Разработка программы по автоматизации кадровой службы ОАО «Банк Москвы»

Проведя анализ деятельности ОАО «Банк Москвы», я выяснила, что для обеспечения эффективного управления на предприятии следует внедрить какие-либо программные средства, позволяющие автоматизировать работу кадровых служб. Исходя из данных таблицы 6,  видно, что на предприятии для учета кадров используется компонент системы «1С:Предпрятие» -  «1С:Расчет зарплаты и кадры». С помощью этого продукта возможен автоматический расчет заработной платы работников. Существенным недостатком данной системы является то, что она обладает недостаточным набором функций и имеет ограниченные возможности. Это порождает потребности предприятия в новых  технологиях, которые бы помогли решить проблему  учета кадров.

В данный момент  в банке работает 77 человек. Но, в соответствии с перспективой дальнейшего развития, банк планирует увеличить свой кадровый состав. Предполагается открытие новых дополнительных офисов, а также внесение изменений в кадровый состав основного офиса.

Но, как выяснилось,  кадровой политикой банка занимается только один работник. Это ведущий специалист по работе с персоналом. Он осуществляет различные функции, связанные с учетом кадрового состава, ведением личных дел, занимается оформлением различной кадровой  документации, обеспечивает составление отчетности и т.п.  Состав основных функций специалиста по работе с персоналом приведен в таблице 8.

Таблица 8 – Состав функций, выполняемых ведущим специалистом по работе с персоналом

В приложениях 4, 5, 6, 7, 8  приведены основные образцы документов, заполняемые  кадровым работником.

На основе функций работника, необходимо построить информационную модель предприятия, которая приведена в приложении 2.

Таким образом, для обеспечения эффективного ведения кадровой политики необходимо внедрить такие  программные средства, которые бы могли автоматизировать труд кадрового работника.

2. Разработка предложений по автоматизации управления предприятием

2.1 Выбор программного средства

Как показывает опыт успешных предприятий, оптимизация процесса кадрового менеджмента и повышение его качества способны напрямую влиять на рост эффективности деятельности предприятия в целом.

В качестве средств автоматизации деятельности кадровой службы, будут предложены три программных продукта. Это «Босс-кадровик», «Феникс» и «Система: КАДРЫ». Основные преимущества данных программ приведены в таблице 9.

Таблица 9 – Характеристика средств автоматизации, предлагаемых для внедрения

Рассмотрев основные характеристики данных программ, я сделала вывод, наиболее оптимальным вариантом для внедрения является программа «БОСС-Кадровик». Данная программа сильно  отличается от своих конкурентов, обладая наилучшими возможностями для  обеспечения эффективного управления предприятием. Ниже представлена более подробная характеристика основных возможностей программного продукта «БОСС-Кадровик».

2.2 Характеристика системы «БОСС-Кадровик»

Опыт более 500 отечественных компаний показывает, что система «БОСС-Кадровик» является одним из наиболее эффективных инструментов для оптимизации процессов управления человеческими ресурсами. Для автоматизации кадрового менеджмента компания АйТи предлагает тиражную полнофункциональную систему управления человеческими ресурсами «БОСС-Кадровик», которая является собственной разработкой АйТи и вот уже 10 лет удерживает лидирующие позиции на отечественном рынке HR-систем. Система «БОСС-Кадровик» поставляется заказчикам как готовое тиражное решение с типовыми настройками, благодаря чему система готова к эксплуатации сразу же после установки. Однако, как показывает практика, на каждом предприятии существуют свои особенности в кадровой политике. Для учета этих особенностей в системе «БОСС-Кадровик» предусмотрены обширные возможности по настройке параметров системы и их адаптации к реалиям конкретного предприятия. Компания АйТи предлагает удобную модель внедрения системы «БОСС-Кадровик», которая гарантирует успех проекта и получение быстрого экономического эффекта. Модель включает в себя: сопровождающий консалтинг, поэтапный ввод системы в эксплуатацию, контролируемый ход проекта внедрения, техническую поддержку и сопровождение системы, обучение персонала работе с системой. «БОСС-Кадровик» занимает устойчивые лидирующие позиции на отечественном рынке систем управления персоналом для крупных предприятий и холдинговых структур, а также динамично развивающихся компаний.

Система управления персоналом БОСС-Кадровик успешно используется в ведущих компаниях различных отраслей: в нефтегазовой промышленности, машиностроении, металлургии, пищевой, химической и нефтехимической промышленности, телекоммуникационной отрасли, торговле и в ресторанных сетях, банках, СМИ и др. Среди них: Корпорация «Инком», Славутский завод Будфарфор, PriceWaterhouseCoopers, торговый комплекс «Метроград», ЛУКОЙЛ, ТНК, ОАО «Вимм-Билль-Данн», Омский пивзавод ЗАО «Росар», Газета «Известия», ТД «Копейка», Спб Метрополитен, компания ICN Pharmaceuticals Inc и т.д. Автоматизированная система управления БОСС-Кадровик включает следующие модули: “Учет кадров”,  “Штатное расписание”, “Расчет заработной платы”, "Табельный учет", "Военно-учетный стол", “Персонифицированный учет”, “Администратор Кадровика”.

