Разработка программы по автоматизации кадровой службы ОАО «Банк Москвы»

   Данные по приказам.

Все приказы по отделу кадров регистрируются в системе. Имеется возможность формировать тексты приказов, редактировать (кроме уже подписанных) и печатать их, регистрировать их визирование и выполнение.
Функция выполнения приказов позволяет автоматически внести изменения в кадровый состав в соответствии с пунктами выполняемого приказа. Таким образом, поддерживается естественный цикл выполнения кадровых операций, включающий подготовку, подписание и выполнение приказа.

    Данные по событиям.

В модуле регистрируются события, связанные с производственной деятельностью работников (отпуска, больничные, командировки, поощрения, взыскания, замещения должностей). Просмотр этих данных возможен как в связи с конкретным работником, так и по списку работников.

Функции работы с учетными данными обеспечивают непосредственный доступ к данным по персоналу и по событиям, что позволяет вносить в них изменения без формирования приказов. Эту возможность целесообразно использовать при вводе исходных данных на начальном этапе использования системы. В остальных случаях для внесения изменений рекомендуется использовать специальные функции.

Функции формирования отчетных документов обеспечивают подготовку и печать документов, содержащих сведения по персоналу предприятия. По учетным данным предоставляется возможность формировать следующие документы:

             Справки по отдельным работникам предприятия

             Списки работников предприятия.
Предоставляется возможность формирования списков по подразделениям и произвольных списков работников. В последнем случае Вы можете задать форму и содержимое требуемого списка.

             Журналы, содержащие данные о событиях за указанный период (журнал командировок, больничных и пр.)

             Отчеты, содержащие данные по персоналу предприятия или выполнению отдельных операций (прием, увольнение) за указанный период.

             Анкеты застрахованных лиц.

В целом функциональные возможности модуля “Учет кадров” позволяют автоматизировать все основные операции, традиционно выполняемые Отделом кадров предприятия.

2.3.2  Модуль «Штатное расписание»

Модуль “Штатное расписание” предназначен для описания организационной структуры предприятия и ведения его штатного расписания. Организационная структура предприятия представляется в виде иерархически организованного набора подразделений. Для каждого из подразделений задается перечень штатных единиц с соответствующими атрибутами. Таким образом, создается система планирования и учета персонала на предприятии.

Важным и необходимым элементом работы по ведению штатного расписания является подготовка и учет документов (приказов, распоряжений и пр.), описывающих изменения структуры предприятия и его штатного расписания. Модуль “Штатное расписание” обеспечивает формирование таких документов при проведении соответствующих операций, их учет и ввод в действие.

Модуль “Штатное расписание” предназначен также для формирования отчетных документов по штатному расписанию предприятия.

Модуль “Штатное расписание” взаимодействует главным образом с модулями, входящими в состав системы управления персоналом. Организационная структура предприятия и его штатное расписание используются для учета персонала в модуле “Учет кадров”. В зависимости от настройки модуля “Штатное расписание” либо обеспечивается жесткий контроль превышения лимита штатной численности, либо допускается такая возможность (если того требуют особенности кадровой политики предприятия).  В свою очередь, в модуле “Штатное расписание” при описании подразделения для указания его руководителя и при контроле занятости вакансий используется учетные данные по персоналу, формируемые в модуле “Учет кадров”. Модуль “Штатное расписание” взаимодействует с модулем “Расчет заработной платы” через приказы по  зарплате. В модуле “Штатное расписание” можно устанавливать постоянные доплаты и текущие начисления работникам и/или штатным единицам, которые при реализации приказа отражаются в модуле “Расчет заработной платы”.

Функциональные возможности модуля “Штатное расписание” позволяют автоматизировать основные операции по ведению штатного расписания на предприятии. 

Функции, непосредственно связанные с формированием организационной структуры предприятия и ведением штатного расписания, включают:

      Создание новой штатной единицы

      Изменение атрибутов штатной единицы

      Разделение штатной единицы

      Объединение штатной единицы

      Изменение окладов группе штатных единиц

      Перевод штатной единицы в другое подразделение

      Выделение группы штатных единиц в подразделение

      Удаление штатной единицы

      Создание нового штатного подразделения

      Объединение подразделений

      Расформирование подразделения

      Ввод штатного расписания в действие

      Перемещение подразделения

      Выделение подразделения в Предприятие.

Реализация этих функций организована таким образом, что при выполнении любой из них создается приказ или пункт приказа, регламентирующий выполнение данного действия. Приказ регистрируется и в дальнейшем пользователю предоставляется возможность работы с ним.

Функции работы с учетными данными обеспечивают просмотр имеющихся и создание новых документов, формирование и редактирование текстов приказов, контроль их визирования. Функция выполнения приказов позволяет автоматически внести изменения в структуру предприятия или штатное расписание в соответствии с пунктами выполняемого приказа.

Таким образом, набор функций модуля поддерживает естественный цикл выполнения операций по ведению штатного расписания, включающий следующие этапы:

- описание операций по изменению штатного расписания;

- формирование текста и печать приказа;

- визирование приказа;

- исполнение приказа.

Модуль обеспечивает ввод в действие нового штатного расписания. При этом сохраняется вся предыстория должностей, т.к. они не удаляются, а лишь делаются недействующими с указанной даты. Штатное расписание ведется независимо по каждому из зарегистрированных пользователем предприятий. В каждый момент пользователь работает с учетными данными одного предприятия, выбранного при установке текущих параметров приложения.

Функции ведения справочников модуля позволяют пользователю создавать и поддерживать справочную базу в объеме, необходимом для работы конкретного предприятия.

