Информационные технологии в туризме

Глава 3. Разработка по совершенствованию  организации и технологии предоставления услуг предприятия "ЖАРА"

 

3.1 Предложение автоматизации предприятия "ЖАРА" с внедрением программного комплекса "САМО-ТурАгент"

 

Важно оговорить очередность  внедрения проекта. Этапы автоматизации деятельности турфирмы можно отразить на рисунке:

 

Рис.3.1 Этапы автоматизации  деятельности турфирмы.

 

1. Процесс внедрения  автоматизированного программного  обеспечения начинается с момента  признания высшим менеджментом  роли информации и информационных  технологий в принятии решений  для осуществления туристскими  организациями своей финансово-хозяйственной деятельности.

Перед началом реализации проекта был проведён анализ компании "ЖАРА" и найдены ответы для вопросов связанных с внедрением программного комплекса:

1. оценён уровень фирмы,
2. объемы работы сотрудников,
3. количество компьютеров,
4. уровень компьютерной подготовки персонала,
5. степень готовности и желания менеджеров осваивать новые технологии.

2. Вторым основным  этапом процесса автоматизации  является поиск и анализ всей  существующей информации о программном  обеспечении, представленном на  российском рынке туристских информационных технологий.

3. Этап - планирование - начинается  с определения потребностей компании  в ресурсах, требующихся для внедрения  системы. Для этого необходимо  совершить ряд следующих действий:

а) Поиск и определение  источников финансирования программы. Ими могут быть собственные денежные ресурсы компании (прибыль, фондовые отчисления).

б) Анализ обеспеченности техническим оборудованием.

в) Выделение места  для работы (кабинета, рабочего стола  и т.д.).

Нельзя не сказать, что  деятельность "ЖАРА" зависит от сезона, то важно знать самые посещаемые месяцы года. Следовательно, реализацию проекта планируется начать заранее до этого периода, в это время планируется увеличения потока туристов. Разумеется, лучше всего это делать в межсезонье.

Сначала (на период ввода данных) можно приобрести ПО на 4 рабочие станции (под рабочими станциями понимается не число компьютеров, на которых установлено ПО, а число пользователей, имеющих возможность одновременно обращаться к серверу базы данных.), потому как другие пользователи (бухгалтерия, руководство:) не будут иметь базовых данных для работы. Далее расширение число пользователей по мере необходимости.

Заканчивается этап планированием  сроков и оценкой затрат, предстоящих  в ходе проекта, их распределением по статьям (составлением бюджета) и во времени. Основными затратами туристкой организации при внедрении автоматизированной системы бронирования являются следующие:

• затраты на техническое обеспечение проекта (выделение или приобретение специального оборудования, компьютеров, оргтехники);
• затраты на обучение персонала;
• затраты на подключение к системе, обслуживание, модернизацию;

4. Окончательное решение  по вопросу автоматизации принимается  после расчета показателей эффективности  внедрения информационной системы и оценки рисков, с которыми турфирма может столкнуться в ходе ее эксплуатации. При внедрении и эксплуатации "ЖАРА" придётся сталкиваться со следующими наиболее распространенными в этой среде рисками:

• технические - несовместимость программного обеспечения,
• возможность доступа к конфиденциальным сведениям посторонних лиц, потеря и порча информации;
• риск банкротства разработчика, обслуживающего систему, невыполнение им данных пользователю обязательств;
• риск долгой адаптации персонала к особенностям работы.

5. Подключение и установка,  эксплуатация

Установка описана в  руководстве пользователя и занимает не более 10 минут.

6. Контроль и анализ  опыта.

Эксплуатация программного комплекса в деятельности предприятия  и отслеживание изменений. Использовав данные анализа турпредприятия "ЖАРА" и описания этапов автоматизации сделаем выводы в виде таблицы 3.2

Табл.3.1

Этапы автоматизации  деятельности турфирмы "ЖАРА".

