Отчет по практике в ЗАО «Ростовгазоаппарат»

6. Организация внутренней проверки

1. Подготовка к проведению внутренних проверок.

1. Руководитель проверки за 10 дней до планируемого срока дает задание группе по аудиту в соответствии с годовым планом проведения внутреннего аудита.

2. Руководитель проверки за 10 дней до планового срока инструктирует специалистов, участвующих в проверке по порядку ее проведения.

3. Специалисты, получившие задание на проверку элемента системы менеджмента качества, изучают соответствующие разделы ГОСТ Р ИСО 9001-2008, сборники нормативно-методических документов, а также нормативные документы предприятия, описывающие элемент системы менеджмента качества, или конкретный документ, являющийся объектом проверки.

4. После изучения документов составляются перечни контрольных вопросов каждым специалистом в соответствии с полученным заданием, либо составляется единый перечень контрольных вопросов одним из специалистов по поручению руководителя группы.

5. Руководитель группы за семь дней до планового срока, в соответствии с планом внутренних проверок на текущий год, знакомит руководителя проверяемого подразделения с перечнем контрольных вопросов и согласовывает время проведения внутренней проверки.

6. После выполнения п.6.1.5 руководитель группы проверки поручает одному из представителей группы по- аудиту или каждому из них подготовить рабочий план внутренней проверки элементов системы качества (приложение Б) в соответствии с перечнем контрольных вопросов.

7. Руководитель группы за пять дней до проверки подразделения  согласовывает и, при необходимости, уточняет рабочий план с заместителем генерального директора по качеству.

8. Служба качества обеспечивает проверяющих специалистов государственными стандартами, типовыми вопросниками или программами проверок, организует для работников, задействованных в проверке, семинары, консультации и инструктажи, с целью освоения методики оценки элементов системы качества.

2. Проведение внутренней проверки.

1. Проверка элементов системы менеджмента качества проводится проверяющим в присутствии представителя подразделения или должностного лица, ответственного за реализацию элемента системы менеджмента качества.

2. Проверяющий специалист получает информацию по интересующему его вопросу (в соответствии с рабочим планом) методом опроса работников проверяемого подразделения.

1. При оценке системы менеджмента качества следует задавать четыре основных вопроса в отношении каждого оцениваемого процесса:

а) выявлен и определен ли соответствующим образом процесс?

б) распределена ли ответственность?

в) внедрены и поддерживаются ли в рабочем состоянии процедуры?

г) эффективен ли процесс в достижении требуемых результатов?

2. При этом проверяющий отмечает в своем  рабочем  блокноте должность, место работы (участок), фамилию работника, предоставившего данную информацию.

3. Проверяющий специалист сопоставляет полученную информацию с записями в рабочих документах подразделения либо подтверждает ее непосредственным наблюдением.

3. В процессе проверки элементов системы менеджмента качества, проверяющий специалист фиксирует все выявленные несоответствия в рабочем плане проверки элементов системы менеджмента качества (приложение Б), заготовленном ранее по п.6.1.7 настоящего стандарта.

4. По окончании проверки проверяющий знакомит руководителя подразделения с результатами аудита.

1. При этом, все несоответствия, выявленные проверяющим, должны быть подтверждены представителем проверяемого подразделения личной подписью в рабочем плане проверки элементов СМК во время проверки.

2. В случае отказа представителя подписать обнаруженный проверяющим специалистом факт несоответствия, последний делает запись «Представитель подразделения от подписи отказался».

3. В этом случае рабочий план представляется заместителю генерального директора по подчиненности для решения конфликта.

5. После заполнения всех граф рабочего плана его подписывают члены комиссии (проверяющие) и руководитель проверки.

6. Затем руководитель проверки утверждает рабочий план у заместителя генерального директора по качеству.

3. Оформление результатов внутренней проверки.

1. Руководитель проверки (или проверяющий специалист) оформляет отчет об итогах проверки по форме Приложения В на основании записей в рабочем плане в течение двух рабочих дней, следующих за проверкой.

2. Руководитель группы подписывает отчет, проставляет дату и утверждает у представителя руководства по СМК.

