Лекции по "Теории организации"

Организации зарождаются, развиваются, добиваются успехов, ослабевают и, в  конце концов, прекращают свое существование. Естественно, что организация формируется  для осуществления какой-либо цели и ее задача просуществовать как  можно дольше во исполнение цели. Цели могут корректироваться в зависимости  от изменения внешней и внутренней среды, также как и сама организация.

Руководитель должен знать, на каком этапе развития находится  организация и насколько выбранный  стиль руководства соответствует  этому этапу. Один из вариантов деления  жизненного цикла организации на соответствующие этапы предусматривает (рис. 2):

этап предпринимательства. Организация находится в стадии становления. Цели еще нечеткие, творческий процесс протекает свободно. Продвижение  к следующему этапу требует обеспечения  ресурсами;

этап коллективности. Развиваются  инновационные процессы предыдущего  этапа. Формируется миссия. Коммуникации и структура в рамках организации  остаются в сущности неформальными;

этап формализации и управления. Структура стабилизируется, вводятся правила, определяющие процедуры. Упор делается на эффективность инноваций  и стабильность. Вырастает роль высшего  руководства, процесс принятия решений становится более взвешенным. Роли уточнены, и выбытие членов организации и вызывает серьезной опасности;

этап выработки структуры. Организация увеличивает выпуск своих продуктов и расширяет  рынок оказания услуг. Руководители выявляют новые возможности развития;

этап упадка. В результате  конкуренции, сокращающегося рынка  организация сталкивается с уменьшением  спроса на свою продукцию и услуги. Увеличивается потребность в  работниках, кто обладает наиболее ценными специальностями. 

Рис. 2. Жизненный цикл организации

Основой теории организации  является теория систем.

Система – это некоторая  целостность, состоящая из взаимосвязанных  частей, каждая из которых вносит вклад  в характеристики целого. Признаки системы: множество элементов, единство главной цели для всех элементов, наличие связей между ними, целостность  и единство элементов, структура  и иерархичность, относительная  самостоятельность, четко выраженное управление.

Уникальной характеристикой  при рассмотрении систем является внутреннее соотношение между частями. Каждая система характеризуется как  дифференциацией, так и интеграцией. Система делится на подсистемы.

Подсистема - это набор  элементов, представляющих автономную внутри системы область (например, экономическая, организационная, техническая подсистемы).

Свойства систем:

система стремится сохранить  свою структуру (это свойство основано на объективном законе организации- законе самосохранения);

система имеет потребность  в управлении;

в системе формируется  сложная зависимость от свойств, входящих в нее элементов и  подсистем (система может обладать свойствами не присущими ее элементам, и может не иметь свойств своих элементов).

Существуют закрытые и  открытые системы.

Закрытая система имеет  жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему.

Открытая система признает динамичное взаимодействие с окружающей средой, т.к. они зависимы от внешней  среды как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей.

Степень разграничения открытой и закрытой системы может быть различной, т.е. может быть переход  от одной системы к другой. Все  системы имеют вход, трансформационный  процесс и выход (рис. 3). 

 Рис. 3. Взаимосвязь организации  с внешней средой

. Организация должна реагировать  на изменения внешней среды.  Нельзя представить организацию  без границ, т.к. они показывают, где начинаются и заканчиваются  системы, и подсистемы постоянно  получают информацию от внешнего  окружения через обратную связь.  Это позволяет им корректировать  свои действия, принимать решения.  Границы могут быть физическими  и психологическими. Поскольку закрытая  система не получает энергию  и ресурсы из внешнего окружения,  она может со временем сокращаться.  В отличии от нее открытая система может реконструировать сама себя, поддерживать структуру, избегать ликвидации и даже вырасти, т.к. получает энергию из вне.

Классификация систем может  быть проведена по различным признакам, однако, основной является группировка  их в трех подсистемах: технической, биологической и социальной.