Этапы	Задачи на данном этапе
1. Осознание потребности	Проанализировав конкурентную позицию  турфирмы, стало ясным, что основной слабой позицией является отсутствие у фирмы программного комплекса. Его установка значительно повысит конкурентоспособность фирмы.
2. Поиск и оценка информации	Анализ всей существующей информации о программном обеспечении, представленном на российском рынке. Итог: приобретение прав пользования и распоряжения ПК "Само-ТурАгент
3. Планирование	Анализ обеспеченности техническим  оборудованием: оснащение турфирмы представлено достаточно хорошо для  внедрения ПК и не требует дополнительных затрат, допусти уровень компьютерной подготовки сотрудников. Внедрение принято начать в апреле (до начала сезона), сроком на 1 год, для 4 рабочих станций, обслуживание, которой производится разработчиком.
4. Принятие окончательного решения	Принимается после расчета показателей эффективности внедрения информационной системы.
5. Подключение, установка и эксплуатация	Заключение договоров, установка  программы.
6. Контроль и анализ опыта	Эксплуатации программного комплекса "САМО-ТурАгент"

 

Результаты внедрения:

Отдел обслуживания клиентов - повышение скорости работы с туристом, следовательно, уменьшение:

• времени поиска интересующего предложения,
• времени обработки заявки,
• времени выписки документов.

Автоматизация внутренних процессов деятельности отдела:

• Единая база данных, позволяющая консолидировать работу всех подразделений фирмы, содержит оперативно обновляемую информацию о турах, клиентах, заявках, партнерах и взаиморасчетах с ними.
• возможность печати всего пакета документов, которые выдаются клиенту и отсылаются партнерам.
• получение в базу продуктов от различных туроператоров,
• подборка оптимального варианта для конечного клиента из многих предложений,
• возможность напрямую сделать заказ в базе туроператора, а не посылать ему факсы, электронные письма, или "доставать" туроператора звонками о судьбе заявки.

Бухгалтерия и отдел  финансового учета - в любой момент времени можно:

• видеть реальное финансовое положение фирмы,
• отслеживать своевременность платежей клиентов,
• производить платежи партнерам точно и в срок.

Руководителю:

• Возможность оперативного контроля.

Стратегический контроль. Это, конечно, разнообразные статистические отчеты, позволяющие хотя бы в первом приближении провести несколько  маркетинговых исследований той  части рынка, на которой специализируется ваша фирма. Хорошо, если у вас есть настоящий маркетинговый отдел со штатом в несколько человек, бюджетом и т.п. А если нет? Имея статистику работы фирмы, разложенную по направлениям, отелям, агентствам, заездам, оплатам, менеджерам и отделам, уже можно сделать какие-то предварительные оценки на следующий сезон, и сделать вы это сможете сами или кто-то из ваших менеджеров. Для этого не нужен маркетинговый отдел, содержание которого для средней турфирмы, как правило, дорого.

 

 

3.2 Риски и преграды внедрения программного комплекса

 

1. Технические - несовместимость программного обеспечения.

Исходя из данных анализа  предприятия "ЖАРА" и требования ПК "Само-ТурАгент", эта преграда становится не актуальной.

2. Возможность доступа к конфиденциальным сведениям посторонних лиц, потеря и порча информации.

Каждый пользователь защищён индивидуальным именем пользователя и паролем.

3. Риск банкротства разработчика, обслуживающего систему, невыполнение им данных пользователю обязательств.

Компания "САМО-Софт" находится на рыке разработчиков ПО для туристских организаций лет и зарекомендовала себя как обязательный партнёр.

3. риск долгой адаптации  персонала к особенностям работы. Сложность внедрения и использования программного обеспечения.

К своим программным  продуктам компания "САМО-Софт" прилагает подробные руководства пользователя и обучающие ролики, предлагает своим клиентам сначала демо-версию своего продукта.

Кроме того, сотрудники туристической  компании всегда могут обратиться в  службу технической поддержки и задать свои вопросы и пройти обучение у разработчиков. Работа с программами для турфирм не требует специальных знаний языков программирования или структур баз данных: достаточно общего уровня компьютерной грамотности.

Приступив к автоматизации  компании в апреле будет достаточно времени для того, чтобы не торопясь освоить ПО, заполнить базу данных необходимой информацией, натренировать сотрудников оформлять заявки и документы. И начало летнего сезона уже встретить во всеоружии.

