Организация и совершенствование приемки товаров по количеству и качеству на предприятиях торговли

Товарные накладные по унифицированной форме №ТОРГ12 составляется поставщиком и является приходным документом в Белохолуницком райпо при поступлении товаров. Документом, сопровождающим поступление на склад крупной партии товара автомобильным транспортом, является «Товарно-транспортная накладная» по форме № 1-Т (торговля). Товарно-транспортная накладная показана в Приложении С. Преимущественно по товарно-транспортной накладной поступают виноводочные изделия. В товарно-транспортной накладной выделяется транспортный раздел, в котором указаны сведения о грузе. Транспортный раздел приведен в Приложении Т.

Первичные документы по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в Белохолуницком райпо при завершении ревизии хранятся три года.

Если товар приходит на склад в возвратной таре поставщика, на нее выписывается накладная. На тару не выставляется счет на оплату, так как она возвращается поставщику.

Для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, применяются «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (форма №ТОРГ-2). Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей приведен в Приложении У. Акт о некачественной поставке товара показан в Приложении Ф.  

Для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора применяется «Акт о приемке товаров» (форма №ТОРГ-1), составляемый членами приемной комиссии, уполномоченными руководителем организации. Приемка товаров производится по фактическому наличию. Акт о приемке товаров приведен в Приложении Х. Акт по форме №ТОРГ-1 составляют, когда:

а) расхождений с документами поставщика нет, но оформление акта предусмотрено графиком документооборота организации;

б) обнаружены расхождения с документами продавца, но товар поступил без предварительной оплаты или после аванса, который не превышает стоимости фактически поступившей продукции.

Акты приемки продукции по количеству регистрируются и хранятся в Белохолуницком райпо.

В Белохолуницком райпо используется практика возврата некачественной продукции, оформляется либо актом приемки, но чаще отметкой в накладной поставщика. Поставщик, согласившись с возвратом товара, выписывает товарную накладную, в которой указывает себя плательщиком. Таким образом, из счета-фактуры уменьшают сумму к оплате.

При приемке товара обязательно наличие сертификатов соответствия на закупаемый товар или его заверенной копии, подтверждающими качество и безопасность продукции для здоровья и жизни потребителя. Удостоверение качества и безопасности продукции показаны в Приложениях Ц и Ш.

На мясо, мясопродукты (кроме колбас, топленых жиров и консервов) всех видов животных, яйца, яичную продукцию, молоко и молочные продукты (за исключением готовой продукции молочных заводов) должно быть, кроме сертификата Государственной отраслевой инспекции по качеству или удостоверения о качестве, выданного отправителем, датированного днем погрузки, ветеринарное свидетельство, выданное Государственной транспортной ветеринарно-санитарной инспекцией. Эти документы прикладывают к товарной накладной. В документе о качестве указывают: наименование, качественное состояние, транспортабельность груза (в сутках): для охлажденных и мороженых грузов – температуру при погрузке (для мяса охлажденного и остывшего, кроме того, дату убоя), режим перевозки (с охлаждением, отоплением), вид транспортных средств (крытые вагоны, вагоны-ледники) и другие данные, обеспечивающие сохранность груза в пути, например, влажность (caхаpa, соли), засоренность вредителями (муки, крупы). Декларация о соответствии приведена в Приложении Щ. Санитарно-эпидемиологическое заключение показано в Приложении Э. Акт государственного карантинного фитосанитарного контроля представлен в Приложении Ю. Удостоверение о государственной гигиенической регистрации приведено в Приложении Я.

Ветеринарное свидетельство действительно пять суток со дня выдачи его в пункте отправления. При утере его в пути, а также при следовании груза более пяти суток составляется акт общей формы, прилагаемый к накладной. Выдача груза в этом случае в пункте назначения производится только после согласования с транспортным Госветнадзором. Ветеринарное свидетельство показано в Приложениях 1 и 2. Карантинный сертификат приведен в Приложении 3. Сертификат качества представлен в Приложении 4. Справка к товарно-транспортной накладной на спирт приведена в Приложении 5. Удостоверение о качестве муки показано в Приложении 6.

