Организация трудовой деятельности руководителя

Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное  количество времени, нужно его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и подобрать необходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.

Недостающую зрительную связь люди обычно стремятся восполнить излишним многословием или привлечением к разговору посторонних, что удлиняет беседу. Большинство телефонных разговоров можно уложить в три минуты, максимальная продолжительность их пять-шесть минут.

В заключение необходимо отметить, что все телефонные звонки должны проходить через секретаря, который перенаправляет звонки в то или иное подразделение и переключает на руководителя, если звонки предназначены для него. Это позволит сэкономить время руководителя.

Проведение совещаний, конференций. Каждый день, утром руководитель проводит планерки, конференции. Они, как правило, носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается, что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.

Совещания, в противоположность  планеркам, более долговременны  и не носят, как правило, столь  повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно оно проводится, зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшить потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовке к совещанию необходимо:

- четко и однозначно  определить тему совещания и  ее цель;

- определить: можно ли  за одно совещание решить несколько  вопросов;

- тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;

- заранее познакомить  участников с теми фактами,  которые могут обсуждаться в  ходе дискуссии;

- как можно раньше  послать приглашение участникам;

- выбрать помещение  для заседаний (кабинет руководителя или специальная комната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой;

- участникам совещания  выработать возможные решения  по предлагаемым вопросам.

Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа.

Последовательность вопросов, рассматриваемых на совещании, необходимо спланировать, учитывая, что в ходе совещания, в зависимости от его  продолжительности, снижается работоспособность  участников. Так пик работоспособности  наблюдается через 15-20 мин. после начала совещания. Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью исчезает.

Для эффективности деловой  беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно нужен  при обсуждении вопросов. При проведении совещаний необходимо учитывать, что слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание необходимо заканчивать протоколом совещания, где отражается исполнители, их действия и другая информация.

 

2.4 Составление графика работы. Подготовка и проведение выступлений

 

Руководитель располагает  определенным фондом рабочего времени  в течение дня. Продолжительность  рабочего дня руководителя, как уже отмечалось ранее, строго не лимитирована, но все же ограничена и необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14-15 часов.

Прежде всего, необходимо отметить, что производительность руководителя в течение рабочего дня различна. Так пик производительности приходится на период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности.

Руководитель должен тщательным образом планировать  свой рабочий день. Для этого лучше  всего подходят графики работы. В  таких графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение совещаний в 900 продолжительностью 15 минут, прием посетителей с 1300 до 1400 и т. д. Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время. Руководитель должен постоянно контролировать, как выполнены запланированные задачи, а также делать анализ использования рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате, руководитель лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.

 

        2.5. Составление плана рабочего дня руководителя

 

Рассмотрим  конкретный пример индивидуального планирования рабочего времени руководителя фирмы по производству и продаже программного обеспечения «МегаСофт».

Перечень  работ, которые намечены руководителем к исполнению на ближайшие два-три дня текущей рабочей недели представлены в таблице 1.

Необходимо  составить план рабочего дня продолжительностью 8 часов.

 

Таблица 3.1. - Перечень работ, планируемых к выполнению

 

№ работы	Перечень  работ, намеченных руководителем к  исполнению	Планируемая продолжительность работы, мин	Приоритетность выполнения работы	Возможность делегирования
1	Доработка докладной  записки по результатам изучения рынка сбыта готовой продукции	40	1	нет
2	Участие в  совещании по экспертной оценке нового проекта	30	2	да
3	Консультация  у юриста	45	2	да
4	Посещение выставочного центра	120	2	нет
5	Работа с  текущей корреспонденцией	20	2	да
6	Подготовка документов для сдачи в архив	25	3	да
7	Передача  документов в архив	15	3	да
8	Проведение совещания  по организации рекламной кампании	20	2	нет
9	Подготовка  к совещанию по вопросу укрепления трудовой  дисциплины	25	3	нет
Продолжение таблицы 1
№ работы	Перечень  работ, намеченных руководителем к  исполнению	Планируемая продолжительность работы, мин	Приоритетность выполнения работы	Возможность делегирования
10	Прием сотрудников  по личным вопросам	60	1	нет
11	Изучение  нормативных документов	40	1	нет
12	Встреча с представителями  фирмы «Hewlett Packard»	60	1	нет
13	Подготовка  проекта приказа по премированию сотрудников	25	2	нет
14	Собеседование с кандидатом на вакантное место ведущего экономиста	20	1	нет

 

1 — максимальная  приоритетность выполнения работ;

2 —  средняя  приоритетность выполнения работ

3 — минимальная  приоритетность выполнения работ.