Техническая подсистема включает станки, оборудование, компьютеры и  т.д., имеющие инструкции для пользователя. Набор решений в технической  системе ограничен, и последствия  решений обычно предопределены. Профессионализм  специалиста, принимающего решения  в технической системе, определяет качество принятого и выполненного решения. Например, хороший программист  может эффективно использовать ресурсы  компьютера и создавать качественный программный продукт, а неквалифицированный  может испортить информационную и техническую базу компьютера.

Биологическая подсистема включает флору и фауну планеты, в том  числе относительно замкнутые биологические  подсистемы (например, муравейник, человеческий организм и др.). Эта подсистема обладает большим разнообразием функционирования, чем техническая. Набор решений  в биологической системе также  ограничен. Последствия решений  в биологических системах часто  оказываются непредсказуемыми (например, решения врача, связанные с методами и средствами лечения пациентов  и т.п.). Решения в таких подсистемах  предполагают разработку нескольких альтернативных вариантов решений и выбор лучшего из них по каким-либо признакам. Профессионализм специалиста определяется его способностью находить лучшее из решений.

Социальная (общественная) подсистема характеризуется наличием человека в совокупности взаимосвязанных  элементов (например, семья, производственный коллектив, неформальная организация  и т.п.). Набор решений в социальной подсистеме характеризуется большим  динамизмом как в количестве, так и в средствах и методах реализации. Это объясняется высоким темпом изменения сознания человека, а также нюансов в его реакциях на одинаковые и однотипные ситуации.

Перечисленные виды подсистем  обладают различным уровнем неопределенности (непредсказуемости) в результатах  реализации решений. Не случайно в мировой практике легче получить статус профессионала в технической подсистеме, значительно труднее – в биологической и чрезвычайно трудно – в социальной. Взаимодействие подсистем представлено на рис. 4

. 

 
                                                   Рис 4. Взаимодействие подсистем

Кроме основной, системы имеют  следующую классификацию:

искусственные  и естественные. Искусственные создаются человеком для реализации заданных программ или целей. Естественные создаются природой, человеком для реализации мирового существования.

детерминированные и стохастические. Детерминированные (предсказуемые) системы  функционируют по заранее заданным правилам, с заранее определенным результатом (например, обучение студентов, производство типовой продукции). Стохастические (вероятные) системы характеризуются  трудно предсказуемыми входными воздействиями  внешней или внутренней среды  и выходными результатами (например, предпринимательские фирмы, исследовательские  подразделения).

мягкие и жесткие. Мягкие системы характеризуются высокой чувствительностью к внешним воздействиям, а вследствие этого - слабой устойчивостью (например, система котировок ценных бумаг, новые организации). Жесткие системы - это обычно авторитарные, основанные на высоком профессионализме небольшой группы руководителей организации. Они обладают большой устойчивостью к внешним воздействиям и слабо реагируют на небольшие воздействия.

Кроме того, системы могут  быть простыми и сложными, активными  и пассивными. Каждая организация  должна обладать всеми признаками системы. Выпадение хотя бы одного из них  неизбежно приводит организацию  к ликвидации. Таким образом, системный  характер организации - это необходимое  условие ее деятельности.

С понятием системы связана  широта подхода при анализе и  синтезе различных организационных  образований. Речь идет о системном, комплексном и аспектном подходах. Системный подход требует учета  всех ключевых элементов (внутренних и  внешних), влияющих на принятие решений. Комплексный подход требует составления  приоритетов ключевых элементов  и учета наиболее важных элементов. Аспектный подход учитывает отдельные  ключевые элементы при анализе и  синтезе оргобразований.

В курсе теории организации  рассматриваются преимущественно  социальные системы, основным элементом  которых является человек.

К социальным системам относятся:

образовательные;

политические;

экономические;

медицинские;

правовые.

Наиболее распространены социально-экономические системы. Каждой из этих видов систем имеет приоритет  собственных целей. Так, для социально-экономических  организаций главная цель – получение  максимальной прибыли; для социально-образовательных  – достижение современного уровня знаний, а получение прибыли –  вторичная цель. Особенности социальных систем:

реализация потенциальных  возможностей и способностей человека;

формирование единства интересов  людей (личных, коллективных, общественных);

сложность, динамизм и высокий  уровень неопределенности.