Функции формирования отчетных документов обеспечивают подготовку и печать штатного расписания предприятия, штатно-должностной книги, списка вакансий по предприятию и других документов. Отчетные документы могут быть сформированы как по предприятию в целом, так и по отдельному подразделению.  

2.3.3 Модуль “Табельный учет”

Модуль “Табельный учет” предназначен для автоматизации ведения табельного учета рабочего времени непосредственно в подразделениях. По окончании расчетного периода (месяца) табель закрывается и может быть сформирован выходной документ о посещаемости рабочих мест. Данные табеля являются исходными для формирования начислений по основному виду оплаты работников. Модуль “Табельный учет” является сетевым приложением, что позволяет работать в нем с нескольких рабочих станций одновременно несколькими пользователями. Возможности по доступу к данным и выполнению определенных операций конкретными исполнителями определяются на этапе настройки.

Для настройки модуля “Табельный учет” используется организационная структура предприятия, созданная в модуле “Штатное расписание”. Информация о сотрудниках, для которых формируется табель, поступает из модуля “Учет кадров”. Вся информация о созданных и закрытых табелях работников поступает в качестве исходной информации для начислений по основному виду оплаты в модуль “Расчет заработной платы".

С помощью предлагаемого программного модуля решаются следующие задачи, относящиеся к ведению табелей:

                             Формирование табеля для группы работников за любой период времени.

                             Формирование табеля для одного работника за любой период времени.

                             Удаление табеля для группы работников за конкретный день.

                             Удаление табеля работника за любой период времени.

                             Закрытие табеля.

                             Архивирование табеля.

                             Формирование отчетного документа.

2.3.4 Модуль “Военно-учетный стол”

Модуль “Военно-учетный стол” предназначен для ведения работы военно-учетного стола предприятия. Он обеспечивает автоматизированное выполнение операций по воинскому учету на предприятии. Модуль предназначен также для формирования различных отчетных документов по воинскому учету. Модуль  (как и любой программный модуль БОСС-Кадровика) является сетевым приложением, что подразумевает возможность его эксплуатации на нескольких рабочих станциях одновременно несколькими пользователями. Возможности по доступу к данным и выполнению отдельных операций конкретными исполнителями определяются на этапе настройки (см. “Руководство по установке и администрированию”).Модуль “Военно-учетный стол” взаимодействует с модулем "Учет кадров". Список военнообязанных сотрудников и специальные учетные данные, формируемые в модуле “Учет кадров” при приеме сотрудника на работу, используются при формировании учетных карточек военно-учетного стола. С другой стороны, в личных карточках модуля "Учет кадров" отображаются актуальные сведения о состоянии воинского учета каждого сотрудника.

Функциональные возможности модуля “Военно-учетный стол” обеспечивают автоматизированное выполнение основных  операций по учету военнообязанных на предприятии:

   Постановка на воинский учет

   Ввод информации о присвоении очередного воинского звания

   Ввод информации о прохождении учебных сборов             

   Снятие с воинского учета

   Подготовка отчетов и форм для районных военных комиссариатов

В модуле предусмотрена возможность ведения специальных справочников, информация которых необходима для выполнения основных функций модуля.

2.3.5 Модуль “Персонифицированный учет”

Модуль “Персонифицированный учет” предназначен для учета и анализа персональной информации о сотрудниках и передачи ее в Государственный Пенсионный Фонд РФ, для учета стажей, влияющих на назначение пенсий. Он обеспечивает автоматизированное выполнение операций по внесению изменений в учет льготного стажа при массовых или единичных изменениях в льготных стажах.

Модуль “Персонифицированный учет” предназначен также для формирования отчетности для ПФ: формирования анкет застрахованных лиц, формирование отчетности по индивидуальным сведениям.

Модуль “Персонифицированный учет” является сетевым приложением, что позволяет работать в нем с нескольких рабочих станций одновременно несколькими пользователями.

Модуль “Персонифицированный учет” взаимодействует главным образом с модулями, входящими в состав подсистемы управления персоналом. Для персонифицированного учета используются данные из модуля “Учет кадров” и модуля “Расчет заработной платы”.

Функциональные возможности модуля “Персонифицированный учет” позволяют автоматизировать основные операции по ведению персонифицированного учета на предприятии.

Функции, непосредственно связанные с формированием персонифицированного учета включают:

      Ввод льготного стажа работнику;

      Приостановление исчисления льготного стажа на период;

      Остановка исчисления льготного стажа;

      Ввод стажа в “Накопитель стажа”;

      Подсчет фактически отработанного времени;

      Пересчет стажа по времени работы во временных условиях;

      Создание отчетности в ПФР.

Функции работы с учетными данными

Можно выделить два типа учетных данных:

      Данные по работникам предприятия - по каждому работнику хранится следующая информация: фамилия, имя, отчество, сведения о рождении, проживании, о документах (паспорт, загранпаспорт, трудовая книжка, пенсионное удостоверение).

      Данные по событиям - в модуле можно просмотреть информацию по событиям, связанную с производственной деятельностью работников (отпуска, больничные, командировки, прогулы, замещения должностей).

Функции формирования отчетных документов обеспечивают подготовку и печать документов, содержащие сведения о работниках предприятия для предоставления их в Пенсионный фонд.

2.3.6 Модуль «Расчет заработной платы»

Модуль «Расчет заработной платы» предназначен для  автоматизации процедуры расчета заработной платы предприятия, формирования  на основании проведенного расчета различных отчетных документов, автоматического формирования проводок, отражающих на бухгалтерских счетах предприятия затраты на оплату труда сотрудников.