Руководством должны быть четко сформулированы и озвучены цели автоматизации. Это не сокращение персонала и уменьшение зарплаты. Это повышение "управляемости, технологичности" компании. Надо рассказывать, что именно будет автоматизировать система для каждого из сотрудников: кто-то не будет выписывать документы от руки, кто-то - рыться по каталогам, кто-то нажмет кнопку и получит отчет.

 

Рассмотрев наиболее частые препятствия, встающие на пути IT-инноваций, легко увидеть, что многие барьеры на самом деле - не более, чем иллюзии. Самый простой убедиться в этом лично: попробовать IT-решения в работе. Для этого не нужно тратить деньги: для начала можно попробовать демо-версию, чтобы оценить возможности системы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3 Характеристика программного  комплекса - "САМО-ТурАгент"

 

Используя опыт своих партнеров, компания "САМО-Софт" разработала принципиально новый программный продукт для автоматизации турагентств, получивший название "САМО-ТурАгент".

Программный комплекс для  автоматизации турфирмы - "САМО-ТурАгент", реализованный на самых современных средствах разработки, предусматривает автоматизацию всего цикла деятельности турагентства. Самое главное, чего удалось избежать разработчикам, - это трудоемкое и подчас ненужное турагентству заполнение множества классификаторов и справочников. Сотрудники турагентства могут приступить к ведению учета продаваемых туров в программе сразу же после ее инсталляции. Основное предназначение программы - внутриофисная автоматизация турфирмы: учет заказанных туристами туров, учет оплат (как со стороны клиентов и туроператоров, так и по внутренним платежам кассы), учет постоянных клиентов, выданных дисконтных карт, телефонных звонков с пожеланиями.

Основную операцию - оформление заявки клиента - теперь можно провести прямо в его присутствии, и  сразу же внести данные об оплате, распечатать договор, приходный кассовый ордер, путевку формы ТУР-1 и т.п. При этом все сведения сохраняются в общей базе данных, что позволяет получать списки, статистические отчеты, отслеживать платежи туристов турагентству и турагентства-туроператору.

Базовые возможности  программы:

1. Учет проданных туров с возможностью создания "сложных" туров (индивидуального, переездного). Эта функция будет особенно полезна региональным турагентствам. Здесь учли ситуацию, когда приходится создавать одну заявку на основе предложений нескольких туроператоров и т.п.
2. Печать необходимых документов на основе электронного документа "Заявка". Достаточно заполнить одну форму по клиенту, имеющую всю необходимую информацию для создания пакета документов: договор, путевку ТУР-1 (соответствует всем нормам современного законодательства), лист бронирования, счет и др.
3. Учет платежей по заявкам (приходных и расходных). Данная функция позволит быстро отследить количество и сроки неоплаченных заявок, состояние взаиморасчетов с партнерами-туроператорами и покупателями. Можно, наконец, мгновенно оценить финансовое состояние фирмы.
4. Ведение архива постоянных клиентов. Оценить удобство этой функции несложно: введя однажды все данные клиента при первом его обращении, сокращается время оформления каждой следующей заявки этого клиента.
5. Анализ получаемой информации с помощью эффективной системы отчетов. Можете ли Вы быстро ответить на вопросы: предложения какого из туроператоров принесли наибольший доход в этом сезоне? Можете ли рассчитывать на повышенную комиссию этого туроператора? Какие направления были самыми доходными в этом сезоне? А в прошлом? Кто из постоянных клиентов вправе рассчитывать на существенные скидки? В какие гостиницы (и какой категории) предпочитают размещаться клиенты? На эти и другие вопросы поможет быстро ответить всеобъемлющая система отчетов.
6. Анализ индивидуальной работы каждого сотрудника туристического агентства.
7. Управление доступом различных пользователей к режимам системы.
8. Он-лайн поиск и бронирование туров. Вы имеете возможность найти и забронировать предложения некоторых туроператоров-пользователей ПК САМО-Тур в режиме он-лайн, используя программу "САМО-ТурАгент". Автоматически данная заявка подтверждается у туроператора. Количество туроператоров в поисковой системе будет регулярно увеличиваться.