2.3 Основные модули системы

2.3.1 Модуль «Учет кадров»

Модуль «Учет кадров»  предназначен для ведения работы по учету кадров на предприятии. Он обеспечивает автоматизированное выполнение операций по приему, перемещению и увольнению сотрудников. Предоставляется возможность регистрации анкетных данных по каждому из сотрудников и учета всех событий, связанных с его служебной деятельностью (отпуск, больничный, поощрения и т.д.). Возможен также учет анкетных данных кандидатов при приеме на работу.

Важным и необходимым элементом работы с персоналом является подготовка и учет документов (приказов, распоряжений и пр.), которые в обязательном порядке должны сопровождать любые действия с персоналом. Модуль “Учет кадров” обеспечивает формирование таких документов и  их учет.

Модуль “Учет кадров” предназначен также для формирования различных отчетных документов по персоналу предприятия. Развитая система учета анкетных данных обеспечивает возможность получения разнообразных статистических данных.

Работа по учету персонала выполняется в отделе кадров. Модуль “Учет кадров” (как и любой программный модуль системы БОСС-Кадровик) является сетевым приложением, что подразумевает возможность его эксплуатации на нескольких рабочих станциях одновременно несколькими пользователями. Возможности по доступу к данным и выполнению отдельных операций конкретными исполнителями определяются на этапе настройки (см. “Администратор Кадровика”).

Взаимосвязь модуля «Учет кадров» с другими модулями системы:

Модуль “Учет кадров” взаимодействует главным образом с модулями, входящими в состав подсистемы управления персоналом. Для учета персонала используется организационная структура предприятия и его штатное расписание, созданные в модуле “Штатное расписание”.  В зависимости от настройки модуля “Штатное расписание” либо обеспечивается жесткий контроль превышения лимита штатной численности, либо допускается такая возможность (если того требуют особенности кадровой политики предприятия).

Модуль Учет кадров взаимодействует с модулем “Расчет заработной платы” через приказы по поощрениям, взысканиям и приказы по зарплате. В модуле “Учет кадров” можно устанавливать постоянные доплаты и текущие начисления работникам, которые при реализации приказа отражаются в модуле “Расчет заработной платы”.

Модуль “Учет кадров” взаимодействует с модулем “Военно-учетный стол”. Список военнообязанных сотрудников и специальные учетные данные, формируемые в модуле “Учет кадров” при приеме сотрудника на работу, используются при формировании учетных карточек военно-учетного стола. С другой стороны, в личных карточках модуля “Учет кадров” отображаются актуальные сведения о состоянии воинского учета каждого сотрудника.

Список сотрудников и учетные данные, формируемые в модуле “Учет кадров”, используются при формировании табеля и расчете заработной платы.

Модули подсистемы управления персоналом, кроме того, используют некоторые справочники, поддерживаемые в модуле “Учет кадров”.

Функциональные возможности модуля “Учет кадров” обеспечивают автоматизированное выполнение основных кадровых операций.

Функции учета персонала включают:

      Прием на работу             

      Назначение на должность

      Изменение окладов группе работников

      Увольнение с работы             

      Предоставление отпуска             

      Отзыв сотрудника из отпуска             

      Поощрение сотрудников             

      Наложение взысканий             

      Снятие взысканий             

      Оформление временного замещения должностей

      Временное совместительство             

      Откомандирование сотрудников

      Присвоение чина

      Зачисление в резерв на должность

      Проведение мероприятий

      Изменение ФИО сотрудника

      Работу в выходные и праздничные дни

      Ведение графика отпусков

Выполнение этих функций организовано таким образом, что при выполнении любой из них создается приказ или пункт приказа, регламентирующий выполнение данного действия. Текст приказа формируется автоматически. Приказ регистрируется и в дальнейшем пользователю предоставляется возможность работы с ним.

Функции работы с учетными данными - можно выделить три типа учетных данных: 

   Данные по работникам предприятия.

По каждому работнику предприятия может храниться следующая информация: фамилия, имя, отчество, сведения о рождении, проживании (адрес прописки и адрес реального местожительства), о документах (паспорт, загранпаспорт,  трудовая книжка, пенсионное удостоверение), о полученном образовании, о предыдущей работе или службе, о родственниках, трудовом стаже, воинском учете, знании иностранных языков и т.д., то есть данные из личной карточки. Регистрируются: история назначений и перемещений работника на должности, характер и размер оплаты, данные по больничным листам, отпускам, поощрениям и взысканиям, а также по командировкам. Доступ ко всем данным осуществляется по фамилии сотрудника и его табельному номеру. Если работник увольняется из организации, информация о нем продолжает храниться в системном архиве в течение неопределенно долгого времени и может быть удалена только администратором системы БОСС при наличии у него соответствующих полномочий.