В организации проходят объективные  и субъективные процессы. К объективным относятся циклические процессы спада-подъема в деятельности организации; процессы, связанные с действиями законов организации, например, синергии, композиции, пропорциональности.

К субъективным относятся процессы, связанные с принятием управленческих решений. В организациях имеются формальные и неформальные лидеры. Формальный лидер назначается вышестоящим руководством и наделяется для этого правами и обязанностями. Неформальный лидер - это член организации, признанный группой людей как профессионал (авторитет) или защитник в интересующих их вопросах. Вышестоящее руководство должно стремиться при назначении руководителя учитывать возможность совмещения в одном лице формального и неформального лидера. Основу организации составляет малая группа людей, которые выполняют однотипные или связанные между собой функции и расположены в территориальной близости.

Классификация организаций:

правительственные и неправительственные;

коммерческие и некоммерческие;

бюджетные и небюджетные;

общественные и хозяйственные;

формальные и неформальные.

Кроме того, различают организации  по:

отраслевые принадлежности (промышленные, сельскохозяйственные, транспортные и т.д.);

самостоятельности принятия решений (головные/материнские, дочерние и зависимые).

Статус правительственной  организации дается официальными органами власти. На них распространяются различные  привилегии, льготы и жесткие обязательства. Неправительственные – это все  другие организации, не имеющие такого статуса. Коммерческие организации  строят свою деятельность на получении  максимальной прибыли в интересах  учредителей, а для некоммерческих основная цель – удовлетворение общественных потребностей, при этом вся прибыль  идет на развитие организации. Бюджетные  организации строят свою деятельность исходя из выделенных государством средств, при этом они освобождаются от уплаты многих налогов, в том числе  НДС. Небюджетные организации сами изыскивают источники финансирования. Общественные организации строят свою деятельность на основе удовлетворения потребностей и интересов человека и общества во внешней среде. Формальные организации – это зарегистрированные в установленном порядке общества, товарищества и т.д., которые выступают как юридические или неюридические лица. Неформальные организации – это незарегистрированные в государственном органе организации. К ним относятся объединения людей, связанных личными интересами, общностью взглядов и не ведущие финансово-хозяйственную деятельность, направленную на получение прибыли. 

Хозяйственные организации  создаются для удовлетворения потребностей и интересов человека и общества во внешней для организации среде. Продукция хозяйственных организаций:

товары;

услуги;

информация;

знания.

К хозяйственным организациям относятся:

юридические лица всех форм (кроме общественных и религиозных  организаций);

неюридические лица всех форм, в том числе подразделения  организаций, организации на базе индивидуально  трудовой деятельности и т.д.

Хозяйственные организации  принято разделять на 4 группы: микро-, малые, средние и крупные. Критериями такого разделения могут служить  численность персонала, стоимость  имущественного комплекса, значение выпускаемой  продукции и доля занимаемого  рынка в соответствующем секторе.

Хозяйственные организации  классифицируются по следующим признакам:

по времени действия: бессрочные и временные;

по сезону активного действия: летние, зимние и т.д.;

по масштабу производства: единичное, серийное и массовое производство;

по специализации производства: специализированные и универсальные;

по номенклатуре выпуска  продукции: монономенклатурные и многономенклатурные;

по видам организаций  субъектов хозяйствования: коммерческие и некоммерческие организации.

Также существуют различные  формы организационных объединений.

При любой форме хозяйствования организации (предприятия) играют важную роль в экономике государства. С  макроэкономических позиций организации  служат основой для:

увеличения национального  дохода, валового внутреннего продукта, валового национального продукта;

возможности существования  всего государства и выполнения им своих функций.  

Это связано с тем, что  значительная часть государственного бюджета формируется за счет налогов  и сборов с организаций;

обеспечения обороноспособности государства;

простого и расширенного воспроизводства;

развития национальной науки  и ускорения НТП;

повышения материального  благосостояния всех слоев граждан страны;

развития медицины, образования  и культуры;

решения проблемы занятости;

решения многих других социальных проблем.  