При доставке поставщиком продукции в таре на склад, кроме проверки веса брутто и количества мест, кладовщик вскрывает тару и проверяет вес нетто и количества товарных единиц в каждом месте.

Осуществляя приемку на складе Белохолуницкого райпо, диспетчер заверяет товаросопроводительный документ штампом Белохолуницкого райпо и подписью кладовщика, в этом случае не требуется доверенность. Если приемка осуществляется на складе поставщика, то получение товара осуществляется материально-ответственным лицом – товароведом по доверенности формы № М-2, которая подтверждает право материально-ответственного лица на получение товара. Товароведу выдается накладная на вывоз продукции. Должностная инструкция товароведа приведена в Приложении 7.

Доверенность подлежит учету как бланк строгой отчетности. Форма № М-2 учитывается по корешку доверенности, который хранится в бухгалтерии с отметкой о получении и использовании доверенности. Доверенность приведена в Приложении 8. Доверенность содержит следующие реквизиты:

а) номер и дата выдачи;

б) срок действия (срок определяется возможностями получения и вывоза товара);

в) наименования и адреса плательщика и потребителя (получателя доверенности), а также банковские реквизиты плательщика; кроме того, указывается наименование поставщика: должность, фамилия, имя, отчество, сведения о паспорте материально ответственного лица, на имя которого выдается доверенность;

г) номер и дата документа, являющегося основанием для отпуска товаров.

Приводятся также наименование и краткое описание товаров, подлежащих получению, с указанием единиц измерения и количества (прописью).

Подпись получателя в доверенности удостоверяется руководителем торгового предприятия и главным бухгалтером и заверяется круглой печатью предприятия.

После получения товара в бухгалтерию предприятия представляются документы, подтверждающие совершение торговой операции, и в книге учета доверенностей проставляются номер и дата сопроводительных документов.

Приемка товаров по количеству и качеству предусматривает проверку соответствия фактического наличия товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке по качеству и комплектности – требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре. Учет первичных документов по приходу товаров ведется диспетчером в Журнале поступления товаров, который содержит название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах.

Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику различны, оговариваются в договоре поставки.

Оформление и учет реализации товаров в организации зависит от способа расчета за приобретаемый товар. Товары в Белохолуницком райпо реализуются как за наличный расчет, так и по безналичному расчету. Бухгалтера проводят акты сверки расчетов. Акт сверки взаимных расчетов приведен в Приложении 9.

Накладная выписывается в 4-х экземплярах, первые два остаются у поставщика (на складе и в бухгалтерии), оставшиеся два передаются райпо (в бухгалтерию и материально-ответственному лицу). Накладная заверяется печатями поставщика и получателя и подписями материально-ответственных лиц (один отпустил товар, другой – принял).

Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации-покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах.

В Белохолуницком райпо по каждому поставщику имеется договор. Необходимость в договоре поставки возникает, когда между поставщиком и покупателем устанавливаются длительные хозяйственные связи. Договор вначале заверяется юристом райпо, а затем подписывается руководителем. Если Белохолуницкое райпо не соглашается с отдельными пунктами договора или с предложениями по ассортименту, тогда в 10-дневный срок подписывается договор и спецификация и составляется протокол разногласий, о чем делается отметка в обоих экземплярах договора и спецификации перед подписью («Подписан с протоколом разногласий»). Поставщику направляется по одному экземпляру договора и спецификации и по два протокола разногласий. Договор поставки приведен в Приложениях 10 и 11.

Срок подписания и отсылки договора имеет большое значение, поэтому регистрируются все договоры, их даты поступления и спецификации, сохраняются конверты, в которых они поступили, квитанции на отсылку их поставщику заказным письмом или расписку о вручении. Эти документы хранятся в деле договора у бухгалтера.

Прайс-листы поставщиков хранятся у директора базы. По ним делаются заявки на товары. Прайс-лист приведены в Приложениях 12 и 13.

После завершения приемки товаров каждому из них отводится определенное место на складе. При выборе места хранения товара учитываются количество и частота поступления товаров.

Рассмотрим приемку молочных товаров на склад Белохолуницкого райпо по количеству и качеству.

При поступлении молочной продукции на склад Белохолуницкого райпо определяется качество товаров с помощью органолептических, физико-химических показателей от каждой партии продукции.

При обнаружении посторонних веществ, плесени в молочных продуктах в транспортной таре партия товара приемке не подлежит.

Во-первых, товароведом и кладовщиком осматривается тара, в которой везут молочную продукцию. По органолептическим показателям качества молока определяют по внешнему виду, вкусу и запаху, консистенции, жирности. Молоко должно иметь однородную консистенцию, без осадка, молоко топленое и повышенной жирности – без отстоя сливок. Цвет – белый со слегка желтоватым оттенком; у топленого – с кремовым оттенком; для нежирного – со слегка синеватым оттенком. Вкус и запах – чистые, без посторонних привкусов и запахов. В продажу не допускается молоко со следующими дефектами: выраженный вкус пастеризации, привкус и запах дыма, кормовые и металлические привкусы, кислый вкус.

Физико-химические показатели молочной продукции проверяются по данным сопроводительных документов.

Вместе с поставкой молочной продукции поставщики предоставляют сертификаты соответствия на товар, а также накладные, удостоверения качества. Сертификат соответствия на коктейль молочный приведен в Приложении 14. сертификат соответствия на ряженку показан в Приложении 15. Сертификат соответствия на сметану представлен в Приложении 16.

По товарной накладной можно увидеть наименование товара, номер сертификата соответствия, срок его действия, удостоверение качества и безопасности, время и дата производства, срок годности, условия хранения – температура и влажность. Товарная накладная на молочную продукцию приведена в Приложении 17.

Партия молочной продукции поступила 11 января 2010 года. Сроки сертификатов соответствия не истекли, наименование, характеристика, сорт товара соответствуют упаковке продукта, время и дата производства, жирность товара соответствует указанным на упаковке, срок годности соответствуют указанным на упаковке товара. Кефир, молоко 4%; 2,7%;3,5%;5%, биопростакваша, ряженка годны в течение 7 дней; коктейль молочный с какао 1,5%, сливки 10%, кефир с ароматом малины 2,7%, ацидофилин 2,7%, сметана 18%, масса творожная 15% годны в течение 5 дней; йогурт 2,5%; 4% годны в течение 10 дней; сметана 18% 250г годна в течение 14 дней; творог 8% 250 г годен в течение 4 дней; сырки творожные 8% годны в течение 3 дней. Условия хранения соответствуют температуре 2-6 С0 и влажности 0%.

Все товары отвечают «Гигиеническим требованиям к качеству и безопасности продовольственных и пищевых продуктов», имеет сертификаты и соответствует органолептическим и физико-химическим показателям.

Условия и сроки хранения товаров на складах Белохолуницкого райпо соблюдаются. На первом складе хранятся молочные товары, сыры, замороженные продукты, все те товары, которые требуют особый температурный режим. Этот склад поделен на три отделения. Первое помещение площадью 30 м2, здесь поддерживается температура с помощью охладительных установок 5 С0 для хранения молочных товаров, сыров, колбасных изделий. Второе помещение – холодильная камера – площадью 35 м2, здесь температура –16 С0 для хранения замороженных товаров, свежемороженой рыбы, масла сливочного, мороженого. Третье отделение необходимо для фасовки, подготовки товаров для отправки в магазины, взвешивания.

Остальные склады не имеют холодильных установок, так как это не требуется для хранения таких товаров, как безалкогольные  и виноводочные товары, промтовары, потребительская тара, кондитерские изделия. Во всех складах используются дощатые поддоны, деревянные стеллажи высотой не более двух метров.