 

Чтобы правильно  выполнить свои функции, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего дня представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

При разработке плана конкретного временного периода  рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени.

-Правило основного  соотношения (правило 60 : 40).

-Анализ ранее  выполненных работ и расхода  времени.

-Регулярность  и системность планирования.

-Реалистичность  планирования.

-Письменная  форма формируемого плана.

-Перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в 
рабочий план следующего планового периода в том случае, если они 
не потеряли свою актуальность.

-Установление временных  норм и сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия.

-Установление приоритетов  (степени важности) для каждой  из работ, включенной в план.

-Делегирование  (перепоручение) работ. В плане должны найти 
отражение и работы, которые делегируются руководителем для исполнения другим сотрудникам.

Важнейшим форматом планирования для руководителя является рабочий день.

Планирование  рабочего дня включает в себя определение  конкретного действия в заданный момент времени и не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть использовано применительно к прочим периодам планирования.

Планирование  на день создает предпосылки для  того, чтобы жить в настоящем. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться  методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий:

1. Составление полного перечня планируемых работ на текущий 
   день. Данный перечень должен быть составлен с распределением 
   работ по приоритетности их выполнения.
2. Определение планируемой продолжительности каждой из на 
   меченных к выполнению работ и общего времени работы.

3.Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60:40.

4. Принятие решений по делегированию работ, намеченных к выполнению.
5. Контроль и перенос несделанного. Контроль за выполнением заданий и использованием времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Контроль за ходом выполнения плана позволяет руководителю получить необходимую ин 
   формацию для проведения анализа и определения путей совершенствования своей работы.

1. На первом  этапе, используя представленные  исходные данные, следует составить полный перечень работ, расположив их в порядке убывания приоритетности выполнения.

 — максимальная  приоритетность выполнения работ;

 — минимальная  приоритетность выполнения работ.

2. С учетом планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ определяем суммарное время.

Используя данные графы 3 таблицы 1, получаем, что оно  составляет 535 минут.

Продолжительность рабочего дня:8 ч * 60 мин = 480 мин.

3. Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60/40.

При составлении  плана дня рекомендуется придерживаться основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% рабочего времени, а оставшиеся 40% должны быть оставлены в качестве резервного времени. Таким образом, от общей продолжительности рабочего дня (480 мин) необходимо взять 60%, то есть то время, на которое будут планироваться рабочие мероприятия: 480 мин * 0,6 = 288 мин.

4. Принятие решений по делегированию работ, намеченных к выполнению.

По данным таблицы 1, суммарная продолжительность  работ с максимальным приоритетом выполнения (№ 1, № 10, № 11, № 12, № 14) составляет 220 мин. Таким образом, все они включаются в формируемый план рабочего дня. Остаток нераспределенного рабочего времени составляет:

288 мин - 220 мин = 68 мин.

Из перечня  работ со следующим приоритетом выполнения (№ 2, № 3, № 4, № 8, № 13) в план рабочего дня должны быть включены работы № 8 и № 13, так как они по условиям не могут быть делегированы другим сотрудникам и их суммарная продолжительность не превышает остатков рабочего времени, не охваченных ранее запланированными к выполнению работами. После включения данных работ в план остаток нераспределенного рабочего времени составляет: 68 мин - 45 мин = 23 мин.

Работа № 4 по условию не может быть делегирована другому сотруднику, следовательно ее выполнение должно быть перенесено на другой день.