Также осуществляется влияние  государства на деятельность любой  организации. С позиций государственного управления общество рассматривается в качестве сложной системы с множеством уровней иерархии. Каждый уровень является открытой системой, имеет вход и выход, зависит от внешней среды.

Государство как управляющая  структура выполняет ряд функций:

принятие нормативных  актов;

контроль и надзор за исполнением  установленных законов, правовых актов, выдача лицензий, регистрация актов;

правоприменительные функции (издание индивидуальных правовых актов; ведение реестров, регистров и  кадастров);

управление государственным  имуществом;

оказание государственных  услуг (имеющих исключительно общественную значимость).

Роль государства в  рыночной экономике: властная структура (разработка правовой основы предпринимательской  деятельности, контроль за соблюдением законодательства); механизм экономического регулирования, поддержки и стимулирования; собственник государственного имущества.

Государственная поддержка  предпринимательства может включать как прямое финансовое субсидирование, льготное кредитование и селективное  гарантирование кредитов, так и предоставление льгот по налогообложению, участие  государства в соучредительстве новых предприятий, формирование и регулирование рынка труда, предоставление выгодных государственных заказов.

Можно выделить следующие  направления для перестройки  организации:

переход от узкой специализации  к интеграции;

тенденция уменьшения жесткости  и иерархичности сложившихся  структур к расширению использования  организационной кооперации. Широко распространен принцип делегирования  оперативных полномочий на низшие уровни управления. На высшем уровне сосредотачиваются  функции интеграции деятельности, разработки общих стратегий, связи с внешними организациями и оценки предложений  низших уровней;

создание и эффективное  функционирование межотраслевых группировок  компаний, картели по обновлению подотраслей и целых отраслей промышленности при финансовой поддержке правительств. Преобразование фирм значительно облегчается и ускоряется с использованием проектных форм организации;

образование концернов, хозяйственных  ассоциаций, холдингов, консорциумов и  других интеграционных структур позволяет  формировать организационную систему  рыночной экономики, создавать действующую  альтернативу вертикально-командным  структурам;

обеспечение антимонопольной  направленности всех организационных  преобразований в управлении экономикой, в том числе предотвращение отраслевого  регионального монополизма. Необходимо создание малого предпринимательства, разукрупнение сложившихся высокомонополизированных фирм;

создание  хозрасчетных  внешнеторговых объединений, независимых  от ведомств;

развитие и поддержка  малого предпринимательства. Они способны активизировать структурную перестройку  экономики, предоставить широкую свободу  выбора и дополнительные рабочие  места, оперативно реагировать на изменения  потребностей спроса, расширять конкуренцию (например, за счет сдачи в аренду свободных производственных мощностей);

существование естественных монополий (добыча и транспортировка  газа, единые энергетические системы, системы коммуникаций и связи, транспортные системы и т.д.).

С позиции материалистической диалектики закон – это необходимое, существенное, повторяющееся отношение  между явлениями. Закон выражает объективные и реальные связи  между предметами, между свойствами, между свойствами внутри вещей. Законы могут носить всеобщий и частный  специфический характер; отражать строго количественные и качественные связи; относится к законам функционирования, сосуществующим в пространстве вещам  и законам развития, выражающим тенденцию  или порядок следования событий  во времени; законам динамическим, проявляющих  себя через однозначность причинно-следственных связей, и статическим, представляющих собой единство необходимых и  случайных событий. Указанная классификация  полностью отражает характер проявления законов организации. Близкой к  понятию закон является понятие  закономерность. Закономерность также  отражает причинно-следственные связи, однако, в законе они более устойчивы  и всеобщи.

Закономерность отражает правильность, последовательность в  явлениях, относящихся к определенному  месту и времени. Связи, обобщаемые в закономерности менее устойчивы, чем в законе и справедливы  лишь для данных условий развития конкретных явлений. Закономерность богаче закона конкретным содержанием. Общие  законы организации отражают как  количественные, так и качественные стороны организационных явлений  и процессов в их единстве и  служат внутренней мерой этих процессов, что является одним из условий  использования их в практике. Законы организации позволяют правильно  подойти к оценке и использованию  организационного опыта, его более  глубокому познанию.

