зоне отдыха». Удобно расположившись на диване или в кресле, руководителю и собеседнику будет  легче раскрепоститься и хорошо наладить межличностный контакт. Посетитель, пришедший с личной беседой к руководителю, будет чувствовать себя гораздо более уверенно в такой обстановке, чем в официальной. Для того, чтобы ограничить время, затрачиваемое на беседу (а значит сэкономить время руководителя), необходимо, как уже отмечалось ранее, сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло. В заключение необходимо отметить, что для оптимального ведения беседы руководитель должен:

- уметь активно слушать.  То есть в процессе рассказа собеседника не просто слушать молча, а показывать, что вы следите заходом мысли.

- уметь понять собеседника.  Причем «понять не значит принять». Если руководитель может правильно  понять собеседника, то это  поможет ему принять правильное решение;

- уметь направить разговор  в нужное русло;

- стараться говорить  на уровне собеседника и др.

Посещение рабочих мест.

Посещение рабочих мест позволяет наладить с коллективом  хорошие отношения, быть в курсе  дел на предприятии (в организации). Также при посещении рабочих мест рабочие (служащие) могут высказать руководителю свои пожелания или возможные варианты решения проблем. При подготовке к посещению руководитель должен собрать необходимый материал по тому или иному цеху, подразделению, отделу чтобы быть в курсе дел происходящих в них. Для хорошего контакта с работниками необходимо учитывать психологические моменты. В частности в цех, подразделение, отдел лучше идти одетым соответствующим образом. При встрече с работниками необходимо поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше кратко записывать и после анализа внедрять, не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения. Для посещения рабочих мест лучше выбирать время ближе к концу рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда. Важно отметить также, что необходимо встречаться с работниками не только в рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно обсудить общее положение дел на предприятии (организации), послушать выступления работников.

 

 

 

Заключение

Выражение «кадры решают все» весьма актуально и сегодня, что подтверждается растущим спросом  на услуги всевозможных фирм и агентств, кадровых служб, специализирующихся на подборе, оценке, развитии персонала, т.е. решении проблем управления персоналом. В данном курсовом проекте рассмотрена актуальная тема - «Организация процесса планирования индивидуальной работы руководителя». Целью данного курсового проекта было рассмотрение труда руководителя, а также указание основных путей рационального улучшения организации труда руководителя. Были кратко рассмотрены особенности труда руководителя, учет затрат рабочего времени, а также вопрос рациональности планирования мероприятий по улучшению труда, основные пути, по которым возможна организация труда. Целью на этом этапе было показать, что эти мероприятия несложно провести, а результат будет впечатляющим. Но все мероприятия, проводимые с целью увеличения производительности труда и сокращением затрат рабочего времени руководителя, будут напрасными если руководитель: