Управление дебиторской задолженностью

При определении политики продаж необходим предварительный  расчет и сопоставление дополнительных расходов от продаж в долг и расходов, связанных с риском неоплаты в установленный договором срок или превращения дебиторской задолженности в безнадежную к взысканию.

С установленной периодичностью специалисты компании должны анализировать  дебиторскую задолженность по персональному списку контрагентов, срокам образования и размерам; контролировать расчеты по отсроченной или просроченной задолженности, оценивать реальность наличия дебиторской задолженности; определять приемы и способы ускорения востребования долгов и уменьшения безнадежных долгов.

Анализ может включать оценку абсолютных и относительных  показателей состояния, структуры  и движения дебиторской задолженности. Для этого определяются доли конкретных дебиторов, а также каждого вида дебиторской задолженности (краткосрочной, долгосрочной) в общей совокупности долгов, рассматривается динамика изменений каждой составляющей, темп роста остатка и т.п.

Увеличение доли долгосрочной дебиторской задолженности в  динамике может привести к снижению уровня платежеспособности организации, уменьшению ликвидности активов.

Превышение темпов роста  дебиторской задолженности над  темпом увеличения выручки от продаж свидетельствует о снижении уровня управления дебиторской задолженностью, о "замораживании" части выручки, необходимой для финансирования текущей деятельности.

Анализ динамики просроченной дебиторской задолженности по торговым операциям позволяет определить ненадежных контрагентов, сократить  им объем кредитных отгрузок либо работать с ними на условиях полной предоплаты или коммерческого кредитования.

Важна оперативная информация о текущей задолженности, включая  период просроченной задолженности, история  отношений с клиентом, объем и  регулярность осуществляемых им закупок, его доля в структуре доходов  и валовой прибыли, количество нарушений условий оплаты в прошлые периоды.

И, наконец, производится расчет реальной дебиторской задолженности  с учетом темпов инфляции и обесценения  за время просрочки платежа, периода  взыскания, рассчитываются потери от невзыскания  и списания.

Результаты анализа дебиторской задолженности должны учитываться при планировании дальнейшей деятельности предприятия.

Для анализа ДЗ рекомендуется  создать определенные отчеты в 1С  или просто проводить анализ массивов должников в Exsel. Основные параметры: дата заключения, дата оплаты, сумма договоров, категория клиента и.т.д.

2 Выбор ответственных лиц (отдел) за работу с ДЗ в рамках компании.

На данном этапе основное внимание уделяется вопросам выбора организационной структуры в  организации для работы с ДЗ:

А) Описываются «+» и «-» работы различных ответственных лиц.

• Бухгалтерия  
• Юридическая служба  
• Сотрудники (линейные руководители, менеджеры по продажам, менеджеры проектов, специалисты по внедрению, консультанты и т.д.)  
• Коллекторская группа

Б) Рассматривается вопрос мотивации к действию.

В) Вопрос «единого» центра контроля за работу с ДЗ

В настоящее время  наиболее распространенным вариантом  развития событий является поручение  данной работы своему сотруднику, а  при больших объемах взыскания  – целой службе (как правило, юридической, финансовой или службе безопасности).

Безусловно, первое, с  чем сталкиваются подобные службы –  это необходимость их специального позиционирования в системе организации  предприятия. Практика показывает, что  разброс функций по отдельным  подразделениям одной организации чреват тем, что большая часть времени уходит на выяснение отношений между отделами и разделение компетенции, обусловленное банальным желанием не выполнять неблагодарную работу при сохранении прежнего твердого оклада, который выплачивался за выполнение гораздо более «комфортных» функций.

Организация специальной  службы по работе с дебиторской задолженностью может быть сопряжена для субъекта хозяйствования с проблемами определения  наименования должностей сотрудников  данного отдела – справочник должностей и служащих не содержит должности, наименование которой в полной мере бы отражала сферу деятельности сотрудников. Конечно, это не самая большая проблема в организации подобной службы, тем не менее, и она имеет место.

Создание отдельного структурного подразделения в данном случае позволит устранить возможные конфликты между отдельными службами и обеспечить более скоординированную работу в сфере работы с потоковой дебиторской задолженностью.

3 Выстраивание работы с ДЗ в рамках компании.

На  данном этапе основное внимание уделяется вопросам перехода от вопросов принятия решения о том, кто работает с ДЗ к тому, как будет происходить работа на уровне организации, механизмы, правила взаимодействия, методы регулирования и контроля:

А) Проектирование организационной структуры отдела

Б) Создание бизнес-процессов, политик и процедур по управлению ДЗ

В) Формирование системы  сбалансированных показателей деятельности подразделения (KPI - Ключевые показатели эффективности)

Г)  Разработка схем мотивации на базе KPI, создание должностных инструкций, обучение сотрудников, ответственных за работу с ДЗ.

Д)  создание системы контроля и внутренней управленческой  отчетности в CRM (Система управления взаимоотношениями с клиентами) для анализа финансового положения и оценки эффективности работы специалистов:

- Выбор показателей  эффективности для анализа работы  с ДЗ ответственных сотрудников:

- «результативность звонков»,

-  количество звонков, встреч, написанных писем, оплаченных счетов,

-  взаимозачеты авансов и ДЗ клиентов,

-   «списанная» ДЗ;

- Контроль величины  и структуры ДЗ за период:

- рост ДЗ в суммах  и количестве клиентов;

- Выполнение показателей  эффективности работы с ДЗ.

Идеальным вариантом  является ситуация, когда контроль за работой сотрудников-коллекторов и показателями ДЗ можно осуществлять в автоматическом режиме при помощи отчетов в CRM системах.

4 Методы работы с ДЗ.

Данный этап является основным, так как происходит  непосредственное создание прикладных методов работы с ДЗ, а именно действиями, которые приводят к возврату задолженности, что и является основной целью:

А) Звонки клиентам (подготовка к звонку клиенту, выбор времени  звонка)  
Б) Написание писем: 

-  перечень документов для клиента, 

-  для подтверждения ДЗ, 

-  взаимодействие с бухгалтерией компании для подготовки документов клиенту

В)  Встречи с клиентами  
Г) Ведение переговоров: 

- общие правила, 

- определение ответственного  лица у клиента за оплату  задолженности, 

- варианты договоренностей  с клиентом при невозможности  немедленной оплаты с его стороны,

-  варианты действий при отказе клиента платить,

- определение периодичности  звонков  
Д) Фиксирование информации о работе с ДЗ (CRM/автоматизация процесса сбора и фиксирования информации)

Если долг не погашен  в срок, есть всего два способа его вернуть: договориться с должником о добровольном возврате или взыскать его в принудительном порядке.

Преимущества досудебного  урегулирования долга - это отсутствие дополнительных издержек, связанных  с обращением в суд, и взаимовыгодное разрешение потенциально конфликтной ситуации без ущерба для деловой репутации и взаимоотношений партнеров.

С должниками следует  постоянно поддерживать контакт:

- высылать напоминания  о приближении сроков погашения  задолженности (по обычной или  электронной почте),

- вести телефонные  переговоры

-  личные встречи с руководством должника,

- предъявлять претензии.

К финансовым способам воздействия  на дебиторов, допустивших просрочку  платежа, относятся:

-  применение штрафных санкций,

-  предложения о проведении взаимозачетов,

-  реструктуризации долга,

-  продажа задолженности,

- инициация процедуры  банкротства и др.

Выбор того или иного  метода зависит от:

-  особенностей должника,

- суммы задолженности,

- количества дней просрочки,

готовности должника к погашению долга и других факторов.

 

На первоначальном этапе  возникновения задолженности принимаются  попытки возможной её реструктуризации и создания реальных условий надлежащего  исполнения обязательства – составление  специальных графиков погашения  задолженности в случае резкого ухудшения финансового состояния добросовестного должника и т.д.