3. Служба качества обеспечивает копиями отчета руководителей проверяемых подразделений под роспись на обратной стороне первого экземпляра.

4. На основании предложений, отмеченных в отчете о результатах проверки, руководитель проверяемого подразделения, в течение 3-х рабочих дней после проверки составляет план мероприятий по устранению выявленных недостатков с указанием сроков исполнения и ответственных  исполнителей.

1. План мероприятий руководитель подразделения согласовывает с заместителем генерального директора по подчиненности, руководителями заинтересованных подразделений и утверждает у главного инженера или заместителя генерального директора по качеству.

2. Через 5 рабочих дней после проверки руководитель подразделения передает копию оформленного плана мероприятий в службу качества.

5. План мероприятий по устранению отмеченных несоответствий имеет силу распоряжения по предприятию и контролируется службой качества.

1. Сроки исполнения плана мероприятий при необходимости   контролируются начальником бюро СМК.

4. Результаты внутренних аудитов (проверок) используются для анализа результативности системы менеджмента качества (анализа корректирующих и предупреждающих действий согласно СТП 008 и СТП 009 соответственно), а также для внесения в План качества (при необходимости).

7. Верификация и валидация результатов внутренних проверок

1. При выполнении пунктов плана мероприятий (п.6.3.4 настоящего СТП) руководитель подразделения (или начальник бюро СМК) делает отметку о выполнении в графе 6 плана мероприятий за своей подписью.

2. Служба качества в рабочем порядке проверяет выполнение, о чем делает подтверждающую запись в своем экземпляре плана мероприятий.

3. Валидация результатов внутренних проверок проводится при повторных проверках.

4. Результаты внутренних аудитов рассматриваются на Днях качества подразделений с участием представителя службы качества и могут быть использованы для улучшения системы менеджмента качества.

5. Документация по внутренним аудитам хранится в службе качества и в подразделениях 3 года, после чего передается в Архив предприятия.

 

5.3 Анализ выполнения требований ИСО 9001-2008 по вопросу «Внутренний аудит» в ЗАО «Ростовгазоаппарат»

 

По вопросу «Внутренний аудит» в ЗАО «Ростовгазоаппарат» все требования ИСО 9001-2008 соблюдены. Разработана и применяется документированная процедура - стандарт (СТП 007) «Внутренние аудиты в СМК ЗАО «Ростовгазоаппарат». Организация проводит внутренние аудиты (проверки) по плану, утвержденному генеральным директором. Проверяются соблюдения требования стандартов, утвержденных в организации, результативность и рабочее состояние СМК.

 

 6. Управление документацией

6.1 Выписка  из стандарта ИСО 9001-2008 по вопросу «Управление документацией»

 

Документы системы менеджмента качества должны быть управляемыми. Записи, представляющие собой специальный вид документов, должны быть управляемыми.

Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:

1. официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до выпуска;

2. анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;

3. обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

4. обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

5. обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

6. обеспечение идентификации и управление рассылкой документов внешнего происхождения, определенных организацией как необходимые для планирования и функционирования системы менеджмента качества;

д) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

6.2 Основные  положения по вопросу «Управление  документацией» в ЗАО «Ростовгазоаппарат»

 

Предприятие применяет документированные процедуры для управления документацией (СТП 011), а также:

СТП 002 «Порядок разработки, согласования, утверждения, пересмотра и хранения Положений  о структурных подразделениях и должностных инструкций»,

СТП 004 «Порядок разработки и внедрения стандартов предприятия»,

СТП 005 «Порядок оформления организационно-распорядительной и справочно-информационной документации,

СТП 006 «Порядок разработки и оформления процессов системы менеджмента качества».

Все вышеперечисленные стандарты предприятия предусматривают:

а) проверку документов на адекватность до их выпуска;

б) анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов;

в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

е) обеспечение идентификации и управление рассылкой документов внешнего происхождения, определенных организацией как необходимые для планирования и функционирования системы менеджмента качества;

ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

Далее представлен Стандарт ЗАО «Ростовгазоаппарат» СТП 011 «Управление документацией».

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РОСТОВГАЗОАППАРАТ»

(ЗАО «РГА»)  СТП 011  /57