Знание законов организации  позволяет создать и построить  такую организацию, которая будет  эффективно функционировать и развиваться, достигая целей, ради которых она была создана. Впервые общие законы организации были сформулированы основоположником организационной науки А.А. Богдановым (закон наименьших, пропорциональности, равновесия). Они легли в основу формирования общей теории систем.

Закон синергии заключается  в том, что сумма свойств организационного целого превышает арифметическую сумму  свойств, имеющихся у каждого  вошедшего в состав целого элементов  в отдельности. При этом под свойством  элемента понимается его состав параметров, их взаимосвязь, изменение во времени. Аристотель говорил: «Целое больше простой  суммы своих частей» (2 + 2 > 4), например, эффект получаемый при разделении и  кооперации труда. Однако, соединение может иметь как положительный эффект, так и отрицательный. Первое означает - организованность, второе - дезорганизованность. Синергическому эффекту способствует совершенствование организации производства и управления.           

 Закон наименьших –  суммарная устойчивость организации  по отношению к окружающей  среде есть сложный результат  частичных устойчивостей разных  частей этого комплекса по  отношению к направленным на  них воздействиям. Важно учесть, что система подвергается неравномерным  и неравным воздействиям в  разных своих частях. Т.е. структурная  устойчивость целого определяется  его наименьшей частичной устойчивостью. (Например, прочность цепи определяется, при прочих равных условиях, наименее  прочным звеном.)

Закон наименьших – суммарная  устойчивость организации по отношению  к окружающей среде есть сложный  результат частичных устойчивостей  разных частей этого комплекса по отношению к направленным на них  воздействиям. Важно учесть, что  система подвергается неравномерным  и неравным воздействиям в разных своих частях. Т.е. структурная устойчивость целого определяется его наименьшей частичной устойчивостью. (Например, прочность цепи определяется, при  прочих равных условиях, наименее прочным  звеном.)

Закон самосохранения гласит, что любая организационная система  стремится сохранить себя как  целостное образование и, следовательно, экономнее расходовать свой ресурс. Чтобы сохранить себя все системы  стремятся к равновесию. Функционирующая  организация может стремиться к  равновесию, например, в стабильности кадрового состава, поддержания  уровней запасов, финансов и т.д. На систему постоянно воздействуют внешняя среда, к этому добавляются  различные внутренние изменения, поэтому  сложно достичь на длительное время  состояния равновесия, это предел, к которому стремиться любая система. При этом равновесие может быть динамическим, если структура системы меняется и статическим, если структура со временем меняется. Системы стремятся  к устойчивости. А устойчивость - способность системы функционировать  в состояниях, близких к равновесию. Существует два вида устойчивости:

устойчивость первого  рода, называют, свойство системы вновь  возвращается в исходное состояние  после выхода и равновесие (статическое  равновесие);

устойчивость второго  рода, когда после выхода системы  из состояния равновесия, она приходит в колебания вблизи нового равновесного состояния - это динамическое равновесие.

Способность любой системы  сохранять устойчивость небезгранична. В конкретной борьбе гибнет множество  наиболее слабых или наименее целесообразно  организованных предприятий. Чтобы  сохранить устойчивость на одних  предприятиях идет сокращение непроизводственных работ и затрат и вводится строгий  режим экономии. Другие организации  пытаются адаптироваться под изменения  условий внешней и внутренней среды. При этом может происходить  как структурная адаптация (изменение  структуры), так и функциональная (изменения) в видах деятельности. Конкретными формами адаптации  являются рост и развитие. Однако, системы в своем росте не могут превышать критического размера. Основными препятствиями в развитии являются возникающие внутри организации конфликты.

