Виды организационных структур и их специфика в условиях российского бизнеса

Главными переменными  внутренней среды любой организации  являются цели, структура, задачи, технология и люди.

3.3. Решение проблемы построения  эффективной оргструктуры организации

Представление об организации  как о системе, состоящей из управляющей  и управляемой подсистем, или  из объекта и субъекта управления, связанных между собой определенного рода информацией является наиболее общим и простым. В современных теориях организации нет единого общепринятого метода анализа внутреннего построения организации: сколько авторов, столько и мнений. Но объединяющей чертой исследований последних лет является предпосылка, что единственный разумный способ изучения организации состоит в том, чтобы изучать ее как систему, и что изучение системы должно опираться на метод анализа, включающий в себя одновременные изменения взаимозависимых переменных.

Внутренняя среда организации определяется как органичное сочетание таких составляющих, как структура, внутриорганизационные процессы, технология, кадры, организационная культура.

Целесообразно отметить, что организация представляет собой  открытую систему, целостность, состоящую из следующих внутренних переменных: цели, структура, задачи, технология и люди.

Цели. Организация рассматривается  как многоцелевая система. Вместе с  тем в ряде случаев целесообразно  формулировать и общую генеральную  цель организации, которая определяет ее главную задачу на определенном этапе функционирования. Генеральная цель (иногда ее обозначают как миссию) предопределяет ее назначение. Наряду с генеральной целью как производная от нее формулируется многоступенчатая система целей, определяющая характер деятельности основных функциональных блоков и подразделений в организации.

Каждый уровень целей  может быть сопоставлен с соответствующим  уровнем управления в организации. Однако не следует считать, что цели автоматически определяют состав и подчиненность подразделений и руководящих должностей в аппарате управления, хотя выделение подразделений должно происходить исходя из однородности целей, которые перед ними ставятся. При этом наряду с целями статус подразделений и его руководителя определяется объемом деятельности, который необходим для достижения цели, степенью сложности и важности вытекающих из ней задач и другими факторами. Для построения и функционирования организации важное значение имеет формулировка совокупности главных целей. Внутренняя жизнь организации состоит из большого количества различных действий, процессов и подпроцессов. И в зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности отдельные действия и процессы могут занимать в ней ведущее место. Некоторые процессы, осуществляемые в широком масштабе в одних организациях, в других могут либо отсутствовать, либо осуществляться в небольших размерах. И в зависимости от этого, а также от специфических задач и конкретной ситуации, сложившейся на определенных стадиях функционирования, формируются цели организации. Так, применительно к современному машиностроительному предприятию, как организации, можно было бы выделить следующие главные цели - научно-технические, производственные, экономические и социальные.

Формулирование этих целей позволяет выделить соответствующие крупные блоки управления. Главные цели служат основой для конкретизации целей следующих уровней, по которым организация структурируется более подробно. При этом цели подразделений внутри одной организации могут сильно различаться. Из-за этих различий в целях руководство должно прилагать усилия по их согласованию, координации.

Основным направляющим моментом при этом следует считать  приоритет общих целей организации. Цели подразделений должны составить конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других подразделений.

Система целей на сегодня  рассматривается в качестве одного из основных инструментов рационального построения структур с помощью различных методов, выработанных теорией и практикой управления.

Структура. Перед любой  организацией стоит задача формирования и развития структуры управления как средства целенаправленной координации  усилий всех элементов, образующих эту организацию. Структура управления должна устанавливать четкую взаимосвязь различных видов деятельности внутри организации, подчинив их достижению определенных целей. Конечным результатом организационной системы является повышение эффективности производства. Простая сумма машин, сырья и людей - это еще не организация. Предприятие может увеличить свою производительность, лишь улучшая способы комбинирования этих ресурсов. Каждая система должна быть структурирована для эффективного функционирования. Чтобы эффективно обеспечивать достижение установленных целей, необходимо понять структуру каждой выполняемой работы, всех подразделений и организации в целом.

В большинстве организаций  структура оформлена таким образом, что каждое подразделение и, в  свою очередь, каждый работник специализируется на определенных областях деятельности.