Любая организация, имеющая  необходимость взыскание большого количества дебиторской задолженности  рано или поздно станет перед выбором  каким путем ей пойти для того, чтобы вернуть вложенные средства.

Несмотря на различие типов долговых ситуаций, можно выделить общие особенности:

- обеспечение баланса  между конвейерностью взыскания  и разработкой уникальных программ  действий для сложных случаев;

- использование инновационных  методов взыскания;

- эффективное применение  уголовного преследования должников,  в том числе и по редким  составам (ст. 177, 315 УК РФ и др.), за счет информационной и научно-консультационной  поддержки;

Обеспечение баланса  между конвейерностью взыскания  и разработкой уникальных программ действий для сложных случаев особо важно при взыскании большого объема задолженности (более 300 - 500 ежемесячно).

При этом важно, чтобы  присутствовала централизация деятельности по взысканию долгов, то есть общее  руководство, и сотрудники занимались бы только взысканием долгов, а не совмещали эту работу с выполнением других задач, так как иначе у них всегда будет возможность оправдать низкую эффективность своего труда необходимостью делать что-то другое.

Повышение эффективности  работы по взысканию задолженности возможно при введении в эту схему разделения труда элемента, ответственного за подготовку материалов для PR-сопровождения взыскания: проектов уведомлений, обращений, пресс-релизов и статей. Опыт показывает, что именно PR-сопровождение взыскания для многих крупных покупателей (дебиторов) является решающим фактором для принятия решения о погашении долга. Репутационное воздействие может подготавливаться на базе взаимодействия обычных коллекторских отделов с PR-подразделением, обязанности которого расширяются, либо навыкам организации PR.

Дебиторскую задолженность  продают при острой потребности  в денежных средствах. Ее покупают предприятия, которые являются должниками дебитора. Приобретая дебиторскую задолженность  с дисконтной скидкой, они предъявляют ее должнику к погашению по полной стоимости. Купить долг может также компания, которая входит в ту же финансовую группу, что и должник, и заинтересована в скупке всех долгов организаций холдинга. Кроме того, перепродать долг можно лицу, заинтересованному в обладании правами требования именно к этому должнику. Например, так бывает, когда дебитор находится на стадии банкротства (или его "подводят" к банкротству) и среди кредиторов идет борьба за максимальное количество голосов на собрании кредиторов.

При исчерпании всех разумных мер кредитор может взыскать долг через суд. Обычно обращение в  суд ведет к разрыву партнерских  отношений, но также может послужить  началом конструктивного диалога  с должником. В дальнейшем новые  должники, зная о том, что долговые споры поставщик всегда решает через суд, стараются не допускать просрочки погашения задолженности.

Обращаются в суд  в следующих ситуациях:

- должник не признает  долг или имеет встречные претензии  к кредитору;

- должник признает  долг, не имеет претензий к кредитору, обладает активами, достаточными для погашения обязательства, но не желает платить или требует от кредитора льготных условий поставок;

- дебитор находится  в предбанкротном состоянии.

В последнем случае наличие  исполнительного листа позволяет в случае банкротства попасть во вторую очередь требований, что, как правило, существенно повышает шансы кредитора на погашение долга.

До обращения в суд  кредитору важно оценить:

- законность своих  требований,

- надежность доказательной  документальной базы,

- наличие у должника  имущества или денежных средств,  которые обеспечат реальную возможность  исполнения положительного для  кредитора судебного решения.

Методика работы с  должниками - юридическими лицами:

Коллектор – сотрудник  компании, ответственный  за сбор задолженности.

Источники  информации по компании, сотрудникам, владельцам:

а)  Внутренние ресурсы системы:  

- база данных о ранее  проверявшихся объектах, результатах  их проверки и дальнейшего  взаимодействия;

- база данных об  объектах, по которым имеется информация о нецелесообразности установления с ними деловых отношений (стоп-лист) и т.п.;