Закон информированности-упорядоченности  утверждает, что в организованном целом не может быть больше порядка, чем информации. Упорядоченность  – характеристика системы, отражающая наличие определенным образом установленных  взаимосвязей. Достигнутый порядок  можно охарактеризовать с помощью  как количественных, так и качественных характеристик. Порядок можно считать  полным, если в нем нашли практическое воплощение три аспекта упорядоченности:

границы  системы, т.е. установлено, сколько и каких образующих единиц она включает;

переменные, которые характеризуют  элементы, образующие систему;

образ действия каждого элемента и системы их взаимодействия.

Большую роль для упорядочения системы имеет информация, которая  должна быть полной, своевременной  и достоверной. Количество информации в системе есть мера организованности системы. Положение любой системы, с точки зрения ее упорядоченности, можно определить между двумя  ее крайними точками, одна из которых  соответствует полному хаосу, другая - абсолютному порядку. Если учесть сложность экономических систем, то понятно, что для их нормального  функционирования необходимо непрестанное движение информационных потоков, как  в рамках самой системы, так и  в связи с другими системами  общества.

Закон единства анализа и  синтеза состоит в том, что  процессы разделения, специализации, дифференциации и т.п. с одной стороны, необходимо дополняются противоположными процессами соединения, кооперации, интеграции и  т.п. с другой. Анализ – это разделение единого целого на составные части. Цель анализа – возможно более  полное познание закономерностей функционирования изучаемой системы при существующей заданной структуре. Синтез – это  объединение в единое целое частей, свойств, отношений, выделенных посредством  анализа. Цель синтеза – спроектировать, построить такую структуру системы, при которой наилучшим образом  будут реализованы заданные ей функции. Анализ сосредотачивается на структуре, он показывает, как работают части  целого. Синтез акцентирует внимание на функциях, он объединяет, почему эти  части действуют именно так. Поэтому  анализ дает знание, а синтез – понимание.

Закон композиции отражает необходимость  согласования целей организации: они  должны быть направлены на поддержание  основной цели более общего характера. В целенаправленных системах имеются: проблемы определения общих целей; проблемы многих целей; проблемы согласования многих целей. Каждое подразделение  системы должно выполнять свою цель и вносить вклад в исполнение общих целей.

Закон пропорциональности отражает необходимость определенного соотношения  между частями целого, а также  их соразмерность, соответствие или  зависимость. Пропорции отражают объективно существующие связи и зависимости  между частями, элементами, называется диспропорцией. Диспропорции снижают  эффективность организации и  ведут к ее разрушению. Пропорции  должны соблюдаться, например, между  факторами производства; между субъектами и объектами управления, между  централизацией и децентрализацией.

Закон развития (онтогенеза) гласит, что материальная система  стремится достичь наибольшего  суммарного потенциала при прохождении  всех этапов жизненного цикла. Развитие организации описывается кривой жизненного цикла, характер и протяженность  которого определяются конкретными  условиями функционирования организации, ее особенностями приспособления к  возникающим изменениям и т.п. Эту  закономерность необходимо учитывать  при разработке стратегических и  тактических планов развития организации, совершенствовании ее структуры  и системы управления.

Развитие – это процесс  закономерного качественного изменения. Развитие свойственно любой открытой динамической системе. Различают две  формы развития: эволюционную и революционную. При эволюционной – развитие можно охарактеризовать как процесс постепенного, непрерывного количественного изменения, подготавливающий качественные изменения; революционная форма характеризуется скачкообразным переходом от одного качественного состояния к другому, от старого – к новому.

Выделяют прогрессивное  и регрессивное развитие. Прогрессивное  развитие – это переход от низшего к высшему, от менее совершенного к более совершенному. Регрессивное развитие – это деградация, понижение уровня знаний и отношений, переход от высшего к низшему, менее совершенному. Прогресс и регресс тесно связаны между собой и составляют диалектическое единство. Без регресса нет прогресса, и наоборот.

Закон социальной самоорганизации (специфический закон организации) – так как организация состоит  из людей, то со временем социальный фактор влияет на выделение неформальных организаций  внутри самой формальной организации.