Рациональное разделение труда зависит как от абсолютного  объема выполняемых работ, так и  от необходимого уровня знаний отдельных  работников в разных областях деятельности, их квалификации. При разработке организационной  структуры одним из главных является вопрос о том, в какой степени следует осуществлять разделение труда, имея в виду преимущества специализации.

Внутри организации  выделяют горизонтальное и вертикальное разделение труда. Горизонтальное разделение труда производится с помощью дифференциации функций в организации и состоит из следующих элементов:

• охват управления, т.е. определяется число подчиненных, которые отчитываются перед соответствующими руководителями;
• функционализация организации, т.е. установление набора разнообразных задач, которые должны быть выполнены для достижения целей организации;
• разделение организации на структурные части - отделы, сектора, бюро, цех, участки и другие подразделения.

Поскольку работа в организации  делится на составляющие части, кто-то должен координировать, согласовывать деятельность всех частей системы посредством вертикального разделения труда, которое отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.

При этом важно учесть степень обособления функций  управления. Можно выделить следующие этапы обособления функций:

I. Объем управления  невелик. Например, в малых организациях  не имеется четко выделенной  группы управляющих. Типичный  пример - бригада, где бригадир выполняет управленческие обязанности как часть своей основной работы.

II. Объем управления  таков, что появляется руководитель, целиком занятый управленческой  деятельностью. Например, мастер  уже сам физически не работает, а только управляет работой других.

III. Объем управленческих  работ достигает такой величины, что появляется линейная иерархия, группой мастеров руководит управляющий мастерской.

IV. Сложность управленческой  деятельности становится такой,  что оказывается не под силу  одному человеку, и в управлении появляется разделение труда, его работники специализируются. В управлении выделяются плановики, учетчики и т.д.

V. Объем работ по  специальным функциям управления  такой большой и число работников, занятых специальными работами, так велико, что возникает потребность в иерархии внутри каждой специализированной группы работников. Внутри плановой службы появляются начальник, отделы и т.д.

VI. В ходе специализации  от некогда единого управления  обособилось так много специализированных  видов деятельности, что наконец появляется руководство. Это особый, отличный от любой специализированной работы вид деятельности, задачи которого состоят в том, чтобы синтезировать, объединять все выделившиеся функции, координировать их деятельность.

Объективная ограниченность возможностей любого руководителя делает важной иерархическую организацию. Руководитель может уменьшать свою рабочую нагрузку, делегируя на стоящий ниже уровень, однако одновременно возрастает нагрузка, имеющая характер контроля выполнения работ. Потребность в следующем уровне иерархии появляется при повышении объема работ по контролю над возможностями руководителя. Число лиц, подчиненных одному руководителю, обычно именуется "сферой контроля" или "сферой управления", или "масштаб управляемости", или "диапазон и сфера руководства".

Не существует общих  правил, которые можно было бы использовать для определения надлежащей "сферы управления" в каждой ситуации. Это зависит от различных обстоятельств - от способности руководителя налаживать связи с подчиненными ему сотрудниками, характера выполняемых функций, территориального расположения подразделений, квалификации и опыта служащих, форм контроля и координации, от характера настроя неформальных групп и др.

С ростом числа подчиненных  быстро растет число потенциальных связей. Если предполагается увеличить "сферу управления" какого-то руководителя, следует принимать во внимание потенциальные связи, которые могут установиться у него с подчиненными.

Решение о целесообразном числе уровней в иерархии организационного управления, о количестве подчиненных у каждого руководителя - один из центральных вопросов формирования структуры управления.

Характер организационной  деятельности обуславливает существование  различных вариаций в иерархических уровнях и структуре в целом. Объем и характер деятельности руководителей различаются в зависимости от того, стоят ли они во главе производственного предприятия, банка, вуза или НИИ. Различия в деятельности руководителей существуют и между подразделениями одной организации. Изменение организационной деятельности во времени также может отразиться на иерархии в сфере управления.

Хотя точных и удовлетворительных количественных показателей масштаба управляемости не найдено и, видимо, не существует идеальной сферы контроля.

Итак, в современных  крупных организациях, в которых  имеет место разделение деятельности как по горизонтали, так и по вертикали, появляется насущная необходимость в их координации для достижения целей организации, в том числе за счет построения структуры, т.е. логических взаимоотношений уровней управления и функциональных областей деятельности.

Задачи. Задача (или нормо-работа) - это предписанная работа, серия  работ или часть работы, которая  должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задачи предписываются должности, их выполнение обеспечивает достижение целей организации. Задачи организации бывают трех категорий: работа с людьми, предметами, информацией. Работа рабочего состоит из работы с предметами, в то время как мастер работает с людьми, а, допустим, бухгалтер имеет дело в основном с информацией. Характерными чертами работы являются повторяемость данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. С этой точки зрения, современная операция, выполняемая рабочим, носит монотонный, повторяющийся характер и требует затрат времени, исчисляемого секундами. В то же время работа управленца менее монотонна, носит все более творческий характер от низшего уровня к высшему и может требовать все больших затрат времени. Наконец, имеет место все большее дробление работы на составные части, происходит дальнейшее углубление специализации труда, приводящее к снижению затрат на производство и повышению прибыли.

Технология. В узком  смысле под технологией обычно понимают нечто, связанное с изобретениями, машинами. В широком смысле технология означает способ, который позволяет с помощью квалификационных навыков, оборудования, инструментов и соответствующих технических знаний преобразовывать исходные материалы в желаемый на выходе продукт.

В зарубежной литературе различают три крупных переворота в технологии: промышленную революцию, стандартизацию и механизацию, применение сборочных конвейеров.

В настоящее время  все больше говорят о революции, вызванной современной информационной технологией. Различие между ней и предыдущими технологиями состояло в том, что предыдущие технологии были преобразователями энергии, продолжением действий рук и мускулов работающего человека и считались его инструментом и помощником, тогда как современная информационная технология является продолжением работы мозга человека и его партнером или даже его руководителем. Поэтому современная информационная технология считается технологией управления. Там, где труд специализирован, сложилось грубое разделение труда между теми людьми, которые заняты выполнением заданий, непосредственно связанных с выпуском продукции предприятия, и теми, кто занят координацией и управлением (контролем) деятельности других.

Промышленная революция  коснулась людей, выполняющих задания  первой группы - фабрично-заводских рабочих, некоторых видов канцелярских работников. Управленческая группа, включая директоров и штатных специалистов, не испытывала особого влияния до тех пор, пока не появилась информационная технология. В наше время технология, появление компьютеров, прежде всего, оказало влияние на канцелярских работников.

Использование стандартных, взаимозаменяемых компонентов в  производстве стимулировало дальнейшее повышение специализации, открыв одновременно широкие возможности для применения неквалифицированного и малоквалифицированного труда. Именно стандартизация в сочетании с механизацией служит основой массового производства товаров и услуг.

Люди. Построение системы  управления производственной организацией - это, прежде всего налаживание взаимодействий и отношений людьми, выполняющими производственные и управленческие операции, необходимые для достижения поставленных перед организацией целей.

Специфика организации  как социальной системы состоит  в том, что на всех этапах процесса управления человек и его отношения в группе играют решающую роль. С одной стороны, процесс труда занимает центральное место при выполнении материально-производственных функций, что делает людей основным объектом управления, с другой - в деятельности руководящих работников, подготавливающих и принимающих решения, субъективно опосредствуются все реальные процессы производства и управления.

Все элементы системы  управления в производственных организациях приобретают специфическую, присущую лишь социальным системам форму реализации. Прежде всего, это касается формулирования целей. В социальных системах цели - это, прежде всего, отражение человеческих потребностей, которые, будучи осознанными, превращаются в интересы, а затем и в установки к действию. Эти потребности и интересы находятся в непрерывном развитии. Люди творчески относятся к формированию и удовлетворению своих потребностей, непрерывно сопоставляя их с потенциальными возможностями и тенденциями материального мира, а также с той макро- и микросредой, в которой они функционируют.